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(一)行政工作
1、负责拟定公司年度经营目标;
2、根据董事会及年度经营目标,抓好公司部门间的组织协调及行政管理工作;
3、进行调查研究,收集信息,掌握情况,及时向办领导反映,为领导决策提供依据;
4、负责草拟公司及本办的公文和起草各类综合性文字材料,;
5、拟订公司及本办综合性的规章制度,并组织检查督促;
6、协调各部门之间的工作,传达、督促办领导批示及交办的事项;
7、负责组织安排公司的重大活动和各种例会,做好会议提案的收集、记录及各项决定执行的督促检查工作;
8、负责综合性会议的筹办工作,对会议决议的贯彻执行情况进行督促检查;
9、承办职工思想政治教育和宣传工作;
10、负责行政、群工等各类文件收发,文书处理,印章管理(登记备查),做好保密工作;
11、负责公司及本办各类文书档案管理工作;
12、负责组织协调本办综合治理工作,检查督促综合治理工作责任制和各项具体工作的落实;
13、负责公司对外宣传工作;
14、维护公司网络的正常运营,保证办公的正常运行;
15、负责公司各类档案管理,包括项目档案、业务档案、人事档案等,并制定相应的档案管理规定;
16、负责公司车辆管理工作。
(二)总务工作
1、组织协调公司的日常总务工作;
2、负责上级单位,兄弟单位来人来访的接待工作,做好外联协调工作,树立良好的公司形象;
3、按照公文管理的规范程序,认真审核拟发单位的各项公文文稿,做好往来行文的呈批、注办、催办工和归档管理工作;
4、负责本办各类财产及办公用品的管理工作;
6、负责公司日常办公用品的采购、发放、调配、清盘等工作管理;
7、负责公司(不包括专业口的'会议)会务管理;全管理工作。
(三)人事、劳资工作
1、负责公司的人事、劳资管理工作;
2、管理公司职工的人事档案和业务技术档案;
3、负责编制公司的工资计划和劳动保护福利计划,填写有关报表,具体办理职工的工资福利事宜;
4、管理公司的安全工作和职工各类保险工作;
5、参与公司干部、专业技术人员及其他职工的考察、考核、监督工作,办理职工的定级、晋升手续;
6、办理职工离、退休、退职以及工作调动等手续;
7、处理公司因公、患病、伤残或其他原因死亡职工的善后工作;
8、管理职工的在职教育和培训工作;
9、建立广泛、畅通的人才输入渠道,储备人才;
综合办公室是负责人事、文秘、档案、后勤、法律和行政事务的综合管理职能机构。主要职责是:
1、遵守国家有关法律、法规,贯彻执行公司的各项规章制度,负责制定综合办公室职责范围内的制度,完善有关规定,建立工作流程。
2负责公司劳动合同、劳资关系、薪酬福利等人力资源的管理。
3、负责公司人才需求计划的'拟定、员工招聘、员工录用、退(辞)职、退休等工作。
4、负责文印、印信、收发及保密工作,负责公司文档、人事档案和声像档案的管理工作。
5、按照公文管理的规范程序,认真审核拟发公司的各项公文文稿,做好往来行文的呈批、注办、催办工作。
6、负责公文的拟稿和起草各类综合性文字材料。
7、负责公司(不包括专业口的会议)会务管理。
8、负责公司日常接待、外联工作。
9、负责公司信息化建设。
10、负责机关办公设备的管理、验收和交接。
11、负责机关车辆的管理。
12、按时完成公司领导交办的其他工作。
1、负责日常行政工作,主要包括以下工作内容:
负责红头文件的拟写、校对、印发及归档工作;
负责会务组织、会务服务及会议记录工作,起草印发会议纪要;
负责区大事记(季度)、年鉴内容整理、编纂、上报工作;
负责一般行政事务(如开具介绍信、证明,更新联系表,安排值班人员等)
2、负责日常人事工作,主要包括以下工作内容:
拟写并修订员工手册;
协助主管完成制定招聘计划、联系各种招聘渠道、筛选简历、通知初复试等;
协助主管完成培训需求调查、培训组织及培训效果评估工作;
协助主管完成绩效考核汇总及统计工作;
负责员工入职、转正、离职手续办理及劳动合同的签订与管理;
负责员工委托存档人事档案的'手续办理;
负责员工月度考勤记录汇总及统计工作。
1、开展调查研究,搞好企业的信息管理,做好综合分析和统计工作,制定企业的规章制度和决定供总经理决策参考。
2、行使本系统内部日常行政监督权利,对违法乱纪、违反公司规章制度、泄漏公司机密、盗窃和破坏公司财产的有关人员进行调查和处罚。
3、负责全公司系统思想、文化建设和精神文明建设,筹划各种增强职工凝聚力的宣传、教育活动。
4、组织拟定全公司机构的.人员编制计划,并根据生活水平、工资市场情况及公司政策,研订合理的员工待遇办法报总经理审批。
5、负责公司员工的招聘、甄选、培训、绩效考核。
1、负责协助总经理制定符合法律法规的公司各项规章制度,执行各项规章制度,优化工作流程;
2、上传下达,使总经理的指示畅通无阻,团结办公室人员共同高效、高质的完成工作;
3、负责公司外联及各项活动的组织,树立良好的公司形象;
4、策划、组织公司文体活动,活跃公司文化氛围,创建人文、轻松而又有序的.工作环境;
5、负责定期组织公司各类型培训与学习,为创建学习型公司做好基础工作;
6、规划、指导、监督、协调下属及员工的聘用、福利、培训、绩效、员工关系等管理工作;
7、做好办公室文件材料保管、保密等工作;
8、关注与公司发展相关信息,及时为公司总经理提供有价值可参考的意见。
9、完成总经理交办其他任务。
综合管理部岗位职责 人事部分:
1、年度招聘计划的制定,各季度招聘计划的落实与跟进
2、人员招聘工作的执行(电话面试以及初试)
3、招聘渠道的拓宽以及人员的及时供给
4、员工入职、转正、离职、晋升手续的办理
5、社保、公积金事宜的办理
6、密切关注员工日常动态,并协助各部门经理以及管理层对员工管理提出可靠意见
7、人事档案的建立与管理
8、人事规章制度的制定执行与宣导
9、劳动合同的管理
10、组织架构的完善
11、企业用人风险的评估与防范
12、考勤表、工资表、员工外出统计表、加班调休统计表、的汇总
行政部分:
1、行政规章制度的制定、执行与宣导、所有制度最好做到让员工签字确定
2、活动组织(每月生日会、团队户外活动等)
3、行政文稿的起草与发布
4、企业文化的宣导
5、各类培训工作的安排与执行
6、工商年检、劳动年检、社保年检等各类年检事宜的处理
7、公章的管理
8、档案管理
9、固定资产的管理
10、节假日员工各类福利的购买与选择
11、负责公司办公用品的采购以及固定财产的保养
12、成本控制
13、做好各部门工作的润滑,及时完成领导交代的其他事宜
后勤部分:
1、各合作供应商的选择(办公用品供应商、装订公司、福利供应商、饮用水供应商等)
2、名片的制作以及公司其他宣传白板或者手提袋等此类的设计联系工作
3、保证公司固定资产的正常使用,并联系几家常用的供应商,控制办公成本
4、报税、报销以及其他出纳工作的处理
5、快递联系并详细记录快递情况以备查询
6、与物业的沟通,保证公司水电的正常
7、通讯录的及时更新与发布
8、办公卫生情况的安排、监督与检查
9、发票、收据开局的统计与管理
10、查新工作的根据与安排
11、请款的安排
综合管理部日常工作流程:
一、人事工作中的部分工作安排 (1)、人事招聘流程:
电话初试—安排面试—跟进面试结果---及时沟通---通知入职(通知时要沟通好相关事宜)--入职第一天、入职培训---正式入职—跟进试用期---转正、签订合同---缴纳社保----表现跟进---(岗位晋升)---离职办理
重点:
1、招聘:首先要定期和各部门经理做好及时沟通,了解大家用人需求!
2、招聘:招聘中各环节面试结果的沟通很重要,综合管理岗位要在电话通知的时候就简单的电话初试一下,感觉比较适合在通知过来,并在通知的时候确定好薪资等方面事宜。
3、入职培训第一天:综合管理部要做好入职培训,并时刻关注新员工在公司的第一个星期的总体表现,及时反馈给部门经理。我们要做到招到适合的人,并留下来,减少用人成本
4、离职办理:离职手续要让员工有书面申请,并严格办好工作交接手续之后方可离职,办理的时候综合管理部要关闭掉员工在公司使用的所有资源:邮箱、QQ以及其他涉及的系统等,并确定工作交接完毕。
5、招聘渠道:我们公司招聘的除后台人员,较难招聘的为销售人员,其中常用的招聘网站之外,也可在各大网站发布免费招聘信息,或者搜索简历等,但是搜简历电话的沟通很重要,约见率、质量都要提升,这方面我做得不太好。
(2)、社保流程
江苏这边均为员工转正后缴纳社保。社保费用是提前一个月在工资中扣除。员工在15日之前入职转正当月可以缴纳社保,15日后入职,那转正次月开始缴纳社保。
(3)员工人事档案管理
1、员工入职后要缴纳相应的人事材料,其中最重要的是:离职证明(可证明员工在上家公司正常离职),然后纸质版本存档。在相应做好电子稿进行存储。
(4)人事制度
详见附件,人事制度(江苏这边严格按照制度执行,现在效果很好)
(5)各类表格的汇总:这个按照表格严格填写就好了,外出的统计要注意,让员工填写外出表,一是作为费用报销的凭据二是成本核算的根据。
(6)其他的也没什么要总结的都按照正常流程就好,但是综合管理部的工作繁杂,所以要用心就好
二、行政工作中的部分工作安排
1、活动的组织:组织暂无多余可说,认真仔细就好
2、物品采购:物品的采购包含办公用品、福利采购,所有的采购务必选择至少三家以上,并详细的 比价之后方可做成方案进行汇报
3、行政制度:本身作为制度的执行者,所以本身要有严格的制度概念。认真好做制度的执行与监督
4、行政中公章、公车的管理要严格,公章不可盖在无字的白纸上等,合同的严格管理以及档案管理都要严格,更要做好公司资料以及客户资料的保密工作。
5、企业文化的话,首先自己要做一个积极的人,才能更好的影响到周边的人
6、工作中遇到问题要及时去想办法解决,并运用于工作中
三、后勤工作
一句话不怕累不怕烦认真就好了
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