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公共关系策划是根据组织环境设定关系目标,并围绕关系目标创意和制定公共关系方案的过程。通过公共关系策划可以增强组织形象塑造的目的性、计划性,有效调配关系资源,提高公共关系活动效率,确保关系目标顺利实现。
一、公共关系策划程序
通常应遵循以下六个步骤进行。
1、公共关系环境调研
公共关系环境调研是指对公共关系环境状况的资料采集、统计与分析过程。进行环境调研的主要作用是采集、统计公众对组织形象的评价信息、数据,把握公众舆论,了解公众对组织的整体印象,求证组织形象与公众期望形象的差距。同时,清楚组织内部人力、物力等可支配的公共关系资源,为公共关系策划和决策提供可靠的依据,保证公共关系策划方案的切实可行。
1) 公共关系环境调研步骤
公共关系环境调研主要包括四个步骤:确定调研任务、制定调研方案、调研信息采集、调研结果分析。
确定调研任务:明确调研目的。
制定调研方案:调研时间、调研地点、调研课题、调研对象、调研方法、调研预算,还可包括调研分工、调研组织规定等内容。
调研信息采集:是围绕调研任务,根据调研方案进行的相关资料、数据的收集。
调研结果分析:是将采集的信息分类汇总、统计,而后根据定性、定量方法测算和评价出信息结论,并撰写出调研报告的过程。
2) 公共关系环境调研内容
根据策划分析需要,公共关系环境调研内容主要包括:组织内部形象调研、组织外部形象调研、组织资源调研三部分。
组织内部形象调研主要是采集组织内部各层级员工对组织实际形象评价与期望形象要求的相关信息和数据。其调研对象主要分:组织领导层、中级干部层与操作员工层三级代表。其调研课题着重包括:经营方针、经营政策、决策能力、计划能力、预算能力、信息通畅度、办公环境、生活环境、生产状况、技术优势、协同能力、财务状况、薪资福利、服务质量、发展前景等,并应认真听取、详细记录员工的意见和建议。
组织外部形象调研主要是采集组织外部各公众对组织实际形象评价与期望形象要求的相关信息数据。其调研对象主要分:各外部公众一定数量的设定代表。其调研课题着重包括:
办公环境、生活环境、技术优势、品牌影响力、产品质量、包装形象、供货速度、服务态度、专业化水平、售后服务、信誉度、价格等,并应认真听取、详细记录外部公众的意见和建议。
组织资源调研是指针对公共关系活动开展所具备条件的调查、评价。其调研课题主要包括:组织的人才结构、生产设备、技术水平、产品性能、品牌知名度、设施设备、盈利能力、资本结构、创新能力等。同时,还包括国家政策、行业环境、竞争对手状况等课题。开展公共关系活动是为了不断提升组织在公众中的形象,缩小实际形象与期望形象的差距。但组织的资源是有限的,受客观条件约束,不可能在短期内就能达到公众期望的形象,本着实事求是的精神,组织应根据内部资源的实际情况,合理确定公共关系目标,有效选择公共关系手段,依靠公共关系阶段目标的实现逐步提升组织形象。
3)公共关系调研方法
在长期的社会实践中,人们摸索、总结出的调研方法有很多种。组织需要根据调研任务,结合公众特点来选择实效的调研方法。常用的调研方法包括:访谈法、问卷法、抽样法、引证评价法。
访谈法是通过与公众交谈获取数据资料的一种直接、简单的调研方法。可以分为:家庭访谈、学校访谈、街头访谈;集体访谈、个人访谈;电话访谈、客座访谈;随机访谈、预约访谈等多种形式。访谈要求事先设计好访谈课题,选择好访谈对象,作好访谈记录。注意不要诱导被访谈者的观点、意见。
问卷法是采用笔答获取数据资料的一种书面的调研方法。可以分为:开放式问卷、封闭式问卷;现场问卷、信函问卷;问答式问卷、选择式问卷等多种形式。问卷法要求问题明确、具体,内容简练、易懂,表述清楚,格式规范,可计量。
抽样法是从总体调查对象中选取样本调研的方法,该方法是针对有代表性的样本进行分析,减少工作量、缩短调研期、节约调研经费。可以分为:随机抽样、机械抽样、分层抽样、成组抽样等形式。随机抽样是根据确立的样本数量,不按规则从总样中抽取样本的方法;机械抽样是将总样按一定顺序排列,按相等间隔抽取样本的方法;分层抽样是将总样按特征分类,然后从分类中随机抽取样本的方法;成组抽样是成组成群从总样中抽取样本的方法。抽样法要求确立样本的选取范围,考虑样本的差异性,把握好样本的数量,保证样本具有代表性。
引证评价法是对社会媒介传播组织形象的信息进行调查分析的方法。该方法主要是收集媒介对组织信息关注的重点范围、正面传播或负面传播、传播频率、传播区域、传播时段等数据、资料。(各调研方法可以组合使用)。
2、明确主题
依据环境调研分析结论,组织应确立公共关系活动的目的和内容,并根据公众的审美标准、情趣、文化风俗,紧扣活动的目的和内容提炼主题。提炼的主题可以是一句口号,也可以是一句陈述,总之要力求个性突出、形象生动、朴实真切、简洁鲜明、便于记忆、朗朗上口、吉祥喜庆,比如:电信公司公共关系活动主题“五湖四海、永结同心”。
3、设立目标
1)目标概念及分类
目标是指开展公共关系活动欲达到的效果和目的,也是评价公共关系活动成功与否的标准。可以分为总目标、阶段目标;共性目标、个性目标。
总目标通常是规划3年以上年限实现的长期目标,往往比较宏观,需要与组织的战略目标步调一致,比如:设立“打造地域知名品牌”等长期目标、
阶段目标围绕总目标,通常是规划1年内或某个专题活动实现的短期目标,比较具体,往往服务组织各阶段的形象或销售目标,比如:设立“在区域内知名度提高25%、美誉度提高15%”或“让员工满意度提高到85%”等短期目标。
共性目标是针对公众共性特点制定的总体性目标,“树立良好公众形象”就属于共性目标。
个性目标是针对公众个性设立的目标,比如:针对供应商、政府、金融机构开展专项公共关系活动制定的目标。
2)目标特性
目标是行动的`指南,公共关系各类目标都应具有可执行性、可调控性。
4、制定措施
措施是指达到目标采用的方法、手段。制定措施需要了解公众的特点、性情、文化背景、职业习惯、经济状况及各媒介的受众群体、覆盖面、传播速度、成本费用等内容,并根据这些内容来构思活动的主题和步骤。制定措施的关键点是要了解组织的资源配置,清楚公众的兴趣点。只有根据公众兴趣点制定的方案,才能增强活动的感染力,提高活动的效果。公众的兴趣点简概见表。
为了确保公共关系活动能有效的开展,各项措施需要依据各阶段目标制定,并可通过各阶段目标产生的效益来评价措施的效果。
5、预算经费
1)经费类别
公共关系活动既要保证效果,又要考虑成本,这就对策划提出了较高的要求。为确保公共关系活动能顺利开展,组织应根据制定的措施来进行经费预算。按费用支出项,经费主要包括:直接费用、间接费用。
直接费用是直接用于活动的各项费用,比如:现场布景、赞助、广告费、活动场地租赁费等。
间接费用是支持活动开支的辅助费用,比如:劳务成本(工资、补贴、奖金等)、管理费(办公耗材、差旅费、水电、房租等)、设施材料费(器材、报刊、展览设施等)。
2)预算经费的方法
经费可以采取比率法、实额法、量入为出法来预算。
比率法是按一定时期业务量或经营收益总额确立经费比例的一种方法,该方法比较呆板、缺乏灵活性。
实额法是根据策划活动实际开支额来测算经费额的一种方法,该方法比较积极,但不利于经费控制。
量入为出法是根据组织财务状况来确立经费额的一种方法,该方法比较实际,但不易平衡调配。预算的经费最好能保留一定的弹性,以提高公共关系活动的执行力。
二、公共关系策划书格式
策划书的写作要求规范、主次清楚、题意明确。常规的策划书格式如下:
三、公共关系策划方案实施控制
公共关系策划方案报经领导层决策审批后,就可进入实施阶段。由于公共关系处于动态的环境之中,一套策划方案在执行过程中,很难完全符合、适应客观环境。并且,受执行能力、沟通障碍及新情况、新问题的影响,策划方案很容易偏离计划轨道。为此,组织需要对策划方案的实施全程进行跟踪,及时处理、协调突发事件,以确保公共关系活动顺畅开展。
四、策划方案实施原则
实施策划方案应遵循目标导向、整体协调、克服障碍、即时调整等原则。
目标导向原则 目标是组织开展公共关系活动的航标,偏离了航标实施过程就会出现偏差。为此,组织需要围绕目标,根据进度,利用引导、制约、促进等控制手段来保证整个实施过程按计划进行。目标导向是依据各阶段目标来控制方案实施效果的过程。在实施过程中,可以使用直线迈进法和迂回迈进法来贯彻目标导向的原则。
当方案在实施过程中遇变化和阻碍的因素小,则各阶段目标就可以延直线一步步迈进,称“直线迈进法”。
当方案在实施过程中遇变化和阻碍的因素大,则需要调整步骤,通过迂回的路径来迈向目标,称“迂回迈进法”。
采用迂回迈进就需要增添目标、延长目标实现的时间,并需增加人力、财力成本。
整体协调原则 整体协调是指针对实施方案,使各个资源和步骤达到配合得当、互为补充、和谐统一的状态。通过协调,能提高资源的利用率,缓解组织与公众、公众与公众之间的矛盾,减少人力、财力、物力的浪费。常用的协调方式分为:纵向协调、横向协调。纵向协调是上下级之间的协调;横向协调是同级部门和个体之间的协调。协调可以通过信函、文件、座谈等形式进行意见交换,以达成共识、消除误解。协调的前提是信息通畅、透明、真实、意愿相同。
化解障碍原则 沟通障碍是妨碍目标实现的壁垒,公共关系方案的实施必须要善于化解障碍,减少摩擦,保证活动过程的连贯、畅通。在实践活动中,常见的沟通障碍主要包括:语言障碍、风俗障碍、观念障碍、心理障碍、组织障碍五个方面。
语言障碍主要指因语意表达不清、寓意差异或语音不通而造成的误解和隔阂。要求活动主体语意表达清楚,熟悉地方语言,积极采用公众乐意接受的方式进行交流,避免沟通受阻。
风俗障碍是一定文化历史背景下沉淀的,地方固有的调节人际关系的人文环境或传统,它不受法律约束,但受到家族及社会群体的舆论、信奉和尊重。冒犯地方风俗必然会遭到排斥、受到冷落,甚至攻击。
观念障碍是对事物的看法和观点。不同的生活环境、文化背景及人生经历便会形成不同的观念。观念的相近和共识是沟通顺畅的基础。为此,活动主体要深入了解公众的观念基调,合理进行公众分类,通过选择恰当的沟通话题,表明共同立场,有效规避观念障碍。
心理障碍是指人的情感、感受、态度、情趣等意识形态,且能影响内心活动的因素。心理障碍在沟通过程显得尤为复杂,并且变化无常、难以捉摸,比如:一句话失言,就会引起误解;天气或环境气氛都能影响人的情绪;压抑状态的心情,就不愿意与人交往;言行与内心往往表现不一致等。在沟通中,活动主体应懂得揣摩公众的内心世界,善于察言观色,通过准确把握对方的心理活动,选择适当的沟通手段,达到共鸣的沟通效果。
组织障碍主要是因责权不清、信息不畅等内部机制不健全造成的内讧和矛盾。具体表现为机构臃肿、决策缓慢、信息失真、责任推委等。克服组织障碍的有效手段是:健全体制、明确责权、理顺关系、广集意见、加强交流、敢于创新、摆脱束缚、加快发展。
即时调整原则 是指根据方案实施过程中反馈信息,抓住时机进行措施调整的过程。调整主要是将计划目标同实际目标进行对照,评估求出偏差,并通过权衡分析,采取有效手段极力弥补偏差的过程。面对动态的关系环境,调整后的方案进入实施过程后,随环境的变化,仍然需要进行第二次、第三次的评估和调整。为此,调整是一个循环反复过程。
为了减少因实施的偏差对公共关系造成负面影响,策划方案可以采取预选测试的方式来进行评估。预选测试就是假定一个公共关系环境对预选方案将产生的效果进行测评。其步骤包括:选择测试环境、筛选测试对象、进行测试、测试评价四个阶段。测试方式应尽量强调环境、对象的代表性,避免产生测试误差,影响评价的公正性。测试完成后,测试结果须同预计结果对照,以求证须调整的范围。
一、目的
1、整合、提炼xx大厦企业文化理念,编制xx大厦企业文化建设规划,为今后的企业文化建设打下理念基础和框架。
2、 采用文化营销的思路和手法,结合、利用第xx届世界遗产委员会大会在xx召开的契机,策划和体现“情满xx迎‘世遗’”的主题,密切xx大厦和第xx届世界遗产委员会大会的关系,在“情满xx迎‘世遗’”的主线(或红线)上,系统性地策划系列活动,以进一步有效提升xx大厦的社会影响力、良好形象和知名 度,促进xx大厦的营销业绩的提升。
二、主题含义
1、隐含性、对应性、延伸性地体现xx“小桥、流水、人家”的独特风土人情:
“小桥”——连接、沟通的功能,这里用“迎接”的“迎”来对应体现。
“流水”——流动的水,对应“多”情流露,即这里的“情满”。
“人家”——是地方的含义,在这里对应“xx”和“世遗”。
2、“情”将体现:
(1)风土人情——“苏帮菜”、“湘菜”等美食节,给客人赠送法式点心——天使的味道,给重点、重要客户赠送“世遗展”的参观券。
(2)亲情和柔情——庆祝“五一”的优秀员工“群英会”。
欢庆“六一”赠职工儿童“好伦哥”。
(3)友情和亲情——缅怀英雄蒋勇,祭扫英雄墓。慰问与xx大厦相关的母亲。
(4)激情——纪念参加金钥匙联盟一周年活动,体现“客人的满意和惊喜一定是来源我们对自己工作和xx顾客的热情和激情”。
3、“满”将体现:
带有多“情”的主题活动,表明xx人满腔热情、以情感人的服务理念。
4、“情满”一词体现情感的气氛充满于xx里。
5、“xx”表明地方,一语双关,既是xx大厦,又是xx的代名词。
6、“世遗”——第xx届世界文化遗产委员会盛会,成为和申报世界文化遗产所在地的地方。
7、用“情”为红线系上“金钥匙”,把xx大厦的“多情”和“满意+惊喜”理念贯穿于系列活动中,似“流水”流过x月---x月,似“流水”流进xx大厦顾客的心里,流进参加“世遗”盛会的代表心里、并通过他们流到“世遗”的地方和申报“世遗”的地方。
三、系列活动
1、x月x日——xx日:
举办美食节,策划和体现“食全食美在xx”的主题,对美食节期间来消费的客户送一个“浪漫和惊喜”的赠品或礼品,“天使的味道”点心和参观第28届世界遗产委员会大会的参观券。具体执行部门为市场营销部、餐饮部,配合部门为总办。
2、x月xx日:
庆 祝xx大厦加入金钥匙联盟一周年活动,举办“让‘金钥匙’在xx每个角落闪闪发光”的文化论坛活动,请“金钥匙”联盟xx部的领导来培训,组织“金钥匙” 员工和各部门员工在论坛上交流,如何在自己的岗位上实现和体现金钥匙的理念。具体执行部门为总办和人事培训部,配合部门为各部门。
3、x月x日-x月x日:
欢 庆劳动节、青年节,策划带有“红色”概念的主题活动和事件,体现劳动光荣、岗位立功、奉献精神等,“xx群英会,欢庆五一节”的活动,以创元集团和xx大厦对获得xx十佳蓝领的员工嘉奖为主题,召开优秀员工的聚会。具体执行部门为总办、人事培训部、工会,配合部门为各部门。
4、x月x日:
庆祝母亲节的活动,向英雄蒋勇的母亲赠送节日礼品的活动,xx大厦的领导到蒋勇家慰问。向每位住店的母亲客户赠送小礼品。向每位做母亲的xx职工赠送礼品。具体执行部门为总办、人事培训部。
5、x月x日:
策划和组织xx大厦为xx大厦职工儿童送礼品——“好伦哥”的活动——“xx儿童乐呵呵,个个喜获好伦哥”,体现xx大厦的人文特点,同时提升“好伦哥”的知名度。具体执行部门为总办、人事培训部、工会。
6、x月x日——x月x日:
对下榻xx的长期客户和提过意见的客户送一份惊喜的礼品,由xx大厦提供参观世界遗产展览的参观券,具体执行部门为房务部、市场营销部。
7、x月x日——x月x日
与 交通台联合举办活动“xx人迎世遗,好伦哥谢的哥”有奖竞答活动,把xx的流动出租车变成流动的宣传车,出租车司机和乘客都能接受xx大厦有关的信息,以 xx大厦的美食节和“世遗盛会”为背景,设立与xx大厦基本情况、美食节、胥称大厦企业文化及其主题活动、世界文化遗产、xx世界文化遗产等有关的题目, 出租车司机竞答,答对的获得一份由xx大厦xx提供的食用奖品。
8、健康城市是xx媒体近期关注、报道的重点,xx大厦是xx建设“健康城市”的“健康宾馆”试点单位之一。
1、计划概要
针对企业实际情况进行计划的全面概述。市场营销计划书开头应有一个计划实施概要,对计划中的主要目标和建议进行简短的概述,使企业管理部门能快速地浏览整个计划的内容。
2、市场营销现状分析
在这部分中,计划制定者提供有关企业自身条件、市场营销渠道企业(供应商、中间商)、竞争者、顾客、公众和宏观环境的分析,作为计划的背景资料。
(1)自身内部条件:本公司的竞争力分析(成效、地位)
(2)供应商:供货商的品牌或价格特色,供货商的战略中本企业的地位,供货商之间的关系,从供货商之间转移的成本等,都影响企业与供货商的关系及其竞争优势。
(3)营销中间商:中间商、实体配送机构、服务机构、融资机构
(4)顾客:消费者市场、产业市场、中间商市场、政府市场、国际市场。要对各种市场的状况和客户的特性进行阐述和分析。
(5)竞争对手:详细阐述竞争对手的状况,数据越充分越好,最好要给予特点分类。行业内竞争者的均衡程度、增长速度、固定成本比例、本行业产品或服务的差异化程度、退出壁垒等,决定了一个行业内的竞争激烈程度。从顾客的角度分析,竞争者包括:愿望竞争者、属性(一般)竞争者、产品形式竞争者、品牌竞争者。
(6)公众:内外部公众
(7)宏观环境:阐述和分析巨大的各种社会力量状况
随着经济、社会、科技等诸多方面的迅速发展,特别是世界经济全球化、一体化过程的加快,全球信息网络的建立和消费需求的多样化,企业所处的环境更为开放和动荡。这种变化几乎对所有企业都产生了深刻的影响。正因为如此,环境分析成为一种日益重要的企业职能。
环境发展趋势分为两大类:一类表示环境威胁,另一类表示环境机会。环境威胁指的是环境中一种不利的发展趋势所形成的挑战,如果不采取果断的战略行为,这种不利趋势将导致公司的竞争地位受到削弱。环境机会就是对公司行为富有吸引力的领域,在这一领域中,该公司将拥有竞争优势。
对环境的分析也可以有不同的角度。比如,一种简明扼要的方法就是PEST分析:即从政治(法律)的、经济的、社会文化的和技术的角度分析环境变化对本企业的影响:
政治的/法律的:垄断法律;环境保护法;税法;对外贸易规定;劳动法;政府稳定性;
经济的:经济周期;GNP趋势;利率;货币供给;通货膨胀;失业率;可支配收入;能源供给;成本;
社会文化的:人口统计;收入分配;社会稳定;生活方式的变化;教育水平;消费;
技术的:政府对研究的投入;政府和行业对技术的重视;新技术的发明和进展;技术传播的速度;折旧和报废速度。
哈佛大学教授迈克尔・波特的名著《竞争战略》中,提出了一种结构化的环境分析方法,有时也被称为“五力分析”。他选取的五种环境要素是:产业新进入者的威胁;供货商的议价能力;买方的'议价能力;替代品的威胁;现有企业的竞争。显然,最危险的环境是进人壁垒、存在替代品、由供货商或买方控制、行业内竞争激烈的产业环境。
例:日立盒式录像机市场营销计划书中包含的背景资料:销售历史资料、市场占有率发展趋势、市场综述、竞争形势、价格对比
3、机会与问题分析
分析企业存在的机会和问题,并尽可能提出解决问题的思路和方法。
SWOT分析代表分析企业优势(strength)、劣势(weakness)、机会(opportunity)和威胁(threats)。因此,SWOT分析实际上是将对企业内外部条件各方面内容进行综合和概括,进而分析组织的优劣势、面临的机会和威胁的一种方法。其中,优劣势分析主要是着眼于企业自身的实力及其与竞争对手的比较,而机会和威胁分析将注意力放在外部环境的变化及对企业的可能影响上,但是,外部环境的同一变化给具有不同资源和能力的企业带来的机会与威胁却可能完全不同,因此,两者之间又有紧密的联系。
4、营销目标
(1)市场营销目标
销售额目标、销售增长目标、企业形象目标:销售收入、销售量、市场占有率、知名度、渠道覆盖面、平均单价等
(2)财务目标
投资收益率、利润、现金流量等
5、市场营销战略与策略
战略部分主要内容:市场营销预算(资源配置、投资战略)、市场定位战略、市场竞争战略、业务发展战略、新产品开发战略、渠道发展战略、产品生命周期战略;国际市场战略。
策略部分主要是决定营销四要素--产品(Product)、价格(Price)、销售渠道(Place)、促销(Promotion)--的组合及具体实施方案。
6、行动方案
回答:将要做什么?谁去做?什么时候做?费用多少?
7、盈亏分析
经济效益分析
8、控制
市场营销控制包括估计市场营销战略和计划的成果,并采取正确的行动以保证实现目标。本部分阐述计划将如何监控。
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