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快递进入人们的视野,发展非常迅猛,快递公司的客服做什么?有什么工作职责?
1.在公司总部的领导下,负责公司全国所有代理商、加盟店的服务工作;
2.负责全国代理商、加盟店配货服务工作:产品、物料等;
3.负责全国代理商、加盟店的退、换货工作与跟踪服务;
4.建立顾客档案,根据顾客的情况制定适合顾客的各种解决方案;
5.负责货品物流的跟进工作;
6.负责定期和不定期的跟踪客户,接待客户的各种投诉工作;
7.记录客户咨询和投诉并有技巧地解答,重大问题及时汇报上级;
8.有目的和主动地跟进客户,并做动态记录,完善客户档案;
9.传达公司总部的命令和信息至全国代理商、加盟店;
10.衔接物流部(如确认的发货、订单等);
11.完成公司总部下达交办的其它工作任务。
12.负责对外来人员的接待。
13.规范接听电话,做好日工作记录,认真填写《客户服务部工作记录表》,并通知相关人员进行处理。
第一章 **速递办公室管理制度
1、目的
为加强办公室管理,促使办公室管理的规范化,进一步提高办公效率,树立良好的公司形象,特制定本规定。
2、适应范围
**速递总办公室、各部门办公室、各区域站点办公室
3、管理规定
3.1严格考勤制度。按时上下班,坚持打卡制度(站点由站点主管签到考勤),做到不迟到,不早退,不旷工;离开公司(站点)必须履行因公外出(请假)手续,自觉将外出单(请假单)交行政。
3.2言谈文明,举止文雅,说话和蔼,待客热情,彬彬有礼,不拘不禁。提倡使用“您好、请、再见、对不起、谢谢”等文明用语,体现良好素养。
3.3同事之间相互尊重、待人真诚礼貌;不搞小团队、不讲他人坏话。
3.4严禁在办公场所大声喧哗;上班时间不得串岗、聊天或做与工作无关的事情。
3.5工作过程中要离开一段时间时(三十分钟内),应给同事和领导打招呼,不得随意脱离岗位。
3.6遵守公共礼仪。接听电话语气和蔼,认真听取电话内容,该记录的做好记录,该转达的及时转达,该汇报的认真汇报,不该答复的不得越权越职答复。
3.7办公室内严禁吸烟。若客人来访,只能在接待处抽烟。
3.8在办公室内休息时,不得横卧在椅子或桌子上;离开座位须将椅子推回原处,养成良好的习惯。
3.9严禁公话私用;确有紧急事情,接听私人电话不得超过3分钟,必须24小时开通手机。
3.10传真机、电脑、复印机等办公设备定人保管,非工作未经许可不得善自使用。
3.11公司员工在办公时间内,必须自备水杯,非特殊情况不得擅自用公司纸杯饮水。
3.12爱护办公设施,节约使用办公用品,损坏办公设备要照价赔偿;遵守《物资管理制度》,不违反程序随便领用办公用品。
3.13办公室内严禁或用电脑玩游戏、看录像及从事其他消遣活动。
3.14办公室物品摆放整齐、整洁、有序、有条理,文件要分门别类存放,个人办公区物品要按照“5S”( 清扫、清洁、整理、整顿、素养)标准整理好,不得乱扔乱放;下班前务必将桌面的帐簿、凭证、报表、文件等资料放入抽屉,不得摆放于桌面。
3.15保持桌面、墙壁清洁,严禁在墙上乱贴、乱画及打钉;窗帘拉放要整齐,不得差次不齐。
3.16员工下班离开办公场所要关好门窗、关闭电源,认真排查电、火、水等隐患因素。站点办公室要检查电、煤汽、水的阀门或管道,对出现松动损坏、老化的,要及时更换,第一时间排除安全隐患。
3.17下班时,如只有两人未离开办公室,其一人离开时,须提醒另一同事,并主动关窗户等下班离开办公室的检查工作,最后离开办公室人员须再一次检查所有电源、门窗是否关好。
3.18办公室每天卫生值日要履行职责,做好办公室环境卫生。站点卫生值日表由站点主管安排。杭州总办公室由行政部统一划分责任区域。
3.19为了保持公司环境优美,公司全体员工平时生活中应努力做到:
3.19.1不乱扔纸屑、果皮、垃圾袋等杂物;
3.19.2个人生活中要坚持做到“三勤”,即勤清理,勤扫除,勤擦洗,始终保持周围区域的清洁卫生;
3.19.3垃圾要入篓,不随手丢弃废弃物;
3.19.4齐抓共管,充分发挥全员的有效监督作用。
3.20办公室门钥匙须有专人保管。保管人不得将钥匙随意转借他人,如违规造成的损失和事故,将追究当事人经济或法律责任。如保管人变更需至行政部进行书面记录备案,区域站点交接后,视情况更换锁匙。
4、违反规定:如有违反,除按相关规定承担外,视情节轻重罚款30-200元/次。
5、本制度自颁布之日起实施。
第二章 **速递信息平台、仓库电脑使用管理制度
1、目的
为了使信息平台、仓库电脑使用规范,保障物流系统运行正常,确保公司保密资料的安全,特制定本管理制度。
2、适用范围
本制度适用于信息平台、总仓、各站点仓库及公司其它部门全体人员。
3、使用规定
3.1权限
3.1.1 信息平台文员每人一机,人机固定,不得随意换用及让他人使用(人员轮休由主管指派)。
3.1.2 仓库电脑只授权站点主管、仓管使用,其他人员不得使用。
3.2使用
3.2.1 电脑使用责任人在行政处登记备案,不得随意变动。
3.2.2 各使用人应对电脑开机、屏保加密设置,不得将密码告之他人。
3.2.3 信息平台文员需加强保密意识,不得浏览无关网站,高度维护电脑使用安全。
3.2.4 各仓所配电脑使用于数据统计、与公司邮件收发联系、仓库收发货扫描、培训等,不得做与工作无关的事;严禁在线观看或下载网络影视、下载安装玩耍游戏等。
3.2.4 严禁通过QQ、邮件、移动存储介质等任何工具泄漏公司商业秘密。
3.2.5 电脑出现故障需及时报行政,不得私自请人或外出维修。
3.3处罚
3.3.1 使用电脑玩游戏、观看影视者,一经查实罚款50元/次。
3.3.2 各电脑使用责任人对其他人员使用电脑不加予制止者,一经发现罚款50元/次。
3.3.3 私自维修电脑者,不予报销维修费,并罚款
20元/次。若有损坏,照价赔偿。
3.3.4 从电脑中获取公司秘密并泄漏者,一经查实处以罚款并做开除处理,视情节严重,公司保留对其追究刑事责任权利。
4、职责
各站点主管负责本制度的执行;行政负责稽查执行情况,对违规者给予处罚。
第三章 **速递物资管理制度
1、目的
为了厉行节约,杜绝浪费,有效控制办公用品,加强企业固定资产管理,降低管理成本,促进物资管理的规范化,特制订本制度。
2、职责
2.1物资归口管理部门为行政部。
2.2物资审核监管部门为财务部。
3、物资类别
3.1公司物资分为固定资产、低值易耗品两大类;低值易耗品又分为办公设备、办公文具及耗材用品两类。
3.2公司的物资凡使用年限在一年以上,单价金额在20xx元以上(含20xx元)均列入公司的固定资产范围;公司的物资凡使用年限在一年以上,单价金额低于20xx元均列入低值易耗品范围。
4、物资采购流程
4.1固定资产的采购:需求部门递交采购申请(填写《固定资产申购验收单》) 部门经理审核 **行政部查核 总监审批 财务审批 董事长审批 总公司行政采购
4.2低值易耗品采购:需求部门递交采购申请(填写《物品申购验收单》) 部门经理审核 **行政部查核 总监审批 财务审批 总公司行政采购
4.3低值易耗品采购金额在50元以下,由总监审批后,可由**行政部采购。
4.4办公文具及耗材用品由行政部于3月、6月、9月、12月的20日-25日递交次季度采购计划。
5、物资领用发放管理
5.1新采物资经验收合格后,不论是哪类物资一律先由行政部办理登记手续,若为固定资产的,使用部门及行政部同时将新购物品纳入“固定资产台帐”;
5.2行政部负责建立“固定资产总台帐”、“低值易耗品入库表”,所有领用须填写领取登记表;
5.3以旧换新制度:用后仍具有实物形态存在的低值易耗办公用品严格实行以旧换新制度。
5.4各区域站点由主管每月25日-30日向行政部报次月办公用品领用计划,由行政部核准后于次月5日前统一发放。
6、使用管理
6.1固定资产使用:
6.1.1根据“谁领用、谁保管”原则,建立固定资产使用管理三级责任制,即领用人为第一责任人、使用部门负责人为第二责任人、行政部为第三责任人,承担管理监督责任;
6.1.2根据“谁损坏、谁赔偿”原则,人为故意造成损坏,根据情节予以重罚,最低赔偿原价的二倍以上,造成严重后果并构成违法的,移交司法机关处理;因管理不善造成损坏的,除当事人赔偿外,还追究部门负责人及行政部责任。
6.1.3发现固定资产损坏的,当事人要第一时间通知资产保管人及行政部,行政部负责评估损坏程度及调查责任人并作好记录,视情节予以赔偿。
为规范和加强公司劳动管理,严肃工作纪律,提高工作效率,保障良好的工作秩序,特制定本考勤管理制度。
一、日常考勤
(一)作息时间管理
公司实行每周五天工作制,周六安排人员值班,每天工作时间为7小时。每年10月1日至次年4月30日,工作时间为:上午8:30―11:30,下午13:00―17:00;每年5月1日至9月30日,工作时间为上午:8:30―11:30,下午13:30―17:30。
(二)打卡管理
1、总部和分子公司员工原则上均实行电子指纹考勤制度,应在上下班各打一次卡;
2、原则上允许员工每月忘打卡3次,当月超过3次将公布忘打卡名单和次数;
3、公司副总经理级(财务总监)及以上员工原则上每周六均需值班,若周六因私请假需提前填写请假单,不履行相关手续按缺勤旷工处理;
4、员工在工作时间外出必须在总台处填写《临时外出办事登记表》后方能外出办事,否则按外出办私事处理,记为旷工。
(三)出差和外勤管理
1、所有员工因公出差或外出不能及时打卡的,必须提前填写《因公出差单》或填写《外勤未按时打卡情况说明》,遇事情紧急不能提前填写的,必须于外出工作结束后下一个工作日内填写;
2、《因公出差单》和《外勤未按时打卡情况说明》上要具体写明因公外出时间和详细事由(外出共同办事人员可写在一张单据上),由部门经理、分管副总审核后报人力资源部备案;
3、外出开会、培训、活动等有会议通知的需附在考勤表单后。
(四)加班管理
1、加班是指在节假日或公司规定的休息日仍照常工作的情况。公司不提倡员工加班,但确实因计划外工作需要要求员工加班的,员工应予以积极配合;
2、驾驶员等岗位因工作性质原因需要在法定节假日或休息日出勤,公司根据实际加班天数酌情给予加班补贴,补贴统一于年底发放,原则上不再另外给予调休;
3、因增加非计划内工作且必须在限定时间内完成的,可申请加班,因个人原因或开展常规工作而产生的加班不能作为加班。部门负责人必须对员工的加班进行严格管理;
4、各部门加班申请必须做到事前控制、事先申请、合理安排。申请加班人员需提前填写《加班审批单》,注明加班事由,交部门经理、分管副总签字确认后并报人力资源部确认、备案方可安排加班。如确因工作需要来不及填写,应于加班后次日补办相关手续。违反上述程序,不视为加班。各副总加班,由总经理签字确认。
5、加班时间计算:员工正常工作日延长工作时间4小时以内不计加班,延长工作时间满4小时可计加班0、5天;延长工作时间满8小时的计1天,一天内有效加班时间最多不超过8小时;
6、加班时数的确定以指纹考勤机打卡时间为依据,考勤机未有记录不计加班。个别员工晚上不加班但在办公室上网的,部门负责人应严加管理。屡教不改的,公司有权清退。
7、公司提倡员工在正常工作时间内完成工作,合理科学地安排加班,原则上规定员工月加班天数不能超过3天,超过3天安排调休。
(四)调休管理
1、根据具体加班情况,在不影响工作安排的前提下,员工可提出调休申请。1天加班冲抵1天调休;
2、申请调休需提前填写《加班调休单》,经部门经理同意、分管副总审批,报人力资源部登记备案后方可调休;
3、如加班到午夜2点之后的,为避免疲劳而影响工作效率,可由部门经理安排调休半天,并及时报公司人事部门补办调休审批手续;
4、员工加班的天数应在当季度内申请用完,跨季度加班数清零。
(五)请假管理
1、员工的年假、事假、病假、婚假、丧假、产假必须事先填写《因私请假单》,经部门负责人和主管副总批准后报备人力资源部方可开始休假;若遇紧急情况无法填写《因私请假单》的,可口头向部门负责人申请,并于次日内补办请假手续,超过规定时间,公司有权按旷工处理;
2、年假需在当年年底前全部用完,不可累积至下年度享受;
3、婚假请假时需提供结婚证书复印件,产假销假时需提供子女出生医生证明复印件;产假按80%工资发放,超过三个月以上的,停发工资,保留职务半年;超过保留期仍未上班的,公司有权解除劳动关系;
4、员工请病假超过1日者,需提供医院有关证明;
5、请假需延假的,必须履行有关请假手续,否则以旷工论处;因私请假将被扣除当天薪金全额。
(六)迟到、早退与旷工管理
1、员工必须按时上下班,不迟到、不早退、不无故缺勤;
2、每月累计迟到、早退3次以上给予口头警告,当月累计达到5次以上者作书面检查并公示,7次以上公司有权予以劝退。无正当理由,迟到2小时以上者按旷工处理;
3、旷工按当天薪金全额2倍扣罚。年累计旷工达5天及以上或连续旷工3天以上,公司可与其解除劳动合同;
4、下列情形按旷工处理:
(1)未请假或请假未获批准而擅自不上班者。
(2)请假期已满,未续或续假未获批准不归者。
(3)不服从调动和工作分配,未按时到工作岗位报到者。
(4)超过2小时未到(或离开)岗位,且无充分理由办理请假手续者。
5、员工迟到、早退和旷工情况按照情节程度,计入年终考核。
二、职责
1、人力资源部
(1)负责考勤的管理、统计、提报和公布。
(2)负责保管各种休假、请假、加班等考勤凭证。
(3)负责监督员工对于本制度的执行情况。
(4)人力资源部负责本制度的拟定及解释。
2、各分子公司、部门负责人和分管副总
(1)按权限规定审核和批准员工请假、加班、调休等申请。
(2)根据实际情况进行考勤确认。
(3)对员工加班申请、请假时间、用假事由、未打卡情况说明进行严格审核,把好考勤管理第一道关,并承担主要责任。
三、其他要求
1、员工须于次月2日前完成考勤单据填写并上报,人力资源部须于次月5日前(遇假期、特殊情况顺延)完成考勤统计并于一楼公示(遇节假日顺延)。如员工持有异议,应及时向人力资源部门提出,人力资源部予以核实后更正。
2、员工各项考勤业务必须报人力资源部备案后方可实施,否则一律以旷工处理。单据上报不及时或不如实填写者,一经发现将予以警告并追究相关责任人责任。
3、员工考勤情况计入员工年终考核。
四、本制度于XX年1月1日起正式执行。
一、部门规章制度
1、热爱公司、热爱中转部尽忠职守
2、遵守公司各项章程
3、爱护公司财物爱护转运部公物不浪费、不化公为私
4、维护公司荣誉维护中转部声誉不作任何有损公司及中转部的行为
5、准时上班对所负责的工作争取高效保质保量不拖延、不积压
6、待人接物要谦和谨慎保持与公司个部门及关联单位的良好关系
7、服从上级领导如有不同意见须先执行后反映
8、严谨操守不得收受与公司及转运部业务有关联的各种好处及回扣
9、着装仪表整洁大方勿穿着花俏夸张服饰
10、须保持作业环境的清洁安全不准在公司转运部吃饭不准在上班时间吃零食不准在公司转运部抽烟
11、工作时须全神贯注、细致认真不做无谓的闲聊
12、严禁用转运部电话私聊业务电话应简洁明了
13、需要调班、工休时须经上级领导批准后方能生效不准擅自离岗
14、病假休息者在上班前一小时内须向主管领导请假次日上班后补齐假条同时附上医生证明或病历事假须提前一天向部门经理书面提出申请经同意后方可请假
15、职员辞职须提前一个月提出书面申请经上级领导批准且工作交接清楚后方可办理离职手续
16、分工合作转运部全体职员须时刻提醒自己的职操职守尽心尽力地完成自身的工作并完成上级领导安排的其他工作
17、转运部管理人员须注意自身涵养以身作则领导员工同舟共济增强团队精神建设提高工作情绪
18、每周例会转运部全体职员须参加如有特殊情况应及时通知上级。
二、转运部办公用具管理办法
1、公司及转运部提倡艰苦创业、勤俭节约员工要爱惜公物、物尽其用反对奢侈和浪费
2、文具及纸张统一领取按需分配领取责任人明确
3、公司及转运部公物不得挪作私用不得擅自动用或取用未经上级领导批准不得起用
4、转运部电话传真主要是与外界沟通方便开展业务所以电话传真不准私用
5、转运部接电话标准用语为“您好速递”或“您好速递转运部”
6、记录口信应尽量逐字逐句记录下来记录下来电者姓名、电话号码来电目的及其他信息。不要着急耐心听对方讲话如果对方的话不太理解可以请求对方重复一遍。登记在电话记录笺上写明应接电话人姓名来电者电话号码等最后是记录者的签名
7、电脑维护、网络维护直接找公司IT部门其他人员不得私自处理
8、未经授权人员不得使用转运部电脑及其设备
9、电脑授权人员须负责电脑及其设备的使用和保养并及时检查和清洁并做好交接记录
10、文件是公司及转运部的重要计划或决策涉及公司机密的须注意保密工作非相关人员不得随意翻阅文件
11、文件的传阅及交接须及时做好记录
12、其他管理办法按公司章程处理
三、转运部操作流程
1、提货领取提货计划单----出车----提取动作----卸车快递公司规章制度
2、操作卸车----进港扫描----分拣----出港扫描----包装----装车
3、出货装车----领取出港单据----出车----关联单位的签收回执
四、转运部各岗位工作职责
一经理
1、直接向总经理负责
2、维续转运部的正常运作
3、研究、制定转运部的规章制度、工作流程、岗位职责等高效的工作方式
4、与公司关联部门及关联业务单位的沟通联络维护及提升公司和转运部的良好声誉
5、本部门突发事件的处理
6、做好各种数据的统计和分析
7、合理化人员的分配和管理
8、转运部办公环境和工作态度的维护监督
9、本部门单据和员工考勤的审核
10、保证本部门各种车辆、设备、设施的正常运行
11、制定本部门培训计划及培训事宜
12、遵守公司及转运部的各项章程
13、随时跟踪反馈工作事宜
二协理
1、直接向经理负责
2、维续转运部本班的正常运作
3、指派本班员工的具体工作并督促其按时按质完成
4、组织协调货物进出港高效作业
5、本班各种数据及员工考勤的统计记录
6、本班突发事件的处理
7、特急件、急件、限时件的特殊处理
8、本班办公环境、工作态度及各种车辆、设备、设施等的维续
9、本班与外界的联络沟通
10、遵守公司及转运部的各项规章制度
11、上级领导安排的其他工作
12、与上、下班协理进行工作交接并做好交接记录三内务
1、提货通知的处理记录、传达等
2、公司MIS系统及OA平台的操作收、发邮件等
3、异常货物的处理
4、各种数据的入录、上传及保存
5、转件的处理
6、特急件、急件、限时件的特殊处理
7、资料的记录、分类详细、真实
8、电脑的维护保持电脑的正常运行
9、遵守公司及转运部的各项规章制度
10、上级领导安排的其他工作
一、目的及适用范围
为规范公司加班调休管理工作,保障员工正常作息时间,特制定本制度。本制度适用于公司管理人员的加班调休。
二、加班原则
公司提倡高效率的工作,鼓励员工在工作时间内完成本职工作,但对于因工作需要的加班,公司实行(指周末、节假日)加班调休。加班起始单位为半天,不足半天的不计加班。
三、加班审批程序
1、 计划加班:根据工作计划需加班者,须于加班前一工作日填写《加班工作记录单》,经直接上级批准后方能加班。
2、 应急加班:由于特殊原因需临时加班者,须在加班日当日或次日(当日或次日为非工作日的,顺延至工作日)填写《加班工作记录单》,经直接上级补签后方能予以确认记录。
3、员工加班须经处室经理、分管领导审批签字,处室经理加班须经分管领导审批签字,分管领导加班须经总经理审批签字。
4、未按要求填写、审批或未按时提交《加班工作记录单》的,人事处不予确认记录,不计算加班。
四、调休
1、经过批准的加班,公司人事处按月进行统计结算。所有加班首先必须抵冲事假,可按1:1的比例冲抵。员工加班以调休形式补休的,原则上在12个月之内调休完毕。
2.以调休冲抵病事假的,只能在已存在的可休假天数里冲减,如果员工请假时没有可调休假期的,则不允许用未发生假期冲抵事假。
3.原则上,所有员工调休须提前一天填写《调休申请单》,一般员工调休需处室经理签字同意,处室经理级以上人员调休需分管领导签字同意。调休人需将签字确认后的《调休申请单》交人事处登记备案后,方可休假。调休期间正常计算工资。
4.员工调休一次最少半天。调休一天以内(含一天)的,由处室经理审批,连续调休两天(含两天)以上的,由分管领导审批,连续调休七天(含七天)以上的,由总经理审批。未经批准擅自调休的,以旷工论。
五、附 则
1、本制度适用于公司管理人员。
2、本制度由人事处负责解释。
3、本制度自20xx年1月1日起试行。
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