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一、采购管理系统规范
1、存量控制。
2、申购单开立填写。
3、供应厂商的选择与资料建立。
4、询价、议价及订购作业。
5、采购进度控制。
6、厂商交货异常处理。
7、验收作业。
二、采购准则
申购单的开立、递送。
⑴申购经办人员应依据存量，并结合用料预算开立申购单，注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项，经主管审核后送达采购部门。
⑵紧急申购时，由申购部门在申购单“备注栏”注明“紧急”并需口头告知采购人员⑶办公用品由营运办按月依消耗状况，并考虑库存情况，填制“申购单”提出申购。
⑷营运所有物品都需开立“申购单”，经主管部门及行政总监经手签字后叫采购员采购。严禁无单申购。
三、采购作业程序
1、采购收到“申购单”后由申购经办人员先填写申购内容，采购复核申购单各栏填写是否清楚，查阅“厂商资料”、申购记录”及其他有关资料后，开始办理询价事宜，在报价后，整理报价资料，根据拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，核决权限，呈核订购。
2、紧急单优先办理。
3、无法在需用日期办妥者需由采购员告知申购经办人。
4、撤消申购单应先通知申购部门承办人。
5、询价
⑴交货期无法配合需用日期时联络申购部门。
⑵充分了解申购材料的品名、规格。
⑶向厂商详细说明品名、规格、质量要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法。
⑷同规格产品有几家供应商均应询价并索样品和报价单择优择廉采购。
⑸有否其他较有利的代用品或对抗品。
⑹应对同规格，不同厂牌做比较。
⑺是否有必要办理售后服务及保修年限。
⑻新厂商产品，是否需经检验试用。
6、比价、议价
⑴厂商的供应能力是否能按期交货。
⑵是否殷实可靠的生产厂或直接进口商。
⑶调查市场行情，研拟底价。比照其他经销商价格是否较低。
⑷经成本分析后，议定议价目标。
⑸是否必要向厂商索取产品比较。
⑹价格上涨下跌有何因素。
⑺是否必要开发其他厂商。
7、呈核
⑴申购单上应详细注明与厂商议定的买价条件。 ⑶现场选用较贵材料时，联络申购部门述明原因。 ⑷按核决权限呈核。
8、订购
⑴向厂商确认价格、交货期、质量条件
9、催交
⑴约定日期前应再确认准确交货期。
⑵已逾期交货日期尚未到货应加紧催交。
10、整理付款
⑴发票付款单位及内容是否相符。
⑵发票金额与申购单价格是否相等。
⑶是否有预付款或暂借款应处理。
⑷是否需要扣款。
11、收件、分发、核对
⑴收件，检查产品的保质期，若是食品类还需索要“三证”复印件
⑵按分配原则指派申购经办人
⑶核对品名
⑷核对规格
⑸核对数量
⑹核对需要日期
四、采购规程
1、申购按照存量管制基准和用料预算有关规定，并参考库存情形开具申购单，逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经本部门主管审核后，送采购部门。
2、来源与需用日期相同的物品材料，可以一单多品方式提出申购。
3、特殊情况需按紧急申购办理时，可在申购单“备注”注明原因，以紧急递送。
4、价格
⑴采购人员接到“申购单”后应按申购事项的'缓急，并参考市场行情、过去申购记录或厂方提供的报价，精选两家以上供应商进行价格对比。
⑵如果报价规格与申购单位的要求略有不同或属代用品，采购人员应在“申购单”上予以注明，或口头与管说明。
⑶采购部门接到申购部门紧急采购口头要求，采购部门指定采购人员先做询价、议价，待接到申购单后，按一般申购程序优先办理。
5、单据整理及付款
采购部门应将“申购单”与发票核对、数量、规格、尺寸等。确认无误后，送会计部门审核。
6、价格复核
⑴采购部门应经常调查主要材料市场行情，建立供应商资料，作为采购及价格审核的参考。
⑵采购部门应对公司各部所列重要材料提供市场行情资料，作为材料存量管制及核决价格的参考。