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1、目的
为了加强档案的管理工作，确保现有档案齐全、完整、准确、安全，更好地为各项工作服务，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，根据《档案法》有关档案工作条例及公司经营管理工作需要，制订本制度。
2、适用范围
适用于公司各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等工作管理。客户及供方档案管理不适用本制度。
3、管理职责
3.1综合管理部负责公司档案管理工作。
3.1.1制定公司档案工作制度；
3.1.2对公司各部门文件材料的归档工作进行指导和监督；
3.1.3做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作；
3.1.4做好永久性档案向有关档案机构的移交工作；
3.1.5提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。
3.2各部门、子公司负责职责范围内的档案管理工作。
3.2.1人力资源负责公司劳资人力资源资料档案的收集归档、保管。
3.2.2财务审计部负责公司财务会计账簿及各类凭证的收集归档、保管。
3.3项目公司负责本公司档案管理工作；项目公司因故解散，解散前负责将公司档案移交公司办公室。
4、收集归档范围
4.1收集归档范围包括下列纸质和有电子版资料文件。
4.2法规性文件。包括上级颁发，需公司执行的，或由公司发行的各种标准、规章制度等。
4.3公司的重大决议。包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。
4.4计划性文件。包括公司总体计划或规划、开发计划、科研报告、项目质量计划、营销计划、财务计划等。
4.5 总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、下属部门、子公司的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。
4.6批示性文件。包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及公司各类命令、工作指示等。
4.7凭证性文书材料。包括公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。
4.8证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、公司和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
4.9汇报性文书资料。包括公司上报各级主管部门、子公司的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。
4.10劳资人力资源资料。包括公司各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。
4.11财务资料。包括公司及子公司财务预决算、财务审计报告。
4.12声像制品资料。包括公司及各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门、子公司提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。
4.13题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。
4.14技术性资料。包括开发项目各类工程图纸、竣工资料等。
5、档案移交
5.1文书档案。工作办结后，移交综合管理部归档；
5.2开发项目档案，项目结束后移交综合管理部归档；
5.2.1开发项目前期资料，由经营发展部收集整理，交综合管理部验收、归档；
5.2.2开发项目技术资料，由承办单位（工程管理部或项目部）收集整理，交综合管理部验收、归档；
5.2.3工程竣工验收备案资料，由项目部整理成册，交综合管理部验收、归档；
5.2.4后期销售资料，由市场研发部收集整理，交综合管理部验收、归档；
5.2.5其他需要归档的，由承办单位收集整理，交综合管理部验收、归档。
6、程序
6.1档案管理的基本程序。
6.2包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体。
6.3档案的收集。
6.3.1各部门负责把分散的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到综合管理部，其收集的主要方式是归档。即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由各部门和个人定期协同综合管理部进行整理、立卷、归档。归档的文件原则上一律为原件，凡有原件的文件不能以复印件归档，必要时存复印件须加盖公章注明原件存放处。
6.3.2立卷归档的范围：凡属本制度第4条所函盖的文件资料，均应立卷归档。
6.3.3立卷归档的时间。
6.3.3.1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交综合管理部立卷归档；
6.3.3.2对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别项目部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长；
6.3.4归档立卷的要求。
6.3.4.1归档立卷档案要同时建立纸质和电子档案。
6.3.4.2各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交综合管理部立卷归档。同时递交该部分电子文档，电子文档的内容和编排顺序应与纸质文件保持一致。
6.3.4.3移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。
6.3.4.4归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起。
6.3.4.5立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无任何金属物，填写备考表，注明保管期限。
6.3.4.6填写案卷一律用黑色钢笔或中性笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。
6.3.4.7立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映公司生产活动状况和面貌。
6.3.4.8立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。
6.3.4.9立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。