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一、内部控制自我评价的概念及内容
内部控制自我评价是指企业董事会或类似机构对内部控制有效性进行全面评价、形成评价结论、出具评价报告的过程。内部控制有效性是指企业建立与实施内部控制对实现控制目标提供合理保证的程度,包括内部控制设计的有效性和内部控制运行的有效性。
根据《企业内部控制基本规范》及其配套指引的有关内容,企业建立与实施内部控制应当包含五个基本要素:内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督。因此,企业在开展内部控制自我评价工作时,应围绕内部控制这五个基本要素,结合企业业务特点和管理要求,确定内部控制评价的具体内容,建立内部控制评价的核心指标体系,对内部控制设计与运行情况进行全面评价。
二、国有企业开展内部控制自我评价的背景
20xx年,美国在安然事件后颁布的《萨班斯-奥克斯利》法案要求上市公司在年报中必须包括公司内部控制状况的陈述并要求公司管理层对内部控制的有效性进行负责。200x年,中国航油集团下属子公司-中国航油(新加坡)股份有限公司因石油衍生交易,总计亏损5.5亿美元,净资产仅为1.45亿美元,严重资不低债,最后不得不向新加坡最高法院申请财产保护。由此,社会投资人和民众对国有大中型企业的内部控制执行能力产生了巨大的疑问,究竟是什么原因导致该企业走向末路?实际上,中航油(新加坡)公司在成立后不久便建立了相应的内部控制体系和风险管控体系,其根本原因在于公司缺乏对内部控制体系运行情况进行定期的评价。
国资委作为中央所属企业的监管机构,一直以来对国有企业的内部控制建设与实施工作极为关注。尤其是20xx年,按照财政部等五部委印发的《企业内部控制基本规范》和配套指引的有关要求,国资委下发了《关于加快构建中央企业内部控制体系有关事项的通知》(国资发评价[20xx]68号),要求各企业立足自身实际,建立健全内部控制体系;采取有效措施,确保内部控制有效执行;加强评价与审计,促进内部控制持续改进与优化。同时要求各中央企业自20xx年开始,向国资委报送内部控制评价报告。由此可见,不论从外部监管的角度,还是从企业自身内在管理要求来看,内控评价工作都已成为国有企业每年必做的一项重要工作任务。
三、当前国有企业内部控制自我评价存在的问题和不足
近年来,国有企业通过实施内控评价工作,企业内控与风险管理意识不断增强。通过对日常业务中发现的缺陷进行分析、整改,解决了管理上存在的不足之处与薄弱环节,不同程度上促进了企业经营管理水平的提升。但是另一方面,国有企业的内部控制评价工作推进程度、工作成果参差不齐,在实际工作中还存在一些问题,主要体现在以下方面:
1.缺乏领导层足够的重视
现阶段,一些国有企业正处于规模迅速扩张期,也就是所谓跑马圈地的时期,公司大部分的人力、财力倾注于跑项目、拿项目上。另一方面企业在迅速扩张的同时,也在下大力气抓经营、抓效益。企业的领导层对内部控制自我评价工作的重视程度远远不够,有的企业领导层甚至认为,内控评价工作做与不做,做好与做不好,对企业的经营发展意义不大,对内控评价工作的实质内涵缺乏正确理解,没有认识到内控评价工作对企业发展的巨大潜力。这种潜力或许不是立竿见影的,但在企业的长远发展中,将会赋予企业强有力的发展动力。
2.内控建设相对滞后
一些企业内控建设工作刚刚起步,内控体系还未建立健全,或已建立但未健全,虽然制定了相应的规章制度,但制度可能并未覆盖公司的全部重点业务,未形成统一的制度体系;有的企业虽然建立健全了内部控制,但制度的有效性还存在问题,即使制度本身是有效的,但实际执行还有许多问题,甚至有的企业出现两层皮现象,制度定的是一套,实际执行是另一套。由此可见,部分企业在内控建设方面存在的问题还很多,内控建设工作基础比较薄弱。
这里举一个例子,大家耳熟能详的万科公司,这家企业的内控建设已形成比较规范的体系,主要体现在两大特色上。一是制度规范化,万科的内部网站上有一个制度规范库,其制度主要是工作指引型的,告诉员工遇到问题如何操作。万科规范的制度体系使得公司内部很少出现繁琐的请示汇报,提高了工作效率,降低了内部交易成本。二是流程优先,在制定每一项新制度前,首先要考虑流程的规范,在流程中充分考虑总部与地区公司、总部各部门之间的对接,考虑最直接、有效的渠道,打破上下级、各部门之间的刚性职能束缚。有了这样扎实的内控体系做基石,内控评价工作开展起来也就会有的放矢、水到渠成了。
3.缺乏业务层面的积极参与
目前大多数企业内控自评工作由内审部门牵头组织实施,未设立专职内控评价岗位,而是由内审人员兼职来做,其它部门的内控自评工作也是由部门人员兼职承担。企业大部分人员均初次接触这块业务,缺乏实践经验。
另一方面,由于对内控评价工作的认识程度不足,业务层面操作人员未能积极参与到公司内控评价工作中来,只是被动接受这项工作。自评工作由全员参与最后演变成为内部审计人员的工作任务。内部审计人员由于其专业的局限性,对公司的重点业务并不能全面掌握与了解。因此,缺乏业务层面的积极参与,也会使内控自评工作脱离经营实际,流于形式。
4.不同类型的企业未能有效实施具有自身特点的内控评价工作
目前,大部分国有企业都是以集团公司的形式存在,旗下管理几百家企业,这些企业所从事的业务板块也是千差万别,不尽相同。管理层级有的到了三级、四级,其中多数二级企业都是管理型公司,而三级、四级企业主要是生产型企业为主。
集团公司在开展内控评价过程中,制定了统一的表格模版,例如内控评价工作底稿、内控缺陷认定表、内控缺陷汇总表等。集团公司下属所有企业都统一使用这种格式开展自评工作,认定内控缺陷。然而,下属企业在开展自评工作时,未结合自身业务实际对表格进行适当调整,只是照搬现成的模板。在笔者看来,也许这套模板对管理型企业比较适用,而对生产型企业而言,就不一定是信手拈来可以用的。
5.未与信息化管理相结合
在当前市场竞争日益激烈的情况下,企业要想获得长远发展,必须要不失时机地改变传统的工作方式,由单一的手工模式向现代化、信息化模式转变,内控评价工作也不例外。
目前部分国有企业已经建立了内审的信息化平台,实现了在线审计、信息共享等功能。但绝大部分企业尚未建立内控评价工作的信息化渠道,内控评价工作单纯依赖手工编写、人工报送,致使内控评价工作效率不高、工作效果不明显。
四、完善企业内部控制自我评价的对策及建议
企业内部控制自我评价的建立和健全是一项长期的工作,不是一蹴而就的。内部控制自我评价作为一种管理工具,在实践中将不断得到改善和持续改进。从长远来看,内部控制自我评价工作在国有企业有着巨大的提升空间。根据企业在开展内控自评工作中出现的上述问题,笔者对如何进一步完善企业内控评价工作进行了思考与分析,主要包括以下几个方面:
1.加强对内控评价工作的培训和宣贯,转变企业员工理念
做好内部控制自评工作,需要一定的资源,如人力、时间成本等,因此,管理层经营观念的转变,以及强有力的支持是必不可少的。公司各级领导的重视和支持,能够为内控评价工作创造良好的内部环境和工作条件,企业全体员工的积极参与,是保证内控评价工作顺利开展的先决条件。
企业可以通过组织培训、专题座谈会等形式,加强对内控评价工作的宣贯,提高全体员工的认知与理解,提升业务人员操作能力,有利于内控评价工作的全面开展。从另一角度来看,企业在开展内控评价工作的过程中,通过查找和发现内控缺陷,并组织实施整改,可以进一步补齐管理短板,提升管理水平。总之,内控评价工作能有效促进企业发展质量的改进和提升,促进企业改善经营管理,夯实发展基础。
2.加强内控体系建设,奠定内控评价工作的坚实基础
内控建设是一个漫长的动态过程,需要长期不懈的努力。企业应结合自身现状,根据成本效益原则,制定相应的内控目标。并不断总结经验,完善内控体系,保证内控能够与公司日常经营管理相适应。另一方面,内控建设必须渗透到公司经营管理的各项业务过程和各个操作环节,涵盖所有的部门和岗位,才能保证内控建设工作落到实处。在内控体系构建完成后,企业对内控体系的持续改进和完善应建立常态化机制。
企业内控评价工作的成功与否很大程度上依赖于内控体系的建立健全。如果内控体系未建立或不健全,那么内控评价工作也会成为无源之水、无本之木。换言之,内控体系建设是内控评价工作的根源所在。内控体系建设与内控评价相辅相成,互相促进,内部控制评价工作是内控体系建设的重要保证环节,它的有效开展将促进内控体系建设的进一步优化与改进,从而对企业发展起到积极的推动作用。
3.与企业自身实际紧密结合,对内控工作做出更全面的评价
不同的企业在实施内控自评的过程中,有共性的东西,同时必然存在个性化差异的地方。企业应结合行业特点、生产经营性质等因素,制定出详细的实施方案,并对内控评价工作统一模板做细致的分析,找到与自身企业最适当的契合点,并对个别差异的地方做进一步补充与完善。只有细致入微地开展内控评价工作,才能更全面地发现内控中的缺陷,并对缺陷产生的原因做出分析和判断。
4.利用信息化管理手段,提升业务水平
随着互联网和电子商务的兴起,依托信息化发展也成为必然趋势。大多数国有企业的信息化平台建设与时俱进,基本能够满足业务发展的需求。其中内审信息平台建设日趋成熟,逐步建立起与现有的财务集中核算系统、资金管理系统、全面预算管理系统等的业务对接,实现远程审计和非现场审计。因此,在成熟的内审信息平台上,再增加一个内控评价子模块,通过不同业务模块之间的数据共享、资源共享,形成工作合力。同时也能大大提高内控评价工作效率,更好地为企业发展服务。
怎样写内控自我评价?
一般情况下,根据自我评价报告内容和内控体系实际建设情况,外部审计机构对于企业的内部控制体系会出具三种意见的某一种:
达到内控要求:同意评价报告意见;
有重大缺陷:否定意见;
有范围限制:撤消业务约定,或无法表示意见。
上述意见并非仅凭借企业出具的自我评价报告,还需要依据:
内部控制文档(内控管理手册+管理制度汇编目录);
内控控制程序相关审计结果(如果有);
内控控制程序测试结果;
实质性业务活动过程文件;
企业内部评估自查结果(如果有)。
问询会是一种方式,但不作为审计底稿的依据。因此,一份内控自我评价报告的意义确实没有多大,虽然是自我评估的表达,但能否让外部审计机构接受,他们信还是不信需要有其他依据的。如果实际的内控体系只是一套文件,外部审计机构很难出具第一种意见,如果真出具了,对于广大的中小投资者也是很不负责任的行为。
如果一个企业在内部控制体系建设过程中确实建立了标准和规范并予以实施,那在撰写内控自我评价报告的时候可以有所侧重。常规意义上,一份标准的内控自我评价报告包括(不同企业根据实际情况有所删减或强调):
内控整体情况综述(包括对整体内控情况评述、组织机构、制度建设和内控职能部门建立和运行情况的描述);
内部控制有效性评估(包括经营环境控制情况评述,重点内部控制活动和重点业务活动内部控制情况描述,问题及整改计划以及综合评价)
内容不复杂,主要是针对报告期间(一般是1.1―12.31)内部控制建设情况及内部控制体系应用的有效性进行自我评估。做的好企业,在撰写自我评价报告前,会考虑通过内部审计部门或由内控职能部门主导完成企业内部控制的自我评估检查。同时,对于集团型企业来说还是检查和评价各分支机构内控执行情况,并进行评价和绩效考核的方法。整体情况评价是看企业在报告期间内有否出现重大风险,是否进行了重大调整,对于调整部分内部控制是如何做的。对于业务活动部分,除了结合企业内部控制应用规范中要求逐一检查的内容外,主要是针对企业内控管理手册中各个控制点的控制情况进行了解并挑出确实卓有成效的部分进行详细描述。无论怎样,内控的意义是防止出现重大管理问题,督促企业进行规范运作,如果报告期间内企业已经出现了重大问题,内控评价报告怎样写都无法得到外审出具的第一种意见。
正如,重视风险管理和内部控制的企业会将内部控制作为规范企业运作和防范风险的手段,不重视的企业,会将内控做成只有一纸文书的应付差事。即使企业什么都没做,写出内控自我评价报告也是完全可能的,毕竟没有企业是没有任何规章制度规范,在完全失控的状态去管理的。
一、内部控制自我评价的概念及内容
内部控制自我评价是指企业董事会或类似机构对内部控制有效性进行全面评价、形成评价结论、出具评价报告的过程。内部控制有效性是指企业建立与实施内部控制对实现控制目标提供合理保证的程度,包括内部控制设计的有效性和内部控制运行的有效性。
根据《企业内部控制基本规范》及其配套指引的有关内容,企业建立与实施内部控制应当包含五个基本要素:内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督。因此,企业在开展内部控制自我评价工作时,应围绕内部控制这五个基本要素,结合企业业务特点和管理要求,确定内部控制评价的具体内容,建立内部控制评价的核心指标体系,对内部控制设计与运行情况进行全面评价。
二、国有企业开展内部控制自我评价的背景
20xx年,美国在安然事件后颁布的《萨班斯-奥克斯利》法案要求上市公司在年报中必须包括公司内部控制状况的陈述并要求公司管理层对内部控制的有效性进行负责。20xx年,中国航油集团下属子公司-中国航油(新加坡)股份有限公司因石油衍生交易,总计亏损5.5亿美元,净资产仅为1.45亿美元,严重资不低债,最后不得不向新加坡最高法院申请财产保护。由此,社会投资人和民众对国有大中型企业的内部控制执行能力产生了巨大的疑问,究竟是什么原因导致该企业走向末路?实际上,中航油(新加坡)公司在成立后不久便建立了相应的内部控制体系和风险管控体系,其根本原因在于公司缺乏对内部控制体系运行情况进行定期的评价。
国资委作为中央所属企业的监管机构,一直以来对国有企业的内部控制建设与实施工作极为关注。尤其是20xx年,按照财政部等五部委印发的《企业内部控制基本规范》和配套指引的有关要求,国资委下发了《关于加快构建中央企业内部控制体系有关事项的通知》(国资发评价[20xx]68号),要求各企业立足自身实际,建立健全内部控制体系;采取有效措施,确保内部控制有效执行;加强评价与审计,促进内部控制持续改进与优化。同时要求各中央企业自20xx年开始,向国资委报送内部控制评价报告。由此可见,不论从外部监管的角度,还是从企业自身内在管理要求来看,内控评价工作都已成为国有企业每年必做的一项重要工作任务。
三、当前国有企业内部控制自我评价存在的问题和不足
近年来,国有企业通过实施内控评价工作,企业内控与风险管理意识不断增强。通过对日常业务中发现的缺陷进行分析、整改,解决了管理上存在的不足之处与薄弱环节,不同程度上促进了企业经营管理水平的提升。但是另一方面,国有企业的内部控制评价工作推进程度、工作成果参差不齐,在实际工作中还存在一些问题,主要体现在以下方面:
1.缺乏领导层足够的重视
现阶段,一些国有企业正处于规模迅速扩张期,也就是所谓跑马圈地的时期,公司大部分的人力、财力倾注于跑项目、拿项目上。另一方面企业在迅速扩张的同时,也在下大力气抓经营、抓效益。企业的领导层对内部控制自我评价工作的重视程度远远不够,有的企业领导层甚至认为,内控评价工作做与不做,做好与做不好,对企业的经营发展意义不大,对内控评价工作的实质内涵缺乏正确理解,没有认识到内控评价工作对企业发展的巨大潜力。这种潜力或许不是立竿见影的,但在企业的长远发展中,将会赋予企业强有力的发展动力。
2.内控建设相对滞后
一些企业内控建设工作刚刚起步,内控体系还未建立健全,或已建立但未健全,虽然制定了相应的规章制度,但制度可能并未覆盖公司的全部重点业务,未形成统一的制度体系;有的企业虽然建立健全了内部控制,但制度的有效性还存在问题,即使制度本身是有效的,但实际执行还有许多问题,甚至有的企业出现两层皮现象,制度定的是一套,实际执行是另一套。由此可见,部分企业在内控建设方面存在的问题还很多,内控建设工作基础比较薄弱。
这里举一个例子,大家耳熟能详的万科公司,这家企业的内控建设已形成比较规范的体系,主要体现在两大特色上。一是制度规范化,万科的内部网站上有一个制度规范库,其制度主要是工作指引型的,告诉员工遇到问题如何操作。万科规范的制度体系使得公司内部很少出现繁琐的请示汇报,提高了工作效率,降低了内部交易成本。二是流程优先,在制定每一项新制度前,首先要考虑流程的规范,在流程中充分考虑总部与地区公司、总部各部门之间的对接,考虑最直接、有效的渠道,打破上下级、各部门之间的刚性职能束缚。有了这样扎实的内控体系做基石,内控评价工作开展起来也就会有的放矢、水到渠成了。
3.缺乏业务层面的积极参与
目前大多数企业内控自评工作由内审部门牵头组织实施,未设立专职内控评价岗位,而是由内审人员兼职来做,其它部门的内控自评工作也是由部门人员兼职承担。企业大部分人员均初次接触这块业务,缺乏实践经验。
另一方面,由于对内控评价工作的认识程度不足,业务层面操作人员未能积极参与到公司内控评价工作中来,只是被动接受这项工作。自评工作由全员参与最后演变成为内部审计人员的工作任务。内部审计人员由于其专业的局限性,对公司的重点业务并不能全面掌握与了解。因此,缺乏业务层面的积极参与,也会使内控自评工作脱离经营实际,流于形式。
4.不同类型的企业未能有效实施具有自身特点的内控评价工作
目前,大部分国有企业都是以集团公司的形式存在,旗下管理几百家企业,这些企业所从事的业务板块也是千差万别,不尽相同。管理层级有的到了三级、四级,其中多数二级企业都是管理型公司,而三级、四级企业主要是生产型企业为主。
集团公司在开展内控评价过程中,制定了统一的表格模版,例如内控评价工作底稿、内控缺陷认定表、内控缺陷汇总表等。集团公司下属所有企业都统一使用这种格式开展自评工作,认定内控缺陷。然而,下属企业在开展自评工作时,未结合自身业务实际对表格进行适当调整,只是照搬现成的模板。在笔者看来,也许这套模板对管理型企业比较适用,而对生产型企业而言,就不一定是信手拈来可以用的。
5.未与信息化管理相结合
在当前市场竞争日益激烈的情况下,企业要想获得长远发展,必须要不失时机地改变传统的工作方式,由单一的手工模式向现代化、信息化模式转变,内控评价工作也不例外。
目前部分国有企业已经建立了内审的信息化平台,实现了在线审计、信息共享等功能。但绝大部分企业尚未建立内控评价工作的信息化渠道,内控评价工作单纯依赖手工编写、人工报送,致使内控评价工作效率不高、工作效果不明显。
四、完善企业内部控制自我评价的对策及建议
企业内部控制自我评价的建立和健全是一项长期的工作,不是一蹴而就的。内部控制自我评价作为一种管理工具,在实践中将不断得到改善和持续改进。从长远来看,内部控制自我评价工作在国有企业有着巨大的提升空间。根据企业在开展内控自评工作中出现的上述问题,笔者对如何进一步完善企业内控评价工作进行了思考与分析,主要包括以下几个方面:
1.加强对内控评价工作的培训和宣贯,转变企业员工理念
做好内部控制自评工作,需要一定的资源,如人力、时间成本等,因此,管理层经营观念的转变,以及强有力的支持是必不可少的。公司各级领导的重视和支持,能够为内控评价工作创造良好的内部环境和工作条件,企业全体员工的积极参与,是保证内控评价工作顺利开展的先决条件。
企业可以通过组织培训、专题座谈会等形式,加强对内控评价工作的宣贯,提高全体员工的认知与理解,提升业务人员操作能力,有利于内控评价工作的全面开展。从另一角度来看,企业在开展内控评价工作的过程中,通过查找和发现内控缺陷,并组织实施整改,可以进一步补齐管理短板,提升管理水平。总之,内控评价工作能有效促进企业发展质量的改进和提升,促进企业改善经营管理,夯实发展基础。
2.加强内控体系建设,奠定内控评价工作的坚实基础
内控建设是一个漫长的动态过程,需要长期不懈的努力。企业应结合自身现状,根据成本效益原则,制定相应的内控目标。并不断总结经验,完善内控体系,保证内控能够与公司日常经营管理相适应。另一方面,内控建设必须渗透到公司经营管理的各项业务过程和各个操作环节,涵盖所有的部门和岗位,才能保证内控建设工作落到实处。在内控体系构建完成后,企业对内控体系的持续改进和完善应建立常态化机制。
企业内控评价工作的成功与否很大程度上依赖于内控体系的建立健全。如果内控体系未建立或不健全,那么内控评价工作也会成为无源之水、无本之木。换言之,内控体系建设是内控评价工作的根源所在。内控体系建设与内控评价相辅相成,互相促进,内部控制评价工作是内控体系建设的重要保证环节,它的有效开展将促进内控体系建设的进一步优化与改进,从而对企业发展起到积极的推动作用。
3.与企业自身实际紧密结合,对内控工作做出更全面的评价
不同的企业在实施内控自评的过程中,有共性的东西,同时必然存在个性化差异的地方。企业应结合行业特点、生产经营性质等因素,制定出详细的实施方案,并对内控评价工作统一模板做细致的分析,找到与自身企业最适当的契合点,并对个别差异的地方做进一步补充与完善。只有细致入微地开展内控评价工作,才能更全面地发现内控中的缺陷,并对缺陷产生的原因做出分析和判断。
4.利用信息化管理手段,提升业务水平
随着互联网和电子商务的兴起,依托信息化发展也成为必然趋势。大多数国有企业的信息化平台建设与时俱进,基本能够满足业务发展的需求。其中内审信息平台建设日趋成熟,逐步建立起与现有的财务集中核算系统、资金管理系统、全面预算管理系统等的业务对接,实现远程审计和非现场审计。因此,在成熟的内审信息平台上,再增加一个内控评价子模块,通过不同业务模块之间的数据共享、资源共享,形成工作合力。同时也能大大提高内控评价工作效率,更好地为企业发展服务。
一、综述
20xx年度内,在公司推行“基础管理年”、全面推进战略导向管理体系的背景下,公司不断完善内部控制制度,逐步调整对控股子公司的管理模式,进一步改进了内部控制体系。
(1)公司内部控制的组织架构。
公司已设立较为完善的组织控制架构,并制定了各层级之间的控制程序,保证董事会及高级管理人员下达的指令能够被严格执行。明确界定各部门、岗位的目标、职责和权限,建立了相应的制衡和监督机制,确保其在授权范围内履行职能。
(2)公司内部控制制度的建设情况。
公司已建立信息披露事务管理、招标管理、财务管理、生产管理、投资管理、药品质量管理、内部审计、关联交易管理、行政管理、全面预算管理、采购供应管理、担保管理、合同管理、档案管理、固定资产管理、计算机及网络管理等专门管理制度。
(3)公司内部审计部门工作人员的配备情况。
20xx年,经公司董事会批准,公司正式设立审计部,使内部审计职能从原董事会秘书处的职能中独立出来,专门负责监督检查公司及下属企业的内部控制活动。作为公司的战略监控工具,审计部除了开展内部控制、经济效益、经济责任以及财务状况审计外,还介入招投标管理、二级企业资本性支出、投资兼并前的尽职调查业预算完成情况等事项。目前审计部共六人,部长一人,审计师两人,审计员三人,全部具有本科以上学历。
(4)20xx年公司建立和完善内部控制所进行的重要活动、工作及成效。
20xx年6月,公司董事会成立了审计委员会。审计部开始直接对审计委员会负责并汇报工作,为公司保证内部控制创造了更好的环境。公司修订了《三九医药股份有限公司招标管理制度》、《三九医药内部审计制度》,制定了《三九医药下属企业内部审计条例》、《三九医药下属企业管理办法》、《三九医药安全生产管理制度》、《安全生产应急预案》、《商标管理制度》、《三九医药股份有限公司信息发布系统管理制度》、《公文管理制度》等制度。20xx年,随着资产债务重组的完成,逐步加强对二级公司的管理控制,健全二级公司董事会等治理机构,通过业务指导、预算管理、绩效考核以及内部审计等工具来加强二级企业的管理。根据公司管理的需要,强化了内部审计职能。审计部进行了包括内控制度审计、资本性支出后续审计、清算审计、经济效益审计、工程决算审计、拟收购项目尽职调查等多种类型的审计工作,涉及公司本部及下属企业共11家企业,审计项目12项。出具审计报告后,向各下属企业下发《落实审计意见通知书》,要求各下属企业严格按照审计建议进行整改,并将整改步骤、时间和责任人上报,以促进被审单位对审计建议的落实。此外,审计部以参加现场会议、通讯方式等形式参与了公司本部及下属二级企业的各类项目招标共计58个项目,确保了招标程序的规范。
二、重点控制活动
一、公司控股子公司控制结构及持股比例表。
二、对控股子公司的管理控制情况20xx年,根据《三九医药下属企业管理办法》,公司加强了对控股子公司在财务、投资、营销、供应、研发、人事行政管理等方面的控制,对下属企业生产和质检业务进行指导;通过委派董事、监事及重要高级管理人员的方式,对部分子公司的管理层进行了调整;统一对子公司经营责任人的薪酬管理,统一规范了各下属企业社会保险缴费标准,通过适当的方式对下属企业经营班子进行业绩考核。实现了对部分下属企业资金的集中管理;初步建立了下属企业法律风险监控制度。
三、公司关联交易的内部控制情况。
公司制定了《关联交易管理办法》,对关联方、关联关系、关联交易价格、关联交易的批准权限、关联交易的回避与决策程序、对控股股东的特别限制、关联交易信息披露、法律责任做了明确的规定,保证了公司与关联方之间订立的关联交易合同符合公平、公开、公正的原则。报告期内发生的关联交易,公司均按照相关规定履行审批手续之后实施,不存在与《关联交易管理办法》、《公司章程》及其他规定不符的情况。
四、公司对外担保的内部控制情况。
公司制定了《担保管理制度》,对公司及下属企业对外担保应遵守的规定、信息披露、审批程序、担保合同的签署及管理、责任追究等作了明确规定;《公司章程》明确了担保事项的审批权限,上述规定已得到有效执行。20xx年度公司未新增对外担保事项,并积极寻求延续担保事项的解决方案,以控制对外担保风险。
五、公司募集资金使用的内部控制情况。
公司募集资金的使用按照《招股说明书》约定的使用计划进行,对已经变更的使用项目,公司按照相关法规的规定履行了审批及信息披露手续。报告期内,公司变更了部分募集资金使用项目,将该部分募集资金用于新生产基地建设,该事项已于报告期内履行了相关审批及披露程序。
六、公司重大投资的内部控制情况。
公司制定了《投资管理暂行办法》,对公司对外投资的原则、程序、权限、对下属子公司的管理、投资管理部门职责等作了明确规定。《公司章程》明确了对外投资的审批权限,上述规定已得到有效执行。
七、公司信息披露的内部控制情况。
公司已建立《信息披露事务管理制度》和《重大事项内部报告制度》,对公开信息披露和重大内部事项沟通进行全程控制。对照深交所《上市公司内部控制指引》的有关规定,公司对信息披露的内部控制严格、有效,报告期内,未有违反《上市公司内部控制指引》、公司《信息披露事务管理制度》和公司《重大事项内部报告制度》的情形发生。
三、问题及整改计划
一、公司内部控制存在的问题:
(1)对控股子公司的管理控制仍需进一步加强。
(2)商标授权使用管理需进一步规范。
二、整改计划:
(1)公司已初步建立了对子公司的较为有效的管理控制体系,对子公司的财务预算、投资决策、药品研发、市场营销、薪酬、绩效等进行管理或给与业务指导。为实现产业链的有效整合,公司在调整确定子公司的专业化定位后,仍需加强对子公司的管理,通过对计划、物流、采购等的整合,全面实施供应链管理;继续提高资金集中管理的范围,以及加强对资本性支出的内部审计和法律风险的监控。
(2)20xx年,公司向三九集团购入了“999”及三九系列商标,开始逐步规范商标授权使用。20xx年,公司将进一步强化商标管理和行政保护,确定并实施三九医药品牌发展战略。通过全面清理999系列商标授权使用状况,重新确定授权使用999商标产品目录,加强对子公司使用商标的管理。并通过司法途径打击商标专利侵权等不正当侵权行为。
四、公司内部控制情况的总体评价
公司已建立了内部控制管理体系,内部控制活动基本涵盖了所有营运环节,包括但不限于:销售及收款、采购及付款、固定资产管理、存货管理、资金管理、财务报告、信息披露、人力资源管理和信息系统管理等。上述内部控制体系及相关制度是依据《公司法》、《公司章程》和有关法律法规的规定,并结合公司自身的实际情况制定的,虽然仍存在一些不足,整体而言,公司内部控制是有效的。公司正在遵照《企业内部控制基本规范》及相关指引,进一步完善公司内控制度。
以提高经营管理水平和风险防范能力。
公司内部控制是指公司为了提高生产效率、降低生产经营成本、保护自身经济资源,确保会计信息准确可靠以实现其生产经营目标,在遵循相关法律法规的前提下制定并实施的降低各类风险的手段和过程,包括制定公司规章制度、配套相关流程、检查评价流程实施等贯穿整个生产经营活动的一个完整体系。
公司在制定一系列公司规章制度、完善内部控制工作流程后,一般会采用不同的形式进行检查评价,以检验是否在实际工作中落实到位,风险得到有效管控。内控的检查评价包括自我评价、专项评价、综合评价等等多种形式,其中自我评价即为一种较为客观、有效的评价方式。穿行测试则是自我评价中自上而下、自始而终的一个评价工具。
一、穿行测试的概述
(一)穿行测试的概念
穿行测试是由测试人员对公司某个时间段的生产经营活动或某一特定交易自始至终的行为追踪,以检查和评价公司各项内部控制流程设计是否可行、在实际工作中是否得到了有效实施,是公司内部控制管理的手段,也是内控自我评价中最真实、最全面、最客观的一种评价方法,因此可称为公司内部控制自我评价中的法宝。
穿行测试较早用于审计,是审计人员了解被审计单位业务流程及其风险管控的一项审计程序。后来被公司作为检验手段用于公司内部管理。
参与穿行测试的人员需要具备一定的业务能力和熟悉公司的生产经营状况。在整个穿行测试过程中可扮演多个不同的角色,既是公司管理人员,又是生产线工人,裁判员、运动员于一身。测试人员在每一个环节上既要熟悉操作过程,同时又要进行分析和判断。但由于需要投入较大的精力、时间和专业人员,大多数公司管理者并不持积极地态度,从而忽视了穿行测试所能带来的潜在利益。
(二)穿行测试的方法
穿行测试的对象既可针对单项交易过程,也可以针对公司整个生产经营,穿行测试没有约定俗成的方法,不同的行业、不同的经营过程所采用的方法也不尽相同。测试的方法一般包括:询问、抽检、调阅、实地查看以及过程追踪等。
二、装卸公司的穿行测试
烟台港装卸公司主要从事化肥、煤炭、粮食等货物的港口装卸业务,其中化肥吞吐量占了50%左右,已成为国家乃至世界知名的化肥进出口作业码头公司。公司打造出精装化肥品牌,与公司保质保量的生产作业及行之有效的内控管理是分不开的。公司的领导及员工对内控工作极为重视,每年由内控办组织相关人员对各项内控流程进行评价,其中穿行测试是必不可少的评价工具。在此,笔者把装卸公司在穿行测试过程中取得的经验和不足与大家进行一下交流。
(一)抓住主线,追根溯源。
装卸公司作为生产单位,存在着两个关系到生产主线的流向:一个是货物流向,一个是票据流向。货随票走,票限货行,就像铁路的两条铁轨彼此没有冲突而又缺一不可。装卸公司的货物流向主要是指货物输运,可分为货物进港和货物出港。货物进港按照输运方式分为铁路集港(术语称之到重)、公路进港(术语称之市入)和水路进港(术语称之进口)。货物出港按照输运方式分为铁路出港、公路出港(术语称之市提)和水路出港(术语称之出口)。装卸公司目前主要的货类是化肥,化肥的装卸是以火车到重卸车及装船出口为主。
因此,在本年度的穿行测试中,测试人员就以化肥作业为主,贯穿整个生产作业主线。首先,测试人员到公司调度室,按照生产组织管理流程的要求从货源计划开始,调阅了货源预控表、公司昼夜生产计划等相关业务报表,确定以某一条船的化肥直取装船出口的作业进行测试。本次测试的货物流向为到重卸车装船出口,分为车场、场船两个操作过程,涉及调度室、商务科、流机队、固机队以及装卸队等部门或作业单位。测试人员在旁听了调度室交班会和配工会之后,在调度室内勤处了解到化肥的'到重时间、作业安排、船舶到港、停泊泊位等信息,并取得了相关作业的工票号。
(二)贴班测试,即时评价。
测试人员征得公司领导同意后,开始循着工票号进行贴班测试。根据作业安排,测试人员到商务科理货室,调取生产系统内由理货人员补充更新的工票号的理货信息。然后随着理货员到码头现场,查看化肥的卸车、运输、装船的作业情况。在现场,测试人员检查作业人员、作业机械是否按定点配工流程的要求按时到场开工;网络兜、篷布、垫皮等生产备品是否准备到位。化肥作业过程中,测试人员巡检各作业线的作业人员和作业机械是否按照货运质量管理的要求进行标准作业。每条化肥作业线完成后,作业单位通过生产系统分别将工票信息补录完整:比如商务科补录作业开完工时间、作业吨数、质量批注等信息;流机队补录机械台时、司机姓名等信息。最后,测试人员到作业票审核室对由此生成的作业票进行调阅,检查计件工人的工资核定是否正确、部门的考核是否到位。
在数天的贴班测试过程中,测试人员对照公司内控实施细则和相关规章制度采用抽检、询问等方式逐项检查、即时评价:比如抽检生产系统录入更新是否及时准确;相关台账是否齐全;到现场评价生产单位间各道工序的衔接是否紧密等等。
(三)票据追踪,贯穿全线。
该项作业的票据流向为办票提货计费结算。船舶靠泊化肥装船作业前,代理公司提交货物代理合同、港口作业单、单船收款单等相关资料和证明,货运室签章后即为办票,将有关票据发送至作业单位,作业单位据此票据以及代理公司提供的装船指令办理放货装船手续。作业完毕后货运室根据作业单位返还的相关单据进行计费,然后与代理公司进行结算。
为测试票据在流转过程中是否及时、准确、完整,到重化肥卸车完毕后,测试人员到商务科中转室查阅了铁路运单、火车卸车台账等资料。装船完毕,作业票据由商务科仓库批注完整后递交到商务科货运室,货运室检查核对后进行计费结算。测试人员在货运室抽样检查单船收款单、港口作业合同、港口作业单和出入库汇总表等,调阅计费系统数据、报表以及对账资料,评价是否按照费收管理流程办理计费结算。
至此,该化肥卸车装船作业过程的穿行测试结束。在整个穿行测试过程中,测试人员对个别流程也进行了单项测试评价,如网络兜、篷布等生产备品的采购、管理、报废的内控流程。
术有专攻,业有所长,测试人员分别从专业、非专业不同的角度对穿行测试所涉及的内控流程提出了各自的意见和建议。对于未按照内控实施细则执行的情况,当场提出,区别对待。属于技术上的原因确需修改流程的则进行记录并组织相关单位讨论修订,而属于流程有效但未严格执行的违规操作则作为评价缺陷记录在案,并要求立即整改。
装卸公司的穿行测试具有即时评价的特点。测试人员在确定测试目标时,为了得到真实的测试评价结果,会选定未来几日即将作业的生产任务作为目标,提前制定计划,即时追踪评价。测试人员将自己作为普通工作人员,在实际作业过程中都按照制定的规章制度和内控流程进行测试,这样才能发现流程设计缺陷或违规操作情况。当然,也有不尽如人意之处。比如:公司作业区域广、涉及单位多、时间跨度大、测试人员少。在以整个生产主线测试时,测试人员只能选择重点进行追踪测试,对于非重点则是事后评价或作为特定行为进行单独穿行测试,此处不再赘述。
在以企业为纽带的博弈各方中,内部控制自我评价和审计师对内控的鉴证能够释放企业内部控制有效性的信息,使得投资者得以对管理层内部控制行动和自身的投资风险做出判断。20xx年沪深两个交易所分别颁布了针对上市公司的《上海证券交易所上市公司内部控制指引》和《深圳证券交易所上市公司内部控制指引》,本文主要对沪市862家通过指定报纸和网站披露了20xx年年度报告的上市公司其内部控制自我评价情况进行统计,分析内部控制自我评价产生的效果和存在的问题,并提出针对性建议。本文分为四个部分:第一部分阐述评价依据,第二、三部分通过对披露内控自我评价的公司和未披露内控自我评价的公司从四个维度进行数据分析,分析内控自我评价的效果及存在的问题,最后一部分提出相应建议。
一、评价依据
内部控制自我评价是由企业董事会和管理层实施的,对企业内部控制有效性进行评价,形成评价结论,出具评价报告的过程。内部控制有效性是指企业建立与实施内部控制能够为控制目标的实现提供合理的保证程度。尽管20xx年年报披露内部控制自我评价报告和审计师审计报告时统一的内部控制基本规范尚未出台,但无论是财政部20xx年颁布的《内部会计控制基本规范》,还是上海证券交易所的《上市公司内部控制指引》,遵循法律法规和企业内部公司章程及董事会议事规则等内部制度、合法授权使用和处置资产、财务报告及相关信息真实可靠都是内部控制要求达到的基本目标。因此,披露内部控制自我评价报告的公司,大都将财政部的《内部会计控制基本规范》,或是上海证券交易所的《上市公司内部控制指引》作为评价的依据。
二、数据分析
对包括投资者在内的企业外界各利益相关者而言,披露内部控制自我评价的信息是了解企业公司治理与管理规范化程度、企业抗风险能力,增强投资者信心的措施;对企业管理层而言,内部控制自我评价过程,能够使企业通过检测和反省内部控制设计与运行来持续提高内控系统与控制环境的藕合度,不断消除内部控制缺陷,增强企业抗风险的能力、消除不利于内控目标实现的不确定性因素。
按照《内部会计控制基本规范》和《上市公司内部控制指引》,一个内部控制系统有效运行的企业,至少要做到企业经营中严格执行国家的法律法规和公司章程等内部规章、按合理的授权使用和处置资产、严格按会计准则和上市公司信息披露要求对外提供真实可靠的财务报表。已披露内部控制自我评价的企业在内控自我评价过程中应该能够基于上述三个目标识别和认定内部控制的设计风险、运行风险以及设计或运行无效而导致错误或舞弊的风险,从而为上述三个目标的实现提供合理保证。尽管完善的内部控制系统能同时为实现包括战略实施、管理效率与效果在内的五个目标提供合理保证,但证券监管机构和交易所的监管、注册会计师的财务报表审计基本上是基于上述三个目标进行的。有效的内控系统应该能够规避不利于上述目标实现的因素。因此,我们将上市公司未受到证监会的处罚和交易所的谴责、对外发布的财务报表未出现会计差错、财务报告审计意见为标准无保留意见作为衡量内部控制质量的指标。
三、存在的问题
根据我们对沪市862家上市公司20xx年年报中内部控制信息披露状况的统计分析,可以发现,自愿披露内部控制自我评估报告的公司虽然比20xx年有所提高,但占比仍然比较低,上市公司主动披露内部控制自我评价的意愿不强。但将披露自我评估报告与未披露自我评估报告的公司进行对比,我们发现,两类公司在财务报告的可靠性、资金管理与资产使用的合规性、经营合法性方面均有显著不同。我们的统计数据表明,就以上三个内部控制目标而言,披露自我评估报告的公司其内部控制有效性更强。
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