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1、会议室是研究院专门用于召开学术报告、会议、组织活动和接待客人的场所,未经允许不得擅自使用。本管理办法所指的会议室包括:302会议室、306学术报告厅、409咖啡厅。
2、会议室由院办公室统一管理,负责使用登记与调度、设备维护等相关事宜。未经院办公室允许,任何部门和个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。
3、会议室实行提前预约制度。相关人员(部门)使用会议室,需填写相应的申请表,包括会议主要内容、参会人数、使用时间、申请人及联系电话、安全负责人等信息,经登记批准后方可使用。
4、使用人应爱护会议室设施,并保持会议室清洁。活动期间,要爱惜会议室的设备及物品,特别是多媒体设备等。
5、会议室活动结束后,使用人应进行必要的检查,关闭会议室内各种电器设备的电源,特别注意必须等待投影仪散热,指示灯变红后方可切断电源,关好门窗,对会议室进行清扫和整理,如有损坏照价赔偿。经劝说后,仍未自觉遵守各项规定,将停止其继续借用会议室。
6、严禁涉及商业的各类活动。
会议室管理规定
为节约公司资源,提高各部门会议效率,保障会议室的正常使用状态,行政部现面向公司内部实施会议室使用管理制度,具体事项如下:
1、会议室如需使用电脑请各部门自行准备,并认真做好保密工作,严禁传播、泄露公司商业机密
2、会议室使用人员需爱护设备和物品,人为损坏要按价赔偿
3、会议室仅作为部门会议(上下级谈话)、客人接待、公司会议使用,不允许出现接打电话、睡觉、吃饭现象,若发现有此类现象者罚款50元。
4、因1503会议室情况特殊,在1503会议室吃饭的员工请吃完之后用抹布将桌面擦干净,并将窗户和门同时打开通风,若发现违背者罚款50元。
5、话筒、投影仪等设备需由行政部门人员调试,未经允许,不得随意变动。如出现故障,影响会议进行,可通知行政部。
6、各部门使用会议室前请咨询行政部会议室使用情况(有无闲置会议室、使用多长时间、设施配备等),以保证会议的正常进行;并在会议使用结束后,将桌椅、物品再摆放之原处。
7、行政部门每日早上、中午开始工作前须将会议窗户和门全部打开通风,5分钟左右即可。
8、每天下班前检查会议室物品摆放及卫生情况,如有不整洁的地方,处理干净整齐之后方可下班。
9、会议室主要有:1502多媒体会议室、1501标准会议室、1501商务洽谈室、1503标准会议室。
本规定自颁布之日起实施,请大家自觉遵守。
行政部
2015年3月6日