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机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件,机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。
一、办理程序
(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后,送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批,文件应于当日处理,电报、急件随到随处理。
(二)按领导签批的范围进行传阅。
(三)需办理的,按局领导指示及时传阅有关科室办理。
(四)归档,交上级部门。
二、传阅
(一)传阅文件要严格履行登记手续,按照文件阅读范围进行传阅。
(二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度,避免中途积压、漏传、横传。
(三)对局领导阅后所作的批示,要及时通知有关科室办理,并做好机要文件管理,防止文件丢失。
三、保密
(一)机要人员要忠于职守,认真负责,严守保密规定,做到不该说的不说。
(二)对于机要文件,要单独存放,严加保管。
(三)借阅机密、秘密级文件,需经办公室主任批准;绝密级文件一般不外借,确需借阅,需经分管领导批准。
(四)各级领导要严格执行领导保密规定,不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。
(五)涉密文件,不得复制或摘抄。
四、归档
(一)传阅和办理完毕的文件,应及时清理收回,分类整理,坚持整洁、清洁。
(二)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件,应及时送交机要室登记归档。
(三)干部出差、调动工作或离退休时必须将自我使用或传阅的机要文件全部退回机要室。
(四)机要人员按上级要求及时将机要文件收回。
1、严格遵守门禁制度,张贴“机房重地,闲人免进”标志,控制无关人员进入。如工作需要,应进行登记后方可进入。
2、电梯机房和值班室内禁止吸烟及明火作业,如因维修需要动用明火时,应先采取严格的安全措施,按有关规定执行。
3、每周对机房进行一次全面清洁,保证机房和设备表面无明显灰尘,机房及通道内不得住人、不得堆放杂物。
4、保证机房通风良好,通风口有防雨措施,机房内悬挂温度计,机房温度不超过40摄氏度。
5、保证机房照明良好,并配备有应急灯,灭火器和盘车工具挂于显眼处。
6、机房门窗应完好并上锁,未经部门领导允许禁止外人进入,并注意采取有效措施防止小动物进入。
7、《电梯困人救援规程》和本规定及各种警示牌挂于显眼处,清晰可见。
8、按规定定期对机房内设施和设备进行维修保养。
9、电梯值班人员应熟知单位报警程序及机房消防器材的存放位置和使用方法,严禁将消防器材挪做他用。
10、机房维修间内严禁存放易燃易爆物品,所需备件要在货架上摆放整齐,在进行维修、保养作业时,应停机作业。