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在呼叫中心这个行业,自己待了也有不少年头了,曾经工作过的企业也囊括了不同的性质和类型:有纯外包的、也有自建的;有外资的、也有民营的;有传统行业、也有新兴网络科技。无论这些企业中的哪一家,无论是做呼入服务为主的,还是以电话销售为主的,几乎都无例外地,都希望做到全面的品质管理。因为所有的呼叫中心企业都有一个共识,即服务的品质是呼叫中心生存的根本。然而,并不是所有的企业都能真正做到全面的品质管理。这是什么原因呢?
在不同的岗位上,我们对品质管理的认知会有不同。对运营团队来讲,有时候运营主管或经理会想,品质管理是质控团队的事情,我们做指标都来不及,哪里还有时间做大量的品质辅导?而质控团队又会说,我们的人手不够,要保证足够的服务监控量,我们就没有更多的时间去给每一个员工进行辅导了。我们已经将发现的问题反馈给你们一线了,你们的班组长,项目负责人自己也可以辅导的嘛!对于招聘团队来讲,运营和质控之间的争论和我无关,我只要负责把人召满补齐就行了。而培训团队则会说,需要培训就把需求提出来,我们会根据需求提供培训,其他的事情我们帮不上忙。就这样,呼叫中心每个功能模块都是从自己部门的角度出发来看品质管理,因此,在执行过程中,也不可避免地出现各家自扫门前雪的现象。最终,全面地品质管理工作没有真正地被落实。那如何解决这些问题,使全面品质管理工作能够真正地执行呢?
就个人的工作经验和观察来看,笔者认为要实现全面品质管理,首先就要打破过于清楚的部门界限。培训、运营、质检、招聘不再是绝对独立的一个个部门,而是需要融入到项目之中,将各个功能模块组成一个大的工作集合体,分工合作,紧密联系,以提升服务品质为共同的工作目标。只有目标一致,才能行动一致。
接下来,我们具体来谈,这个大集合体中的各个模块在全面品质管理中的角色。
1、招聘,品质保障的第一关
有时候,我们会说,某个呼叫中心的服务品质好坏直接从他们的员工身上就能体现出来,而不需要通过电话来测试。这句话可能有些武断,但是,总体来说,呼叫中心一线员工的精神面貌和职业素养,的确能够反映出这个呼叫中心的专业程度以及其可能达到的高品质服务。我们无法想象,一个染着五颜六色头发,走路时候动摇西晃、精神面貌不佳的员工,会在电话中给他的客户提供专业的优质服务。通常,一个人的精气神可以反映出他对工作的态度。所以,招聘过程中,选择真正合适的人选是整个服务品质保障的最初的关卡。招聘人员的一时疏忽,很可能就会造成企业在人力、财力上的浪费。因此,对于招聘来说,除了在招聘环节中增加相应的考核项来判断该应聘人的相关能力和态度外,在招聘结束、员工上岗之后,也需要进行定期地回访,以了解某一批次的入职人员其工作适应程度,同时,根据这些回访的结果及时总结分析,并调整相应的招聘措施,以确保尽可能地将合格的人才选拔出来。
2、培训,品质提升的摇篮
在整个品质保障的过程中,培训始终贯穿其中。新人入职,培训不仅需要教会新人基本的技能技巧,而且最好在新人上线的最初一个月,培训还可以适时地承担一些辅导的工作,从而帮助新人可以对团队更有归属感,同时,也能更快地融入团队。当一个员工通过试用期的时候,培训可以安排一些情绪管理之类的课程,在教给员工解压技巧的时候也能为他们的职业发展进行一些辅导,使员工能够有更清晰的自我定位。平时,培训除了业务或技能课程外,还可以组织一些案例分享的课程,邀请那些优秀的客服代表“现身说法”,将他们的优秀服务经验和理念与更多的人分享。将优质服务理念与服务技巧推广的同时,也在团队中树立了学优的榜样,进而使团队朝着更优的标准进步。最后,培训也要承担起补差的工作。当团队中有员工的服务品质已经无法单靠质检纠错来改进时,就需要培训对该员工开展离岗的辅导。总之,在全面品质管理中,培训不再是一个被动的角色,而是一个主动参与的角色。
3、质检,是为了提升而非查错
有不少客服团队将质检的定义局限在发现错误的角色,其实,这是很狭隘的。在全面品质管理中,质检不仅仅是找出问题,更需要对这些问题提出专业的改进建议,并将这些建议落实。为了能够实现这样的目标,初始的时候,质检的抽样比例就不能定得太高,太高就意味着抽查量大,就意味着质检员们没有更多的时间来进行查错以外的辅导工作。一般来说,2%-5%之间的抽查量就足够有代表性了。对于一些话务量比较大的项目来说,2%也已经不少了。纠错辅导又可以分为两类,在线辅导和离线辅导,前者为质检在监听录音过程中发现了问题实时反馈给当事人,后者则是事后工作,即根据前一天的质检结果给相关人员进行辅导。质检辅导理论上来说,项目负责人,班组长都可以做,但是,从实际的效果来看,由质检员做的辅导会比一线主管做的效果更好些,原因主要是员工的感知。就像小时候,父母和老师说同样的话,但是我们对老师说的就是比父母说地记得牢。这就是对老师的认同。而质检员在员工心中就相当于过去的老师,他们会更认同老师的话。通过辅导,员工才会真正认识自己的不足,并知道该如何改进。只有不断地辅导、改进,员工才会有本质上的提升。所以,若将质检的时间都花在了满足抽查量上而忽视了持续的品质辅导和提升,则是本末倒置了。
4、运营,品质管理的真正执行者
无论招聘、培训、亦或质检,其实在全面品质管理工作中都是辅助的作用。真正要实现全面的品质管理,关键的关键还是在于运营团队自身的认识。如果运营管理团队始终将品质工作推给质检、培训去做,那么,这个团队的品质管理永远不可能做好。所以,要实现全面的品质管理,运营团队中的各级管理人员首先就要有这个意识。平时,除了质检的辅导外,班组长也需要经常性地安排组内的辅导,包括录音分享,案例学习等,只有班组长的主动参与,才能让整个小组的人对服务品质的意识更加深刻,并且也保持主动性。而项目主管或经理对品质保障的认知,则决定了该项目愿意在品质管理中的投入究竟有多大。
上述4点,基本概述了全面品质管理中的四大组织模块所需担任的角色和承担的责任。但是,以上所讲的也仅仅是对于员工服务品质的管理。而就一个项目来说,持续的服务品质提升,不仅包括员工服务技能的提升,更重要的还有服务流程的优化。通过优化流程,找出服务的关键时刻;通过服务关键时刻的服务定义及升级,进而提升服务效率,增加用户的体验度和忠诚度。
因此,在全面品质管理中,流程优化工作也是一个很重要的内容。通常,项目团队都会有固定的项目品质沟通会。在这个会中,招聘、培训、质检、运营等模块的负责人会就当前的项目开展情况进行全面地交流。而质检在这个会议中,除了汇报员工的服务品质情况外,也会就发现的流程方面的不足进行反馈,从而促使项目团队就这个流程进行梳理与优化。
最后,要真正持久地开展全面品质管里工作,一个好的内部绩效考核与激励方案也是必不可少的。更多的正面的激励往往是促使员工自主向前的动力。鼓励远比惩罚要有效。
全面品质管理是一个长期的工程,如果呼叫中心想要做全面品质管里,就必须有这个决心和毅力。只有保证持久地进行品质管理工作,服务质量的提升才会真正被观测得到。
我于20xx年10月27-28日两天参加了州公司组织的QC培训。通过短暂的学习对QC基础知识有了一些浅表的了解。
QC即英文QUALITY CONTROL的简称,中文意义是质量控制,其在ISO8402:1994的定义是“为达到质量要求所采取的作业技术和活动”。 QC小组是在生产或工作岗位上从事各种劳动的职工,围绕企业的经营战略、方针目标和现场存在的问题,以改进质量、降低消耗、提高人的素质和经济效益为目的组织起来,运用质量管理的理论和方法开展活动的小组。QC小组活动在企业经营活动中有多重的作用:
一、发挥人的主观能动性,激发积极性,提高人的素质
在现代企业管理中,尽管出现了如计算机这样的高新科技设备设施,但它毕竟是工具,只有合适的人掌控它才能发挥作用,而人始终是不可替代的,所以在管理上普遍提出“管理以人为本”的理念,强调发挥人的主观能动性,激发人的积极性,挖掘人的潜能,提高人的素质。在当今竞争日趋激烈的环境下,过去的管理观念这种管理方式已无法面面俱到,如何提高人的积极性是企业的一个重要工作。 QC小组活动,就是从尊重人性的观点出发,认为人人都想做好工作,
完成所交付的任务,使员工在工作中获得更大的满足感与成就感。QC小组作为现代企业发展的一个体细胞,人员自动自发进行质量管理活动所组成的小组,针对提出的问题,与组员一起进行研究分
析,解决问题,因而改进工作及周围环境,从中获得成功的乐趣,体会到自身价值和工作的意义,体验到生活的充实与满足,有了这样的感受,人就会产生更高的工作热情、激发出巨大的积极性和创造性,自身的潜在智力与能力将会得到更大限度的发挥。
二、不断的改进质量,提高经济效益
一个企业的`产品、服务质量如何,关系到企业在市场经济中的地位,甚至关系到企业的兴衰, “以顾客为关注焦点”就要求企业必须向顾客长期、稳定地提供优质的产品和服务,企业只有持续不断地实施质量改进,才可能实现这一基本的要求。任何一个企业,在生产、施工、服务等方面多多少少都存在着一些问题,通过QC小组活动,不断改进产品质量、工作质量、服务质量等,采取的旨在提高过程的效率和效益的各种措施,以纠正偶发性事故和改进解决长期存在的问题;另外,开展QC小组活动,不断提高生产、服务效率,节约点滴物资消耗,提高物资资源的利用率,通过降低企业物资资源和人力资源的消耗,增强职工的效率意识与节约意识,最终提高企业的经济效率。
三、改善人与人之间的关系,增强团队凝聚力
成立QC小组的基本原则之一是“自愿参加,上下结合”,小组成员自觉参与质量管理,自愿结合在一起,自主的开展活动,在内部讨论问题,解决问题时,小组成员间相互平等,不分职位与技术等级的
高低,高度发扬民主,各抒己见,通过“头脑风暴法”等方法互相启发,集思广益;而不是靠行政命令,小组成员就不会有“被迫”的感觉,让成员有兴趣去完成该项工资,从而在其以后开展活动中充分发挥自己的主动性、创造性,创造条件自主的开展活动。在小组活动中,产生共同的兴趣爱好,通过长时间的交往,增进人与人之间的交流和了解,塑造良好的团队关系,整合企业全体员工的价值取向,提升团队的整体凝聚力和作战能力。
四、改善和加强管理工作,提高管理水平
QC小组活动的一个重要任务是培养QC小组活动的骨干,通过活动,及时发现一些质量意识较高,热心于不断改进质量的积极分子,有意识地对他们进行培养教育,使他们比别人先学一步,多学一些,既掌握质量管理理论,又会运用QC小组活动的有关知识和方法,将他们逐步培养成QC小组骨干,通过QC小组活动的开展,掌握各种管理工具和方法,并能加以熟练的运用,从而提高他们的管理水平。QC活动不是靠行政命令开展的,而是靠骨干组员对QC小组活动的高
度热情、积极奉献、言传身教以及模范带头的行动团结全体组员、激励全体组员与自己一起主动地开展活动,最终带动全体组员的共同提高。
五、提高客户满意度
QC小组大都是由企业基层员工组成的,因此他们与客户的接触最为密切,也往往能发现其中很多问题,因此QC小组活动的很多课
题都是为了解决客户不满意的问题;随着市场竞争的日益加剧,客户满意度是关系到企业生死存亡的大事,提高客户满意度是每个服务性企业的一项重要工作,通过解决顾客不满意的问题,就能更好的为顾客服务和保证生长经营的正常进行。
对传统QC七大手法的浅表认识:
1、控制图是传统QC7大手法种最重要、最复杂的内容,它可以用来分析和监控过程的变异(或变差)。而一旦发生异常则必须找出引发异常的根本原因;
2、而寻找根因的方法主要通过因果图、散点图和排列图来进行;
3、直方图主要是用来通过有限样本估计总体特征的分布情况;
4、层别法其实是一种按“类别”细分的方法,有点类似于“市场细分”的概念,如乘用车可细分为轿车、MPV、SUV和交叉型,轿车又可按排量细分为微型、经济型、中级、中高级、高级等,这里所说的分层即分类或细分,这种“分层”的思想可应用到控制图、散点图、排列图、直方图上,因此它是一种思考问题的方法;
5、检查表(checklist,又叫检查清单)根据它的用途来看有两个作用,一类检查表用于设备的(清)点检(查),通常称为点检表,如设备的点检表、老师上课的点名表等等,另一类用于记录数据,方便后续的统计分析用,这时类似于记录清单。
下面着重对QC七大工具中的关键内容谈谈自己的个人理解,有不对之处请务必指出。
一、控制图(Control Chart)
控制图基于统计学上的三个分布,即正态分布、二项分布和泊松分布。正态分布对应于连续变化的计“量”型数据,二项分布和泊松分布对应于计“件”型数据和记“点”型数据(后二者统称为计“数”型数据)。
1、为什么要这么定义呢?可以这样理解:
(1)计量型数据是连续的,必须测量才能确定,如一杯水有多少毫升,一个鸡蛋有多重,一生能活多少岁等等;
(2)计件型数据类似于有些工厂的计件工资,是按“件”统计的,这类数据主要用于统计不合格品有多少件,出错多少次等等;
(3)计点型数据是按“点”统计的,如某一个产品出现多少个缺陷(缺点),某人身上有多少个毛病。由于计件和计点都是离散、可数的数据,故统称为“计数型”数据;
2、基于上述原因,计量型数据一般用均值/极差控制图(或它的变种,如均值/标准差、中位数/极差、单值/移动极差图);计件值数据一般用不合格品数/不合格品率控制图,计点型数据用缺陷数/单位缺陷数控制图。
通过这次有关教育教学的培训,对于我来说是一次难忘的充电机会,由衷感激领导为我们搭建了一个很好的学习提高的平台,这次培训以鲜活的实例、丰富的知识内涵及精湛的理论阐述打动了我的心,使我的思想重新焕发了激情,燃起了斗志,确实感到受益匪浅。
教师这个职业要求我们作为老师的一定要活到老学到老,学的东西也要与时俱进,这样才能更好的进行教学,用更好更新的方法教育学生,所以接触新东西,不断的学习是我们刻不容缓的事情,这也就是我们为什么参加这次培训的原因,因为培训可以让我们学习更多的东西。这次的培训,劳主任和赖老师就让我们收获裴多。
1、培训让我的思想有所转变
劳主任是第一个话题就是有关“思想”的,这让我知道了我是为谁工作的,我们如果从大的范围说是为了学生为了教育工作,但我们真正的是为自己工作,既然是为自己工作,受益者是自己,我们有什么理由不好好工作?就像劳主任说的,必须要对自己狠一点,我们的工作环境大都是农村,很不如意,但一定要转换自己的对工作的态度,克服困难,努力工作。
2、培训让我更了解学校的构成
劳主任通过问答的方式让我们知道了学校的三要素主要是人、物、事,和课堂的三要素老师、学生、教材,这也让我懂得我们老师与学生的关系,怎样处理好教师与学生的关系。
3、培训让我懂得怎样更好的备课培训过程中,劳主任给我们五分钟的时间分别给自己的主科备课,然后分别讲述了语文、数学、英语的备课方法,主要是先走进文本,然后“读点”,读的点越多越好,当然每个老师读到的点会不同,教学时抓的的点就会不同,这就是为什么“不同的老师,相同的内容,相同的学生,为什么成绩不同?”的原因,所以,在以后的备课中,一定要读好点。
4、培训让我知道更多新的教学方法
通过培训,我知道更多的教学方法,比如颠倒课堂法。
5、通过培训我教研和科研
刚刚步入教育的行业,我们对教研和科研还不了解,通过赖老师的培训,我知道了教研和科研的关系,它们对我们的重要性,还有具体科题的管理和要求。这是我接触的又一个新的知识。
6、更了解我们现在用的教材的改版情况
培训前我知道我们的数学教材有所改版,具体改版的年级和内容不是很了解,通过培训让我更了解我们所用的教材,特别的改版的内容,这更要我知道我们作为教师应该更要专研我们的教材,摸透教材才可以。
以上就是我这次培训的收获,当然这支言片字不足矣一一说明自己的所学所得。最后还是要感谢领导组织的这次培训,让我受益匪浅。