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为加强公司财务安全管理工作,提升员工财务安全意识,特制定以下财务安全制度:
一、下班前,财务部收到的所有大金额现金,必须存入银行,严禁现金存放过夜;如需备用金的',备用现金不得超过2000元。
二、下班前需将支票、库存现金、发票、财务印章等财务用品锁入保险柜,如有遗失,相关人员将比例承担经济损失。
三、下班时门窗需关闭,抽屉需上锁,电器开关需切断,谨防失窃及消防事故的发生。
四、财务用支票,印鉴章需分人保管、配合使用。
五、在将现金送往银行或取款的过程中,须有两人同行,现金要用包存放好,严禁使用报纸、塑料袋随意包裹,否则造成的经济损失由相关人员按比例赔偿。
六、财务档案保管人员须保管好帐册、凭证、报表、合同、票据等财务资料,避免被盗、损坏或丢失。
七、支票、汇票的收据应严格审查把关、需检查日期是否过期、大小写是否一致,印章是否清晰。
八、收讫现金时要严防假币,大面额现金需经验钞机清点。
九、银行汇票的收讫、抵押、须到对口银行进行验证、以防伪造。
十、做好其他未提及财务安全管理工作。
1、前堂收银员、餐厅和其他营业点的收银员均应在下班时将该班次的账单点算清楚。
2、并完成各该班的营业收入报告。账单和有关报告应于下班后第一时间交到指定的办公地点,以便在初步核查后转夜班审核组进行随后的帐务工作。现金部份应于下班前,在见证人的见证下投入投放式保管箱内。
3、每一班次的收银员在完成帐表的核查工作后将其所持现金中,属找零备用金的部份取出,清点清楚后移交到下一更收银员,如属于最后班次(除大堂外),即将其交到指定的保管处。在减去找零备用金的'额度后即属于该班次的现金收入,则按上述的规定,投入投放式保箱内。
5、每班的现金收入必须与该班的营业报表内所统计的现金销售额相吻合。如有任何差异应即时查明,差异部份不论是超出或是短款均应如属填报,记录在收银员报表内的现金超短栏内上报,不得隐满。如投款包含了找零备用金,也要清楚地记录在缴纳袋上,同时在交班记录本上注明,方便下一班次同事接收。
6、现金收入应在该班当值的前堂收银员当面见证,点算清楚后(假设条件许可,以下相同),随即在缴纳封袋上如实填写清楚,并在袋口骑缝加签,然后即时投入投放式保险箱中。收银员和见证人均须在投缴记录簿上同时加签。所有封袋必需使用香糊,或胶水封口,不准使用透明胶或订书机钉上作为加封,未依循本项规定进行者,除对因此引起的所有后果负全部责任外,并将被视作蓄意违反本管理办法,遭受纪律处分。
7、所有投缴事项必须即核、即签、即时投箱,不得以任何理由拖延,缴款人和见证人均有责任监督对方按本规定的条款完成规定的事项和核签,对不按规定操作而引致的后果,双方均负同等责任,受同等处分。
8、对于不按规定要求,在没有见证下,独自封袋投箱者,除此而引致的后果全部由其个人负责外,还应按违反规章制度论处,初犯者予口头警告,蓄意再犯者给予书面警告,以至最后警告。
9、缴纳人和见证人不按规定,没有当面点核,或不认真点算清楚而造成的过失,按第6项的规定同等处分。
10、收银缴纳登记簿的每一栏,均应按规定的内容和格式完成要求填入的资料填写,并在规定的栏目位置加签,不得有遗漏、错填。其中因错写需要更正的,应用横线画去,再在其上方写上正确数据,然后由缴纳及见证双方加签,违反本项规定者按与第6项相同的程度给予处分。
为了加强会计档案的科学管理,充分发挥会计档案作为经济管理信息资源,反映经济管理面貌的历史资料作用,为单位合理组织业务经营及提高经济效益提供有益的经济数据参考资料。依据会计法及会计档案管理办法的规定,特制定本制度。
一、会计档案分类
本制度所指的会计档案是会计核算资料档案,主要包括会计凭证、会计账簿、财务报告、财务软件和会计数据存储介质及其他会计核算专业资料(指合同、养老金缴纳清册、工资册、会计档案保管清册、原始始票据存档等)等五大类,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
二、会计档案的整理
乡镇卫生院每月应对会计凭证进行整理装订成册,年度结算后应对会计凭证、会计账簿(包括现金日记账和银行日记账)、会计报表(会计报告)、工资册、药品与库存物资的盘点清单、银行对账单与银行余额调节表及养老金缴纳清册等整理立卷、装订成册并写好案卷目录和年度案卷说明,交会计档案专柜存放。
如进行电算化记账,其电算化会计数据信息应及时备份并以磁带、磁盘、光盘等磁性介质进行保存,防止会计数据信息的丢失;并每月打印会计报表、科目汇总表、余额发生额明细表、往来帐余额表、银行日记帐;年度终了后所有的电算化会计数据应打印输出,以纸介质形式连同其它会计档案、电脑磁盘一同保管。
为了便于档案的统计、保管和查找利用,必须对所有的案卷进行排列和编号。并且在排列、编号上要尽量适应本单位会计档案形成的特点和管理方式。乡镇卫生院的会计档案按“年度―类别―保管期限分类排列法”,即把一个会计年度中所形成的会计档案,分为会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料四大类。一个单位一年的会计档案经过分类整理、装订、编号,然后都要登记案卷目录。会计档案案卷目录是根据案卷内容和成分按一定次序编排的.,用于检索的案卷名册,是揭示和介绍了会计档案的内容,是一个基础的检索工具。会计档案案卷目录的项目主要有:序号、案卷号、案卷标题、起止日期、张数、保管期限、备注等。
三、会计档案的保管
进库档案必须符合标准、妥善保管、专人负责、科学管理、存放整齐、排列有序、查找方便,并要做好防霉、防潮、防火、防盗。对磁介质档案还要做好防磁工作,每年至少翻一次,不断改善保管条件,并要定期组织检查,确保档案安全完整。
要认真做好会计档案资料的利用,为领导决策和提高经济效益服务。对查阅档案要有严格的审批手续,凡内部各职能部门查阅,须经财务负责人批准;外单位查阅须经单位负责人批准,严格按审批内容进行查阅,并办理登记手续,严禁在会计档案上涂改、拆封和抽换等。借阅档案归还时间最长不得超过10天,超期应办理延期手续,到期档案管理人员应主动催收,并对收回的档案认真检查有无缺损等情况。
全套会计电算化系统文档视同会计档案保管,保管期截止至该系统停止使用或有重大修改后三年;各种会计档案保管期限应根据会计档案管理办法有关规定执行。会计档案的保管期限,从会计年度终了后第一天算起,分为永久、定期。具体保管期限如下:
1、会计凭证、会计账簿(包括总账、明细分类账)保管期限为15年;
2、现金日记账、银行日记账、保管期限为25年;
3、会计月报表和其他应保存的会计核算专业资料保管5年;年度会计报表与财年度决算报表、会计档案保管清册、会计档案销毁清册保管期限为永久。
合并、撤销单位的会计档案,应根据不同情况办理移交手续,交接双方要在移交清册上签名。会计档案管理人员调动工作或因故离职,要将所管的会计档案向接办人移交清楚,并应上级主管部门、单位负责人及有关人员负责监交。
四、会计档案的销毁
会计档案保管期满,需要销毁时,由单位档案机构会同财务部门提出销毁意见,编造会计档案销毁清册,经单位负责人审查签署意见后由会计、档案部门共同派人监销,其中未了债权、债务凭证、建设项目应抽出单独立卷保管,直至债权、债务、建设项目结清为止。
第一章总则
第一条、为了加强对单位货币资金的内部控制和管理,保证货币资金的安全,根据《内部会计控制规范——基本规范》和《内部会计控制规范——货币资金》等法律法规,制定本制度。
第二条、本规范所称货币资金是指单位所拥有的现金、银行存款和其他货币资金。货币资金具有流动性大、变现能力强的特点,应重点加强货币资金业务执行的过程控制。
第三条、为了加强货币资金的管理、保证货币资金的安全,降低货币资金的使用成本,有效地控制企业财务风险。根据国家有关法律法规和本制度,各企业要制定适合本单位业务特点和管理要求的货币资金内部管理制度,并组织实施。
第四条、企业负责人对本单位货币资金内部控制的建立健全和有效实施以及货币资金的安全完整负责。
第二章、岗位分工及授权批准
第五条、各企业要建立货币资金业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限。配备具有良好职业道德,忠于职守,廉洁奉公,遵纪守法,客观公正的人员办理货币资金业务。不断提高会计人员业务素质和职业道德水平。并根据具体情况进行岗位轮换。
第六条、确保办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。即:授权审批与执行货币资金业务的岗位分离;执行与审核货币资金业务的岗位分离;执行和记录货币资金业务的岗位分离:记录与保管货币资金的岗位分离。
出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。不得由一人办理货币资金业务的全过程。
第七条、对货币资金业务要建立严格的授权批准制度,明确审批人对货币资金业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人办理货币资金业务的职责范围和工作要求。
第八条、审批人应当根据货币资金授权批准制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内,按照审批人的批准意见办理货币资金业务。对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务,经办人员有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权部门报告。
第九条、为保证货币资金支付业务的正确无误,企业应当按照规定的程序办理货币资金支付业务。
(一)支付申请。有关部门或个人用款时,应当提前向审批人提交货币资金支付申请,注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容,并附有效经济合同或相关证明。
(二)支付审批。审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。对不符合规定的货币资金支付申请,审批人应当拒绝批准。、
(三)支付复核。复核人应当对批准后的货币资金支付申请进行复核,复核货币资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确,手续及相关单证是否齐备,金额计算是否准确,支付方式、支付单位是否妥当等。复核无误后,交由出纳人员办理支付手续。
(四)办理支付。出纳人员应当根据复核无误的支付申请,按规定办理货币资金支付手续,及时登记现金和银行存款日记账。
第十条、对于重要货币资金支付业务,应当实行集体决策并上报审批。建立责任追究制度,防范贪污、侵占、挪用货币资金等行为。
第十一条、严禁未经授权的机构或人员办理货币资金业务或直接接触货币资金。、
第三章、现金和银行存款的管理
第十二条、要加强现金库存限额的管理,超过库存限额的现金应及时存入银行。
第十三条、必须根据《现金管理暂行条例》的规定,结合本单位的实际情况,确定本单位现金的开支范围。不属于现金开支范围的业务应当通过银行办理转账结算。
第十四条、现金收入应当及时存入银行,不得坐支。现金出纳员对库存现金的安全负有直接责任。
第十五条、借出款项必须执行严格的授权批准程序,严禁擅自挪用、借出货币资金。严禁白条抵库,公款私存。
第十六条、对取得的货币资金收入必须及时入账,不得私设“小金库”,不得账外设账,严禁收款不入账。
第十七条、严格按照《支付结算办法》等国家有关规定,加强银行账户的管理,严格按照规定开立账户,办理存款、取款和结算。定期检查、清理银行账户的开立及使用情况,发现问题,及时处理。加强对银行结算凭证的填制、传递及保管等环节的管理与控制。、
第十八条、严格遵守银行结算纪律,不准签发没有资金保证的票据或远期支票,套取银行信用;不准签发、取得和转让没有真实交易和债权债务的票据,套取银行和他人资金;不准违反规定开立和使用(出租出借)银行账户。
第十九条、财务部门要设立银行存款日记账,逐日登记银行存款业务。并指定专人定期核对银行账户,每月至少核对一次,编制银行存款余额调节表,使银行存款账面余额与银行对账单调节相符。如调节不符,应查明原因,及时处理。
第二十条、定期和不定期地进行现金盘点,确保现金账面余额与实际库存相符。发现不符,及时查明原因,作出处理。
第四章、票据及有关印章的管理
第二十一条、要加强与货币资金相关的票据的管理,明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和程序,并专设登记簿进行记录,防止空白票据的遗失和被盗用。、
第二十二条、加强对银行预留印鉴的管理。财务专用章由专人保管,个人名章必须由本人或其授权人员保管。严禁一人保管支付款项所需的全部印章。、
第二十三条、按照规定需要有关负责人签字或盖章的经济业务,必须严格履行签字或盖章手续。银行出纳人员不得擅自支付手续不完备的任何款项,对银行凭单和其他结算单据要妥善保管和正确有序的传递,并按银行结算的规定办理各项存贷业务。
第五章、监督检查
第二十四条、各企业要建立对货币资金业务的监督检查制度,明确监督检查机构或人员的职责权限,定期和不定期地进行检查。
第二十五条、货币资金监督检查的内容主要包括:
(一)货币资金业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在货币资金业务不相容职务混岗的现象。
(二)货币资金授权批准制度的执行情况。重点检查货币资金支出的授权批准手续是否健全,是否存在越权审批行为。
(三)支付款项印章的保管情况。重点检查是否存在办理付款业务所需的全部印章交由一人保管的现象。
(四)票据的保管情况。重点检查票据的购买、领用、保管手续是否健全,票据保管是否存在漏洞。
第二十六条、对监督检查过程中发现的货币资金内部控制中的薄弱环节,应当及时采取措施,加以纠正和完善。
第六章附则
第二十六条、本规范由财务部负责解释。
第二十七条、本规范自发布之日起施行。
卫生院实行成本核算,是社会主义市场经济条件下对卫生院管理提出的客观要求,它可以有效地利用卫生资源,降低医疗服务成本,从而提高单位的社会效益和经济效益。为了加强卫生院的成本管理,切实有效地开展成本核算工作,特制定本制度。
一、建立健全成本管理和核算组织体系
卫生院应加强对成本管理、核算的组织和领导,建立健全院、科室、个人三级成本核算组织体系。卫生院根据实际情况可成立成本管理领导小组,成员由院领导、财务人员及有关科室负责人组成,主要负责对全院成本管理工作和核算工作的组织、领导和落实。各相关科室应有兼职的成本核算员,负责基础资料的统计编报工作。
二、做好成本核算的基础工作
卫生院的成本核算贯穿于医疗服务活动的全过程,涉及到院内的所有部门和人员。因此必须做好与成本核算有关的各项基础工作,建立健全与成本核算有关的各项原始记录,保证成本核算原始资料真实、完整。
1、建立健全固定资产、消耗药品、材料、低值易耗品、制剂等各项财产物资的计量、计价、验收、领退、转移、报废、清查、盘点制度。
2、制定必要的消耗定额和人员定额,加强定员定额管理。
3、建立和健全有关成本核算的原始记录和凭证,并建立合理的资料传递程序。
4、制定内部结算价格和内部结算制度。
三、卫生院成本核算的原则
为了正确核算卫生院的各项成本,必须讲究成本核算的质量,符合成本核算的原则,成本核算应遵守以下原则:
(一)合法性原则。即计入成本的费用都必须符合法律、法令、制度等的规定。不符合规定的费用不能计入成本。
(二)可靠性原则。即所提供的成本信息应与客观经济事项一致,不能人为提高或降低成本,且这些信息还要有可核实性。
(三)配比的原则。即要求严格遵守权责发生制原则。
(四)按实际成本计价的原则。
(五)一致性原则。即成本核算所采用的方法前后各期必须保持一致,使各期的成本资料有统一的口径,前后连贯,相互可比。
(六)重要性原则。即对成本有重大影响的项目,应作重点核算,力求精确。
四、卫生院成本核算的范围和项目分类
卫生院成本核工业算的范围包括以下内容,并按其经济用途可分类八类:
(一)人员经费:指工资、津贴、奖金、社会保险费、其他工资等。
(二)材料消耗费用:指卫生材料、其他材料、低值易耗品等。
(三)固定资产折旧费和维修费:包括所有固定资产的折旧计查和日常维修费等。
(四)办公用品及水、电、油、邮电、差旅、培训等消耗性费用。
(五)药品费:指医院药品销售成本。
(六)其他费用:指上述内容之外应计入成本的费用。
卫生院要严格遵守国家规定的.成本开支范围,正确划分费用支出的界限,卫生院发生的下列费用,不应计入成本:
(一)医疗事故赔偿支出;
(二)被没收的财物损失及违反法律支付的各项滞纳金、罚款;
(三)医院捐赠、赞助支出;
(四)应在职工福利基金中开支的支出;
(五)国家财务制度规定不得列入成本的其他支出。
五、卫生院成本核算对象
卫生院成本核算的对象包括单位总成本、科室成本、项目总成本和单位项目成本四个层次。卫生院成本核算的最终目标是医疗项目成本核算,在目前条件下,应先进行科室成本核算,逐步向医疗项目成本核算过渡,有条件的可开展单病种成本核算。
六、医院成本核算的程序
成本核算程序就是卫生院经营活动过程中发生的费用计入成本的过程。成本核算应按以下程序进行:
(一)审核经营活动过程中发生的费用。根据成本开支范围,确定哪些费用计入成本,哪些费用计入其他支出或专项资金支出。
(二)直接成本直接计入。对应计入成本的费用要编制费用分配表(如材料费用分配表、工资费用分配表等),少数业务可根据原始凭证直接登记成本明细帐。
(三)辅助服务费的归集和分配。对水、电、供应室、洗衣房、总务维修等部门发生的费用进行归集,并按其服务的对象和提供的劳务数量,编制辅助服务费用分配表,计入相关成本明细帐。
(四)管理费用的归集和分配。对行政管理科室所发生的费用及全院性费用进行归集,月末按一定的方法分摊计入各成本明细帐。
卫生院成本的核算过程,实际上是一定成本核算对象归集和分配费用的过程。在归集和分配费用时,应当遵循以下原则:对能按某种成本对象直接归集的费用,应直接计入;对于不能直接确定的费用,则要按受益原则,通过一定的科学方法进行分配再计入。即直接费用直接计入,间接费用分配计人。
七、成本分析
成本分析是成本管理工作的一项重要内容,它是利用成本核算资料及其他有关资料,研究成本的形成和变动情况,寻求降低成本途径的一种成本管理活动。
在成本管理工作中,要定期对成本计划的执行进行分析,及时发现卫生院超成本计划的原因;要掌握成本的变动规律,充分挖掘潜力,努力降低成本,从而提高卫生院的社会效益和经济效益。
成本分析可以采用一般方法和专门方法进行。一般方法的程序是:分析成本计划完成情况→分析产生差异的原因→制订降低成本的措施→编写成本分析报告。专门方法常用的有比较分析法、标准成本分析法、本量利分析法等。
(一)比较分析法。即计划与实际对比,本期与上期对比,本院与同24类型医院对比。
(二)标准成本分析法。是以预定的服务项目标准成本为基础,将实际成本与其相比较,揭示各种成本差异,找出原因,为成本控制和成本考核提供资料。
(三)本量利分析法。就是要在既定的成本水平和结构条件下,找出医疗工作量、医疗成本、收益三者结合的最佳点,使医院以较少的成本获得较好的收益。
卫生院通过成本分析,可以提供相关成本资料:可以作为医疗资料分配及投资效益分析等经营决策的依据;可以作为管理者评估营运绩效及控制成本的依据。
八、强化卫生院内部成本管理意识
卫生院实行成本核算的最终目的是为了充分利用内部的卫生资源,更好地为人民群众的健康服务。
卫生院应强化成本管理意识,做到人人关心成本核算,个个参与成本管理,从上到下形成一个良好的成本管理氛围。因为成本管理工作涉及到每个人,所以应强人以“人”为中心的管理思想。