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中小企业在规章制度方面存在的常见问题
摘要
企业规章制度存在的主要问题
(一)内部控制制度不健全。
目前,多数中小企业的内部控制制度不够全面,没有覆盖企业中所有部门和人员,没有渗透到企业各个业务领域和业务操作系统。尤其在财务部门,小企业会计工作秩序混乱,核算不实而造成的会计信息失真现象极为严重。如不少企业常规票据、印章分管制度,会计人员分工中的“内部牵制原则”均未建立,甚至一些小企业连正规的财会部门也没有建立,会计、出纳及财务审核一切工作均由一个人包办。原始凭证的取得和填制本身就不合法,以此为依据编制的记账凭证、登记账簿、编制的财务报表及进行的一系列财务分析等也可可能失真。比如,福建某公司上海分公司的行政、财务工作均由王小姐一人负责,2007年7月上海分公司采购了4台手提电脑,被其他员工实际领用3台,尚有1台在 王小姐处保管,该台电脑虽入财务账,但实物账中却没有 王小姐入库和领用的记录。2007年12月底 王小姐离职移交时向公司隐瞒了实际领用该电脑的事实,由于实物账中也没有 王小姐领用的记录,公司并未发现。直到2008年3月份,公司对上海分公司固定资产进行盘点时才发现上述问题,而此 时王小姐离职后已经不知去向。
还有我们最近办的一个案例,真为该公司混乱的财务管理捏把汗,因为财务自己就可以决定汇出多少钱,真是够可怕的:深圳某公司上海分公司韩某对上海分公司提起劳动仲裁要求公司支付2008年5月份工资、未签劳动合同的双倍工资、销售提成和经济补偿金等共计约8万余元。在仲裁发生后,我们建议企业先将韩某2008年5月份工资2000余元通过银行卡支付给韩某。后企业总经理电话通知分公司财务将韩某2008年5月份工资2000余元支付给韩某。谁知该财务没有理解总经理的意思,自说自话向韩某的工资卡账户中一次性支付了15000余元,后来该财务解释说自己之前听同事谈起过韩某向公司起诉要求公司赔偿15000余元,现在又接到总经理的付款通知,以为公司同意支付了,就按自己认为正确的算法把钱支付出去了。
(二)缺乏有效的监督机制。
中小企业内部审计只能大多缺失,不能及时发现内部员工的违法违纪行为。一些企业的业务经办人员、财会人员或管理人员利用监督不力的漏洞,进行职务侵占、挪用单位资金等违法行为。
上海某科技发展有限公司常熟办事处主任张某,利用客户付款的漏洞和公司财务管理漏洞,在2006年-2007年短短1年的时间内,非法侵占公司货款60余万元。其具体操作手法非常简单,也非常明目张胆:公司销售货物给客户,客户常常采取现金直接付给张某,但张某却向公司谎称客户没有付款,而公司也疏于与客户对账,张某因此截留公司货款从事其他活动。直到被该办事处其他员工向公司举报,张某才案发。
(三)内控制度行为主体素质较低。
有些企业甚至让根本不具备会计从业资格的人员从事财务工作,由于这一部分人员普遍素质及业务能力低下,连正常的会计业务都处理不好,错误百出,更谈不上对内部控制制度的运用了,加上一些中小企业领导本人对会计法规、会计制度及会计准则不熟悉,法律意识淡薄,客观上使个别内部人员利用这些漏洞,挤占、挪用甚至贪污企业的资产。
举个最简单的财务常识例子:我们经常遇到有些小企业财务在计算日时常常简单地采取日工资=月工资标准/30,如果某离职员工工作到当月22日,在计发离职其末月工资时常常会采取末月工资=月工资标准/30×22,而这样错误的算法常常为劳动争议埋下了隐患,有可能使用人单位面临劳动争议败诉的风险。其实正确的算法为末月工资=月工资标准
/21.75×当月实际工作天数。
(四)对内控制度执行不力。内部控制制度是企业各个业务部门或人员,在业务运作过程中形成的相互影响、相互制约的一种动态机制,是具有控制功能的各种方式、措施及程序的总称,它绝不等同于规章制度。内部控制要以有效为前提,其关键是作为内控制度主体的经理和员工,要严格执行内控制度,不能图省事、怕麻烦。
上海某家具有限公司制定了严密的《印章管理办法》,按该办法规定,严格限制员工带公章外出,若必须带印章外出的,则需总经理签字,办理好外带公章领用手续,并至少2人同行,做好用印记录。2007年5月的某日,业务员黄某以要带公章去客户处当场签合同为由,要求携带公章外出,正巧总经理外出,印章保管人于是自己决定将公章交黄某,也未办理任何领用手续。2007年6月初,黄某提出口头提出辞职得到公司批准。但2007年6月中旬,公司突然收到劳动仲裁委员会的开庭传票,原来黄某以被公司辞退为由向公司索取6万余元经济补偿金,随仲裁传票寄来的是盖有公司公章的一纸辞退通知书,但公司却苦于无证据证明黄某曾经实际接触过公章。
第一节总则
第一条为进一步完善人事管理制度,根据国家有关劳动法律法规、政策及公司章程之规定,制定本制度。
第二条公司执行国家有关劳动保护法规,在劳动人事部门规定的范围内有权自行招收员工,全权实行劳动工资和人事管理制度。
第三条公司对员工实行合同化管理。所有员工都必须与公司签订聘(雇)用合同。员工与公司的关系为合同关系,双方都必须遵守合同。
第四条公司人力资源部,负责公司的人事计划、员工的培训、奖惩、劳动工资、劳保福利等项工作的实施,并办理员工的考试录取、聘用、商调、解聘、辞职、辞退、除名、开除等各项手续。
第二节编制及定编
第五条公司各职能部门用人一律实行定员、定岗。
第六条公司职能部门设置、编制、调整或撤销,由总经理提出方案,报股东会批准后实施。
第七条各部门机构的设置、编制、调整或撤销,由经理提出方案,逐级报批,经总经理批准后实施。
第八条因工作、生产、业务发展需要、各部门需要增加用工的,必须按第六条、第七条之规定,履行手续后方准实施。特殊情况必须提前聘用员工的,一律报总经理审批。
第九条人力资源部负责编制年度用工计划及方案,供总经理参考。
第三节员工的聘(雇)用
第十条各部门对聘(雇)用员工应本着精简原则,可聘可不聘的坚决不聘,无才无德的坚决不聘,有才无德的坚决不聘,真正做到按需录用,择才录用,任人唯贤。
第十一条公司聘用的员工,一律与公司签订聘用合同。
第十二条公司聘用的员工,一律脱离原级职别,由公司按需要和受聘人的实际才能予以聘任。
第十三条各级员工的聘任程序如下:
1、总经理,由执行董事提名股东会聘任;
2、副总经理(财务总监)、总理经助理、等高级职员,由总经理提名股东会聘任;
3、部门经理(主任、部长)会计人员,由总经理聘任;
4、其他员工,经总经理批准后,由人力资源部办理手续,主管行政部门副总经理聘任。
上述程序也适用于各级员工的解聘及续聘。
第十四条各部门确需增加员工的,按如下原则办理。
1、先在本部门内部调整;
2、内部无法调整的,报请人力资源部在公司系统内调配。
3、本系统内无法调配的,由用人单位提出计划,报总经理批准后,由人力资源部进行招聘。
第十五条新聘(雇)员工,用人部门和受聘人必须填写“雇用员工审批表”和“员工登记表”,由用人部门签署意见,拟定工作岗位,经人力资源部审查考核,符合聘雇条件者,先签试用合同,经培训后试用3个月至半年。第十六条新员工正式上岗前,必须先接受培训。
培训内容包括学习公司章程及规章制度,了解公司情况,学习岗位业务知识等
培训由人力资源部和用人部门共同负责。
员工试用期间,由人力资源部会同用人部门考察其现实表现和工作能力。试作期间的工资,按合同约定的'工资发给。
第十七条员工试用期满15天前,由用人相关部门作出鉴定,提出是否录
用的意见,经人力资源部审核后,报行政副总经理、总经理审批。批准录用者与公司签订聘订聘(雇)用合同;决定不录者试用期满予以解退。
第十八条临时工由用人部门提出申请并报行政副总经理、总经理审批。
第四节工资、待遇
第十九条公司全权决定所属员工的工资、待遇。
第二十条公司执行股东会批准实行的工资系统。
第二十一条公司按照“按劳取酬、多劳多得”的分配原则,根据员工的岗位、职责、能力、贡献、表现、工作年限、文化高低等情况综合考虑决定其工资。第二十二条员工的工资,由决定聘用者依照前条规定确定,由人力资源部行文通知财务部门发放。
第二十三条公司鼓励员工积极向上,多做贡献。员工表现好或贡献大者,所在单位可将材料报人力资源部及有关部门审核,经总经理批准后予提级及奖励。
第二十四条公司按照国家有关规定为员工办理退休、待业、保险等。员工享有相应保险待遇。
第二十五条公司执行国家劳动保护法规,员工享有相应的劳保待遇。第二十六条员工的奖金由公司根据实际效益按有关规定提取、发放。第二十七条员工享有公费医疗待遇。员工本人的医药费按规定凭县级以上(含县级)医院报销凭证核准报销。
第五节假期及待遇
第二十八条员工按国家法定节假日休假(生产一线员工除外)。因工作生产需要不能休假的,节日按日工资200%、假日按日工资100%计算增发给加班工资或安排补休。
公司规定生产一线员按每周日休假,其他法定节日按国家规定休假。第二十九条员工按国家规定享有探亲待遇。具体如下:
1、员工在公司工作满1年后,开始享有探亲待遇;
2、与配偶不住在一起的,又不能利用工休假日团聚的,1年可探望配偶1次,期限20天,另按实际需要给予路程假;
3、与父母都不住在一起,又不能利用工休假日团聚的,未婚员工探望父母
1年1次,期限20天,已婚员工4年1次,期限20天,另按实际需要给予路程假;
4、员工探亲按国家有关规定报销往返路费,超过规定的费用自理;
5、探望配偶及未婚员工探望父母的往返路费,由所在单位负担;已婚员工探望父母的往返路费,在本人月标准工资30%以内的,由本人自理,超出部分由所在单位负担;
6、员工请假探亲必须由所在部门统筹安排,并由相关负责人签署初审意见,经人力资源部审核上报行政副总经理批准;未经核准的按旷工处理。生产部门员工探亲尽可能安排在春节统一放假。
7.员工探亲期间的伙食费、住宿费、行李托运费及参观游览等费用,均由员工处理,不得报销。
第三十条婚假:法定婚假3天,晚婚(男25周岁、女23周岁)假13天,异地结婚可适当另给路程假,假期内工资照发。
第三十一条产育假:
1、女23周岁以下生育第一胎的,产假90天,其中产前休假15天;生育时难产的(如剖腹产、III 度会阴破裂等)可增加产假30天;
2、女24周岁以上生育第一胎的,产假120天;难产可增加30天;
3、凡在生育期间内已办理“独生子女证”者另增加90天;产生女结扎的另增加21天;
4、产假期满后若有实际困难,经本人申请,单位领导逐级批准,可请哺乳假至婴儿1周岁,哺乳期间发给75%的工资。
5.产假期间,工资照发,不影响原有有福利待遇。
第三十二条节育手术假:
1、取环休息1天;
2、放环休息3天;
3、男结扎休息7天;
4、女结扎休息21天;
5、怀孕不满4个月流产休息15-30天;流产后结扎增加21天;流产假期1年内不能超过2次;
6、怀孕4个月以上引产休息42天;引产后结扎增加21天;
7、以上假期内工资津贴照发。
第三十三条员工的直系亲属(父母、配偶和子女)死亡时,丧假3天;异地奔丧的适当另给路程假。假期内工资和津贴照发。
第六节辞职、辞退、开除
第三十四条公司有权辞退不合格的员工。员工有辞职的自由。但均须按本制度规定履行手续。
第三十五条试用人员在试用期内辞职的应向人力资源部提出辞职报告,到人力资源部办理辞职手续。
用人部门辞退试用期人员,须填报“辞退员工审批表”,经批准后到人力资源部办理辞退手续。
第三十六条员工与公司签订聘(雇)用合同后,双方都必须严格履行合同。员工不得随便辞职,用人单位不准无故辞退员工。
第三十七条合同期内员工辞职的,必须提前1个月向公司提出辞职报告,由用人部门逐级签署意见,经有权限批准聘(雇)用的领导批准后,由人力资源部给予办理辞职手续。
第三十八条员工未经批准而自行离职的,公司不予办理任何手续;给公司造成损失的,应负赔偿责任。
第三十九条员工或用人部门认为其现工种不适合的,可向人力资源部申请在公司内部调换另一种工作。在调换新工作半年后仍不能胜任工作的,公司有权予以解聘、辞退。
第四十条员工必须服从组织安排,遵守各项规章制度,凡有违反并经教育不改者,公司有权予以解聘、辞退。
第四十一条公司对辞退员工持慎重态度。用人部门无正当理由不得辞退合同期未满的员工。确需辞退的,用人部门必须填报“辞退员工审批表”, 提出辞退理由, 并逐级签署意见,经人力资源部核实,对不符合聘用的经有权限领导批准后,通知被辞退的员工到人力资源部办理辞退手续。未经人力资源部核实和领导批准的,不得辞退。
第四十二条辞退员工,必须提前1个月通知被辞退者。
第四十三条聘(雇)用期满,合同即告终止。员工或公司不续签聘(雇)用合同的,到人力资源部办理终止合同手续。
第四十四条员工严重违反规章制度、后果严重或者违法犯罪的,公司有权予以开除。
第四十五条员工辞职、被辞退、被开除或终止聘(雇)用,在离开公司以前,必须交还公司的一切财物、文件及业务资料,并移交业务渠道。否则,人力资源部不予办理任何手续,给公司造成损失的,应负赔偿责任。
第四十六条公司对经批准辞职、被辞退、未获公司续聘的员工,按其在公司的工龄计算每年发给其1个月工资。不满1年的按1年计。
第七节附则
第四十七条本制度由人力资源部负责执行。人力资源部可依据本制度制订有关实施细则,报总经理批准后实施。
第一章 总则
为加强公司管理,维护公司良好形象,经全体员工讨论,特制定本规范,明确要求,规范行为,创造良好的公司氛围。
第二章 管理制度
第一条:服从公司管理、分配、调动。
第二条:任何员工不能泄露公司的商业机密和技术机密。
第三条:不说任何有损公司形象的话。
第四条:不做任何有损公司的事。
第五条:工作时间不做与本工作无关的事,不在上班时间吃零食、睡觉、干
私活,浏览与工作无关的网站、看与工作无关的书籍报刊。如有发
现在上班期间私聊QQ者将罚款10元,行政部会定期检查。 任何
工作都应主动、热情、互比、互帮、互学、互爱。
第六条:接听办公电话应讲普通话,注意礼貌用语。如当事人不在,应代为
记录并转告;电话铃响不应超过三响,并及时填写电话记录单。接
听电话时旁人禁止大声喧哗。
第七条:员工出差必须向行政报告出差时间及地点,以方便行政提以预算出
差费用。
第八条:工作期间衣着、发式整洁,大方得体,禁止奇装异服或过于曝露的
服装。男士不得留长发、怪发、女士不留怪异发型,不浓妆艳抹。
礼貌对待客户,注意客服关系。
第九条:公司严禁大声喧哗,以免影响他人工作,严禁打架斗殴,嬉戏打闹。
第十条:吸烟有害身体健康,请不要在公司内部抽烟,如有违反规定者必
罚款10元。
第十一条:临时外出须向行政部请假,工作期间如无特殊情况不许请假。因
工外出应向行政部说清。
第十二条:每月初开月末总结会,每人写一份月末总结。方便上网的可以写
好发到公司的邮箱里。
第十三条:客户来公司要热情接待客户,主动倒水、让座注意礼节以用礼貌
用语。
第三章 安全制度
第一条:下班后仔细检查门窗、电源是否关好。由当天值日人员负责。相互 1
提醒。
第二条:下班后不得在楼道内大声喧哗,以免有损公司形象。
第四章 考勤制度
第一条:严格遵守公司作息时间,不迟到、早退。凡迟到者公司将按10分钟
/10元处理,依次累积,如迟到50分钟以上者公司将扣其当天工资。
第二条:在不影响公司正常工作的情况下,有事请假者,必须报告给行政部。
如不告知行政部者。公司将按旷工处理。旷工三次算自动离职。旷
工与年底奖金挂钩。
第三条:特殊情况请假必须在早晨8点之前电话告知。事后补上假条,说明
真实办事理由,请假编造理由撒谎按旷工处理。
第四条:老员工辞职必须提前一个月打辞职报告,并办理好善后交接手续。
公司确认后方可离职。
第五条:离职者于发薪日领取剩余薪金,(不满一个月或不按规定执行将扣发
当月薪金)。
第六条:员工婚丧嫁娶有三天带薪假。
第七条:本公司特别规定凡在我公司工作从入职到辞职未满一个月者不发其
工资。
第七条:作息时间:周一到周五8:30--------12:0013:30-------18:00
周六9:00--------12:0013:30-------17:00
第五章 工资制度
第一条:公司每月15日发放工资。
第二条:公司部门不一样,其员工工资不一样,工资制度属公司保密制度不
得私自打听。
第六章 奖罚制度
第一条:奖励条件
1、 维护团体荣誉,重视团体利益,有具体事迹者。
2、 对公司有重大贡献者。
3、 提出具体改进方案或合理化建议,采纳后具有成效者。
4、 积极参与公司集体活动,表现优秀者。
5、 节约物料、资金、或对物料利用具有成效者。
6、 遇有突变,勇于负责,处理得当者。
7、 为社会做出贡献,并为公司赢得荣誉者。
8、 奖励金额为;50-500元的奖励。
第二条:惩罚条件
1、 利用公司名义在外招摇撞骗,谋取非法利益;利用公
司的工作时间或资源从事兼职工作,致使公司名誉或利益蒙受重大损害者。
2、 贪污挪用公款,蓄意损害公司或他人财物者。
3、 泄露商业机密,本公司受控文件者。
4、 工作时间内打架斗殴、无中生有、破坏团队精神、喝酒肇事妨害工作
秩序者。
5、 遗失经管的重要文件、物件和工具,浪费公物者;收到客户对服务质
量不满意投诉者(除顾客的无理要求外)。
6、 不按时上班、迟到、早退、旷工、不遵守公司各项制度者。
第七章 新员工
1、新员工试用期为三个月,试用期间不胜任工作者公司有权终止试用(不
足一月者不计发工资),并予以辞退,已满一月者,工资照发,发薪之日领取。
新员工试用期内请假,转正时间将顺延(必须工作30个工作日)。新员工工
作积极表现优秀可以提前提出转正申请,并提交转正报告,经讨论、考核通
过可以提前转正。
2、新员工第一个月到公司,尽快熟悉公司环境、客户资料、产品知识。及
业务知识。
第八章 卫生制度
1、保持卫生人人有责。
2、厕所保持干净无异味。
3、卫生由大家轮流值日,值日人要认真负责,大家相互监督,值日做的没
有到位自罚值日一周,破坏卫生者自罚值日一周。如值日人因公外出,
由下一人替补。
一、基本素质
尊重自己,尊重他人,团结互助,忠诚和蔼,爱岗敬业,乐于奉献,虚心学习,不断进取,努力提高自素质和业务技能,富有积极的上进心和职业自豪感及奉献精神。
二、考勤制度
(一)工作时间为每天的8:00~18:00,其中午餐时间为半小时,(运货人员除外)
(二)员工因事请假4小时内由组长签名,主管审批方可生效,如超过4小时需经厂长签名生效。管理请假在2小时以内由主管签名生效,超过2小时由厂长签名生效。管理请假如超过3天者需总经理审批生效,方可离开工作岗位;
(三)禁止电话请假或代人请假(特殊情况除外);
(四)员工请病假超过8小时,则需要医务机构出具建议休息和持有医院电脑收费单方可获得生效;
(五)员工若因病及特殊情况未来得及请假,需在二天内通知厂方并填写请假单,如超过3天未通知者则按自动离厂及无薪处理。
三、工资待遇
(一)新员工经初步审定工资后试用期为15天,15天内厂方有权随时解雇,工资视其技术水平及工作表现确定,15天后属合格员工,工资按初定工资给予;
(二)所有新进员工需连续在公司工作满2个月后,在公司统一发放工资时方可领取第一个月工资(工资发放时间为每月1—5号)。员工若中途请假5天以上者,公司将顺延本人的工资发放时间;
(三)员工无请假、迟到、旷工及早退,可享受企业每月20—30元的全勤奖(试用期的员工无全勤奖);
(四)如在公司连续服务3年以上的老员工,公司则根据其工作表现,参照工作业绩,可考虑往后每年调整一次工资;
(五)所有管理及员工若在公司连续服务满1年,无旷工、迟到、早退及违反厂规制度,以后每月或获得工龄奖20元;凡连续在公司服务满2年以上的,同样无旷工、迟到、早退及违反厂规制度,每月可获得工龄奖30元;
(六)生手、半生手员工工资在三个月以后可获得晋升,晋升条件则根据其工作表现、技术水平等综合评定,由组长、主管、厂长评定后方可获得晋升工资;
(七)员工若对工资发放额有疑问的,应在工资发时向厂方提出询问处理,逾期者厂方可以不予受理。
四、辞职规定
(一)若需提出辞职申请的员工,应提前15天向厂长提出申请,厂长审批15天后方可生效;
(二)若已得到批准辞职的员工,厂方在15天内招聘替补人员,如提前招到,可安排提前离职,工资按正常发放领取;
(三)凡新进员工从本制度公布之日起,可在做满一年后随时提出辞职申请;(具体程序按第一条、第二条执行);
(四)所有管理人员、生手员工进入公司后需做满2年方可提出辞职申请,未满2年时间提出辞职公司一律不予受理,若需离职,则视无薪离职。
五、处罚条例
(一)甲类过失(属于重大过失,每次至少处50元以上罚款)
1、饮酒或酗酒后回工厂上班,有粗暴语言及侮辱其他员工;
2、威胁或散布谣言损害他人或企业声誉的;
3、消极怠工,不服从管理及领导安排;
4、有意破坏公司财物,机械设备,消防设备的(除罚款外还需照价赔偿);
5、除正常休息在厂内聚众赌博;
6、在厂区禁烟区吸烟,携带危险物品进入工厂的;
7、公司组织统一加班,私自下班者,或在赶货期间无故旷工者;
8、上班期间在宿舍逗留者。
(二)乙类过失(属于轻微过失,每次至少处10元以上罚款)
1、不注意节约水电,不爱护机械设备、工具器材等公物;
2、上班时间私自离开工作岗位办其他事情的;
3、工作效益欠佳,达不到工作基本要求的;
4、上班时间做与工作无关的事情;
5、随地吐痰,乱丢食物;
6、工作疏忽大意,造成轻微损失的;
7、挑拨是非,乱传闲话,影响团结,扰乱秩序的。
注:本处罚条例,如一旦有人被处罚,所有处罚金将在上月发工资时一并扣除,包括旷工处罚及触犯厂规条例的各项处罚,任何人不得人任何异议。
1、餐饮财务报销管理制度
其内容包括暂借款及预付款审批规定、费用报销规定、差旅费报销规定、市内交通费报销规定、其它有关规定等。
一、暂借款及预付款审批规定
二、费用报销规定
三、差旅费报销规定
四、市内交通费报销规定
五、其它有关规定
附:各岗位人员出差省内出差住宿、伙食、交通费标准表
2、连锁餐饮财务管理制度
本文《连锁餐饮财务管理制度》从会计科目、会计报表、资金、费用、采购、资产、内部牵制等多方面进行讲解,为财务人员处理财务事务确立了工作标准,有利于对日常财务收支活动进行正确的核算和监督。
3、餐饮营业额日报表
营业收入日报表中反映着当天营业收入现金、信用卡、应收款、转帐结算的发生额各是多少,通过该报表让餐饮总经理了解资金回笼情况,并据此考察和调整餐饮店的信用状况。在营业日报表上还可以表出计划营业额,这样可以把实际与计划进行比较。本资料中提供的营业收入日报表中包含餐饮店的营业收入和就餐人数,根据这个日报表可以指导餐饮店各部门改善经营服务。
4、餐饮企业财务管理制度大全
本餐饮企业财务管理制度大全资料主要介绍了财务部的会计、出纳、收银等环节的管理制度。
一、会计管理制度
二、出纳管理制度
三、收银作业制度
四、库房管理制度
5、餐饮业会计管理与控制
成本控制是餐饮行业的核心,但是同时会计应积极参与到经营上的流程与工作中去,也只有这样才能真正的做好成本控制。
对于各环节的会计记录,可以由办公人员来完成。尽管出纳及办公人员并不要求必须是全职的,但兼职的出纳及兼职的记帐员是必不可少的。对于报表上数据反映出的各种问题,餐厅的经理要能主动向会计请教。