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01 场地布置
俗话说得好“万事开头”, 公关活动难就难在选场地和场地布置上面,那么该如何学会和场地方沟通呢,首先要做好场地前期的考察和确认工作:
1)确定公关活动的布置时间;
2)确定进场路线、例如,停车区域,卸货区域、是否有货梯,能通过物料的体积大小;
3)确定活动用电量、开关闸的位置;
4)确定客梯、楼梯、安全出口的位置;
5)确定特邀嘉宾的座位席以及休息室;
6)确定嘉宾签到台、展示区的位置;
7)确定座椅数量、摆放方式和座椅的样式;
8)确定嘉宾走动区域、茶歇位置等;
9)确定现场是否有网络以及覆盖情况;
10)确定现场灯光位置;
11)确定空调温度、讲台位置和高度;
12)确定停车场位置和数量;
13)确定活动现场的总面积以及各区域面积。
其次就是活动中所需的物料制作上的最终核对,如果提前检查出来问题也好抓紧时间进行更换:
1)仔细核对物料制作的数量、颜色、画面是否正确、LOGO、日期以及时间;
2)查看喷绘制作的质量,及时补救,如需要重新喷绘、调整颜色和加工制作等;
3)核查现场使用的材料是否真实;
4)工程预期是否按预期施工;
5)施工人员是否全部到位,对接施工负责人;
6)高规格的场地方可能需要施工人员的身份证和照片方可进场;
7)制作施工物料清单进度表,是否按期完成并确认返工的时间差;
8)现场可以多准备一点各种颜色的双面胶或透明胶之类的,一些辅助小工具尽量多带。
接下来就是现场搭建并负责整个活动现场的.施工项目完成情况:
1)运输现场物料的通道入口以及货梯的位置;
2)定好舞台、主背景板位置,测量前后的间距;
3)签到背景板、展示区的位置并确认如何摆放;
4)活动指示牌、活动展架以及横幅的位置;
5)控制台、灯架以及音响及视频设备的位置;
6)现场施工人员应注意的安全事项以及活动中不得随意串岗或离岗。
到这里基本上场地搭建施工搭建工作基本完成了,但是你以为这就够了吗?你还需要充当“检查官”的角色,检查容易出现问题的环节,例如:
1)音响设备搭建好之后及时挑选背景音乐;
2)接收主办方提供的客户资料,如:礼品袋、资料等等;
3)将活动中所需的资料存放在某一个地方进行统一管理分配;
4)检查活动当中所需的道具;
5)所有物料的画面、摆放位置是否正确;
6)嘉宾进会场路线上是否有杂物或者地毯有瑕疵的地方;
7)检查出问题应及时纠正。
02 活动彩排
1)首先确认所有的彩排人员是否全部到位;
2)确认舞美灯光、音响设备是否调试到位;
3)确认礼仪、演艺人员、摄影摄像、主持人到达时间,活动前需要进行面对面沟通;
4)确定VIP嘉宾名单无误;如有改动及时和主持人沟通到位;
5)确认演讲台上的桌花和摆放是否到位;
6)最后检查一下会场地面是否保持清洁。
活动彩排流程完成之后可以放松下,或者找个没人的地方稍微睡一会,接下来就是坐等活动开始啦!
03 活动管理
会前:
1)安排礼仪、工作人员负责嘉宾签到环节;
2)安排专门人员接待VIP嘉宾,(具体可以和客户沟通);
3)安排礼仪给VIP嘉宾佩戴胸花;
4)安排礼仪人员引导嘉宾入场就座;
会中:
1)安排工作人员为嘉宾开门关门;
2)活动开始前,和所有工作人员提前五分钟进行确认;
3)灯光show走起、音乐走起,主持人上场;
4)会中各个环节应安排各工作人员把控,启动仪式需要礼仪协助;
5)安排摄影摄像人员在会场四周随时拍照或摄影;
会后:
1)VIP嘉宾离场时,安排专门按电梯或者有专车接送;
2)嘉宾全部离开场地之后,就开始撤展,并嘱咐施工人员注意安全;
3)与场地方进行场地费用结算,以及其他产生的费用;
4)提醒客户余下的资料是否要打包带走;
5)最后带回自家的物资,并检查是否有遗留之物;
04 费用清单
每场公关活动结束后都需要有一份详细的费用清单,一般会后的费用清单包括以下三种:
1)活动尾款催收;
2)演艺人员费用;
3)物料制作费用;
为了做到活动成本的精准度,尽可能地把所有的成本都计算在内。在这个过程中,你会发现有很多意外产生的费用都要纳入到成本中,要注意不断更新成本表,根据变化增减相关项目产出的费用。
05 活动总结
活动公司学会做会后总结很关键,并不是活动做完了就不管不问,而且需要收集一些活动后的客户反馈数据,为下次活动积累宝贵的经验,同样的错误决不能出现在下次活动身上。
1)收集活动的拍摄照片和视频;
2)提交客户满意度调查表,并抄送给上级领导;
3)媒体新闻通稿的收集。整理归档发给客户;
4)结算活动尾款费用;
5)针对此次活动进行活动总结;
根据墨菲定律“任何事都没有表面看起来那么简单,会出错的事总会出错,如果你担心某种情况发生,那么它就更有可能发生”,基于这点用于在公关活动当中是最好的活动执行警钟。
一、活动背景
我校的食堂虽不少,但要供应如此之多的学生压力还是有点,呈现出供不应求的状态。所以每当就餐的时间的时候,食堂的秩序就呈现出混乱的状态,仿佛混乱成了理所当然,拥挤的人群给外界带来很不好的影响。这种不好的风气让学校的组织形象破损,降低了公众对学校的评价。所以让食堂秩序回归井然是必要的。
二、目的
为了塑造学校对外良好的组织形象,提高本校学生的素质,切实遵循学校“三做”育人理念,从身边开始做起,从食堂做起,让食堂秩序回归井然,从而在小事上提升学校的知名度、美誉度、和谐度。特策划此次“井然秩序你我他”活动。
通过这次活动让同学意识到自觉遵守秩序的重要性,勿以恶小而为之,勿以善小而不为。改正学校的一些不良风气,在一个正确的自我定位中获得公众的高评价。
三、活动时间与地点
地点:xx高校
时间:20xx年3月,考虑到家即将复习期末考和放寒假,为了不影响家的考试,此次活动定在下学期开学之后。
四、资源需要
此次活动需要一些人力、物力资源。人力资源:校领导、校后勤部、校广播站、校记者站校学生会当地市电视台和市日报的相关工作人员物力资源:相关经费、校园的操场
五、活动开展
1、在3月1号到7号,由校广播站报道关于食堂秩序混乱的相关情况,并且举出一些事例,及其对家,对我校的不好影响,树立家的主人翁意识,历时7天的相关报道,相信家或多或少都会记住一些。
2、在同一时间段,校记者站随机采校园的同学,了解家对食堂混乱秩序的看法,听一听他们的心声。并联系学生工作处,写一些相关的报道刊登在校报上,力宣传和倡导家自觉遵守纪律,树文明新风。
3、3月7号,当家这7天来的注意力被集中到这件事上的时候,由校领导出面,发布一则关于让食堂秩序回归井然的消息,并让辅导员传达核心思想,此时,家会意识到问题的重要性了。相信家的责任感和遵守秩序的意识会比以前提高。
4、从3月8号开始到3月31号,由各院组成志愿者团队,在食堂进行志愿者活动,监督家自觉排队,维持食堂的秩序。与此同时,校后勤部在各食堂门口放关于食堂秩序的展板,展板选放地点一定要显眼,时刻提醒着家。其间,如果家表现良好,志愿者队伍就可以提前撤销了。
5、一段时间的宣传和志愿者的行动,家应该不仅体会到食堂秩序井然的好处,提高了家的效率,更意识到作为当代学生的基本素质问题。3月18号到19号,联系好当地市电视台和市日报的相关记者和工作人员,在3月20号这一天,由校学生会在校操场上组织举办一次型的签名活动。一条巨的条幅横贯操场(条幅一定要的覆盖整个操场),条幅上写着“秩序井然你我他,文明新风拥护它”,各院组织好学生按秩序进入操场,在条幅上签名。签名完毕之后,条幅挂在操场的铁栅栏上。声势浩的签名活动,由市电视台和市日报的记者进行报道。既提高了学生的主人翁意识,又提升学校的形象。
时间
事件
3月1号7号
校广播站报道
校记者站采
校报上刊登
3月7号
学校领导发布消息
辅导员传达
3月8号到31日
志愿者队伍监督
校后勤部宣传展板
3月18号19号
联系当地市电视台和市记者
3月20号
型签名活动
六、活动中注意的问题和细节
1、签名活动那一天如遇天气等其他突发情况,则往后推迟。
2、签名的.条幅一定要,这样才更有声势和新闻价值。
3、志愿者队伍在食堂监督的过程中态度一定要友善,充分体现学生的素质。
七、经费预算
宣传展板的费用:30元
型条幅的费用:500元
签字笔10支:15元
八、活动负责人及主要参与者
组织者:xx学校学生会
参与者:全校在校学生
参与嘉宾和单位:市电视台市日报xx学校领导校广播站和记者站。
至此,关于我校食堂秩序井然活动的策划活动完成。此次活动不仅能通过对食堂秩序的整顿,改正我校一系列关于纪律和秩序方面的问题,迎文明新风进校园,树立我校学生的主人翁意识,更提升了我校的组织形象,声势浩的签名活动扩了我校的知名度,井然的秩序,文明的风气更增加了美誉度,在此基础上,提高了和谐度。愿我校的未来前景一片光明,学校的形象会越来越美好!
十年的历程,十年的拼搏,十年的辉煌,上海城市管理学院走过了十年的风雨,迎来了十年的华诞。为了丰富校园文化生活,展示校园文化建设成果,对外加大宣传,对内加强团结,重新描绘上海城市管理学院的宏伟蓝图,续写灿烂的新篇章,拟定于20xx年4月10日举办建校10周年庆典活动。为了确保校庆各项筹备工作的顺利开展,特作如下方案。
一、公关策划目的
1、通过本次校庆活动,总结我校发展的历史经验,展示我校育人成果,进一步明确学校发展方向,也加强广大校友之间的联系,增进和寻求社会各界对学校的了解和支持,提升学校在社会的认知度和美誉度。
2、通过本次活动的规模效应,营造“校园文化”氛围,激励和鼓舞全校师生员工的热情,加强学生对学校的了解与认识,形成荣誉感和自豪感。同时也促进学校在新时期各项工作健康、快速发展。
3、通过十周年的校庆活动提高学生的组织能力,沟通能力。
二、庆典活动时间计划
(一)启动阶段(20xx年12月――20xx年2月)
1、成立校庆筹备领导机构和工作机构。
校庆筹备委员会
主任:xxx、
副主任:xxx、xxx、xxx
2、研究确定校庆日和校庆规范名称。
校庆时间:20xx年4月10日
校庆规范名称:今天是你的生日――我的母校
3、召开各工作组组长会议,各小组选定工作人员。
4、各组根据工作职责提出工作方案报校庆领导小组审定。
5、在校内外营造迎校庆氛围,发布致校友的一封信。
6、启动校庆活动经费筹集工作。
7、研究确定规划项目和校园景观项目。
8、充实完善校园文化建设,设计好校徽、校歌,校训,校风、教风、学风方案。
9、完成校庆筹备领导小组确定的其它任务。
(二)筹备阶段(20xx年2月――20xx年3月)
1、建立各地校友联络站,设立校友网站,编辑《校友通讯录》。
2、编印《城市管理学院校史》、十年校庆纪念册,编辑《校庆专刊》,制作光盘(专题片),设计确定校庆纪念品。
3、举办十年校庆师生书画摄影作品展,宣传报道、拍摄校庆专题片。布置校史陈列馆。
4、组织校园基础设施建设:改造学校大门与德育墙,修建校庆标志物,修整美化校园环境。环境美化,校舍整修。
5、组织文艺活动排练和师生活动布展。
6、开展“师生同唱一首歌(校歌)”活动。
7、继续筹集校庆活动相关经费,设立专项基金。
8、联系落实领导题词,确定重要领导、来宾和重要校友名单。
9、完成学校校庆领导小组确定的其它任务。
(三)庆典阶段(20xx年3月――校庆日)
1、邀请领导、来宾、校友。
2、编印校友录。
3、起草校庆文稿,印制文字资料。
4、在各种媒体上加大校庆宣传力度。
5、登记接收礼品和钱物并进行展示。
6、组织各类校庆相关活动。
三、总体要求
全校全体师生要充分认识校庆的重要意义,各筹备工作组、各系部、各班级、要在学校的统一领导下开展工作,根据活动宗旨要求和时间安排,召开本组工作人员会议,制定本组工作方案,落实具体职责,按时完成各项筹备工作。学校将根据筹备工作的进展补充适当的人员。
校庆的筹备是一项系统工作,需要全校全体师生的互相配合、大力支持,需要各方听从指挥、协调一致、形成合力,共同搞好校庆,齐心协力推动学校事业的进步。
活动主题:
公关,使校园更和谐
活动口号:
学公关、做强人
活动目的:
宣传公关文化,建议文明和谐校园
活动主办单位:
上饶师范学院校团委
活动策划承办单位:
上饶师院大学生公共关系协会
赞助单位:
活动时间:
6月11日―12日
活动地点:
新食堂对面
活动项目及介绍:
1、公关招聘为在校大学生免费提供兼职。(陈砾、刘沣)
2、公共知识宣传
涉及商务谈判,穿着打扮,酒桌规矩,日常举止,不同场合的打扮做法(汪丹、钟丹、屈丹丹、南楷、戴丽君)
3、结交益友,扩展人脉
参与者从纸箱中抽取一张带有个人信息的纸条,同时将写有自己个人信息(个人信息包括姓名,手机号,qq号,兴趣爱好等)的纸条放入纸箱中。(张纪锋、叶鸽、叶丽、吴淑君、殷宏磊)
4、手绘梦想,横幅签名,参与者选择自己喜欢的轮廊图,并根据所想用手中的画笔为图案涂色。(王志豪,叶桃风、邹丽琴、张伟)
活动准备阶段:
1、策划部做出活动详细方案,并经常务理事会,讨论最后方案
2、公关部寻找此次活动的赞助商(陈砾、刘沣、张纪锋)
3、宣传部出3张海报,并于周二之前将海报分别挂在新老食堂前和主楼侧面。(吴淑君、殷宏磊)
4、文秘部查找相关的公关宣传资料,周四前查找到位。(汪丹、钟丹、南楷)
5、培训部选8名礼仪队员协助开展活动(屈丹丹、邹丽琴、欧阳娜)
6、准备活动必需物品
绳子(拉横幅)、纸盒、水笔、彩笔、便笺纸(叶桃风、叶丽)
桌椅举行活动当天由叶鸽、陈砾、刘沣、王志豪、张伟、张纪锋负责礼仪服装、公关协会内部服装(屈丹丹负责)
一次性杯子矿泉水(桶装)饮水机(殷宏磊王鹏飞负责)
7、财务部进行财务预算
绳子2元;水笔10支25元;彩笔6支15元;便签纸2盒6元;矿泉水2箱44元;横幅3张每张50元共150元;画图颜料50元;海报纸6张共9元;资料打印复印费40元。
总共:2+25+15+6+44+150+50+9+40=341元
一、活动目的:
二、活动主题:十年如一日,我们正年轻;十年如百年,我们在成长。
三、活动时间、地点:
1、时间:20xx年xx月xx日。
2、地点:
①主会场:xx学院xx校区。
②分会场:xx学院xx校区。
四、活动人员:
(一)参加人员:
xx学院全校师生、xx学院毕业校友、xx学院学生家长、相关社会认识和媒体代表。
(二)面向人员:
xx学院十周年校庆活动面向全体公众,主要面向xx省省内公众。
五、活动内容、流程:
(一)、活动前期策划筹备:
1、20xx年6xx月末xx月初,跟校领导了解校友,请学校方面出面请回知名校友。
2、2xx年xx月联系媒体,在媒体造势。调动丹东地区所有媒体,辽宁的省级媒体,以及网络媒体。
3、20xx年起建立xx学院十周年校庆博客,及时跟进和报道校庆的情况,征求校友以及社会各界的意见和建议。
4、20xx年xx月拍摄xx学院十周年主题记录宣传片。
5、20xx年xx月物料准备、条幅制作。
6、20xx年xx月下达通知,各二级学院依据通知准备。
7、提前一个月向相关人员发送请柬。
(二)活动流程:
1、前期活动:
(1)xx月开通xx学院学生信息收集邮箱,设有专人整理,叫送给相关人员,一周进行一次回复。
(2)xx月举办xx学院师生交流座谈会,就教师教学态度和教学方式与学生交流意见。
6:30前操场会场布置完毕;校园内布置完毕。
7:30学生代表、教师代表、校友代表、家长代表、社会人士代表、记者入场,入座完毕。
8:00xx学院十周年校庆启动仪式开始。
①xx学院院长讲话。
②xx学院校友讲话。
③xx学院学生代表讲话。
④xx学院学生家长代表讲话。
⑤社会人士代表讲话。
⑥校庆办主任宣布xx学院校庆开始。
⑦操场同时放飞和平鸽、气球。
10:00 国际报告厅 xx学院校友交流会。
11:30 xx学院校友大型宴会 锦江园食堂3楼。
14:00 ――17:00外来人员参观xx学院校史馆。
18:00――21:00 xx学院十周年校庆大型文艺演出。
9月27日为经济管理日,主要学院有经济学院、工商学院、韩朝学院、旅游学院与会计学院。
①全天在体育馆进行展览,展览内容包括学院的研究成果、学院特色、学院知名校友海报等。
②晚5:30―8:30报告厅一楼进行五个学院的文艺演出,演出内容紧贴专业。
③早9:00――晚4:00,国际报告厅专业讲座,五个学院分别进行。
9月28日为文学艺术日,主要学院有服装学院、艺术学院、形健学院、外语学院与师范学院。
①全天在体育馆进行展览,展览内容包括学院的研究成果、学院特色、学院知名校友海报等。
②晚5:30―8:30报告厅一楼进行五个学院的文艺演出,演出内容紧贴专业。
③早9:00――晚4:00,国际报告厅专业讲座,五个学院分别进行
(3)20xx年xx月xx号――科技创新类。
xx月xx日为科技创新日,主要学院有医学院、农学院、机电学院、化工学院学院、信息学院与城建学院。
①全天在体育馆进行展览,展览内容包括学院的研究成果、学院特色、学院知名校友海报等。
②晚5:30―8:30报告厅一楼进行五个学院的.文艺演出,演出内容紧贴专业。
③早9:00――晚4:00,国际报告厅专业讲座,五个学院分别进行。
(4)分会场活动。
科技创新类与文学艺术类在xx、xx两天,在各自学院实验室等地进行学生风采展示,内容基本可与主会场体育馆展览相同。
(三)后期工作:
1、督促记者报道,监督报道内容,约定集中报道时间。
2、依据校庆中、调查出现的问题进行进一步改革。
六、传播渠道:
(一)外部媒体选择:
自20xx年xx月初起,公关部负责联系媒体。主要媒体有丹东本地所有媒体,省级的媒体,以及部分大型门户网站。
1、媒体选择原则为:
(1)宁可缺少一类,不能缺少一家。
(2)结合当地形式,量力而行。
(3)依据活动目的,适当选择范围。
2、可选择媒体:
(1)市级媒体:
xx日报、xx晚报;xx电视台;xx广播电视台。
(2)省级媒体:
xx晚报、xx日报;xx电视台。
(3)网络媒体:
xx网、xx都市网。
3、传播方式:
(1)纸媒,可以以软文的方式进行宣传。
(2)电视媒体,拍摄广告宣传片。
(3)网络媒体,xx学院十周年校庆宣传片上传、转载、分享。
(二)内部传播:
1、博客传播:
开设xx学院十周年校庆博客,及时跟进和报道校庆的情况,征求校友以及社会各界的意见和建议。
2、海报宣传:
xx月开学起在校内张贴xx学院十周年校庆海报,在校园内部造势。
七、会场布置
(一)启动仪式会场布置:
布置内容以喜庆大气为主,充分利用操场广泛的空间以及户外的便利性。
(二)场外布置:
1、校外:
临校两条路均设高空彩虹门。
2、校内:
校内银杏路上所有银杏上系上红丝带。
八、经费预算:共计1700000
(三)费用合计:
物料费用+其他费用=xxxxxx。
九、效果评估:
通过本次xx学院十周年校庆活动,宣扬了xx学院学生积极向上的精神,xx人明德笃学,践履维新的意识。可极大改善xx学院的形象,使之重新塑造。后期媒体统一造势,能够是xx学院在省内一炮打响。
十、人员分工:
(一)媒介组:
主要负责媒体的联系与接待工作,后期负责督促稿件、新闻的发布工作。设有负责人一名,组员5名。
(二)资料组:
主要负责校庆资料的编辑整理、宣传片的拍摄、海报的绘画、宣传语的编写纪念品的设计等。设有负责人一名,组员5人。
(三)后勤组:
主要负责物料的准备,会场的布置,道具的准备等。设有负责人2名,组员20人,另外可随时抽调二级学院学生。
(四)礼仪组:
主要负责4天内来宾的接待引领工作,以及启动仪式、参观校史馆等活动的服务工作。设有负责人2名,组员由各二级学院学生组成。
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