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为了加强对高密校区学生会办公室的管理,维护日常的工作秩序,落实人员的职责,创造良好的办公室环境,特制订本制度:
第一条办公室管理制度
1、不得在办公室内大声喧哗,不得在办公室内吸烟或者从事与工作学习无关的事情,非学生会人员不得在办公室内自习。
2、各部门进行会议与办公时做好明确的记录。各部门负责人需在当日值班登记表的备注处以“部门,借用时间段,负责人签名”的形式填写登记信息。负责人签名不得代签。
3、各部门在未安排值班人员期间借用办公室的需提前一天联系秘书处秘书王佳。
4、爱护办公室的一切公物,保持办公室清洁,各部门或个人使用后必须做好清洁、整理工作,否则视情节轻重给予罚值日处理。
第二条办公室值班制度
1、办公室值班时间为:一、二节08:15---10:10
三、四节10:10---11:50
五、六节13:20---15:10
七、八节15:10---17:00
值班人员要提前10分钟到办公室,不准迟到早退,晚于规定时间10分钟视为迟到。凡是违反规定者一律记录,一周一通报。通报一次给予批评并告知本部部长,通报两次取消值班资格。
2、值班人员到达办公室后进行签到和会议记录,负责卫生的打扫和桌椅的整理。确保离开时办公室整洁,否则追究该值班人员所在部门责任。
3、值班人员达到办公室后若发现办公室脏乱或者桌椅不整齐的现象及时联系当天值班负责人,由负责人联系交接前的值班人员安排所在部门给予罚值日处理。
4、值班人员确保人在门开,人走门窗锁。
5、遇特殊或者紧急情况及时与当天值班负责人联系。
6、值班人员值班时需带工作证。
(一)经费管理制度
1、一切活动经费从“节省经费,多办实事”的原则出发,合理使用经费。学生会经费由生活部统一管理。
2、各项活动由主办部门根据实际情况商定所需的经费数额,做出书面报告,随活动方案上报分管主席及主席签字同意;再由生活部报团总支审批。
3、经团总支审批同意的经费方可报销,报销凭正式发票到生活部办理。
4、批准开支的经费,凭经费预算在活动开展前7天到生活部预支经费;在活动结束后的7天内收齐发票或收据到生活部统一进行报账工作。发票和收据金额总和应与所预支的经费相符,多退少补。
5、批准的正当经费,因特殊情况未能取得发票时,须凭收据报销。因个人原因未取得发票的由个人负责。
6、每月第一个星期由生活部进行报销工作,各部在要报销的发票后用黑色钢笔注明用途、经手人、证明人,不按照要求书写,恕不进行报销。
7、生活部设立经费收支账本,做好各项经费收支登记,并妥为保管各种单据和报销凭条。
8、每学期结束由生活部清算全部经费的收支情况并向主席团、团总支老师及有关领导作汇报。
(二)器材管理制度
1、学生会一般财物由生活部管理,包括学生会由于工作出色获得的集体性奖品、纪念品,学生会内的重要报刊杂志及日常工作文具等物品。
2、各部自行负责本部器材并确定其所置放之处,器材用毕应将其放回原处。
3、各部若需向外院系借用器材,应先打借条,经主席团同意后方可借用。所借用器材应妥善管理,用毕立即归还,并注销借条。
4、外院系或院内各班向我院借用器材时,须经我院学生会主席同意方可外借。
5、院学生会器材为公共财物,各部门应妥善管理。若器材有所损坏、遗失,照价赔偿。
(三)档案管理制度
秘书处负责学生会各类文件、会议记录及其他文字资料的整理、分类及管理工作。
1、学生会档案分类为:
(1)规章制度类:学生会章程、学生会工作制度、学生会各部门职责及各部下属机构制度等。
(2)计划总结类:学生会及各部的学期计划、总结;各部的月份计划、总结;各项活动的计划、总结。
(3)名单联系类:本院老师、学生会干部、基层班级干部的名单及联系方式,全院学生宿舍安排,外校及外院系学生会联系方式;学期时间安排表、课程表等。
(4)内部刊物类:学院内的报刊杂志等。
(5)外部交流类:学校文件及兄弟院系文件、刊物。
(6)获奖评优类:学生会评比材料,各类评优活动及校内、院内各项活动获奖资料(包括获奖人,获奖时间、项目等)。
(7)其他:会议记录,活动留影等。
2、各部应及时将各项活动计划、总结及其他保留资料交与秘书处存档,并自行保存本部各项活动资料。
3、各学生会正式成员每学期必须递交一份详细的个人总结,介绍在这期间的工作内容,工作成绩及经验教训,并由秘书处负责存档(具体递交时间由秘书处统一安排。)
4、秘书处每月对档案进行一次整理,并督促各部门的文件存档。
5、本会档案只供本院学生会干部查阅,但在查阅之前须经秘书处同意,并在学生会办公室内查阅,未经允许不得擅自拿走,如要借出须经学生会主席、秘书长同意,并进行登记;外院系干部如要借阅,须经本院团总支老师批准,并在秘书处进行登记,方可借出。
6、秘书处负责将学生会档案磁盘化,统一进行电脑管理。
(四)工作证使用制度
1、院学生会工作证只限院学生会干部本人使用,不得转借,持证人要自觉接受全院师生的民主监督。
2、秘书处负责工作证的分发,并统一管理。
3、各成员在各类大型活动中须佩带工作证。
4、工作证应妥善保管,如有遗失应立即向秘书处报告,以便尽快补办。
5、学生会成员退会应交还工作证。
校团委办公室规章制度
一、钥匙管理制度:
1、办公室门上钥匙只限于主席、副主席、办公室主任、副主任佩戴。特别的,由于学生工作的需要,在协商学院情况下配备办公室钥匙。
2、佩戴钥匙人员在使用办公室期间,认真负责办公室财产安全。
3、由于学生工作需要,其他任何人如有事需要借用办公室,必须事先向办公室主任或副主任申请,经过许可后方可使用。使用期间,进行办公室出入登记,办公室所有财产安全有当事人负全部责任。出入登记详细内容包括使用时间、当事人、使用目的、负责人签名、备注。(负责人为钥匙经手人)
4、其他学生会成员一律不得佩戴办公室钥匙。如发现此种情况,办公室主任有权对钥匙进行没收,并对其警告或者处分。
5、闲杂人等不得随意进出办公室。
二、财产管理制度:
1、任何人使用办公室财产之前必须先得到办公室主任许可,任何人不得私自使用办公室的用品。
2、在出现急需使用或无法联系办公室主任的情况下,使用人员可以先经过学生会主席的同意,然后由学生会主席转告办公室主任。
3、所有办公室物品在使用或者借出之前,有关负责人必须进行必要的财产借出登记,详细情况包括借出物品、借方负责人、借出时间、经办人、备注(用途)。
4、所有办公室物品在归还之时,有关负责人必须进行必要的财产归
还登记。经办人必须对归还物品清点整理,如出现问题,经办人承担全部责任。
5、所有使用办公室物品者,必须在使用期间保证物品的完整性和安全性;私自使用以及丢失或损坏办公室物品者,将对其追究赔偿责任。
三、工作开展制度
1、配合主席团开展、协调各项工作,处理好学生会的各项日常事务;
2.收集各系、各部门的计划、总结等资料,进行整理存档;
3、整理及起草各类文件,草拟各种条例制度,并提交主席团审议;
4、定期公布学生会工作进程,增加学生会工作透明度,反映同学们的意见和建议;
5、为各部门提供资料;
6、代理主席团对各部门的工作进行全面的监督,做好存档备案工作;
四、内部规定
1、办公室内不得大声喧哗、打闹。
2、不得私自带他人进入办公室。
3、不能随地吐痰、乱扔垃圾、保持室内清洁。
4、不得在办公室内吸烟、喝酒、打牌等。
5、办公室电话为办公电话,任何人不得私自打个人电话。
6、热心接待校团委及学生会人员来信来访、记录等。
7、接待领导老师要热情,有事情要及时向老师反映。
团委规章制度
团规章制度
剧团规章制度
社团规章制度
集团规章制度
为了加强学生会管理,规范学生会成员的行为,给同学们创造一个良好的学习环境,提高学生会的美誉度,培养自己的能力。结合《中学生守则》及《行为规范》和团队工作要求与团员职责特制订以下条例:
一、遵守学校的一切规章制度
学生会成员必须严格遵守学校的一切规章制度,违者不仅会受到学校政教处的处分,还会受到团委的处分,被学校通报批评以上的处分,给予开除学生会的处罚。未通报的根据具体情况处理,并报团委备案。
二、服从上级团委的安排
上级及团委安排的工作应该积极完成,如不服从安排的,根据具体情况,给予相应的处罚,并报团委备案。
三、积极完成自己的工作任务
学生会成员应该认真完成自己的工作,履行自己的工作职责。如在工作中不积极并造成不良影响的,则书面检讨,并报团委备案。且通报批评。屡次不改者则开除学生会职务的处罚并通报批评。
四、参加工作时应尊敬师长、团结同学、对人有礼貌
学生会各成员在完成自己的工作中应做到尊敬师长,团结同学,对人有礼貌,如有违反者,给予赔礼道歉,且书面检讨,并备案通报批评。
五、严禁乱用职权
学生会成员严禁利用职权去做一些与本身工作无关的事。如有违反者,视其情节,给予相应的处罚,造成不良影响的,则写书面检讨,报团委备案,情况严重者开除学生会,且通报批评。
六、召开会议时应准时
学生会各成员应准时参加会议,不得无故迟到、早退、缺席,在会上应遵守会议纪律,积极发言,为学生会提出宝贵的意见。如有违反者,将受到批评,并立即改正,造成不良影响的,根据具体情况酌情处理,并报团委备案且批评。
七、严禁吸烟、酗酒、赌博
学生会各成员严禁吸烟、酗酒、赌博。如有发生将受到严重的处罚,开除职务,并报政教处处分,且备案通报批评。
八、个人形象、及语言美
学生会各成员应做到自己形象与语言美,不得留怪发、光头、烫发、染口红、带耳环,不说脏话、骂人。如有违反者,将令其改正。屡次不改者,造成不良影响的视其情节给予响应的处罚,并备案通报批评。
九、从我做起
学生会各成员应从我做起。
(1)自觉佩卡,如未佩卡者,一次批评并令其改正,二次警告批评,多次给予相应的处罚。
(2)检查卡的佩带,佩带时间为值日时间一整天佩带,如未佩带者,给予以上(1)的处罚。
(3)礼仪。各成员应注意自己的礼仪,如违反者将与(三)处罚相同。
十、以上条例通过大会讨论通过。
十一、以上条例一直备案,至开除学生会内部职务为止。
十二、以上条例为处罚条例。
十三、本条例如有增加,须大会讨论决定。
十四、本条例最终解释权归政教处以及团委所有。
十五、本条例从二零零九年二月二十日起生效。
一、会议的召集和周期:
1、委员会全体委员会议由常务委员会决定召集,必须在每学期期初和期末各召开一次,平常至少每个月召开一次。
2、常务委员会全体会议由主席决定召集,至少每半个月召开一次。
3、主席团会议由常务委员会决定召集,不定期召开。
4、部长会议由常务委员会决定召集,不定期召开。
5、全体干部会议由常务委员会决定召集,至少每学期召开一次。
6、部门会议由部长(主任)决定召集,每学期至少二次。
二、会议的职权和内容
7、根据章程的授权,委员会全体委员会议行使学生代表大会闭会期间的议事和决定权,审批长期性工作计划和总结、重大人事安排以及各项规章制度等。根据少数服从多数的原则,超过全体委员五分之四以上出席的会议上,超过半数委员同意的议案成为委员会决议。委员会全体委员会议的内容由秘书处文秘办公室协助常务委员会统筹安排,也可以由委员在会议上动议。
8、常务委员会全体议内容为作出长期及短期工作计划和总结、决定全体委员会议等会议议程,重大事件决策等。
9、主席团会议内容为讨论、布置学生会系统协调开展的工作,交流各系的工作经验和信息等。
10、部长会议内容为通报工作动态,布置工作任务,各部门汇报工作,交流工作经验和信息等。
11、全体干部会议的内容为学期或学年工作动员和总结,通报和传达重大信息等。
12、部门会议的内容为本部门工作动员和总结,通报工作动态,布置工作任务,交流工作经验和信息等。
三、会务工作及主持:
14、会务工作包括场地安排、通知发送、议程安排、内容记录等,委员会全体委员会议、常务委员会全体会议、部长会议、全体干部会议会务工作由办公室负责,主席团会议的会务工作由办公室负责,部门会议会务工作由各部门自行完成。
15、委员会全体委员会议、常务委员会全体会议、主席团会议、全体干部会议、部长会议由主席或由主席委托的干部主持,部门会议由部长主持,委员会分工确定以前的委员会全体委员会议由指导老师主持。
四、会议秩序要求:
16、会议出席及列席人员应做好会前准备,按时到会,维护会场秩序,按会议议程参加会议。会议出席或列席的人员的请假须经会议召集机构或个人批准。会议考勤的评定,由办公室负责。
17、主持人应充分做好会前准备,引导会议按照议程进行,维持会场秩序。
18、会务工作部门应认真做好会议准备工作,为会议提供良好的后勤服务。
五、其他说明
19、学生会常委会对本制度有最终解释权。
20、制度自发布之日起执行。
第一章总则
第一条为强化校团委办公室职能,规范其使用与管理,增强办公室使用的规范性与明晰性,提高办公效率,本着责权统一的原则,现结合实际情况,制定本制度。
第二条本制度所指的办公室管理包括办公室职能、物资管理、档案管理、值班管理、会议管理。
第二章校团委办公室职能
第三条办公室职能
第一项团委指导老师、学生副书记办公、专职团干办公;
第二项举行小型会议;
第三项收发各项文件;
第四项存放各部门文件档案,办公室设有各部门文件存放柜,可用于文件整理及归档;
第五项日常办公,办公室可用于各部门日常办公,整理资料等事务;
第六项物资管理,校团委物资借用、归还等管理均在此办公室进行;
第七项收集材料,收集基层上交材料,包括报名表、申报书、方案、征文等等。
第三章办公室物资管理
第四条校团委办公室所有物资归团委所有。
第五条校团委物资旨在方便老师办公、各组织举行活动。
第六条校团委物资包括办公用品、办公设备、库房物资;
办公用品包括笔、尺子、订书机、文件夹等常用办公用品;
办公设备包括电脑、打印机、电话、饮水机、书柜等设备;
库房物资指团委内设机构办公室存放的所有物资,包括地毯、麦克风等。
第七条校团委物资一般不外借,如需借出,必须在相应表格填写登记。
第八条物资使用与保管
第一项办公用品的使用要以勤俭节约为原则,杜绝奢侈浪费;
第二项所有校办公设备使用权属校团委所有,其他组织或个人不享有使用权;
第三项所有办公用品使用完毕后,应立即放回原位;
第四项办公设备若有损坏,需及时报修,以保证正常的办公室运作;
第五项所有物资在使用过程中,如有恶意损坏或丢失现象,需作出相应赔偿;
第六项值班结束后务必切断电脑、打印机、饮水机等办公设备的电源;
第七项办公室电脑使用者未经相关人同意,一律不得删除、拷贝电脑资料;
第八项办公室电脑使用者应合理使用电脑,不得利用其进行与工作无关的事情,保持电脑正常运作;
第九项未经老师同意,任何人不能擅自使用老师的电脑;
第十项打印机一般仅为团委学生副书记、专职团干使用,其他人未经老师同意不得擅自使用。如有违规,视严重程度给与惩罚。
第九条物资借用与归还
第一项办公用品、办公设备仅供团委内部使用,库房物资可外借;
第二项办公用品一般不得带离办公室,如需带离,务必填写《校团委办公用品借用登记表》并及时归还所属办公室;
第三项团委内部借用库房物资,无需写申请书,但需要事先与相关负责人说明,并填写相应的“物资借用归还登记表”;
第四项其他组织借用库房物资,务必遵循《校团委物资借用程序》相关规定;
第五项团委内部或其他组织在借用库房物资期间需保管好物资,若物资有所损坏或丢失,视严重程度给与惩罚。
第十条物资清点与整理
第一项办公用品每两个月清点一次,详细记录库存数量、损耗情况,并填写《校团委办公用品物资清点登记表》,汇集所有已经损坏或无法使用的办公用品,根据实际情况,由办公室相应负责人统一处理;
第二项办公设备每月清点一次,并填写《校团委办公设备清点登记表》。如有丢失,追究相关责任人并作相应惩罚;
第三项库房物资每月清点并整理一次,详细记录每种物资库存数量、损耗数量等情况,详细填写《校团委库房物资清点登记表》。汇集所有损坏由办公室相应负责人统一处理已损坏物资。
第四章档案管理
第十一条文档管理
第一项不得随意翻阅保密文件和老师专用文件;
第二项可以翻阅非机密文件,查阅后及时放回原位;
第三项办公室所有文件一律不得调出办公室,若需调出,必须经办公室主任同意;
第四项不得对外透漏未正式发文的文件内容;
第五项定期清理储物柜,及时归档文件。
第五章文件整理
第十二条整理信件
按照来信人的类别分为团省委信件、外校团委信件、其他信件三类,并将各类信件分别置于对应文件夹内。
第十三条整理文件
按照文件来源地的类别分为团省委发文、省直团工委发文、校团委发文、内部文件、其他文件等,将各类文件按分类放入各自对应的`文件夹内。
第十四条整理部内文件部内关于大型活动的文件也要定期进行整理。
第十五条工作计划与工作总结
1、上交时间为每月1、2号,上交纸质版至团委办公室,同时发送电子版至4x391XXX@qq.com。信息内容整理为压缩包,注明日期和事件,邮件主题注明日期和事件,信息以word格式报送,一个word文件对应一篇信息,保存为doc格式,不接收docx格式的word文件。word文件名与标题一致。上报信息标题使用小二号黑体加粗,正文采用小四号宋体,首行缩进两个字符,1.5倍行距;
2、每篇信息请写清楚标题,标题和正文要严格区分,没有标题的信息一律不予采用;
3、报送信息时请写清楚事件发生的时间(如XX年11月15日);
4、上报信息的内容要体现出各组织的工作内容,反映学院发展动态,可涉及团的职能部门、学生组织、学生社团、团总支、团支部等,能及时反映本学院学生工作的新思路、新举措、新活动;
5、信息报送要做到及时准确,必须严把质量关。每条信息要主题明确、内容精炼、格式规范、重点突出、言之有物,尽量做到有情况、有分析,每篇稿子字数不少于1000字。
第六章值班管理
第十六条值班管理旨在加强各值班人员工作效率,规范其工作职责。
第十七条值班时间、地点与值班人员
值班时间:星期一到星期五上午8:00―12:00下午14:30―17:20
值班人员:办公室主任、副主任、办公室干事。
第十八条办公室值班主要工作
第一项协助老师完成所需工作;
第二项做好保密工作;
第三项及时跟进未完成工作;
第四项保持办公室干净整洁;
第五项完成文件签收、签发工作;
第六项整理未归档文件;
第七项每天发放、整理各类报纸、杂志;
第八项老师外出期间,做好接待工作。如接听电话、接待来访宾客等;
第九项工作汇报。及时将值班期间发生的重要事项向老师汇报;
第十项管理物资,包括接收各组织物资借用申请书、登记、领取、验收以及存放工作;
第十一项按时到办公室值班,不迟到,不早退;到后如实登记,他人不得代签(有特殊情况不能按时值班者,须提前一天向办公室主任请假,以便做临时调整);
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第十二项认真履行值班职责,严格按照要求完成值班工作,对值班期间须解决的问题,要及时处理,并在值班本上做好详细记录;做好交接班工作;
第十三项如遇特殊情况无法独立处理时,应及时向团委老师求助或致电有关责任人,不得擅自处理;
第十四项值班结束离开办公室时,务必保证所有电源、门窗等均关闭。
第七章会议管理
第十九条例会分为团委例会和团委内设机构全体干部大会两种。
第二十条团委例会
1、参加人员:团委书记处成员、各院系团组织负责人、校级学生组织负责人;
2、时间:原则上规定每两周召开一次,一般是周一19:00。团委可根据工作和活动的实际需要,适时调整会议时间;
地点:暂定于图书馆三楼会议室(每次例会的具体时间和地点,将由办公室提前通知各院系指导老师和各校级组织负责人);
3、主持:团委书记或副书记;
4、内容:通报前期工作和活动情况,探讨近期工作计划,布置相关工作任务;
5、会议记录:由办公室负责做好明确的会议记录;
第二十一条团委内设机构全体干部大会
1、参加人员:校团委各部长及全体干事;
2、时间:原则上规定每周召开一次,一般是周三下午17:30。团委可根据工作和活动的实际需要,适时调整会议时间;
地点:定于2106教室;(每次例会的具体时间和地点,将由办公室提前一天通知各部长,由各部长及时通知本部门的干事。)
3、主持:团委学生副书记
4、内容:通报前期工作和活动情况,探讨近期工作计划,布置相关工作任务;
5、会议记录:由办公室负责做好明确的会议记录。
第二十二条考勤规定
1、例会执行严格的考勤规定,全体与会人员须于会议前在考勤表上签到,团委例会由团委办公室负责考勤,内设机构会议由组织部负责考勤;
2、与会者要严格遵守会议时间,不得无故缺席、迟到、早退。因故不能按时参加或不能参加者均应提前向团委书记或副书记请假,经批准后方予准假,否则以缺席论处;
3、与会者务必携带会议记录本,认真作好会议记录,否则按缺席而论;
第二十三条处分条例
1、凡会议期间无故迟到5分钟到10分钟者,在会议上做口头检查;无故迟到10分钟以上者,按缺席而论;
2、无故缺席一次者做书面检讨,并在例会上做检查,缺席两次者给以通报批评;
3、无故缺席两次者,取消其一切团内评优资格;
4、无故缺席三次者,经团委会议讨论,院工作领导小组同意,予以撤消相应职务;
5、会议期间,将所有通讯设备设置为无声状态,并保持会场秩序,不得随意交头接耳。
第八章附则
第二十四条本规章解释权归校团委办公室。