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公司内部控制是指公司为了提高生产效率、降低生产经营成本、保护自身经济资源,确保会计信息准确可靠以实现其生产经营目标,在遵循相关法律法规的前提下制定并实施的降低各类风险的手段和过程,包括制定公司规章制度、配套相关流程、检查评价流程实施等贯穿整个生产经营活动的一个完整体系。
公司在制定一系列公司规章制度、完善内部控制工作流程后,一般会采用不同的形式进行检查评价,以检验是否在实际工作中落实到位,风险得到有效管控。内控的检查评价包括自我评价、专项评价、综合评价等等多种形式,其中自我评价即为一种较为客观、有效的评价方式。穿行测试则是自我评价中自上而下、自始而终的一个评价工具。
一、穿行测试的概述
(一)穿行测试的概念
穿行测试是由测试人员对公司某个时间段的生产经营活动或某一特定交易自始至终的行为追踪,以检查和评价公司各项内部控制流程设计是否可行、在实际工作中是否得到了有效实施,是公司内部控制管理的手段,也是内控自我评价中最真实、最全面、最客观的一种评价方法,因此可称为公司内部控制自我评价中的法宝。
穿行测试较早用于审计,是审计人员了解被审计单位业务流程及其风险管控的一项审计程序。后来被公司作为检验手段用于公司内部管理。
参与穿行测试的人员需要具备一定的业务能力和熟悉公司的生产经营状况。在整个穿行测试过程中可扮演多个不同的角色,既是公司管理人员,又是生产线工人,裁判员、运动员于一身。测试人员在每一个环节上既要熟悉操作过程,同时又要进行分析和判断。但由于需要投入较大的精力、时间和专业人员,大多数公司管理者并不持积极地态度,从而忽视了穿行测试所能带来的潜在利益。
(二)穿行测试的方法
穿行测试的对象既可针对单项交易过程,也可以针对公司整个生产经营,穿行测试没有约定俗成的方法,不同的行业、不同的经营过程所采用的方法也不尽相同。测试的方法一般包括:询问、抽检、调阅、实地查看以及过程追踪等。
二、装卸公司的穿行测试
烟台港装卸公司主要从事化肥、煤炭、粮食等货物的港口装卸业务,其中化肥吞吐量占了50% 左右,已成为国家乃至世界知名的化肥进出口作业码头公司。公司打造出精装化肥品牌,与公司保质保量的生产作业及行之有效的内控管理是分不开的。公司的领导及员工对内控工作极为重视,每年由内控办组织相关人员对各项内控流程进行评价,其中穿行测试是必不可少的评价工具。在此,笔者把装卸公司在穿行测试过程中取得的经验和不足与大家进行一下交流。
(一)抓住主线,追根溯源。
装卸公司作为生产单位,存在着两个关系到生产主线的流向:一个是货物流向,一个是票据流向。货随票走,票限货行,就像铁路的两条铁轨彼此没有冲突而又缺一不可。装卸公司的货物流向主要是指货物输运,可分为货物进港和货物出港。货物进港按照输运方式分为铁路集港(术语称之到重)、公路进港(术语称之市入)和水路进港(术语称之进口)。货物出港按照输运方式分为铁路出港、公路出港(术语称之市提)和水路出港(术语称之出口)。装卸公司目前主要的货类是化肥,化肥的装卸是以火车到重卸车及装船出口为主。
因此,在本年度的穿行测试中,测试人员就以化肥作业为主,贯穿整个生产作业主线。首先,测试人员到公司调度室,按照生产组织管理流程的要求从货源计划开始,调阅了货源预控表、公司昼夜生产计划等相关业务报表,确定以某一条船的化肥直取装船出口的作业进行测试。本次测试的货物流向为到重卸车装船出口,分为车场、场船两个操作过程,涉及调度室、商务科、流机队、固机队以及装卸队等部门或作业单位。测试人员在旁听了调度室交班会和配工会之后,在调度室内勤处了解到化肥的到重时间、作业安排、船舶到港、停泊泊位等信息,并取得了相关作业的工票号。
(二)贴班测试,即时评价。
测试人员征得公司领导同意后,开始循着工票号进行贴班测试。根据作业安排,测试人员到商务科理货室,调取生产系统内由理货人员补充更新的工票号的.理货信息。然后随着理货员到码头现场,查看化肥的卸车、运输、装船的作业情况。在现场,测试人员检查作业人员、作业机械是否按定点配工流程的要求按时到场开工;网络兜、篷布、垫皮等生产备品是否准备到位。化肥作业过程中,测试人员巡检各作业线的作业人员和作业机械是否按照货运质量管理的要求进行标准作业。每条化肥作业线完成后,作业单位通过生产系统分别将工票信息补录完整:比如商务科补录作业开完工时间、作业吨数、质量批注等信息;流机队补录机械台时、司机姓名等信息。最后,测试人员到作业票审核室对由此生成的作业票进行调阅,检查计件工人的工资核定是否正确、部门的考核是否到位。
在数天的贴班测试过程中,测试人员对照公司内控实施细则和相关规章制度采用抽检、询问等方式逐项检查、即时评价:比如抽检生产系统录入更新是否及时准确;相关台账是否齐全;到现场评价生产单位间各道工序的衔接是否紧密等等。
(三)票据追踪,贯穿全线。
该项作业的票据流向为办票提货计费结算。船舶靠泊化肥装船作业前,代理公司提交货物代理合同、港口作业单、单船收款单等相关资料和证明,货运室签章后即为办票,将有关票据发送至作业单位,作业单位据此票据以及代理公司提供的装船指令办理放货装船手续。作业完毕后货运室根据作业单位返还的相关单据进行计费,然后与代理公司进行结算。
为测试票据在流转过程中是否及时、准确、完整,到重化肥卸车完毕后,测试人员到商务科中转室查阅了铁路运单、火车卸车台账等资料。装船完毕,作业票据由商务科仓库批注完整后递交到商务科货运室,货运室检查核对后进行计费结算。测试人员在货运室抽样检查单船收款单、港口作业合同、港口作业单和出入库汇总表等,调阅计费系统数据、报表以及对账资料,评价是否按照费收管理流程办理计费结算。
至此,该化肥卸车装船作业过程的穿行测试结束。在整个穿行测试过程中,测试人员对个别流程也进行了单项测试评价,如网络兜、篷布等生产备品的采购、管理、报废的内控流程。
术有专攻,业有所长,测试人员分别从专业、非专业不同的角度对穿行测试所涉及的内控流程提出了各自的意见和建议。对于未按照内控实施细则执行的情况,当场提出,区别对待。属于技术上的原因确需修改流程的则进行记录并组织相关单位讨论修订,而属于流程有效但未严格执行的违规操作则作为评价缺陷记录在案,并要求立即整改。
装卸公司的穿行测试具有即时评价的特点。测试人员在确定测试目标时,为了得到真实的测试评价结果,会选定未来几日即将作业的生产任务作为目标,提前制定计划,即时追踪评价。测试人员将自己作为普通工作人员,在实际作业过程中都按照制定的规章制度和内控流程进行测试,这样才能发现流程设计缺陷或违规操作情况。当然,也有不尽如人意之处。比如:公司作业区域广、涉及单位多、时间跨度大、测试人员少。在以整个生产主线测试时,测试人员只能选择重点进行追踪测试,对于非重点则是事后评价或作为特定行为进行单独穿行测试,此处不再赘述。
在合规文化建设工作中,我行始终坚持“制度是保障、体系是基础、文化是根本”的合规建设方针,多措并举,多点开花,在合规经营上谋思划策,已初步取得了合规文化建设和业务经营齐头并进的良好局面。xx年,我行主要业务发展创历史新高,人民币各项存款增量、中间业务收入、拨备前利润和委托资产清收处置全面超额完成上级行下达的任务计划,存款存量和增量、贷款存量和增量、中间业务收入的同业市场份额均居四行首位,近三年来未发生一起经济刑事案件、严重违规违纪行为和责任事故。我们的主要做法是:
一、以宣传动员倡合规
为了统一全行员工的思想认识,明确“培育合规文化”的重要性,树立“言行合规、操作合规、经营合规、管理合规”文化理念,20xx年xx月,我行召开了全市农行合规文化建设活动启动大会,全面部署合规文化建设活动,引导广大员工充分认识合规文化是立行之本、经营之本和企业文化重要组成部分的深刻内涵,营造合规文化建设良好环境和氛围。同时,我行制订下发了《xx年―xx年合规文化建设规划》和《20xx年合规文化建设实施方案》,市分行和各支行成立了合规文化建设领导组,具体负责抓好这次活动的领导、组织、指导、督促和检查工作,为合规文化活动扎实开展奠定了坚实的基础。
二、以加强教育学合规
合规文化建设是一项系统工程,必须遵从“行为――习惯――文化”的路径。为此,我行制订并贯彻实施了严格的学习计划和落实措施,全市农行统一实行周四集中学习制。我行专门组织人员编写了《强化合规意识,告别违规操作――防范案件和行为规范有关制度汇编及案例警示录》,精心编印了6000余套《执行力提升计划员工读本》单行本,分为“强化合规意识,告别违规操作”、“自觉遵章守纪,远离违法犯罪”、“提高服务水平,树立良好形象”三个系列,分发到全行每个员工手中,作为全行合规文化建设的`重点学习资料。
为增强规章制度的影响力和威慑力,我行还专门抽调6名业务骨干组成规章制度宣讲团,用一个多月的时间在各支行进行巡回宣讲,重点宣讲了员工行为守则、案件防范与查处、违规积分管理以及会计结算、信贷管理、清收管理等业务风险点,宣讲团深入各支行利用晚上时间进行宣讲,保证每个支行至少宣讲一场以上,取得了较好的宣传效果。
三、以完善流程保合规
银行不仅是经营货币的企业,更是管理风险的企业。操作合规、风险可控,是合规文化建设的重要内容之一。我行以完善和优化操作流程为出发点和落脚点,切实强化内控合规制度建设。自合规文化建设活动开展以来,我行积极查找当前制度建设与公司治理要求不相适应、与公司章程要求不相符,制度之间衔接不顺、相互冲突、交叉重复,职能不清和过度控制等问题,先后制定完善了《县级支行委派会计主管管理办法(试行)》、《城区离行式自助设备管理办法(试行)》、《xx年营业网点运营主管考核办法(试行)》、《会计监管员集中管理考核办法》、《派驻风险合规经理考核办法(试行)》、《农户小额贷款客户分类管理实施细则(试行)》、《互联网上网管理实施细则》等一系列制度办法,确保合规经营有章可循、有据可依。与此同时,定期对柜台业务、信贷业务等新制度理解和执行标准不一的的问题进行了收集和整理,适时对计制度执行及业务操作流程予以明确,仅运营管理条线就先后下发了多期“问题解答,具有很强的针对性和操作性,较好地控制业务操作风险。
四、以开展活动促合规
合规文化建设做到一时一事、一年一月的合规比较容易,而做到时时事事、长年累月的合规就非常困难。我行通过形式多样的活动推进合规文化建设推陈出新,每年都开展不同形式的合规文化教育活动,如知识竞赛、征文比赛、知识论坛、演讲比赛等增强合规文化建设的持久性。市分行先后举办了“合规文化大家谈”征文、“员工行为守则暨违规积分管理”知识竞赛和“迎国庆、倡廉洁、树新风、促和谐”书法摄影展览等活动,各支行也相继开展了不同形式的活动推动合规文化建设,如xx支行组织员工合规宣誓和签名活动,争做一名依法经营、合规操作的农行员工,xx支行开展了“廉洁文化进家庭”读书活动,为员工家庭办理读书卡、赠送购书券,举行读书征文和员工子女读书成果评比活动。
五、以监督检查助合规
一方面,积极构建以运营主管、会计主管为主体的第一道防线,完善事后监督员、会计监管员为主体的第二道防线,夯实以纪检监察、内控合规、风险管理为主体的第三道防线,着重强化委派会计主管、风险合规经理、会计监管员三支队伍管理,充分发挥其在合规管理中的“宪兵队”作用。另一方面,做到每年一个主题、每季一个重点,加大监督检查、问题整改、风险提示和责任追究力度。仅xx年,就组织了现金业务管理、个人帐户资金核查、整体移位大检查、会计内控大检查、查库“飞行队”突击检查、条线部门尽职检查和滚动式常态化案件风险排查等各种检查项目xx个,发现问题xx笔、涉及金额xx亿元。xx年以来,共对xx名违规或相关责任人给予了纪律处分,起到了“惩处一个、教育一片”的作用。
内部审计虽然不参与单位的经营管理活动,但随着集团公司的规模扩大,内部审计作为集团公司的经济监督机构,其作用越来越重要。集团公司的内部审计不同与社会审计,同样内部审计报告与社会审计报告存在较大差别,社会审计遵循的是《独立审基准则》,而内部审计遵循的是《内部审基准则》。因此两者在审计的独立性上、审计方式、审计重点、审计目的、审计职责作用是不同的,从而使内部审计报告对集团公司内部控制的健全有效,会计信息的真实合法完整,经营绩效,经济责任及经营合规性等进行检查、监督、评价、整改及奖惩建议,内部审计报告作为改进内控管理的参考依据只对集团公司本单位、本部门、股东负责并对外保密。而社会审计主要围绕会计报表进行,对会计报表发表意见,对外出具《审计报告》,具有鉴证作用,需要对股东、债权人、及社会公众使用人负责,社会审计出具的《管理建议书》仅仅指出内部控制制度及执行的不足,出具建议。
但内部审计与社会审计在工作上具有一致性,在审计内容、审计依据、审计方法等方面有一致之处。因此《独立审计具体准则第7号审计报告》某些要求,值得我们再写内部审计报告时参考,如审计的目的、审计对象、审计依据、审计责任、审计的实施过程等在内部审计报告中也需要体现。需要指出的是内部审计报告更突出对内部控制的关注,要针对内部控制制度及执行的不足提出具体审计意见及处罚建议,这与社会审计的《管理建议书》也有相同之处。以下是abc集团公司出具的分公司审计报告部分内容,目的是希望大家共同探讨。
一、封面
X公司机密内部审计报告
报告名称:关于abc的审计报告
报告编号:abc集团内审字[200x]第0号出具
报告时间:200x年xx月xx日
报告抄送:董事长、各副总裁、董事长助理、财务总监、xx部门
二、报告正文
关于abc分公司的审计报告
abc集团内审字[200x]第0号
我们于200x年xx月xx日至xx月xx日对abc分公司进行了审计。abc分公司资料的提供和编制、建立健全内部控制制度、保护资产的安全完整是分公司财务及管理部门的责任,我们的责任是在实施审计工作的基础上发表审计意见。
我们按照《内部审计准则》有关规定计划和实施审计工作,通过审计目的在于掌握分公司经营情况、内部控制制度执行情况,以便进行分析,从中评价出经营中存在的差距及揭示主要问题,针对重大缺陷提出审计意见。本审计报告中提出的问题及审计意见,请各分公司及公司相关部门在此基础上认真进行自查、完善、整改,后续审计中再发现此类问题按abc规定及本次审计意见进行处罚。
abc分公司的基本情况……
审计中发现的问题及审计意见
一、abc分公司资金管理不规范
1.职工借款随意性,借款金额大期限长,有的借款理由不充分,甚至有的旧账不结又填新账,截至审计日借款金额情况……。借款超三月的有……借款超一年的有……
审计意见:对超三月的借款一律无条件收回,收不回来的分公司经理、会计按4:6承担责任。以后不准出现超三月的借款,不准出现业务理由以外的借款,职工辞职要清理,否则分公司经理、会计按4:6承担责任,并从借款之日起按月1%的利率计算利息并按借款额的20%处以罚金。
金存在不能及时上缴公司账户的现象,如abc分公司200x年xx月xx日的金abcx元,截至200x年xx月xx日尚未上缴,时间长达近xx个月。
审计意见:严格财务控制制度,对不执行财务规定的分公司经理、会计各承担违规金额25%的处罚。
二、存货管理、库龄、结构存在不足
1、业务员借货现象普遍存在,数量之大日期之长令人费解。截至审计日借出存货件,折算成金额xx元,为库存金额的%。
时间超三月的有件,折算金额xx元,其中超一年的有件套,折算金额xx元。而且有些业务员已离职,如借货件折算金额为xx元,已于去年辞职。
审计意见:现有不超一月无损的借货加强催收力度尽快收回;超一月及损坏的借货落实责任人按售价的7折收回现金,没有责任人的分公司经理(或原经理)、会计、保管人员按3:3:4的比例扣款。通过本次清理以后,以后借货理由要充分,分公司经理要审批,分公司会计随时监督,不准出现一个月以上借货,职工辞职要清理借货。否则分公司经理会计保管人员分别按零售价承担3:3:4的责任。
2、存货盘点账实不符严重
存货盘点的目的在于查找错误指出问题,以便管理控制的改进与提高。根据重要性原则,考虑成本效益,本次审计差错的定义为:只要同种类成品,实盘与账面不符即为账实不符,核对中并不进行合并调整。具体的财务操作必须根据本次审计盘点情况另行仔细盘点,该合并的合并,该调整的进行调整。
(1)盘点对账具体情况
按总数种类差错相抵后计算的差错率为%。
账实核对不符情况:
盈亏绝
对值合计
(2)我们通过调查了解、分析具体原因如下……
3、按库龄分析
根据最后一次进货测算,超3个月的库存,占全部库存的%;超6个月的库存,占全部库存的%;超1年的库存,占全部库存的%。超龄库存不但每年耗费较大的资金成本,更重要的是已成为困扰资金周转的桎梏。
库龄种类明细:
品种合计
1X3月3X6月6X12月1X2年2X3年3年上
分析原因……
4、按存货结构周转情况分析,全部存货去年同期销售件,今年上半年的销量为件,abc分公司库存件,测算需xx个月销完。
审计意见:在以上盘点的基础上,对现有库存进行库龄的统一排查,在查清库龄的基础上,完善财务软件或系统对存货的实时监控,为公司库存管理、经营决策提供信息。同时为盘活库存,加强资金流转,节约财务费用,缓解公司资金紧张的压力,请公司决策层针对公司库存目前的库龄、销售前景预测情况,在消化调整库存结构的基础上,制定有效的清仓利库管理制度,并作为一个长期的策略贯彻下去。
三、费用合理性的难以界定
费用单据报销不规范,如招待费有的未注明为何事招待何人;有的经办人、分公司审签人仅经理一人,审计无法界定是否合理合法。
审计意见……
四、低值易耗品管理存在差距
abc分公司,低值易耗品台账记录无规格型号、无产地、无购入日期或调入日期等,不详细、不及时、不全面、不规范;分公司低值易耗品管理存在缺陷,有的随处乱方、有的损坏不及时修理,如有两张办公桌抽屉、门子损坏无修理,一台转椅损坏放在四楼迎门处。
审计意见:……对丢失、损坏的要落实原因,是责任人原因的要追究责任,加强日常维护、维修工作,分管领导承担管理责任。
五、销售审计情况分析
1、XX月销售额构成分析
200x年XX月份abc分公司销售金额同比增长%。从构成情况看……
2、XX月销售量分析
从销量及增长幅度可以看出、增长较快,销售增长缓慢,具体分析……
审计意见……
六、1X6月销售费用构成及销售费用率分析
分公司费用构成及销费用率对比情况……
七、店面门头形象、店内布局,专卖店管理制度不健全
审计意见……
九、存货进销存、财务收支明细账记录不规范、不全面
abc分公司的存货进销存明细账没有月结、累计;用红字记录出库,商场与商场、专卖店调货不经仓库调账;财务收支明细账无月结、累计,有的不按财务记账规则涂改……
审计意见……
十、礼品卡管理存在漏洞
1、借支礼品卡时间较长,截至xx年xx月xx日,借支礼品卡如下……
2、有效期问题……
3、礼品卡注明一次消费,但实际中存在分次消费或变相分次消费(换卡)的现象……
4、面值、有效日期标注不规范,有的用电脑打印纸条粘贴在卡上,有的在卡上直接圆珠笔或碳素笔书写,有损害于一个知名品牌的形象。
审计意见:规范礼品卡及消费的管理,面值、有效日期标注直接印刷在卡上或统一用电脑打印纸条打印;礼品卡有效期问题严格按卡面上标注执行,个别卡超期一律到总公司核验后处理或折价后换卡消费,分公司无权接受自行处理;如同有效期一样,在维护公司形象及严肃性前提下,严格按礼品卡标注使用;除特殊情况经总公司财务部长批准外不准借出,对私自借出的一律按面值追究分公司经理及会计各50%的责任。本次审计查出的借卡,请及时与有关部门联系,尽快进行财务帐务或收款处理。
十一、分公司财务基础薄弱,不能适应财务管理的要求
库龄分析是一项很重要的基础管理工作,但分公司不能提供出存货的库龄,也从未进行过库龄、库存结构的分析,更无从谈起为公司存货决策提供信息……
合同签订、跟踪管理……
审计意见:以集团公司财务部牵头,组织xx部、xx部共同对存货管理、合同管理等基础性的财务管理工作……
十二、分公司财务核算架构不合理
财务收支控制的高度集中并不等于核算的集中。目前分公司大多有独立的营业执照且为独立的纳税主体,从财税制度上应为独立经营、独立纳税的独立核算单位,但结合分公司的审计情况看,分公司并未形成为独立核算的经营实体,分公司会计行使的职责相当于部门核算员,并不是真正意义上的会计……
在现代企业中,公司内部演讲成为了一种普遍的沟通和分享信息的方式。无论是高层管理者向员工传达重要决策,还是员工在团队会议上展示自己的工作成果,演讲都扮演着重要的角色。本文将探讨公司内部演讲的意义和技巧。
首先,公司内部演讲对于组织内部的沟通十分重要。领导者通过演讲可以向员工传达企业的愿景、目标和价值观,从而激励员工分享他们的使命和目标。演讲还可以加强团队合作和协作,鼓励员工彼此交流和学习。通过讲述成功案例、挑战和发展机会,公司内部演讲可以激发员工的主动性和创造力,促进企业的持续发展。
其次,公司内部演讲对于建立良好的企业形象和品牌价值也起到了重要的推动作用。领导者可以通过演讲来展示企业的核心竞争力和独特价值,吸引员工和客户的关注和信任。演讲可以帮助员工了解企业的战略和未来发展方向,从而增强他们对企业的认同感和归属感。公司内部演讲还可以加强员工之间的相互了解和信任,促进良好的企业文化建设。
然而,成功的公司内部演讲并非易事,需要一定的技巧和准备。首先,演讲者应该清楚自己的目标和受众,选择合适的语言和方式来表达自己的观点。演讲者还应该准备充分,研究和收集相关的背景信息和数据,以增强自己的说服力。同时,演讲者应该关注演讲的结构和流程,将内容有条理地呈现给听众。演讲者还应该注重语言的简洁明了和形象生动,避免使用过于专业或晦涩难懂的'术语。
此外,演讲者应该注重表达的感情和声音的语调。通过适当的语气和音量调控,演讲者可以激发听众的兴趣和参与度。演讲者还应该注重身体语言的运用,如姿势、手势和眼神等,以增强演讲的说服力和亲和力。最后,演讲者应该善于引用故事、引经据典或使用幽默来吸引听众的注意力,增加演讲的趣味性和记忆性。
总之,公司内部演讲在现代企业中扮演着重要的角色。它是一种有效的沟通和分享信息的方式,可以促进团队合作和员工的主动性。通过公司内部演讲,领导者可以塑造企业形象和品牌价值,吸引员工和客户的关注和信任。然而,成功的演讲需要一定的技巧和准备。演讲者应该关注目标和受众,准备充分,注重结构和语言表达,以及注意感情和声音的运用。通过不断的实践和反思,每个人都可以成为一名出色的公司内部演讲者。
20xx年,农行榆林分行高度重视内控合规工作,大力推行合规理念,使全行广大干部员工逐步认识到良好的合规文化是农业银行实现长治久安和可持续发展的基础和根本保证,全行上下逐步形成了“抓合规,强基础、控风险、促发展”的良好工作氛围,连续四年被评为内控管理一类行,辖属支行内控管理一类行占比达到89%。
一、深入开展合规文化建设。该行制定了合规文化建设规划,深入推进“六位一体”合规文化长效机制建设,确定目标和任务,并分解落实到各支行、各部门、各岗位。落实合规教育“四个必讲”、合规承诺书等措施,增强合规文化建设的针对性、实效性和可操作性。发挥合规文化建设的平台作用,将合规文化贯穿于经营管理全过程,全员主动自觉合规意识逐步增强。
二、扎实推进基础管理提升年活动。制定了信贷、运营、财会、信息科技、人员管理五个方面精细化管理方案,进一步明确工作任务,完善管理手段,细化措施,强化执行,不断推进基础管理工作的标准化、规范化和流程化建设,切实提升精细化管理成效。
三、持续开展案件风险排查。该行始终把案件风险排查作为案件防控的重要手段和内控合规管理工作的重要抓手,严格按照实施方案,先后组织开展了四次案件风险排查,始终保持案防高压态势,收到了良好的'防控和警示效果。
四、完善监督检查措施。该行将各部门尽职履责情况纳入对部门的内控考核体系,统筹整合了各部门检查监督需求,将专项检查与日常检查、现场检查与非现场检查、业务检查与行为排查有机结合起来,统一制定了年度检查计划,统筹监督检查资源,建立常态化、滚动式合规检查机制,形成了监督检查合力,提升了监督检查效能。
五、做好各类问题的整改。该行通过内控合规管理信息系统(ICCS系统),狠抓各类问题的整改,对内外部检查和审计发现的各类问题,做到行为纠正到位、风险控制到位、责任追究到位,同时将整改工作纳入内控评价及综合绩效考评。全年各类检查存在问题的整改率达到99.8%。
六、切实加强反洗钱工作。进一步明确反洗钱工作职责,完善反洗钱制度,加强对高风险客户的持续监测,积极推进客户风险等级分类制度的落实,有效促进了全面合规风险管理,反洗钱能力显著提高,得到了监管部门的肯定。
七、不断增强案件防控能力。认真落实防范案件责任制,逐级签订防范案件责任书,将案件防控工作责任层层细化分解到各级领导干部和员工,保证了全行案件防控各项工作措施的落实。深入开展案件查防,落实行级领导联行抓点防控案件工作,持续开展案件专项治理活动和重点行巡查,强化警示教育,全辖案件防控工作不断增强。
八、有效提高法律保障水平。认真开展法律法规知识学习培训,加强法律队伍建设,规范诉讼案件和合同管理,强化法律审查,为依法合规经营和有效防范风险提供了有力保障。
根据《企业内部控制基本规范》及其配套指引的规定和其他内部控制监管要求(以下简称“企业内部控制规范体系”),结合欧普康视科技股份有限公司(以下简称“公司”或“欧普康视”)内部控制制度和评价办法,在内部控制日常监督和专项监督的基础上,我们对公司20xx年12月31日(内部控制评价报告基准日)的内部控制有效性进行了评价。
一、重要声明
按照企业内部控制规范体系的规定,建立健全和有效实施内部控制,评价其有效性,并如实披露内部控制评价报告是公司董事会的责任。监事会对董事会建立和实施内部控制进行监督。经理层负责组织领导公司内部控制的日常运行。公司董事会、监事会及董事、监事、高级管理人员保证本报告内容不存在任何虚假记载、误导性陈述或重大遗漏,并对报告内容的真实性、准确性和完整性承担个别及连带法律责任。
公司内部控制的目标是合理保证经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进企业战略目标的实现。由于内部控制存在的固有局限性,故仅能为实现上述目标提供合理保证。此外,由于情况的变化可能导致内部控制变得不恰当,或对控制政策和程序遵循的程度降低,根据内部控制评价结果推测未来内部控制的有效性具有一定的风险。
二、内部控制评价结论
根据公司财务报告内部控制重大缺陷的认定情况,于内部控制评价报告基准日,不存在财务报告内部控制重大缺陷,董事会认为,公司已按照企业内部控制规范体系和相关规定的要求在所有重大方面保持了有效的财务报告内部控制。
根据公司非财务报告内部控制重大缺陷认定情况,于内部控制评价报告基准日,公司未发现非财务报告内部控制重大缺陷。自内部控制评价报告基准日至内部控制评价报告发出日之间未发生影响内部控制有效性评价结论的因素。
三、内部控制评价工作情况
(一)内部控制评价的依据
公司依据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》、《企业内部控制基本规范》及其配套指引、《深圳证券交易所创业板上市公司规范运作指引》以及公司内部相关规章制度的要求,组织开展内部控制评价工作。
(二)内部控制评价的原则
1、全面性原则。内部控制贯穿决策、监督和执行全过程,覆盖公司的各项业务和事项。
2、重要性原则。内部控制在全面控制的基础上,关注重要业务事项和高风险领域。
3、制衡性原则。内部控制在治理结构、机构设置及权责分配、业务流程等
方面相互制约、相互监督,同时兼顾运营效率。
4、适应性原则。内部控制与公司经营规模、业务范围、竞争状况和风险水
平等相适应,并随着情况的变化及时加以调整。
5、成本效益原则。内部控制的建设与执行过程中,应当权衡实施成本与预期效益,以适当的成本实现有效控制。
(三)内部控制评价范围
公司按照风险导向原则确定纳入评价范围的主要单位、业务和事项以及高风险领域。公司本次内部控制评价范围的主要单位为本公司及其控股子公司,纳入评价范围单位资产总额占公司财务报表资产总额的100%,营业收入合计占公司财务报表营业收入总额的100%。
纳入评价范围的主要业务和事项包括:公司治理结构、企业文化、组织机构、管理层经营理念和风格、内部审计、职权与责任的分配、人力资源、资金管理、财务报告、资产管理、销售管理、对外投资管理、生产管理、子公司管理、募集资金管理、信息披露等。
上述纳入评价范围的单位、业务和事项以及高风险领域涵盖了公司经营管理的主要方面,不存在重大遗漏。
四、内部控制的基本情况
(一)控制环境
公司的控制环境反映了治理层和管理层对于控制的重要性的态度,控制环境的好坏直接决定着内部控制制度能否顺利实施及实施的效果。公司本着规范运作的基本理念,正积极努力地营造良好的控制环境,主要体现在以下几个方面:
1、公司治理结构
公司董事会依据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》、《深圳证券交易所创业板股票上市规则》、《深圳证券交易所创业板上市公司规范运作指引》、《上市公司治理准则》有关规定制定和修订了《欧普康视科技股份有限公司章程》、《欧普康视科技股份有限公司股东大会议事规则》、《欧普康视科技股份有限公司董事会议事规则》、《欧普康视科技股份有限公司监事会议事规则》等基础制度,形成了权责分明、各司其责、相互制衡、协调运作的法人治理结构。
为了完善公司治理结构,建立现代企业制度,明确各方职责,形成有效治理,充分发挥良好的公司治理对公司的规范、促进作用,公司建立健全了包括股东大会、董事会、监事会在内的“三会”治理结构。
股东大会是公司的最高权力机构,负责制定公司发展战略、经营方针及投资计划,从整体上对公司内部控制实施决策,通过议事规则确保所有股东,特别是中小股东享有平等地位,确保所有股东能够充分行使自己的权利。
董事会是公司的日常决策机构,也是股东大会决议的执行机构,具体负责公司内部控制制度的建立健全、具体实施及效果评价。通过下设的三个专门委员会和审计部对内部控制实施有效监督。
董事会包括三名独立董事,其在关联交易、对外担保、高管薪酬、重大投资及其他重大方面对公司内部控制进行独立监督,并发表独立意见,确保内部控制的有效实施。
监事会是公司的监督机构,对公司的内部控制实施监督,对董事会、管理层的工作和公司财务进行监督,并提出改进和完善建议,促进公司内部控制的进一步完善。
2、企业文化
公司传承“团结、专业、主动、热情、细心”的企业精神,坚持“规范筑基、创新领航、实干兴业”的企业准则,以“为用户提供全面、有效的产品;为医生提供专业、及时的服务为企业使命,矢志不渝坚持为顾客、为股东、为员工、为社会,建立全球最专业的角膜塑形企业,打造全球最安全的角膜塑形体系的发展愿景。公司坚持人本理念,为员工的职业规划提供更多的机遇与空间,力求员工价值与公司价值共同成长和相互促进。
3、组织结构
公司为有效地计划、协调和控制经营活动,已合理地确定了组织单位的形式和性质,并贯彻不相容职务相分离的原则,比较科学地划分了每个组织单位内部的责任权限,形成相互制衡机制。同时,切实做到与公司的控股股东“五独立”。
4、管理层的理念和经营风格
公司由管理层负责企业的运作以及经营策略和程序的制定、执行与监督。董事会、审计委员会对其实施有效地监督。管理层对内部控制包括信息技术控制、信息管理人员以及财会人员都给予了高度重视,对收到的有关内部控制弱点及违规事件报告都及时作出了适当处理。公司秉承“安全第一,专业服务”的经营理论,建立并不断完善技术服务体系,为用户提供全面、领先的产品,为客户提供专业、及时的服务,形成诚实守信、合法经营的经营风格。
5、内部审计为加强公司内部审计管理工作,提高审计工作质量,依据相关法律法规和《公司章程》的相关规定,并结合公司的实际情况,公司设立了审计部,配置了专职人员。公司审计部专职人员在董事会审计委员会领导下,对公司及下属子公司经营活动、内部控制制度设计、执行情况及有效性等进行监督和检查。对监督检查中发现的内部控制缺陷,按照公司内部审计工作程序提出相应的改进建议和处理意见,并定期对控制缺陷改进情况进行跟进。通过内部审计独立客观的监督和评价活动,对公司内部控制制度的健全性、有效性进行审查和评价,有效降低内部控制风险,切实提高管理效能及营运效率,为防范资产流失、资源浪费和优化组织结构流程提供有力的保障。
6、职权与责任的分配
公司根据内部控制管理制度及各个部门的管理制度,采用向个人分配控制职责的方法,建立了一整套执行特定职能(包括交易授权)的授权机制,并确保每个人都清楚地了解报告关系和责任。为对授权使用情况进行有效控制及对公司的活动实行监督,公司逐步建立了预算控制制度,能较及时地按照情况的`变化修改会计系统的控制政策。财务部门通过各种措施较合理地保证业务活动按照适当的授权进行;较合理地保证交易和事项能以正确的金额,在恰当的会计期间,较及时地记录于适当的账户,使财务报表的编制符合会计准则的相关要求。
(二)风险评估过程
公司制定了长远整体目标,并辅以具体策略和业务流程层面的计划,将企业经营目标明确地传达到每一位员工。公司建立了有效的风险评估管理制度,并建立了行政监督部门,以识别和应对公司可能遇到的包括经营风险、环境风险、财务风险等重大且普遍影响的变化。
(三)信息系统与沟通
公司明确内部控制相关信息的收集、处理和传递程序、传递范围,做好对信息的合理筛选、核对、分析、整合,确保信息的及时、有效。利用网络通讯等现代化信息平台,使得管理层、各部门、各业务单位以及员工与管理层之间信息传递更迅速、顺畅,沟通更便捷、有效。
公司针对可疑的不恰当事项和行为建立了有效的沟通渠道和机制,使管理层就员工职责和控制责任能够进行有效沟通。组织内部沟通的充分性使员工能够有效地履行其职责,与客户、供应商、监管者和其他外部人士的有效沟通,使管理层面对各种变化能够及时采取适当的进一步行动。
(四)控制活动
公司主要经营活动都有必要的控制政策和程序。管理层对预算、利润、其他财务和经营业绩都有清晰的目标,公司内部对这些目标都有清晰的记录和沟通,并且积极地对其加以监控。财务部门建立了适当的保护措施较合理地保证对资产的接触和记录、处理均经过适当的授权;较合理地保证账面资产与实存资产定期核对相符。
为合理保证各项目标的实现,公司建立了相关的控制程序,主要包括:人力资源、资金管理、财务报告、资产管理、销售管理、对外投资管理、生产管理、子公司管理、募集资金管理、信息披露等。
1、人力资源
公司已建立和实施了较科学的聘用、培训、轮岗、考核、奖惩、晋升和淘汰等人事管理制度,并聘用足够的人员,使其能完成所分配的任务。公司制定了《总经理工作细则》,规定了总经理办公会制度,定期讨论公司各业务部门的工作情况、公司预算的执行情况及公司日常经营管理中的其他重要事项,公司还定期和不定期的召开产销协调、生产物流、研发项目和年度、季度专题会议,及时解决运营过程中存在的问题。
2、资金管理
公司严格按照《现金管理暂行条例》等相关规定进行管理和资金收付。公司已对货币资金的收支和保管业务建立了较严格的授权批准程序,货币资金业务的岗位责任制、授权批准制度、责任追究制度规范、有效。公司在岗位设置上确保不相容岗位的分离,公司已按中国人民银行《支付结算办法》及有关规定制定了货币资金的结算程序,以保证货币资金支付严格按程序审批。公司定期或不定期对货币资金进行盘点和银行对账,确保现金账面余额与实际情况相符。报告期内,公司不存在影响资金安全的重大不适当之处。
3、财务报告
公司按照《公司法》、《会计法》、《企业会计准则》、《内部会计控制规范DD基本规范》等法律法规的规定,制定了《公司财务管理制度》,明确了会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序,确保会计核算与财务报告数据的完整性、真实性和准确性。合理设置分工,科学划分职责权限,贯彻不相容职务相分离及
每一个人工作能检查另一个人或更多人工作的原则,形成相互制衡机制。不相容
的职务主要包括:授权批准与业务经办、业务经办与会计记录、会计记录与财产保管、业务经办与业务稽核、授权批准与监督检查等。
4、资产管理
为了加强对各类资产的管理,公司制定了与资产相关的内控制度,明确相关管理要求及控制流程,在日常经营管理过程中有效执行。根据管理要求及制度规范,定期对各类资产进行清查,关注资产减值迹象,合理确认资产减值损失,不断提高企业资产管理水平。公司制定了完善的存货管理制度,对存货的验收、入库、出库、保管进行明确的规范,做到不相容岗位职责分离,定期组织人员进行存货的盘点,保证账账、账实、账表相符。公司制定了固定资产管理流程,固定资产的采购由需求部门提出采购申请或根据公司决议通过的投资计划采购,申购及采购需要按照制度逐级审批。定期对固定资产进行盘点,对盘点差异分析原因,并进行账务处理,保证账实相符。从实际执行情况看,日常执行中能遵循有关制度和程序的要求,公司在资产管理的控制方面没有重大漏洞。
5、销售管理
公司制定了切实可行的销售与收款控制制度,对销售与收款过程中可能出现的风险制定了一系列控制措施,包括销售合同签订、结算对账、发票开具、款项回收等各环节流程进行了规范。同时明确了各部门、各岗位的权责,确保销售、发货、收款等各不相容岗位能有效的制约和监督。通过内部的管控,公司销售的各项作业程序和操作更加规范,最大程度的控制了销售风险。
6、对外投资管理
公司重大投资的内部控制遵循合法、审慎、安全、有效的原则,控制投资风险、注重投资效益。公司已制定《对外投资管理制度》,明确规定了重大投资的类型和权限、决策程序、实施与管理等。公司相关部门对投资项目的立项、评估、决策、实施、管理、收益、投资处置等环节都进行了有效的控制,确保了公司对外投资的规范运作。
7、生产管理公司根据各生产环节具体情况及特点,分别制定了相应的各岗位的《岗位职责》,制定了《生产管理规程》、《厂房设施和设备的操作管理规程》、《物料管理规程》、《医疗器械生产企业卫生管理规程》等规章制度,这些制度明确了生产作业的程序、主要内容、生产协作部门的职责。在产品质量管理控制方面,公司依据有关法律法规的规定,制定了完整的管理体系文件,建立了优良的质量保证体系。报告期内,公司生产人员能够严格按照以上制度规定进行生产活动,控制措施能被有效地执行。
8、子公司管理
公司建立了《子公司管理办法》、《子公司财务管理制度》,对子公司的管理架构、组织管理、财务管理、资金管理、财务监督、人力资源管理等方面进了规定,目的旨在按照《深圳证券交易所创业板上市公司规范运作指引》等相关法律法规文件,加强对子公司的管理,建立有效的管控机制,提高公司整体运作效率和抗风险能力。公司各职能部门从公司治理、日常经营及财务管理等各方面对子公司进行对口管理。子公司严格按照《公司法》、《公司章程》等有关规定规范运作,其重大事项须按照相关规定上报公司审核后方可执行,确保了公司对各子公司的有效控制和管理。
9、募集资金管理
为了规范募集资金的管理和使用,保护投资者的利益,根据《公司法》、《证券法》、《深圳证券交易所上市公司募集资金管理办法》、《深圳证券交易所创业板股票上市规则》、《上市公司募集资金管理和使用的监管要求》、《深圳证券交易所创业板上市公司规范运作指引》以及其他相关法律法规规范性文件和《公司章程》的规定,结合公司实际情况,公司制订了《募集资金管理办法》,明确了公司、保荐机构、募集资金专户存储银行对募集资金的管理和监督。经保荐机构国元证券股份有限公司的实时监控和评估以及华普天健会计师事务所(特殊普通合伙)鉴证,公司20xx年度的募集资金存放和使用不存在募集资金管理违规的情况。
10、信息披露
公司制定了《信息披露管理制度》、《投资者关系管理制度》,规范公司与投资者和潜在投资者之间信息沟通的事项,按照法律法规与公司制度的规定,公开、公平、及时、准确、真实、完整地披露公司信息。证券部是公司信息披露事务的日常工作部门,统一负责公司的信息披露事务。公司规定了各部门、总经理、工会、员工在信息收集、传递、沟通等方面的职责和权限。
为规范公司信息披露管理公司制定了《信息披露与投资者关系管理制度》
明确规定了重大信息的范围和内容以及重大信息的传递、审核、披露流程对投资者关系活动中的信息披露进行了明确的规定。为了加强信息披露管理公司制定了《内幕信息知情人登记管理制度》。报告期内公司董事、监事、高级管理人员、控股股东认真执行该制度公司信息披露文件真实、准确、完整、及时地披露公司信息不存在虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏的情形并对其真实性、准确性、完整性、及时性承担个别和连带法律责任。报告期内公司对信息披露的内部控制严格、充分、有效。
(五)对控制的监督
公司定期对各项内部控制进行评价,同时一方面建立各种机制使相关人员在履行正常岗位职责时,就能够在相当程度上获得内部控制有效运行的证据;另一方面通过外部沟通来证实内部产生的信息或者指出存在的问题。公司管理层高度重视内部控制的各职能部门和监管机构的报告及建议,并采取各种措施及时纠正控制运行中产生的偏差。
五、内部控制评价
工作依据及内部控制缺陷,认定标准依据企业内部控制规范体系及内部控制制度组织,开展内部控制评价工作。公司董事会根据企业内部控制规范体系对重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷的认定要求,结合公司规模、行业特征、风险偏好和风险承受度等因素,区分财务报告内部控制和非财务报告内部控制,研究确定了适用于本公司的内部控制缺陷具体认定标准,并与以前年度保持一致。公司确定的内部控制缺陷认定标准如下:
1、内部控制缺陷认定标准
公司确定的内部控制缺陷评价认定标准如下:
缺陷认定标准
类别财务报告非财务报告定性标准
具有以下情形的(包括但不限于),一般应认定为财务报告内部控制重大缺陷:发现董事、监事和高级管理人员在公司管理活动中存在重大舞弊;重述以前公布的财务报表,以更正由于舞弊或错误导致的重大错报;注册会计师发现当期财务报表存在重大错报,而内部控制在运行过程中未能发现该错报;企业审计委员会和内部审计机构对内部控制的监督无效;控制环境无效;一经发现并报告给管理层的重大缺陷在合理的时间后未加以改正。出现以下情形的(包括但不限于),被认定为“重要缺陷”,以及存在“重大缺陷”的强烈迹象:关键岗位人员舞弊;合规性监管职能失效,违反法规的行为可能对财务报告的可靠性产生重大影响;已向管理层汇报但经过合理期限后,管理层仍然没有对重要缺陷进行纠正。
公司非财务报告缺陷认定主要依据涉及业务性质的严重程度、直接或潜在涉及业务性质的严重程度、直接或潜在负面影响的性质、范围等因素来确定将缺陷划分重大、重要和一般缺陷。
定量标准
重大缺陷:错报≥税前利润的5%;
重要缺陷:税前利润的1.5%≤错报
(1)非财务报告缺陷认定主要以缺陷对业务流程有效性的影响
一般缺陷:错报
(2)如果缺陷发生的可能性较高,会显著降低工作效率或效果、或显著加大效果的不确定性、或使之显著偏离预期目标为重要缺陷;
(3)如果缺陷发生的可能性较小,会降低工作效率或效果、或加大效果的不确定。
2、内部控制缺陷认定
1)财务报告内部控制缺陷认定及整改情况
根据上述财务报告内部控制缺陷的认定标准,报告期内公司不存在财务报告内部控制重大缺陷、重要缺陷。
2)非财务报告内部控制缺陷认定及整改情况
根据上述非财务报告内部控制缺陷的认定标准,报告期内未发现公司非财务报告内部控制重大缺陷、重要缺陷。
综上,公司董事会认为,根据深圳证券交易所《创业板上市公司规范运作指引》及相关规定,本公司内部控制于20xx年12月31日在所有重大方面是有效的。
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