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1、协助单位领导组织单位日常办公及有关活动安排,向单位领导和各部门提供后勤保障,为单位的正常业务开展做好服务;
2、督促检查单位有关决策、工作部署及重要事项的办理落实情况,及时反馈工作进展和办理结果,协调单位各部门有关工作运行;
3、负责单位各项制度及重要工作信息的收集、汇总、上报,各类文件、合同、协议、会议纪要的归档和管理;
4、负责单位各类会议、重要活动的组织筹备,编写《会议纪要》;
5、负责单位与上级机关部门和相关单位的公关联络、文电收发、文电处理、公文核稿和印章管理;
6、负责维护信息系统及网站的安全运转;
7、负责单位人事劳资综合统计及人事信息、档案管理,按规定上报各类人事劳资统计报表;制订单位人事、劳动工资、考核等管理制度、规章和办法并组织实施;
8、负责单位实物资产管理;
9、负责组织单位党、工、青、妇及各项群众性活动的计划和组织;
10、负责单位注册、注销、年检及单位法律事务;
11、完成领导交办的其他事务。
1、加强综合办公室的内部建设、制度建设和人员管理,落实各项工作职责,规范内部工作程序,统筹安排办公室各项工作。
2、负责组织会议、起草文件、计划总结、章程制度等行政工作;贯彻执行部领导指示和会议决定、决议的落实情况。组织处理亟待解决的问题和工作。
3、督办本部的考勤考核、工资变动、公章使用、档案管理、综合治理、保密、普法、计划生育等日常管理工作。检查考核临时使用人员工作情况。
4、负责信息调研和对外宣传工作。按时报送、处理各种信息,做到上情下达,下情上报,并提出工作意见、建议。管理、使用和维护好部门网页。
5、负责办公物品、教学器械等物品的采购工作,定期清查固定资产。加强财务制度管理,规范经费的使用、报销等程序。
6、联系协调本部与其他行政部门、本部各科室之间的工作。协助部领导做好内引、外联、信访、接待等对外交流工作。
7、负责体育场馆的使用、开放等对外工作;负责风雨操场锻炼卡、门票的`印制、领取,场馆收入的日常财务管理等工作。
8、协助部领导做好新教师的引进考核、教职工年终考核等工作。
9、组织处理部领导交办的其它工作。
沙洲二期建管处 综合管理部岗位职责分工
(2012年4月)
一、经理
负责部门全面工作。
组织建管处日常行政事务和人力资源管理工作;综合平衡和协调建管处内外关系,确保各项工作的正常开展;组织制订和落实建管处各项行政办公、人力资源和后勤保卫等管理制度,并对相关费用进行控制管理。
二、秘书
1、负责公文的收发、登记、传阅和归档工作;
2、负责各类文件、计划、总结、报告的起草、会签、呈报、归档工作;
3、负责建管处主任办公会议等处级会议的会议记录和纪要整理工作;
4、负责公章、合同专用章、介绍信的使用和保管;
5、负责办公用品及设备的计划、审核、采购、发放和维护管理;
6、负责领导班子成员的日常考勤及其他事务,负责票务工作;
7、负责对外函件、传真件、电子邮件的收发、管理工作;
8、负责办公电话、员工移动电话话费充值等管理工作;
9、编制通讯簿、大事记等工作。
三、薪资管理
1、负责制订、完善并执行建管处各项薪资管理制度;
2、负责制订工资年度使用计划,并按时发放员工工资和考核奖金;
3、负责填报各类劳资以及人工成本月度、季度、年度报表。
四、人事保险管理
1、负责制订、完善并执行建管处各项人事管理、社会保险、住房公积金及补充保险等管理制度;
2、负责办理员工招聘、录用、调动、离职、退休等相关手续;
3、负责员工劳动合同的签订和管理工作;
4、负责人事档案的收集、整理和存档工作;
5、负责各项教育培训工作,负责制订年度教育培训计划,并协助各部门组织安排好各项培训活动。
6、负责员工职称评定等相关工作;
7、负责劳保物品发放标准,并审核各部门上报的劳保物品申请计划;
8、负责党群、工会管理工作。
五、行政助理
协助部门经理办理日常行政、后勤工作。
1、负责行政后勤管理制度的起草、送审和实施;
2、参与承办各类综合性会议,重要的活动安排以及会务管理工作;
3、做好建管处日常接待工作,安排来访客人的车辆接送、住宿和用餐等工作;
4、负责员工劳保、福利物品的计划、审核、采购与发放等工作;
5、负责建管处办公区域的清洁、卫生和绿化,以及房产物业管理工作;
6、负责车辆维护保养和调度使用管理工作;
7、负责建管处所辖区域的安全保卫工作。
1、 学习了解掌握矿整体工作的思路,熟悉全矿生产、经营、建设、安全等方面的政策法规、措施、办法、规章制度等知识,切实做好秘书的基础工作。
2、 注重工作实践的总结和积累,加强现代企业制度的学习与研究,不断丰富自己的知识面,努力提高秘书工作的水准。
3、 细心捕捉、深刻领会矿领导的思路,把握煤矿阶段性工作进程,实事求是地起草领导的'讲话、总结、工作报告,达到指导全矿实践和完善煤矿管理的目的。
4、 协助主任抓好办公室的文书、档案、小车的使用、会议服务、办公室卫生等日常工作。
5、 组织起草、审核各种文稿,做好文字综合和文书处理工作,把好文字关和政策关。
6、 根据矿领导指示和办公室统一安排,就煤矿重大决策的执行情况进行督促、检查,保证各项决策落到实处,产生作用。
7、 主动与其他科室部门联系,团结协作,密切配合,完成难度大、任务重、时间紧的文秘工作任务。
8、认真承办矿领导交办的其他各项工作。
1.组织公司企划工作;
2.组织开展公司研发工作;
3.组织公司贯标工作;
4.组织开展公司行政、后勤和行政档案管理工作;
5.组织公司信息管理工作;
6.作好对总承包经营理念企业的管理、支持与服务;
7.收集、整理和管理与本部门业务有关的各种内外部文件和资料;
8.代表公司与政府主管部门、总公司或其他法人、社团、业主等进行接洽、联系。
1、负责日常行政工作,主要包括以下工作内容:
负责红头文件的.拟写、校对、印发及归档工作;
负责会务组织、会务服务及会议记录工作,起草印发会议纪要;
负责区大事记(季度)、年鉴内容整理、编纂、上报工作;
负责一般行政事务(如开具介绍信、证明,更新联系表,安排值班人员等)
2、负责日常人事工作,主要包括以下工作内容:
拟写并修订员工手册;
协助主管完成制定招聘计划、联系各种招聘渠道、筛选简历、通知初复试等;
协助主管完成培训需求调查、培训组织及培训效果评估工作;
协助主管完成绩效考核汇总及统计工作;
负责员工入职、转正、离职手续办理及劳动合同的签订与管理;
负责员工委托存档人事档案的手续办理;
负责员工月度考勤记录汇总及统计工作。
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