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在这次举办的招商会中,我有幸以一个初学者的身份参加了招商会议的全过程,对会议中各项目负责小组――会务组、市场部、商品部、后勤组在各个环节中的工作流程、细节都有了广义上的认知,从而积累了丰富的临场经验,为自己对今后整个会议的协调和把控能力的提高奠定了良好的基础。
一、招商会的前期准备工作
能否在招商会中取得成功,前期的准备工作是至关重要的,只有各个部门通力合作、协调一致、准备得非常充分才能保证招商会的胜利召开。首先需要对整场招商会的目的、经过、结果先进行事前预估,经过多次的分析、调整制定出合理的全部会议流程和详细物料配置表、人员工作分配表,然后在公司内部进行明确分工,专人负责每个项目,从而落实工作责任制,做到有据可依。所有工作人员前期主要是把各项会议中所需物料支持落实到位,前期的工作做得越细、全方位考虑,会议中出现差错的概率也就越低。而市场部所有工作人员的工作重心将集中在分析、了解自己负责区域客户的具体情况,在招商会正式开始前1周,一定要做好详细的客户电话跟踪,并落实确定最终到会人数。
二、招商会现场
招商会议现场氛围控制非常重要,太热闹可能使场面失控,太冷可能使会议失效。而控制会议现场的氛围最关键的是主持人,因此,在招商会的主持人选择上也是非常重要的,主持人既要富有激情与亲和力,又要熟悉了解行业内的知识,还要灵活的对会场进行引导。所以会议前必须要和灯光师、音响师、控场人员先进行沟通、彩排,使整个会议的时间与效果都能达到预期的要求才算是成功的。而会场各工作小组也要对观众区域、舞台区域、后台区域进行合理布局:观众席座位安排、会场的布置、会场区域各品牌的合理优化摆放、广告公司舞台灯光音响特效调试、模特秀的安排。对于突发事件的发生,要有应急备案,即使发生突发事件,也能顺利的进行我们的招商会议。
三、退场
招商会议结束后,所有物品的归位、运输也非常的重要,后勤组的工作人员就要在事先有计划、有步骤的的将会场所有产品安全的退场。
四、会议结束总结
通过这次招商会议的参与,对招商会议的内涵、流程、成败的因素有了更深一步的了解,招商会议是一种特别意义的营销公关工作,也是展开公司组织、控制管理、公司基本素质的活动,关系着公司整体招商活动的成败及下步营销运作的顺利展开。
在这次会议中,公司整个团队协作、团队精神是我们值得肯定和赞赏的,同时也要总结这次会议的不足,从而为下次招商会议的吸取更多的经验教训。
1、会议流程出来的比较晚,现场流程有点乱,时间上有点仓促。会议流程应应该提前半个月出来初稿,然后再组织讨论,提前1星期定稿并发给所有参会人员准备。
2、每个负责小组应确定一个组长,各组组长分工明确,并确定职责。各组组长应该明确自己和组员的岗位和职责,把工作落实到每一个人头上,明确职责,每天盯进展并向组长汇报情况,不要有越级分配工作的事情发生,不然就会出现:同样的事情会交代给两个人去做,或者工作没有人去做,到最后都不知道该听谁的了。谁的小组出现问题直接找组长,组长进行统筹安排处理,并提出解决方案。
3、再就是细节上的,广告公司在灯光布场、现场音乐调节、LED显示屏和电脑PPT都出现了不尽人意的地方,音乐准备和现场模特走秀不相匹配,出现过几次冷场的时候,事前未对LED显示屏和音响设备、PPT内容进行彩排演示,导致上台演讲时候屏幕显示内容和演讲不匹配。在下次会议中,这些小细节都必须在会议开始前进行反复的调试,确保万无一失。
xx省安徽商会自20xx年8月9日成立以来,在xx省工商联及省民政厅的关心指导下,在x安徽籍领导的关心下,各项工作正朝着健康有序的方向发展。
商会成立以来本着“服务会员”的原则和认真负责的工作态度,积极谋划自身发展,搭建交流和沟通平台,努力为会员服务,为xx经济发展服务,获得了广大会员的肯定和安徽在x同乡的好评,受到了皖x两地社会各界的赞赏与高度关注。初步在xx立起徽商的品牌形象。目前,商会蓬勃发展的势头不断增强。从商会成立以来,先后多次召开专题会议研究商会工作,总结了商会成立以来的的得与失、优与劣,我们将发扬成绩及时总结办会经验,并为商会的近期和远期工作目标作了具体的规划。
20xx年主要工作
一、加强对外交流合作、开阔商会视野,为政府招商引资牵线搭桥
商会多次组织会员单位参加各部门组织的座谈会、招商会、经济资本报告会和联谊会等活动。组织参加会员单位开展的各种形式的企业文化活动,为企业提供信息,搭建商会与政府对话的平台;搭建商会各企业与其他企业的交流、沟通和合作平台
商会成立前后一直与安徽国际交流协会、安徽省经济协会等单位保持了密切的联系和沟通,与各兄弟商会保持密切联系,积极参加各兄弟商会组织的各种活动。在安徽国际徽商交流协会举办的评选“20xx中华百名优秀徽商”、“先进徽商商会”活动中,我商会荣膺先进徽商商会称号;同时,我商会单位xx雅之居房地产开发有限公司董事长邵珠岭、xx门业有限公司董事长杜文锁、xx食品有限公司董事长常文钊被评为优秀徽商。
商会副会长单位xx食品有限公司董事长被xx省农工党评为优秀党员,副会长单位xx万丰门窗有限公司董事长何金荣当选为xx市政协委员。
二、热心公益事业,奉献爱心
商会坚持“发展企业,回馈社会”的宗旨,组织会员和会员企业积极参加光彩事业和访贫问苦活动,为公益事业奉献了大量爱心。在商会成立时的8月8日凌晨,甘肃省舟曲县发生特大泥石流,造成了重大人员伤亡和财产损失,商会在发生灾害后的第一时间将20万现金捐赠舟曲灾区。
20xx年3月商会向xx县中学捐课桌价值20万元,6月向xx县教育系统捐赠价值120万元教学用具。
三、依法维护会员合法权益
xx省安徽商成立以来,积极维护安徽在x企业及安徽籍员工的合法权益。20xx年8月23日晚9时,商会会员(xx),驾驶一辆3000型号轿车,经过xxxx高速路隧道出口时,发生重大车祸,两死两伤,伤员在医院急救,因经济困难无法治疗,商会得知情况后,积极组织献爱心活动,会员单位和老乡多次慷慨解囊,伸出援助之手,及时解决了困难,共发动会员企业捐款76000多元;20xx年2月一名安徽老乡运输车在xx至xx高速路上发生车祸后找到商会,商会派人帮助处理后,又帮助解决生活费3000元;20xx年11月16号会员单位一同乡,在xx客运站工地施工中不幸身亡,求助商会后讯速派维权部负责人员及时参与处理,争取了对方赔付18万元,受到了在x同乡及会员单位的好评。通过这些公益活动引导会员扶危济困,义利兼顾,更好地履行了商会的社会责任。
存在问题和下步工作计划
经过一年多的实践与摸索,商会工作逐渐进入相对稳定阶段,工作虽取得了一点成绩,但也存在一些问题:一是会员及会员单位的整体实力不强,影响力不大。二是商会成立以来工作走了弯路,工作针对性不强。三是商会内部团结还
需要加强。
针对以上问题,根据商会实际情况,我们将按照商会章程和国际徽商交流协会要求,积极推动商会建设,进一步加大建立健全商会管理体系力度,推动各方交流与合作,引导企业自律、诚信,规范商会管理,密切会员关系,维护市场公平竞争。
一、从制度上:根据商会章程,不断建立和完善发展制度,建立健全商会的行政议事制度、财务管理制度,明确各级人员职责,为商会今后的良性发展打下坚实的基础。
二、从工作上:继续以发展会员、服务会员为核心任务,扩大徽商知名度,树立徽商品牌,把商会办成会员之家,江淮儿女的温情港湾,安徽人创业的加油站。为大家服好服务、维好权,甘当大家的商情、乡情的信息员,企业产品推介的业务员,成长路上的服务员。
三、在外联上:广泛采用走出去、请进来的方法,与兄弟商会及各界建立联系,扩大商会影响,扩大资源平台,力争为家乡和甘肃的经济社会建设做出贡献。
各位会员,新的一年我们要做的工作很多,我们一定要团结一致,齐心协力,扎扎实实做好商会的各项工作,发展自己的产业。要切实发扬安徽商会人诚信、厚道、善良的品德,要坚持,要认真,要执着,要担当。要不懈努力,以优异的成绩,给支持我们创业发展的当地政府一个圆满的交
待,给支持我们走南闯北的家乡亲人一个圆满的交待。
我相信,徽商的明天一定会更美好,商会的明天一定会更加光明。
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