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酒店是一个24小时不间断的运营企业,对客人提供服务的品质是酒店视为生命的服务保证。酒店IT部门提供的技术支持,是酒店服务的基础环节。酒店的运营对酒店系统的依赖可以说是必不可少的。任何系统的故障对于酒店来说都会造成致命的、灾难性的和无法挽回的损失。因此,保障系统运转、提供技术服务、培训酒店职工、监督操作过程是酒店IT部门责无旁贷的任务。
酒店IT经理的职责就是如何通过平时的工作使酒店的信息系统正常运行,保障酒店业务的有序进行。以下为详细说明。
1、 信息系统方案论证
酒店的更新改造、信息系统的更新换代、酒店业务的发展、客人服务的需求,涉及了信息系统的方案论证。在方案论证阶段,理念要领先、思路要清晰。现代酒店的设计,往往是多学科交叉并用。方案有着丰富的技术内涵和管理内容,系统的内部与外部各个系统连接紧密。在方案论证时,既要选择先进性,又要照顾到适用性。既要想到安装调试的可行性,又要考虑运行维护的方便性。鉴于酒店系统在酒店运营中的重要作用,首先要确定软件。在软件选择时,不能因为系统而影响业务,不能在确定软件之前而确定硬件。IT经理需要综合方案、软件、硬件、性能价格比,确定最适合的方案。
2、 信息系统工程实施
信息系统的实施是在方案确定之后进行的,实施就是把方案变成现实。对于施工方案的审查,要结合酒店的具体情况。尤其是在酒店边改造边施工的情况下,既不能影响到酒店的正常营业,又要保证工程实施的进度。高层的重视、统一的指挥、认真的态度、丰富的经验是工程顺利完成的保证。对于信息系统使用前的培训,是系统能够发挥效能的必要前提,也是酒店系统应用的标准之一。协调工程实施中各个供应商之间的关系,是提高工程效率的重要方法。对于工程实施后的验收,是保证工程质量必不可少的环节。
3、 外包服务合同签订
IT外包服务是一条酒店IT的必由之路,这首先是源于外包服务的服务品质。专业化的服务体系是IT外包服务商最有力的法宝,也是酒店选择外包服务商最重要的标准。在合同中的服务条款如响应时间、服务质量、价格、违约处理和付款条件都是重要的元素。服务期间内的检查及沟通是保证合同执行的有力手段。部门内员工对于合同的理解,也是一个不可缺少的环节。同时,IT部门的设备普查计划、设备保养计划、预防维修计划和安全检查计划要与外包服务合同有机结合,共同完成酒店IT部门的运行维保。
4、 设备采购技术审定
酒店在运营中,除了有大的`工程改造和系统更新需要进行采购外,还有许多小规模或零星IT方面的采购。这些采购的技术工作是由IT经理负责的。掌握IT产业的技术动态、了解行业的发展趋势、学习流行的技术和交流工作经验,
是IT经理的技术不断更新的手段。现代化的酒店管理的一个重要的标志是专业分工。酒店的IT部门提出计算机设备的技术方案、采购部门负责计算机设备的采购工作、财务部门审核计算机设备的价格。因此,与有关部门的协调配合也是一项重要的工作。
5、 信息系统培训体系
IT行业的发展遵从摩尔定律,即每十八个月技术水平提高一倍。这样的发展速度决定了IT行业自身培训的重要性。定期安排酒店IT部门员工培训、提高他们的技术水平是必不可少的。酒店员工的流动性非常高,对新员工的培训是保证酒店信息系统正常运转的重要手段。对于操作人员的培训,重要的一点是建立起一个自学习的体系。培养选拔操作人员中的骨干、提供他们必要的学习环境、给予他们不同的权限、安排他们相应的工作是建立这一体系的重要环节。
6、 信息系统权限设定
信息系统权限的设定,源于业务管理的需求。业务管理要求不同的部门管理不同的业务,不同的人员行使不同的权利。管理的范围不同、管理的深度有别,因此信息系统的管理人员依据这些,分别给予系统的使用人员分配不同的权限。同时,出于对系统的安全着想,监控系统使用人员的权限使用状况是IT部门的应尽职责。权限的设定是对酒店信息系统全局的理解,是对管理责任的体现。酒店的IT经理对于权限设定应有一个完整的方案。
7、 系统业务代码核定
酒店的系统业务代码是酒店业务的核心,是一套科学的代码体系。它的分类、名称、位长、类型、排列、范围无不关系到系统的使用效率和应用方便。酒店IT经理对于这套系统业务代码应有非常清楚的认识,它是酒店信息系统管理的对象。在一个酒店管理集团内,由于业主的不同,可能选用不同的酒店管理系统管理这些业务代码,但系统业务代码确是相同的。各种酒店前台管理软件之所以能够共同存在,就在于业务代码是各种管理系统的管理的对象,它们并不存在差异。因此由代码反映出来的经营报表,也就是通用的。
8、 系统维护预算编制
预算的编制是由于酒店经营管理的需要、财务监督控制、财务核算、饭店发展的需要。同时酒店IT部门的系统维护预算编制、执行和决算,也反映了IT部门对IT运营的控制能力和管理水平。预算的编制是从经验到科学必要的控制方法,是对未来的运营提前的反映。IT部门在未来的一年中,对系统的更新投入、外包的费用支出、修理费用的使用、紧急方案费用的支出、临时费用的使用,都是预算的管理范围。它使得我们工作更有预见性、更少的盲目和工作中更高的效率
9、 信息系统安全保护
保护信息系统的安全是系统管理人员最重要的工作之一。首先是系统信息的备份工作。冗余备份、复制备份是IT部门经常使用的技术手段。其次是信息系统的信息保护工作。这里有将丢失的数据进行恢复、避免信息系统的灾难性事故、监督系统避免未授权的进入者进入、IT资产监督、及时检查和纠正系统错误。再有就是反病毒的工作。酒店一般情况下都会购买反病毒软件,要注意的是购买反病毒软件的服务。在购买反病毒软件时,考虑防病毒引擎的工作效率、系统的易管理性和对病毒的防护能力。从选型角度,一定要选择网络版的软件,实时防护是有效的并且要有病毒码的自动升级功能。
10、 信息系统日常维护
酒店的信息系统有每天必做的日常维护项目,这些项目有一个日程表记录完成情况。IT的维护人员要经常到设备使用地进行巡视,了解计算机系统在使用中发生的问题。机房的安全与卫生对IT人员来说非常重要,这不仅关系到系统的安全,也是IT人员的工作环境。对于信息系统要有一个事故应急方案,在事故发生时能够从容应对。
1. 全面负责酒店筹备期各项物资的采购。
2. 确保采购部门与其他部门密切合作,在给定的价格范围内,采购合适的物品。
3. 参加服务合同的商讨。
4. 识别和开发可靠的供货渠道。
5. 每月开展市场调查。
6. 竭尽全力去获取尽可能最合适的价格。
7. 熟悉任何全国或全球的采购协议。
8. 在采购物品前,确保所有的采购申请单/采购定单/市场采购单都完成并被批准。
9. 确保酒店收到的所有物品都正确归档。
10. 协助应付账款处理任何票据差异问题。
11. 直接管理所有采购和固定资产项目。
12. 跟进进口,省内采购物品定单。
13. 任何时候使自己举止专业,体现集团及酒店的高标准形象。
14. 与酒店所有部门和供应商保持良好的工作关系。
15. 加入酒店的项目工作组时,认真履行相应职责。
16. 完成酒店管理层交代的其他任务。
1、负责公司自有餐饮、小食品牌OEM产品采购工作;
2、开发、审核、维护产品OEM工厂及生产所需物料供应商,确保采购的及时性、准确性、质量和价格的'合理性;
3、负责OEM产品生产、质量和成品发货物流跟踪;
4、负责OEM产品质量标准、打样的洽谈组织安排,以及OEM合同签订;
5、负责生产、品质及其他的异常处理,对出现的问题提出合适的解决方法;
5、建立、完善OEM采购管理系统、流程。
1.整合公司内外部资源,负责组织研究、编写或修订酒店/公寓的总体发展计划和管理运营战略,建立并优化公寓的运营标准系统;
2.建立集团公司酒店/公寓运营的管控管理模式,并予以贯彻和日常维护,以及持续的改进和优化;
3.执行并监控酒店/公寓管理情况,确保公司的管理流程的有效落实,评估酒店/公寓的管理及经营情况并对存在的问题进行系统地处理,对经营管理出现的问题及时提供解决方案;
4.做好公司年度销售及财务预算的制定和落实,拓展销售渠道,提高经营指标;
5.负责管理公司运营团队,对部门人员做好绩效管理和职责分配;
6.完成其他领导交付的工作。
1、及时设置、调整商品采购参数,包括:批次、数量、单价、金额、质量、退货信息进行统计;
2、向供应商发出订单、签订采购合同,跟进落实合同执行情况;
3、定期检查分析在库商品,对滞销、呆滞或库存过大的品种,与供应商协商办理退换货手续,或向相关部门提交促销申请;
4、及时进行清理不良库存,关注商品销售变化,合理调整采购时点及采购批量,使库存结构最优化。
5、根据商品付款条件,结合库存及销售状况判断并确认符合付款条件的发票,保障相关人员可成功开制结算单;
6、应跟进发票的流转,保障发票及时交予财务部门按时支付货款。
一、负责日常事务的管理:
1、建立和完善采购制度、采购流程;
2、设计和制定相关采购表单;
3、参与公司的中高层管理会议,汇报采购工作,并向部门传达会议精神;
4、主持采购部的会议,组织各种活动;
5、协调本部门及并列部门之间的的各种关系。
6、督促下属进行6S管理。
二、负责物料管理:
1、根据生产计划或销售任务,编制采购计划;
2、审核物料的询价、议价的比价表或综合评价表;
3、审核采购订单或商务合同;
4、监督物料的跟踪和催交情况;
5、监督物料的到货、验收、入库情况,及时处理不合格品的退换货问题;
6、就有关物料的质量问题配合技术部或品管部与供应商进行沟通与协调。
三、负责供应商的管理
(一)、开发和考核新供应商,做好供应商的评审工作:
1、供应商开发的原则:
(1)适质;
(2)适价;
(3)适量;
(4)适地。
2、供应商开发的流程:收集供应商资料―――填写供应商调查表――如果条件允许可以实地考察并协同相关部门选出优质供应商―――索取样品并进行认证―――小批量试生产―――中批量试生产―――大批量试生产――列为合格供应商。
3、供应商的考核:通过四大指标(价格30分、质量30分、供货能力20分、综合配合度20分)进行评分:60分以下为D类供应商(不合格),60―69分为C类供应商(合格),70―85分为B类供应商(良好),85分以上为A类供应商(优秀),
(二)、建立与供应商的双赢关系:
1、激励和控制供应商:
(1)激励的措施:
a、引进竞争机制;
b、实施免检措施;
(2)控制的措施:
a、派驻厂代表;
b、定期检查。
2、奖惩供应商:
(1)奖励方法:
a、对于A类优秀供应商给予优先交易的机会;
b、对于A类优秀供应商给予优先支付货款;
(2)惩罚办法:
a、对于质量不合格或交货逾期的供应商;向其索取赔偿或罚款;
b、对于由A类优秀供应商降级为BCD类,对它限制下单或停止下单。
四、负责人事的管理:
1、规划和配置采购部的采购人员;
2、招聘、培训采购人员;
3、合理安排与分配各采购人员的工作内容
4、约束与规范采购人员的行为;
5、考核采购人员的工作绩效。
五、负责财务资金的管理:
1、编制付款计划;
2、审核供应商款项的支付;
3、配合市场部门进行投标报价;
4、分析和评估原材料的成本结构。
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