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一、学校会议室用于学校重要活动的接待和正式会议的会场。
二、会议室由党委办公室、院长办公室负责管理使用,并指派专人负责日常的卫生保洁工作。
三、各部门安排的活动使用会议室,需提前向党委办公室、院长办公室提出申请,经批准后方可使用。
四、使用部门负责会场安排、接待和服务工作,负责使用时间内的管理,不得在室内吸烟、吐痰、乱扔纸屑,用完后关好门窗,关闭电源,负责卫生清理工作。
1、会议室是研究院专门用于召开学术报告、会议、组织活动和接待客人的场所,未经允许不得擅自使用。本管理办法所指的会议室包括:302会议室、306学术报告厅、409咖啡厅。
2、会议室由院办公室统一管理,负责使用登记与调度、设备维护等相关事宜。未经院办公室允许,任何部门和个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。
3、会议室实行提前预约制度。相关人员(部门)使用会议室,需填写相应的申请表,包括会议主要内容、参会人数、使用时间、申请人及联系电话、安全负责人等信息,经登记批准后方可使用。
4、使用人应爱护会议室设施,并保持会议室清洁。活动期间,要爱惜会议室的设备及物品,特别是多媒体设备等。
5、会议室活动结束后,使用人应进行必要的检查,关闭会议室内各种电器设备的电源,特别注意必须等待投影仪散热,指示灯变红后方可切断电源,关好门窗,对会议室进行清扫和整理,如有损坏照价赔偿。经劝说后,仍未自觉遵守各项规定,将停止其继续借用会议室。
6、严禁涉及商业的各类活动。
7、本暂行办法自xx年1月1日起实行。
1.会议室、接待室是酒店举行会议、接待客户的场所,为加强管理,规范酒店会议室、接待室的使用,给员工营造一个良好的工作环境,特制定本制度。
2.酒店所有员工非接待客人和参加会议,不得随意进入接待室和会议室。
3.酒店各部门如需使用会议室,要提前到总经理办公室申请,在会议室使用登记簿上签字,由办公室统一穿好!
4.接待室有专人负责引见、招待、接送来宾。
5.任何员工不得随便移动会议室、接待室的家具及物品n
6.任何员工不得随意使用会议室、接待室的茶叶、咖啡、饮料等用品。
7.任何员工不能随意拿走接待室的报刊、杂志等资料。
8.爱护接待室、会议室的设施
9.会议结束,要整理会场,保持清洁,并去办公室办理交接手续。
☆准备
(1)会议开始前半个小时,将冰水、咖啡准备好,其他各种设备要调拭好。
(2)打开会议室门,服务员在会议室门口迎接客人。
(3)根据客人要求,将指示牌摆放在指定位置。
☆服务
(1)会议开始后,服务员站在会议室的后面。
(2)保持会议室四周安静,服务员不能大声说话,东西轻拿轻放。
(3)通常每半小时左右为客人更换一次烟灰缸,添加冰水等,但要尽量不打扰客人开会,特殊情况可按客人要求服务。
(4)会议中间休息时,要尽快整理会场,补充的更换各种用品。
☆清理会场
(1)会议结束后,仔细地检查一遍会场,看是否有客人遗忘的东西和文件等。
(2)将会议后水具、设备整理好。