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办公用品采购/管理制度
为加强公司内部采购管理,规范采购申报程序,合理调配、利用物质资源、严明采购纪律,特制订公司采购管理制度。有财务部统一集中采购(除去急需物品)。办公用具购置与管理:
1、每月所采购用品包含文件用品、纸制品、书写/绘图工具、财务用品、桌面用品、展示用品、日常用品、设备耗品、小家电八大类等;
2、各个部门人员在每月30号之前将需要采购的物品报备给前台,统计完毕由上级领导批准签字以后再进行后续的采购;
3、在报备需要采购的用品时应说明规格型号、数量、质量等要求;
5、对物品单价超过200元以上的办公用品、配件、设备、仪器等需要总经理审批后方可进行采购; 采购员职责:
1、采购员负责索要发票,并对发票的真实性和合法性负责;
2、采购员应选择信誉高、质量好的供应商/电商,应尽量要求送货上门。
3、采购员需要货比三家,采购金额在1000元以上的应填写询价单。
4、采购大宗办公用品时,需要对物品进行检验,检验合格后方可确认收货。
5、不按规定程序未经审批采购的,由经办部门和人员自行负责处理。办公用品领用规定:
1、办公用品由前台负责在每月5号前按时统一发放。
2、领用个人办公用品时(包含急需物品),前台都会进行物品领用电子表格的登记,领用公共办公物品(包含离职所需要移交的所有物品)时需要进行纸质表格登记)并要求员工妥善保管物品,不得随意丢弃,如若工作调动时,必须办理移交手续,如有遗失,照价赔偿。
物品领用电子表格/纸质表格 都由行政部统一保存。注意事项:
1、各办公用品的使用人员需爱惜办公用品,节约使用。
2、分配给个人的办公用品由个人负责管理,如有损坏也由个人负责;如有公用物品损坏的由当时最后领用的负责人赔偿。
3、办公用品属于公司财产,严禁未经许可将办公用品带离公司。如果有违反者,一经发现,视情节严重给予警告,罚款,辞退处理。
4、使用复印机等办公设备,必须按照使用说明操作,否则后果由使用者承担。
5、办公用品的使用人员离职时,需移交自身保管或使用的办公用品,否则不予办理离职手续。
本制度自发布之日起开始执行。
本制度的编写、修改及解释权归行政部所有。
办公用品采购
一. 书写工具
圆珠笔、中性笔、铅笔、荧光笔、笔筒、笔架
二. 纸本系列
笔记本、记事本、螺旋本、草稿本、材料纸
三. 文具系列
1.资料收纳用品:文件柜、文件栏、文件夹、强力夹、桌上文件栏、2.装订用品:订书机、打孔机、夹子、订书针、大头针
3.涂改用品:涂改液、橡皮擦
4.胶粘用品:胶带、固体胶、胶水
5.文件展示:白板、白板架、白板擦、黑板、报刊架、告示板、6.刀剪用品:剪刀、卷笔刀、小刀
7.其他:计算器、尺子
四、名片与图文系列
1.名片及名片夹,名片册、名片盒
2.宣传画册、宣传单、海报
3.产品说明书/手册
4.挂历、台历
5.信纸、信封/明信片、贺卡、邀请函/请柬
6.不干胶贴、标签、吊牌
7.相册、彩页、卡片、相架、相框
8.手提袋、礼品袋、包装彩合、封套
9.企业简报
五.办公用品系列
1.纸帕:抽纸、卷筒纸、纸巾/湿巾、毛巾
2.杯具:茶壶/水壶、茶具、水杯、纸杯、杯垫、玻璃杯、3.清洁用品:香皂/洗手液/洗衣粉、刷子、拖把、钢丝球、抹布/百洁布、垃圾筒、垃圾袋
4.工作服
5.烟具礼品:打火机、烟灰缸、烟盒
6.钟、表、镜子、镜框
7.电池、插座、电筒、迷你灯
8.餐具:筷子、饭盒、保鲜盒、9.创口贴、空气清新剂、各种伤药、水果盘
一、文具事务用品
1、文件档案管理类:有孔文件夹(两孔、三孔文件夹)、无孔文件夹(单强力夹、双强力夹等)、报告夹、板夹、分类文件夹、挂劳夹、电脑夹、票据夹、档案盒、资料册、档案袋、文件套、名片盒/册、CD包/册、公事包、拉链袋、卡片袋、文件柜、资料架、文件篮、书立、相册、图纸夹
2、桌面用品:订书机、起钉器、打孔器、剪刀、美工刀、切纸刀、票夹、钉针系列、削笔刀、胶棒、胶水、胶带、胶带座、计算器、仪尺、笔筒、笔袋、台历架
3、办公本薄:无线装订本、螺旋本、皮面本、活页本、拍纸本、便利贴、便签纸/盒、会议记录本
4、书写 修正用品:中性笔(签字笔)、圆珠笔、铅笔、台笔、白板笔、荧光笔、钢笔、记号笔、水彩笔、POP笔、橡皮、修正液、修正带、墨水笔芯、软笔、蜡笔、毛笔
5、财务用品:账本/账册、无碳复写票据、凭证/单据、复写纸、用友耗材、票据装订机、财务计算器、印台/印油、支票夹、专用印章、印章箱、手提金库、号码机
6、辅助用品:报刊架、杂志架、白板系列、证件卡、包装用品、台座系列、证书系列、钥匙管理
7、电脑周边用品:光盘、U盘、键盘、鼠标、移动硬盘、录音笔、插线板、电池、耳麦、光驱、读卡器、存储卡
8、电子电器用品:排插
二、办公耗材
1、打印耗材:硒鼓、墨盒、色带 [1]
2、装订耗材:装订夹条、装订胶圈、装订透片、皮纹纸
3、办公用纸:复印纸、传真纸、电脑打印纸、彩色复印纸、相片纸、喷墨打印纸、绘图纸、不干胶打印纸、其他纸张
4、IT耗材:网线、水晶头、网线转换接头、视频线、电源线
三、日杂百货
日用品:生活用纸、一次性用品、清洁用品、劳保用品、五金工具、碳酸饮料、办公茶 咖啡、纯净水、方便食品
四、办公设备
1、事务设备:碎纸机、装订机、支票打印机、考勤机、点钞机、过塑机、名片扫描仪、电话机
2、IT设备:电脑、投影仪、复印机、传真机、打印机、多功能一体机、扫描仪、相机、摄像机、交换机、路由器、猫
3、办公电器:加湿器、饮水机、电风扇、吸尘器
4、办公设备保养的重要性办公设
备提倡主动维修,使机器的停机时间处于最小,从而获得最佳使用效率和价值。复印机、打印机、传真机、证卡机等等……是集光学、机械、电子技术为一体的精密办公设备,通过使用颗小的静电墨粉,利用静电原理,在感光材料上形成静电潜像,使微小的墨粉附在感光材料上,再将其转印到纸上从而得到需要副本。这个工序是利用静电的特性进行的。因此,在机器内部的传动部件、光学部件以及高压部件上容易附着纸屑、漂浮的墨粉等,但这些的存在只会影响复印的质量。若放任不管,会增加机器的驱动负荷,妨碍热量的排除,说不定也可能是造成机器故障的原因。定期的维护保养,可以清除机器内部的污垢,在必要的部件上加注润滑油,清洁光学部件,改善复印品质量,将可能发生的故障消灭在萌芽状态,减少停机时间。为了始终得到良好的复印品质量,缩短停机时间,减少损失,建议用户在保修期结束之前,与东芝授权维修站或授权代理商签订维修保养协议,以使您的机器在保修期后仍能享受保修期般的服务,获得长久保障。
五、办公家具
文件柜、更衣柜、多屉柜、杂柜、保险柜、办公桌、办公椅
六、财务用品
包括:
1、手工记账:①账本(总账、明细账、日记账等等)②凭证(收入凭证、支出凭证、转账凭证)③报表(利润表、资产负债表等等)④钢笔(最好是财务专用的那种)⑤墨水(蓝、黑、红色)⑥算盘(现在基本上都用计算器了)⑦尺、回形针、大头针⑧科目章、自己姓名图章、印泥⑨出纳需要各类银行结算凭证(贷记凭证、电汇凭证、支票等等,可去银行购买),有条件的可以为出纳配置点钞机等⑩其他
2、电脑记账①电脑(含打印机、最好能接入宽带)②电脑记账凭证③财务软件④钢笔(最好是财务专用的那种)⑤墨水(蓝、黑、红色)⑥算盘(现在基本上都用计算器了)⑦尺、回形针、大头针、橡皮筋⑧出纳需要各类银行结算凭证(贷记凭证、电汇凭证、支票等等)
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