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关于外贸客户访问考察的一些注意事项
一,客户为什么会看厂:
客户为什么会来看厂?看厂的是什么样的客户?不同的客户怎么样去接待?
一般情况下,客人在经过初步的筛选(网上初步的询价、比较)之后,选定几家工厂来进一步的考察和比较。因此,客人决定来看厂,说明我们在产品或者价格方面已经初步取得客户的认可了。下一步就是要让客户通过参观考察感觉到我们的工厂确实是正规、专业、 放心的生产供应商,产品质量也的确经得起实实在在地考察和检验,是过硬的、可以信赖的。这样,进一步的合作就有了重要的保障。客户在看厂前,会通过邮件或者电话的方式,约定拜访时间和看厂内容。因此,我们必须重视,并充分做好客户来访前的准备工作。
1,按照来访的性质:
正面:预备和我方合作、加深合作、新的合作计划(较多); 负面:因质量问题产生纠纷,上门来商讨处理事宜(较少)。
2,来访客户的分类:
按地域来分,有国外客户、国内客户; 按熟悉程度来分,有老客户、新客户; 按来访人数来分,有单独的,和带翻译的; 按重要性来分,有大客户和小客户。
3,为合理利用我方的人力资源和工作时间,不同的客户需要区分对待: 一般客户,由业务员自行接待;
重要客户,业务员和业务主管共同接待;
大客户,业务员、主管和经理(或者工程师)陪同接待。
二,客户看厂须注意的事项:
第一部分:公司
1,客户的接送
部分客户初次来中国(深圳),可能会提出派专车接送的要求,因此需要提前订好车。
2,接待、服务
包括为客户指路、引座、端茶倒水、上网等提供一些必要的服务。如留客户吃饭,须提前准备,针对不同国家地区的客户,需要注意一些文化上的差异和礼貌细节问题,以免闹出笑话和尴尬,给客户留下不好的印象。
我方接待人数:按重要性,一般客户由业务员或者业务主管接待;重要客户由经理陪同,可再由一位工程师陪同,以便及时解答客户提出的有难度的问题。
接待准备:服装穿着要干净、整齐,要以最好的精神状态去迎接客户。
3,客户看厂的内容
①工厂规模 ——决定能够合作的订单的规模、交期的长短(第一印象) ★★★ ②公司文化 ——员工的精神面貌、企业文化、企业的整体活力(第一印象) ★★
③产品质量 ——生产流程是否标准化操作、质量是否过硬(通过参观车间、询问技术上的一些问题) ★★★
④新产品 ——是否有新颖的、有卖点的产品 ★★★ ⑤新合作洽谈 ——包括价格、交期、质量
★★
4,看厂流程(示例)
——客户邮件、电话预约拜访时间
——弄清客户详细地址和重要联系方式,去接客户
——客户上门,引至展厅(或者会客室)
——上茶、递上名片并索要名片, 给客户最新的产品目录册子 ——介绍上级负责人(业务主管或者总经理,针对重要客户)
——引到车间参观(事先向上级申请并得到批准后/核心工艺车间能否参观?)
(给客户一些必要的防护衣物、鞋帽,以及注意事项的提醒等等)
——向客户介绍各个车间以及工艺流程(带好笔记本和计算器以方便交流、问价等等,顺便也将客户的关心的问题记录下来以备下次参考,积累经验)
——参观完毕,引至会客室,洽谈下一步客户计划(一般客户会提出自己的要求、 预计订单数量和接受的价格,大致建立合作意向,一般情况下双方都会做一定的保留)
不管结果如何,最好能邀请客户在有公司显著标识的地方(如公司前台或者展厅,以产品为背景)合影留念,以比较自然的方式邀请,也不能强求!
——送客户(派车送客户到其指定的地点, 路上可打听一下客户的行程, 以便预测是否还有其他竞争对手,等等)/陪同客户外出就餐,同客人预先沟通就餐的一些注意事项
——客户回去之后,发邮件询问是否平安,已经后期合作的一些事项,附件中可加上合影的照片,给客户一种贴心、温馨的感觉。
第二部分:个人
1,做好和客户的沟通,拜访时间尽量争取在有利于我方的时间。如果上午公司闲杂人多,比较忙乱,则最好在约在下午;反之亦然。
2,事先沟通好客户来中国下榻在何处,派车去何处接等问题,以免临时发生周折,避免花在寻找客户地点上的一些不必要的时间和精力的浪费。
3,客户上门,初次见面的一些礼貌问候用语,倒茶(是冷是热先问过客户),递上名片,索要名片(对客户的信息更了然),带上笔记本和计算器,有必要的情况下也可准备一份报价单,以回答客户随时都有可能提出的问价。
4,整个陪同过程问答主次分明,不必要说的少说,更不能扯远话题,以免浪费客户的时间和自己的时间。
5,注意在互动中了解客户的背景和此次拜访的真实意图,以便在后期合作中掌握主动和抓住先机。
6,老外都喜欢幽默,适时地开一些无伤大雅的玩笑,以调节气氛,利于互动。
7,如果是女性客户,要本着Lady First的原则,学着一些绅士风度的动作,增加客户的好感。
客户来中国看厂,除少部分老客户之外,大部分客户一般不仅仅只拜访个别供应商,他们也需要不断的比较、鉴别。除公司实力和产品质量外,最重要的就是细节,有时候,一个小细节也能影响客户的决定。可能是接待人员一个很小的、不经意的举动,也有可能是车间地上一片小纸屑,都有可能让客户做出对我们不利的一些判断。因此,平时养成良好的工作习惯和状态,就可以让我们在接待客户时游刃有余、保持一种自然、自信的风貌,也是企业文化的最好展现。
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