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第一章总则
第一条根据国家公文处理的有关规定，并结合XX管理有限公司（以下简称公司）的实际情况，制定本办法。
第二条本办法所称公文是指公司及下属机构在经营管理活动中撰写和使用的或机关、团体、企事业单位传送给公司的各类公文。
第三条公司办公室负责和协调公司的公文处理工作，主要任务是：
(一)对公司公文处理工作进行指导和培训；
(二)统一收发、拟办、传递系统内外单位发送给公司的所有公文；
(三)负责公司名义公文的核稿、报批、缮印、盖章、发送；
(四)负责各类公文的立卷、归档、借阅、回收等管理工作。
(五)公司办公室设专人负责公司各类公文的处理工作；
公司其他部门也应指定人员负责对本部门职责权限内公文的处理工作。
第四条公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，按照行文要求和公文处理规定进行，做到及时、准确、安全。
第二章公文种类第五条公司常用的公文种类有：
(一)请示，用于向上级单位请求指示和批复事项的文种。
(二)申请，用于向上级管理单位或职能部门请求批准事项或要求的文种。
(三)报告，用于向上级单位汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级单位查询的文种。
(四)通知，用于发布规章制度、任免干部、部署工作、转发主管单位、含隶属关系的管理单位的文件或主管领导的批示、批转下级单位的公文的文种。
(五)批复，用于答复请示、申请事项的文种。
(六)规定，用于对某一具体事项做出安排，要求有关部门、人员遵照执行的文种。
(七)决定，用于对重要事项做出决策和安排的文种。
(八)决议，用于经会议讨论通过的重要决策事项的文种。
(九)意见，用于对重要问题提出见解和处理意见，阐明公司指导原则的文种。
(十)通报，用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况、介绍工作经验的文种。
(十一)会议纪要，适用于记载和传达会议决定事项、主要精神，要求与会单位共同遵守、执行。主要有董事会会议纪要、总裁办公会纪要、总经理办公会纪要。各类会议纪要，需简明扼要、精练准确，由办公室整理印发的文种。
(十二)函，用于彼此无隶属关系的公司内部各单位之间相互商洽工作、询问答复问题，公司或公司部门向业务协作关系单位提出要求或答复的文种。
(十三)合同(协议)，公司或被授权的业务单位或部门按《合同法》等有关法规，与公民、法人或其他经济组织之间签署的应承担民事责任的法律公文。
第六条文件划分，公司在经营管理过程中形成的各类文件作如下划分：
(一)凡属下列事项可以公司名义行文，文头用“XX祥云医院管理有限公司文件”：属于重大的或涉及整个公司的事项，向上级各部门的请示、报告；
与上级各部门的联合行文；
编制、制定公司年度综合计划及中长期发展战略；
发布公司有关重大事项的规定、决定、决议、意见等；
涉及所属企业的.管理体制、机构编制、人事任免、重要问题处理等重大事项；
其他重要事项的行文；
(二)凡属下列事项可以办公室名义行文：属于一般事项，向上级对应部门的请示、报告；
公司范围内的一些具体工作；
公司会议及具体事项的通知；
其他须以办公室或业务部门名义行文的事项；
(三)凡属下列事项也可以公司名义行文：按照公司职能规定，属于部门具体业务，需要指导下级单位或对口部门开展工作的；
其他须以各部门名义行文的事项。
第三章公文格式
第七条行文格式。正规公文的格式一般由秘密等级、紧急程度、发文单位(文头)、发文字号、签发人、红色反线、标题、主送单位、正文、附件、发文单位署名、成文日期、印章、主题词、抄送单位、印制单位、印制日期等组成。公司发文分上行文：请示、报告；
下行文分：通知、通报、决定、决议、批复。
(一)涉及公司秘密的公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，并标明份数、序号。
(二)紧急公文应当根据紧急程度，分别标明“特急”、“紧急”。
(三)发文单位应当使用全称或规范化简称；
联合行文，主办单位应当排列在前。文头字一律套红印刷。文件文头与正文用红色反线隔开。红色反线上方留三分之一天头的为上行文头；
留四分之一天头的为下行或平行文头。
(四)发文字号，包括单位代字、年份、序号。年号一律要全称，不能写为后两位数字，并且用方括号〔〕，不能用圆括号()或尖括号《》。总公司发文统一格式为“祥云医字〔年份〕×号”，×号不以“0”作为虚号。
(五)上报的公文，应当在首页附：发文签。
(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并表明文种。标题中除法规、规章用书名号外，一般不用标点符号。
(七)主送单位，一般写在公文标题之下，正文之前，后加冒号，主送单位的全称、特称、单称，均应使用统一的表达形式，不能随便排列。
(八)公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。
(九)成文时间一般以负责人签发日期为准。
(十)公文除会议纪要外，应加盖公章。公章加盖在成文日期之上，发文单位署名一般省略不写。联合发文单位都应加盖公章。主办单位的印章应排列在前。
(十一)公文主题词由表现公文内容归属、主题内容的词或词组和表现公文形式特点的词组组成。按先“内容”后“形式”的顺序排列词目，每一公文标引主题词的数量一般不超过5个词或词组。主题词的位置在成文日期之下，阅知范围之上。
第八条合同(协议)的格式按照公司合同管理办法执行。
第九条公司公文用纸幅面规格采用国际标准A4型。
第四章行文规则
第十条公司及公司各部门的行文关系，应当严格按照各自的隶属关系和职权范围确定，统一按公司名义下发。
第十一条向下级单位的重要行文，应当同时抄送上级单位。
第十二条各部门未经公司主管行政副总裁审阅、总裁签批同意，不得擅自向下行文。
第十三条请示应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。除领导直接交办的事外，“请示”不得直接送领导个人。
第十四条报告中可以提出意见或建议，但不得夹带请示事项。
第五章收文办理
第十五条收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办、分送、传阅、承办、催办、查办、存档等程序。收文编号分为单位X字〔年份〕×号。
第十六条签收、登记、拟办、分送由办公室负责。签收时应注明时间、份数、急缓程度；拟办时要附公文处理单，并签注拟办建议。
第十七条对传阅公文、资料，应速传速阅，一般不得超过两天，并注明传出时间。加急件应随到、随传、随阅，必要时可集体阅读。对需送几位领导传阅的公文，办公室应按领导排序由前向后递送。办理公文传阅、传批的办公室人员应随时掌握公文去向并予以记录。除领导另有指示外，不应将公文在领导之间自行传递。
第十八条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应明确签署意见、姓名和审批日期。其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示阅知。
第十九条对所属企业上报的需要办理的公文，各部门应进行审核。审核的重点是：是否应由本部门办理；内容是否符合公司规定；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范，是否符合行文规则。对符合规定的公文，公文办理者应及时处理公文，对不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的，应当迅速退回办公室并说明理由。
第二十条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应主动与有关部门协商。
第二十一条根据办理公文件件有着落、事事有交代的要求，建立三类催办制度，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，使催办贯穿于公文处理的各个环节。
(一)凡送公司领导批示的公文、下属医院与网络公司送隶属管理机关的公文和总裁办公会、公司周例会等上交办的事项，由总裁办负责催办；
(二)公司各部门承办的公文和申报的公文由各主办部门专人负责催办。
第六章发文办理
第二十二条发文办理一般包括拟稿、审核、签发、翻译、缮印、校对、用印、登记、分发等程序。
第二十三条草拟公文应当做到：
(一)符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，符合上级单位或领导的工作指示，并同现行有关公司规章制度相衔接。如提出新的政策规定，应加以说明。
(二)情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。
(三)公文起草时，有关人名、地名、数字、引文必须准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日，日期使用阿拉伯数字。在使用简称时，应先用全称，再加以说明。
(四)公文的正文层次可以为多层：
一级标题为“一”（使用黑体，不加粗）；
二级标题为“(一)”（使用楷体）；
三级标题为“1”（使用仿宋体）；
四级标题为“(1)”（使用仿宋体）；
五级标题为“①”（使用仿宋体）。
(五)公文必须使用国家法定计量单位。
(六)公文中的数字，除成文时间、部分层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应一律使用阿拉伯数字。代表数量金额的数字，应加逗号分隔符、金额单位、币种。
(七)文稿送签时，若有需要向主管领导说明的事项，应另外附简要的说明，随文稿一并送审。
第二十四条公文有些内容如涉及公司内部其他单位的职权，主办单位应事先与其他有关部门主动协商并会签；
若有不同意见，应报请主管领导裁定。对于不同意见未协商一致、又未经主管领导协调裁决的问题，一律不得上报、下发公文。
第二十五条公文的签发事宜由办公室负责承办。在送领导签发之前，先由办公室进行审核。审核的重点是：
一、是否需要行文；
二、是否符合国家的法律、法规、方针、政策及有关规定；
三、是否与有关部门进行协商、会签；
四、文种使用、行文格式等是否规范；
五、是否条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确。
对不符合规定的上报公文，办公室应退回呈报单位，并告知要求改正的部分。
第二十六条公文拟稿后，按以下规定签发：
(一)以董事会名义发文，由董事长签发。
(二)以公司名义发文，由总裁签发。
(三)以下属分公司名义发文，由总经理签发。
根据公司授权规则的规定，凡有权人明确授权的，被授权人也可签发。
第二十七条签发人在批签时，应表明同意与否，并签署姓名和日期。其他审批人圈阅，则视为同意。
第二十八条草拟、修改、审核、批阅、签发公文，用笔用墨必须符合存档要求，不得使用圆珠笔、铅笔、彩色笔和纯蓝墨水笔。不得在文稿装订线外书写。
第七章公文流转程序
第二十九条公司各部门接收的各类公文（包括电子、纸质资料），必须在第一时间交办公室，由办公室登记接收并进入公文流转程序。
第三十条公文运转要严格按程序办理。凡是送公司领导签批的文稿、文件，一律通过办公室登记，并附公文处理单，不要直接呈送领导个人，由办公室核稿后，按领导分工报送或提请有关会议集体讨论决定，应克服“后门文件”和“公文逆运转”等混乱现象。
公司正规公文发文的程序是：拟稿者起草公文并填写发文稿→部门负责人审核→有关部门会签(如有必要)→办公室核稿→领导签发→办公室排版缮印→办公室盖章→发文归档。
第三十一条以公司名义对外签署的合同(协议)等公文需要经有关部门会签，才能送领导审批后盖章。程序是：有关部门准备好合同(协议)→公司内部审核→送律师审核→按律师意见修改→填写合同(协议)盖章审批单，并负责办理律师审核签字→办公室阅核、签字(修改前后的合同或协议、律师签字审批单、律师修改意见等四份文件)→财务负责人阅核、签字→领导批示→经办部门到办公室盖公司章→送交有关单位。
第三十二条工作签报和电话记录作为非正规公文，按以下程序办理：起草者填写有关表单→办公室或部门负责人签字→办公室编号、登记→有关部门负责人提出拟办意见→送领导批示→有关部门办理→归档。
第三十三条公司各部门需请求公司职能部门或公司领导给予有关支持的申请、请示，以审批单形式按以下程序报送相关部门。相关部门有权决定的，直接答复提出要求的部门；超权限的，应提出拟办意见通过办公室报主管领导决定：
(一)涉及人事、薪酬、福利、编制、培训、出境的公文直接报送公司人力资源管理部；
(二)涉及资金调拨、预算管理的公文直接报送公司财务管理部：
(三)涉及有关法律事务的公文直接报送公司办公室(法律)；
(四)涉及以公司名义作广告、购置信息技术设备等实物资产的公文直接报送公司总裁办公室；
(五)凡涉及两个部门及以上的、无法确定主办部门的申请、请示送办公室处理。
第八章归档与销毁
第三十四条公文办完后，应当根据《章程》和有关规定，及时将公文审定签发后的终稿、印刷后的正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。
第三十五条公司领导责承有关部门办理的公文应及时到办公室办理借阅手续，及时归还，以免遗失。
第三十六条公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值、期限整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，以便于保管和利用，一年归档一次。
第三十七条联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。
第三十八条公文复制为正式文件使用时，视为正式文件妥善保管。
第三十九条案卷应当确定保管期限。个人不得保存应当归档的文件。
第四十条没有存档和存查价值的文件，经过鉴别和领导人批准，可以定期销毁；销毁秘密公文，应当进行登记，由两人监销，保证不丢失、漏销。
第九章附则
第四十一条公文用印按照公司《印章使用与管理暂行办法》执行。
第四十二条本办法由公司办公室负责解释。
第四十三条本办法自下发之日起执行。
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