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公司自上市以来,董事会一直严格按照中国证监会、深圳交易所的有关规定,注重改进和完善公司的治理结构。在浙江监管局辖区内曾率先引入符合有关条件和专业能力很强的四位独立董事;人数所占比例为公司董事会总人数的三分之一以上;并较早设立了董事会四个专业委员会,每年能按有关规定正常开展活动;为积极发挥独立董事的作用提供机制和工作平台。
报告期内,为加强和改善公司治理结构及内部控制制度的建立和健全,公司主要做了以下几方面工作:
1、成立了以董事长聂忠海为组长的公司治理专项活动领导小组,通过认真学习有关文件精神;制定详细的专项工作实施计划;对照公司治理现状进行自查,形成了《公司“关于加强上市公司治理专项活动”的自查报告及整改计划》,经公司第三届董事会十三次会议审议通过,于2007年6月16日在巨潮资讯网上公布。同时设立并公告了专门的电话、传真和网络平台听取投资者和社会公众的意见和建议。
2、按照深圳交易所《上市公司内部控制指引》和中国证监会《关于开展加强上市公司治理专项活动有关事项的通知》中自查事项和公司《关于内部控制体系基本规范》,已重新修订及制定了《公司信息披露管理制度》、《关于外派董事、监事的管理办法》、《关于控股(参股)公司的管理办法》、《关于内部控制体系基本规范》、《公司募集资金管理制度》、《公司内部审计制度》、《公司内部审计制度实施细则》、《公司关于累积投票实施细则》、《公司股东大会网络投票实施细则》,并获公司董事会或股东大会审议通过。
3、同时,公司还在《“关于加强上市公司治理专项活动”的自查报告及整改计划》中对每一项需整改的内容明确了由董事牵头的责任落实人。日前,已经制订或正在制订的内部控制制度有:《董事会审计委员会工作规程》、《独立董事年报工作制度》、《总经理工作制度》、《公司财务预算管理》、《职务授权制度》、《危机管理、风险防范制度》等。这些制度的制订,将为建立、健全内部审计、内部控制体系和保证正常运作提供良好的基础。
4、公司一直遵循公平、公开、公允的原则,所制订的《公司关联交易的管理办法》,对关联交易的原则、关联人和关联关系、关联交易的决策程序、关联交易的信息披露等作了详尽的规定。公司每年发生的日常关联交易,严格依照公司《公司关联交易的管理办法》的规定公告,并经公司年度股东大会审议通过后执行。
5、公司章程中还明确规定了对外担保的基本原则、提出和审议程序、公告披露等。报告期内,公司没有除控股子公司以外的对外担保事项。公司对子公司的担保,严格遵守、履行相应的审批和授权程序。对照深交所《内部控制指引》的有关规定,公司内部严格控制、审核对外担保的事项,从未发生违反《内部控制指引》的情形。公司财务处理实行审慎原则,负责进行审计公司财务会计报告的浙江东方会计师事务所及上海普华永道会计师事务所连续多年来均出具了无保留意见的审计报告。
6、公司建立了对高管以《公司高管年薪考核方案》为依据,以公司经营责任目标为主要内容的考评、激励和约束机制。相关的奖励制度从上市之初就建立起来并根据实际情况不断地进行修改和完善,实施至今。报告期内,公司四届二次董事会审议通过的《公司高管年薪考核方案》(2007年修订),在该方案中修订了具体考核指标,进一步明确了公司高管人员的责权、薪酬之间的约束机制。
7、四届二次董事会表决通过了董事会审计委员会提出的“健全完善内部审计机构”的议案,主要内容有:(1)公司内部审计机构直接向董事会负责,并向董事会汇报工作;(2)公司内部审计机构在董事会授权范围内,在董事会审计委员会指导下具体开展工作;(3)公司内部审计机构隶属部门暂挂董事会办公室,待基本条件成熟时设立为独立的部门;(4)公司内部审计机构配置一名负责人,职级建议为公司处级。内部审计机构工作人员不低于三名,在2007年底前基本到位;(5)公司监事会在公司内审功能的机构设置、人员配置,以及执行《公司内部审计制度》、《公司内部审计实施细则》的情况实行有效的监督。
8、2007年9月14日浙江证监局监管处有关领导来公司就“公司治理专项活动”进行了现场回访检查,对公司进一步深化公司治理提出了意见及要求。浙证监上市字[2007]172号《关于对杭汽轮公司治理情况综合评价和整改建议的通知》的文件中对我公司自上市以来,在公司治理结构、三会决策制度、内控制度、会计核算、信息披露方面作了充分的肯定,但同时指出:公司应进一步完善内审部门的人员构成和职能,充分发挥内审部门的作用。
目前,公司高管层已按照监管部门及董事会审计委员会提出的“健全完善内部审计机构”的意见和要求基本落实了整改,2008年一季度末已按有关规定成立了隶属董事会领导的内部审计机构,配备了专职人员,基本具备开展相对独立的内部审计工作,实施公司内部控制的监察的职能。
公司内部控制情况自我评价:
1、公司已基本建立了符合现代管理要求的法人治理结构及内部组织结构,形成的决策机制、执行机制和监督机制,基本能够保证公司经营管理目标的实现,基本能够确保公司信息披露的真实、准确、完整和公平,基本能够确保国家有关法律法规和公司内部控制制度的贯彻执行。
2、公司建立的风险控制系统基本健全且行之有效,基本能够保证公司各项业务活动的健康运行。
3、公司的内部控制制度(包括内部审计制度),基本能够实现堵塞漏洞、消除隐患,防止并及时发现和纠正各种错误,保护公司财产的安全完整的目标。
对照深交所《内部控制指引》的有关规定,公司内部控制工作基本符合中国证监会、深交所的相关要求。
关于存款准备金管理自查自纠的整改报告
人民银行中心支行:
年月日,人民银行**地区中心支行对我行存款准备金管理进行了现场执法检查,在检查过程中,对我行存在的不足及问题进行了指导,提出了以下问题:
1、存款准备金记账不严谨,记账随意性大,未严格按照按照旬后五日的规定记账。
2、存款准备金管理工作存在一定问题。如工作协调机制不健全,存款准备金规章制度文件较少;存款准备和工监测台账未按日登记,无法起监测预警作用。
为了加强和完善存款准备金管理,切实维护存款准备金制度严肃性、有效性,我行高度重视,迅速落实资金计划财务部和会计结算部,针对查检内容及要求,认真开始了自查和整改,现将自查整改情况汇报如下:
一、基本情况:
我行于年月日开业,截至年月末,我行共有一个营业网点,各项存款余额为万元,比年初增长了万元,各项贷款余额万元,比年初增长了万元。
二、自查情况
(一)存款准备金政策执行情况
为了规范存款准备管理,我行于开业初期制订了《**国民村镇银行存款准备金管理办法及处罚规定》及《**国民村镇银行存准备应急预案》,并按照《转发关于进一步规范村镇银行存款存款金政策管理工作的通知》的文件要求,明确规定了存款准备金的缴存范围和缴存办法,我行按照按照文件要求严格执行,对存款准备金额率能够按规定及时调整到位,对启用新会计科目之前,能妥善向人民银行办理存款准备金缴存范围能按规定申报,日常管理符合要求,职责分工明确。
(二)存款准备金按文件规定范围缴存情况
年月日,我行收到**地区中心支行办公室下发的《转发关于进一步规范村镇银行存款存款金政策管理工作的通知》,通知规定我行法定存款准备金按照各项存款总额的缴存,我行能够按照该项规定按比例足额缴存存款准备金。我行按照人民银行规定将科目纳入缴存存款准备金范围,及时准确汇缴人民银行。
(三)存款准备金交存情况:
本次检查年月到年月缴存的一般存款准备缴存情况,根据存贷款余额日计表及存款准备**细帐进行核对,无少缴漏交情况,也无变相规避存款准备金业务的形为,没有存在违规动用存款准备金情况。
三、存在的问题:
在自查过程中发现,我行存款准备金责任人,未按日登记法定存款准备**账,未严格按照旬后五日的规定记账。在登记存款准备金过程中,未将法定存款准备金和超额存款准备金分项登记。在缴存存款准备金工作中协调机制不够健全,相关规章制度文件较少。
四、整改措施:
(一)进一步完善存款准备金相关制度,尽期将修改后的相关加入到《**国民村镇制度汇编》。
(二)经人民银行中心支行现场执法检查的同志指导,我行于年月起,重新设置存款准备**账登记表,将法定存款准备金及超额存款准备金分项核算,分栏登记,责任人根据存款余额表按日登记,将提高我行存款准备金监测预警作用。
(三)在日常工作中,指定专人对我行存贷款余额进行监测,及时、准确、足额将存款准备金汇缴人民银行。
在今后的工作中,我行将加强制度建设、加强制度学习,更加努力地做好存款准备金工作,保证法定存款准备金和超额存款准备及时足额缴纳。
根据《关于对“三公”经费进行监督检查的通知》(x纪发[20xx]6号)文件精神,我办认真组织力量开展自查自纠,现将自查自纠情况报告如下:
一、加强领导
我办成立了以主任韦德胜为组长、分管副主任梁日珊为副组长、冯志新副主任及各股长为成员的“三公经费”自查自纠工作领导小组,领导小组下设办公室,负责“三公经费”自查自纠的日常事务。
二、我办“三公”经费开支情况
1、因公出国(境)经费。20xx年1月至20xx年2月,我办没有出国(境)事项发生,此项费用支出为零。
2、公务用车购置及运行经费。20xx年1月至20xx年2月,我办没有购置公务用车,没有借用、占用其他单位车辆,不存在公车私用行为,公务车运行维护费支出符合规定,严格按照预算执行,没有超预算列支。我办的公务用车运行经费主要用于公务车加油维修,公务车加油由办公室办理加油卡,定时充值,刷卡加油,车辆维修实行定点维修,维修车辆费用报销都附有清单。20xx年1月至20xx年2月,我办共开支公务用车运行维护费9.10万元,其中本级财政公共预算开支8.06万元,财政专户开支1.04万元,同比下降17.1%。
3、公务接待经费。20xx年1月至20xx年2月,我办共开支公务接待经费11.21万元,其中本级财政公共预算开支9.66万元,财政专户开支1.55万元,同比下降27.9%。我办公务接待实行事前报批制度,事前填写接待审批表,经主要领导签批后接待,接待报销发票必须附菜单,公务接待费用全部纳入预算管理,没有超标准接待,没有以其他名义列支接待费用,也没有以公务接待名义列支其他支出。
三、完善监管,防控共建长效机制
根据自查结果,我办对严格"三公"经费支出管理,提出了五项强化措施。
(一)提高工作效能。增强行政成本意识,努力提高执行力,超前谋划,按时保质完成各项工作任务。
(二)加强对考察及差旅费的管理。控制出省、市参加会议、考察的人数,不安排没有实际意义的公务考察活动。
(三)加强对公务车辆的管理。从严安排出车,控制用车成本,提高车辆使用效率;规范单位因公用车管理,从严控制用车费用;严禁公车私用;严禁酒后驾车;严禁非专业司机驾驶公车。节假日实行封车制度,特殊情况需申请,得到批准后方能派车。
(四)控制公务接待费用。简化公务接待,严格控制宴请、接待规模和规格;严禁用公款大吃大喝;公务消费严格按照市政府要求接待,且做到三“不”,即不上高档菜,不上烟,不上酒;严禁公款私请。
(五)规范大宗购置及办公用品管理。大宗商品购置一律按政府采购规定实施,办公用品采购实行定点采购。
(六)规范财务管理。公务费用支出实行计划管理,规范批报手续,实行"一支笔"审批和财务公开制度。