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1.负责供应商资料的整合、传递、对接工作;
2.公司安排的商品采购相关事项追踪;
3.项目所用材料采购订单的跟进管理;
4.协助完成供应商结算请款、报价等工作;
5.其他领导交办任务;
岗位名称:
办公室主任
直接上级:
总经理
下属岗位:
文秘部、物资采购部
岗位性质:负责主持办公室所有的管理工作
管理权限:
行使公司行政办公秩序、物资供应指导、指挥、监督、管理的权力,并承担执行公司各项规程、工作指令的义务
管理责任:
对所分管的工作全面负责
主要职责:
1、在总经理的领导下,负责主持本室的全面工作,组织并督促全室人员全面完成本室职责范围内的各项工作任务;
2、贯彻落实本室岗位责任制和工作标准,密切各部门工作关系,加强协作配合做好衔接协调工作;
3、组织汇总公司年度综合性资料、草拟公司年度总结、工作计划和其它综合性文稿,及时择写总经理的归言稿和其他以公司名义发言的文稿审核工作,严格按行文程序办理,保证文稿质量;
4、组织收集和了解各部门的工作动态,协助总经理及公司领导协调各部门之间有关的业务工作,掌握公司主要活动情况,为公司领导决策提供意见和建议,负责编写公司年度大事记;
5、负责召集公司办公会议,检查督促办公会议和公司领导布置的主要工作任务的贯彻落实情况;
6、负责监督公司印章的使用;
7、参与公司发展规划、年度经营计划的编制和公司重大决策事项的讨论;
8、负责组织公司通用管理标准及规章制度的拟定、修改和编写工作,协助参与专用管理标准及管理制度的拟定讲座和修改工作;
9、负责组织公司投资项目的洽谈、调研、立项、报批、工程投标、开工、竣工、预决算等有关基建项目管理工作,及时组织编制项目计划和项目进度统计报表,认真做好项目的'监督管理工作;
10、负责组织物资的供应计划,组织物品的供应、采购工作,做好物品进、出、存统计核算工作;
11、负责组织全公司员工大会工作,开展年度总结评比和表彰工作;
12、负责做好公司来宾的接待安排,统一负责对上级主管部门的联系、有关的法律咨询等工作;
13、有权向直属领导提议下属人选,并对其工作考核评价;14、完成公司领导交办的其他工作任务。
岗位要求:
具有大专以上文化程度和较强的文字组织能力;
热爱本公司,有较强的工作能力和综合管理协调能力;
努力学习,积极进取,有较强的工作责任感和事业心。
参加会议:
参加公司年度总结会、计划平衡协调会及其重在会议;
参加季、月度总经理办公会、经济活动分析会、考核评比等会议;
参加临时紧急会议与总经理参加的有关专题会议;
参加本部门召开的有关工作会议。
直接上级:总经理;
下属部门:文秘科、供应科、基建科;
部门性质:是总经理行政指挥的办事机构;
管理权限:受总经理委托,行使协调各部门工作,对公司日常办公秩序、行政文书、原辅材料供应、基本建设项目等全过程的管理权限,并承担执行公司规章制度、管理规程及工作指令的义务;
管理职能:负责对办公秩序、行政文秘、基建项目、原辅材料供应全过程实行管理、监督、协调的专职管理部门,对所承担的工作负责;
主要职责:
1、坚决服从总经理的统一指挥,认真执行其工作指令,一切管理行为向总经理负责;
2、严格遵守公司规章制度;认真履行其工作职责
3、协助总经理做好综合、协调各部门工作和处理日常事务;
4、负责汇总公司年度综合性资料,草拟公司年度总结、工作计划和其它综合性文稿,及时撰写总经理发言稿和其他以公司名义发言文稿审核工作;
5、及时收集和了解各部门的工作动态,协助总经理直辖市地各部门之间有关的业务工作,掌握全公司主要活动情况,编写公司年度大事记;
6、根据公司领导意见,负责召集公司办公会议和其他有关会议,做好会议记录,编写会议纪要,并检查督促会议决议的贯彻实施;
7负责公司行政文书的处理,做好收支的登记、传递、催办、归档、立卷和发言的登记、打印、存档,以及行政文书档案的管理工作。负责对各部门文书资料收集归档管理工作,进行业务指导;
8、负责公司的印鉴、文印的管理和信件的收发以及报刊订阅、分发工作;
9、协助参与公司发展规划的拟定年度经营计划的编制和公司重大决策事项的讨论;
10、负责组织公司通用管理标准规章制度的拟定、修改和编写工作,协助参与专用管理标准及管理制度的拟定、讨论、修改工作;
11、组织公司投资项目的洽谈、调研、立项报批、工程招投标、开工、竣工、预算、决算等有关工作,及时编制项目计划和项目进度统计报表,认真做好项目的监督管理工作;
12、负责编制原、辅材料及备品配件的供应计划。认真组织原辅材料、小五金配件等零星材料的供应、采购,做好原辅材料、小五金配件等备品配件的进、出、存库统计核算工作;
13、负责组织全公司员工大会工作。开展年度总结评比和表彰活动;
14、负责做好公司来宾的接待安排,做好重要会议的组织、会务工作;
15、负责公司对上级主管部门联系,公司有关法律咨询和联系工作;
16、负责做好公司的宣传报导工作;17、完成公司领导交办的其他工作任务。