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一、总经办设专人负责文件的管理工作,对收到的公文做到及时拆封、分类、编号登记和传阅。一般文件收到后应在当日内或次日中午前送批,紧急文件或会议通知收到后立即拆封送阅。
二、一般通知、便函等可由总经办直接送至有关部门办理;其余文件均应交公司领导批示后,再由总经办专人按批示范围进行送阅,严禁个人、部门之间自行横传。部门阅办后的公文(包括按文件要求报出的详细资料、附件等)应及时主动地退给总经办,以做好文件归档工作。
三、凡本公司外发的文件,应严格按照上级有关公文处理的办法及公文格式进行草拟、批发、打印、盖章、报出;要求做到一文一事,按级上报,用词及格式规范,严禁多头主送,并由总经办统一进行登记编号。
四、部门或个人借阅文件,应办理借阅手续,总经办定期做好文件的清退工作,做到每月小清退一次,年终大清退一次,清退的文件按文书档案管理有关规定分类整理,装订成册,归档。
五、严格遵守保密制度,对有密级的文件应严加管理,办理完毕后应立即退回,并核点份数,随时存档。绝密文件,仅限于直接有关人员经领导批准后在文件保管处阅读。
六、如文件丢失或违反保密制度,发生泄密的,除及时报告组织人事部外,还须向有关领导报告,情况严重的应提交领导给予责任人必要的处理。
为了使科研档案的管理更加系统、规范和科学,提高科研的管理水平,制定以下制度:
一、科研档案的建立规范
1、档案实行一题一档制度。
2、每个课题必不可少的材料(开题报告、论证书、立项书、批准书、中期成果鉴定、结题报告、验收鉴定书等)。课题研究过程中全部纪实材料及主卷的佐证材料。(现象记录、调查问卷、访谈记录、教案、教学实录等)
3、课题档案材料要注意原始性、真实性。
4、每卷档案都要有卷首页,便于查找。
二、科研档案内容:
(一)、课题档案
课题档案是在课题研究过程中形成的全部资料,它指文字资料、电子资料、音像资料等。
1、前期档案:包括课题实施方案、开题报告、论证报告、课题立项、申报材料、立项批准书等。
2、中期档案:中期档案是课题的核心部分。包括课题实施过程的原始材料(实验数据处理、组织培训记录、召开会议记录、课题研究实录等),中期研究成果(阶段总结、论文、获奖证书等),阶段检查记录等。
3、后期档案:包括课题研究总结、申请验收报告、结题报告、最终科研成果、课题验收鉴定书,成果应用等。
(二)、教学成果档案:论文、创新、教具制作
(三)、试题:试卷档案
(四)、综合档案
包括:⑴各级教育行政和科研管理部门印发的有关科研工作的文件、法规、制度;⑵科研规划、计划、科研工作总结;⑶有关会议材料、领导讲话;⑷科研信息资料;⑸教师培训材料;⑹科研工作检查记录;⑺获得的各种奖励材料等。
三、科研档案归档:
1、原则上每学期进行一次科研档案的收集归档。根据工作性质,相关研究人员于期末将本学期资料交科研办。
2、归档工作实行签字制度。
3、对于个人有关资料,个人需要保留原件,应将复印件交档案室留存。
4、课题档案实行结题统一上交(或分阶段上交)。
一、文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,本单位上报下发的各种文件,具体由办公室负责。
二、对上级部门发来的文件,要进行文件、文号、机要编号的核定、登记。
三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收进行登记编号保管,不得个人保存,如职工工作需要借阅的可复印或借用。
四、凡正式文件在经登记后由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,分送领导和承办部门阅办,重要文件或急件应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完。
五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
电梯因使用不当造成损坏或引起伤亡事故,必须加强电梯的使用安全管理。电梯使用安全管理主要包括:安全教育、司梯人员的操作安全管理、乘梯人员的安全管理、电梯困人救援的安全管理。
1、实施安全教育
由电梯管理员负责对电梯机房值班人员、电梯司梯人员和乘梯人员实施安全教育,使他们树立安全第一的思想,熟知电梯设备的安全操作规程和乘梯安全规则。
2、电梯司梯人员操作安全管理
安全操作守则:
1)保证电梯正常运行,提高服务质量,防止发生事故;
2)要求司机坚持正常出勤,不得擅离岗位;
3)电梯不带病运行、不超载运行;
4)操作时不吸烟、不闲谈等;
5)执行司机操作规程:
a、每次开启厅门进入轿箱内,必须作试运行,确定正常时才能载人;
b、电梯运行中发生故障,立即按停止按钮和警铃。并及时要求修理;
c、遇停电时,电梯未平层禁止乘客打开轿箱门,并及时联系外援;
d、禁止运超大、超重的物品;
e、禁止在运行中打开厅门;
f、工作完毕时,应将电梯停在基站并切断,关好厅门。
3、加强对乘梯人员的安全管理
制定电梯乘梯人员安全使用乘梯的警示牌,悬挂于乘客经过的显眼位置。敬告乘梯人员安全使用电梯的常识。乘梯须知应做到言简意赅。警示牌要显而易见。乘梯须知内容是:
用手按钮,严禁撞击不许吸烟,勿靠厢门;
运行之时,挤门危险危险物品,禁止进梯;
保持清洁,勿吐勿丢若遇危险,请按警铃;
超载铃响,后进退出儿童乘梯,成人携带;
楼内火灾,切勿乘梯。
第一章总 则
第一条 为使机关的公文处理工作规范化、制度化,根据有关文件规定和工作需要,特制定本制度。
第二条 办公室文件收发、管理工作在秘书长的领导下进行,由秘书科承担,各专委会和办公室其他科室配合。
第三条 办公室秘书科确定专职人员负责文件收发、管理工作。
第四条 办公室设立文件收发和保管的档案室。档案室按有关要求配置相应设备。
第五条 文件收发、管理工作,必须严格执行《国家保密法》及相关法律、法规。
第二章 收文处理
第六条 签收。外单位送交的公文,统一由办公室秘书科负责签收。非紧急、特殊情况,不得直接送交市政协领导。签收公文要认真检查包装是否完整,核对投递单上收文单位和编号与文件袋上的收文单位和编号是否一致,逐件清点,发现问题,及时采取处理措施。
第七条 登记。秘书科对当日收到的公文要及时逐件进行分类、登记。登记应将公文标题、发文字号、发文机关、密级、份数、收文日期及传递办理情况逐项填写清楚。急件随到随登记,立即分办送阅。收文登记本和存入电脑的文件目录应视同机要件保存。
第八条 分送。秘书科对当日收到的公文登记后,送分管领导提出拟办意见。凡涉及到安排市政协领导出席的重要会议、重要活动,送秘书长阅批协调。
第九条 拟办。办公室分管领导根据公文内容,提出公文办理意见。需提出办理意见的文件主要是:
(1)上级机关主送本机关、并需要贯彻落实的文件;
(2)本机关所属部门主送本机关的请示件;
(3)平行机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件。有些重要或机密性较强的文件虽不需办理,也要提出阅读分发意见。
做好拟办工作,要认真研究来文的内容和发文机关的要求,周密考虑适宜的处理方案,拟办意见应简明扼要。
第十条 传阅。需主席、副主席、秘书长阅批的公文及信件,由秘书科及时送交主席、副主席、秘书长阅批,领导阅批后,秘书科及时取回办理。只供阅读的文件,一般先送主要领导、主管领导,再送其他领导。对需要办理的文件,则先送主管领导,再送主要领导和其他领导。特殊情况下,也可按实际需要调整传阅顺序。传阅文件由文件管理人员逐人送取,阅文对象之间不横传。收回阅文夹时,要检查阅文对象是否签字,清点送阅的文件是否齐全。对领导阅文时作的批示,要及时落实或交办。
第十一条 批办。政协领导、秘书长对公文进行批示,提出办理意见。办理意见应当简明,并指明承办部门或承办人,紧急公文应注明办理时限。
第十二条 承办。凡需要市政协贯彻执行的公文,由办公室或专委会承办。
(一)承办公文应按照即来即办的原则,正确区分轻重缓急有序办理,不得延误、推诿。办理结果要及时向领导汇报反馈。
(二)对需要转发贯彻执行的公文,办公室要根据领导的指示草拟转发文件,并按照发文程序审批。
(三)对只需要知晓内容、了解情况的公文,在公文处理单上签名即可。
(四)公文承办完毕,承办人要在来文处理单上注明承办结果、承办人和完成时间。
第十三条 催办。办公室秘书科对领导批示或转交有关部门办理的公文,应当及时催办,做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。对逾期未办的公文,要查明情况和责任。
需要催办的公文主要有以下几类:一是需要答复的上级机关对市政协的公文;二是向政协联系工作、商洽事务的公文;三是各县(市)区政协向市政协的请示、报告类公文;四是市政协转交办理,需要对方回复的公文。
第十四条 立卷。公文办结后应及时将公文底稿、文印件和有关材料整理立卷。
第十五条 归档。公文归档应根据公文的特征、相互联系和保存价值进行分类、整理、立卷,完整地反映本机关的主要工作情况,并便于保管、查找和利用。归档文件应设立两套案卷、及时移交档案室。
第三章 发文处理
第十六条 对以办公室名义制发的文件,要认真做好审核、登记、送印、施印、分装、传递、归档工作。
第十七条 公文签发
(一)《政协株洲市委员会文件》、《中共政协株洲市委员会党组文件》,经秘书长审核并签署意见后,由主席、党组书记或其授权的常务副主席、党组副书记签发。涉及其他副主席分管的工作,须经分管副主席审阅后,再签发。
(二)经常委会议和主席会议通过的向市委、市政府提出的建议案,经秘书长或分管副秘书长审核后,由主席或其授权的常务副主席签发;转送有关部门的调查、视察报告,经分管副秘书长审核,分管副主席审阅后,由秘书长签发。
(三)《政协株洲市委员会办公室文件》、《政协株洲市委员会办公室便函》、《政协株洲市委员会办公室专报》,经分管副秘书长审核并签署意见后,由秘书长签发。
(四)市政协与市委、市人大、市政府联合发文,经分管副主席或秘书长审核并签署意见后,由主席签发;市政协办公室与市委办公室、市人大办公室、市政府办公室联合行文,由分管副秘书长审核并签署意见后,由秘书长签发。
(五)各专委会需以办公室名义发的文件,应送办公室按程序签发。
(六)签发文件或修改文稿一律使用钢笔或毛笔,要签署本人的姓名、意见和时间。文件起草人、核稿人、翻译人、打字员、核对人员也要在文件底稿上签名。
第十八条 登记。秘书科要设立专门的发文登记本,对已经领导审签的文稿进行登记。登记的项目有:发文字号、文件标题、秘密等级、分发范围、印刷份数、送印日期。登记前,应仔细检查领导签发的手续是否完备,文件版式格式标注的项目有无遗漏和差错,附件是否齐全,办文程序是否正确。
第十九条 送印。对拟印的文件作好登记后,文件起草单位要及时送文印室,付印时要履行文稿交接手续。文稿的校对工作,由文件起草单位负责。
第二十条 施印。除会议纪要和有特定版头的普发性文件以及铅印的文件外;其他文件都应加盖相应的印章。文件施印必须压盖文件署名和成文日期,印痕平正。
第二十一条 传递。文件的传递可根据不同情况,分别采用内送和外投的方式,发办公室领导和内部单位的文件一般采用内送方式;受文单位较远的采用外投方式,一般通过邮政部门投递到受文单位,也可由文件起草单位派专车、专人直接送达。
第二十二条 归档。文件发出后,文件管理人员应将领导批示、文件底稿和若干份数正式文件以及其他必须归档的资料及时收集整理,定期归档。
第四章 文件管理
第二十三条 文件的阅读传达。文件的阅读传达应严格按发文机关的要求执行。如需扩大阅读传达范围,必须经发文机关批准。
第二十四条 文件的复制。因工作需要翻印或复制上级机关发给的文件,须经文件制发机关同意,并请示保密机关。经批准同意翻印或复制的文件,翻印件和复制件上要标明翻印、复制机关的名称。翻印,复印的文件按正式文件一样管理,不得任意扩大阅读范围。
第二十五条 文件的汇编。汇编上级机关的秘密以上文件需向上级机关写出书面请示,并附上汇编文件的目录,经发文机关批复授权后方可汇编。经批准汇编的文件,汇编本应按编入文件的最高密级标注密级,并按机要文件进行管理。汇编文件只发组织,不发个人。
第二十六条 文件的清退、销毁。文件管理人员每年要对上年度的文件进行清理,要按要求清退并写出书面报告。对上交、归档以后余留的文件,要进行登记整理,经有关负责人批准后,到保密部门指定的地方销毁。