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第一篇：全国400客户服务电话使用管理制度
全国 400 客户服务电话使用管理制度
一、 目 的
二、 使用范围
三、 400客户服务电话应用范围
四、 操作程序及流程
五、 工作规范
六、 400客户服务电话客服工作方式和时限
七、 相关附件内容
一、 目的
为了进一步规范服务标准，树立良好的企业品牌形象，为保证与客户沟通渠道的畅通，确保信息的及时传递，提高服务效率，减少呼损率，特制定公司400客户服务电话使用管理制度。
二、 使用范围
本制度使用公司各项目所有员工。
三、400客户服务电话应用范围 1. 咨询及招聘（人力资源部）
2. 课程咨询（教研中心、校内校外） 3. 公司产品咨询及问题解答（客服部） 4. 记录和解决客户的投诉
四、 操作程序及流程
（一） 操作程序
1. 客服人员首先接听客户服务电话或投诉电话；
2. 在接到客户投诉电话时，应向客户表示歉意，询问投诉或服务内容，并记录客户的姓名、产品序列号、联系人和联系电话并录入系统，在《投诉处理表》上认真记录；
3. 客服人员将录入《投诉登记表》中的内容或问题及时转交给相关责任部门进行核实；
4. 如客户投诉情况或意见不属实，将核实情况记录反馈给客服中心客服人员，由客服人员向客户电话回复并做解释工作；
5. 一般性投诉或一般性能即时解决的问题，相关责任部门进行核 实后解决问题，填写《投诉处理表》并跟踪落实情况；
6. 严重投诉或不能即时解决的问题，由部门主管或经理组织相关人员进行处理，与客户沟通解决；
7. 相关责任部门在处理完投诉后，将《投诉处理表》 反馈客服中心， 由客服人员将处理结果通报客户；
8. 客服人员将处理结果填写在《投诉登记表》中；
9. 客服中心客服人员根据《投诉登记表》安排客服回访，及时收集
客服对投诉处理的反馈意见；
10. 最后客服人员，将客服中心客服人员根据《投诉登记表》统计相关数据，报主管副总经理及公司领导并将所有资料归档保存。
（二）操作流程
接到客户投诉或咨询（仅来电方式），客服人员及时将《投诉处理表》内容转相关责任部门，并及时进行核实。一般性投诉或一般性的，能即时解决的问题，相关责任部门马上解决问题，并填写《投诉处理表》。严重投诉或不能即时解决的问题，由主管或部门经理组织相关人员处理，并填写《投诉处理表》。相关责任部门在处理完成投诉问题后，将《投诉处理表》返回客服中心，由客服人员将处理结果回复给客户。客服中心人员根据《投诉处理表》的内容，在《投诉登记表》上进行记录，并安排客服人员及时对客户回访、收集客户对投诉或问题处理的意见，填写回访记录保存相关档案记录。客服人员根据《客户投诉登记表》统计相关数据，报主管副总经理及公司领导。
五、工作规范
1. 客服人员要衣着整洁，并熟悉日常工作中的工作程序；
2. 客服人员要学会处理一般性投诉和回答有关项目的一般性问题； 3. 若遇有客户投诉或在处理投诉时，应该认真聆听客户的投诉，不打断客户，并进行详细的记录；
4. 在记录客户投诉建议或要求的时候，表格填写要详细、清楚； 5. 各类投诉处理由客服人员全程跟踪，并随时上报向客服中心主管
或经理沟通解决；
6. 解决问题过程中要高效，跟客户沟通回复要及时；
7. 处理投诉过程中，多了解客户感受，少做辩解，避免因过多的解释工作造成客户更大的不满；
8. 热情服务，心理素质强，具有较强的沟通协调能力，能自我调控心态及情绪；
9. 具有较强的语言文字表达能力、组织能力和倾听能力，较强的责任心、服务意识及团队精神；
10. 认真听取客户的意见或建议，及时反馈客户的不同需求和观点并认真做好记录和回访工作；
11. 对客户提出的要求不能妄自做出承诺，投诉处理过程中不拿公司的原则与客户进行交换；
12. 对客户的投诉问题，应在第一时间里反映到相关部门解决好后即时回复给客户；
13. 注意自己的言行举止，解决过程中兼顾公司的形象。
六、 400 客户服务电话客服工作方式和时限
（ 一） 服务时间及方式客服中心应提供7-8小时热线服务，采用人工受理的应答方式 （ 二） 服务时限
1. 客户服务热线平均接通率： ＞85% 2. 咨询处理时限：即时处理
3. 查询处理时限：不超过一分钟
4. 投诉回复时限：2小时（受理客户投诉后，2小时内回复客户处理情况）
5. 投诉处理时限要求：
简单投诉立即答复；
一般投诉1个工作日内答复，最长不超过3个工作日；
复杂投诉5个工作日内答复，最长不超过7个工作日；超过期限，应主动回复客户。
七、400客户服务电话规范用语及忌语 （ 一） 规范用语
语音：要求客服人员热情、周到、真诚地服务客户；要用甜美的声音和语言通客户交流沟通；正确地使用恰当的措辞、 语气、声调和语速。 语调要求
声音：精神饱满、专业自信、亲切友好； 语气：语气轻柔委婉，态度自然诚恳；
音量： 话筒保持在距离嘴唇1.5厘米左右的地方，音量适中、悦耳，客户听清为宜； 措辞： 措辞精炼恰当；
语速： 语速适中，每分钟吐字约140-160个； 声调： 音调上扬，注重抑扬顿挫； 发音：清楚、易懂，使用标准普通话发音；
语调：优美、热情、奔放、富有表达力。
七、 相关附件内容
（一）投诉处理表
（二）投诉登记表
投诉处理表 投诉日 期：
时间：
客户 姓名 ：
单元号：
联系电话：
投诉方式：
接待人员 ：
投诉内容 所属部门：
所属部门核实情况及解决方案：
部门经理：
回访结果：
经办人/日 期：
项目 经理签署意见：
签字/日 期：
客户服务部
二O一六年三月三日
第二篇：客服部管理规章制度
客服部管理规章制度
一、人员素质
1、具有良好的职业道德和正确的服务思想，树立把困难留给自己，把方便让给客户的服务宗旨，维护本企业形象，全心全意为客户服务。
2、精通本岗位的业务及相关业务流程。熟练掌握本业务的兑换、投诉、回访服务等处理程序和方法。
3、了解本企业已开办的各项业务（包括系统功能、使用方法、合作处理流程，回访流程，服务标准）。
4、普通话标准、流利。
5、计算机操作熟练。
6、客服代表在受理客户咨询、投诉时，必须严格执行规范的服务用语，态度和蔼、亲切，热情处理客户的咨询或投诉；
7、客服代表在工作过程中，应严格按照“三要、三不、四个一样”的要求去做。即： 三要：要“请”字当头，“您”字不离口，“再见”结尾。 三不：不使用生硬语言，不说推卸责任的话，不责备、埋怨客户。四个一样：生人熟人一个样、有无检查一个样、工作忙闲一个样、情绪好坏一个样。
二、办公场所纪律制度
1、办公区内不得大声喧哗、大笑、嬉戏，不许串岗，不做与工作无关的事。
2、电脑显示器位于台面右侧， 工作台面整洁，不随意放置与工作无关的物品。
3、座椅整齐，离座后桌椅、物品应及时归位。
4、原则上不能将非本公司成员带来本公司，更不能随意使用公司的电脑和资料等。如有特殊情况，必须事先汇报同意。
三、卫生管理制度
1、办公区内电脑、桌椅、文具等物品摆放整齐无尘土；
2、注意保持地面干净，若有东西掉落地面应及时处理；
3、每天员工检查衣着、仪容仪表和个人区域的卫生整洁情况。
4、上班应衣着得体、适当修饰。注意个人清洁卫生。
5、个人物品妥善保管，严防丢失。
6、公共卫生区域打扫根据值日表，由客服人员轮流负责，每天下班做地面清洁工作。
7、个人位置桌面卫生每天由个人负责打扫。
四、公司的财产和财物
1、员工应爱护公司的财产和财物，包括电脑、打印机、复印机、手机和电话机等，必须爱惜使用。公司发的文具等，如计算器、笔、本子等，员工须妥善保管好。
2、电脑的清洁及一般的维护由在座使用的员工负责。每天最后离开办 公室的员工应注意将每台电脑、复印机的电源关掉。
3、公司的电脑、复印机原则上不能用于私人用途。若有特殊 原因，须事先提出。
五、客服部岗位职责
1、按时上下班，不迟到、不早退，着装整洁；
2、上班期间禁止利用电脑看与工作无关的内容，尤其是看电影、玩游戏等。
3、上班期间接打私人电话、同事间交谈时应放低音量，避免影响他人工作；
4、客服部员工请假须提前一天当面向部门主管提出，并填写《请假申请单》， 应载明请假的具体事由、请假时间。请假一天以内（含一天）者，报经部门主管批准；请假二天及二天以上，报经公司总经理批准。交人事行政部备案。
5、公司员工应注意将个人物品、资料，重要文件等置放妥当。具有保密意识，不得以任何方式将保密内容泄露到保密范围以外（包括公司内部员工）；
6、完成每周（每月）工作计划及相关流程；
7、负责客服部的办公用品管理工作,各种资料整理,保管,归档工作；
8、如违反本制度，视情节给予批评，或处以罚款；屡教不改的，扣除当月奖金 直至给予辞退处理。
六、电话应答礼貌用语规范
1、 招呼语：您好, XX兑换中心，XX号为您服务；
2、中途招呼语：对话中必须以“X先生/女士”称呼对方；
3、礼貌用语：交谈中多使用您好、请问、对不起、请稍等、谢谢、不用客气等 敬语
4、结束语：感谢您的来电，再见！
a)（已答复客人）请问还有什么帮您的吗？（如没有）X先生 /女士，感谢您的来电，再见！
b)（如不能马上答复）X先生/女士，我们的工作人员会尽快给您回复的，感谢您的来电，再见！！
5、客户在挂线前讲“谢谢”时，我们应说：不用客气，感谢您的来电，再见
6、遇到无声电话：先说：“您好！，XX总换中心为您服务，请问有什么可以帮到您？”无回答再重复两次：“您好，。”（稍停）您好！×××（稍停），对不起，您的电话没有声音，请您换一个电话再打过来，再见！
7、遇到电话杂音较大，听不清楚时：对不起，先生/女士，您的电话听不清楚， 请您大点声，好吗？（坚持10秒，等待电话转清，若超过10秒仍不清晰）对不起，先生/女士，您的电话听不清楚，请您换个电话再打过来，再见！
8、接听内部联系电话时：您好，兑换中心，我是***，请问有什么帮到您？
9、当客户找错电话时：“对不起，这里是×××，请您查正后再拨。再见。”
10、如客户说话声音太小时：“对不起，请您大声些，好吗？”
11、 客户信息录入完成后，您好，与您核对信息，请您确认。
七、回访规范及用语
1、回访规范：一个避免，三个必保，即：
避免在客户休息时打扰客户；
2、必须保证会员客户的100%的回访；
3、必须保证回访信息的完整记录；
4、必须保证在三天之内回访（如客户当时不方便，最好再约一个回间进行回访）。
（1）开始：您好我是绿田园的客服代表，请问您是××先生/小姐吗？打扰您了。
【满意】：您对我们的服务有什么建议吗？
【不满意/一般】：（能否告诉我您对哪方面不满意吗？/我们应改进哪方面的工作）
（2）结束：
【满意】：感谢您的答复，您如果需要什么帮助，可随时跟我们取得联系，祝您（开车愉快/工作愉快/节日快乐），再见！
【不满意/一般】：非常谢谢您的反应，这一点我们的确做得不够，我们很快就会有改进的望
您监督，祝您（开车愉快/工作愉快/节日快乐），再见！
八、投诉处理准则
1、首先，言行礼仪按服务规范操作。
2、不与顾客发生冲突：
（1）. 不争论；不恶言；不动怒；
（2）. 不轻易承诺，不失言；
（3）.不推卸责任；