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(一)物资验收入库的基本准则
1、严肃:物资的验收,关系公司财产安全。所以,保管人员必须具有高度的职责心,严格按公司制度、规定、标准和手续,认真进行验收,并对所验收物资负全部职责;
2、准确:对入库物资的品种、规格、数量、质量的验收,必须做到准确无误,不得掺入自我的主观偏见和臆断。要如实反映物资当时的实际情景并真实、准确地加以记录;
3、及时:要按照有关规定及时完成验收工作、提出验收结果,以保证物资尽快入库、及时供应,并在规定期限内处理有关纠纷。
4、完整:要按照供应部的采购送检清单(名称、规格、单位、数量、采购报价或估价、产地)验收,填开完整的收货清单或产品入库单。(材料会计和保管员必须要按名称、规格建立明细帐,以便满足成本核算的需要)
(二)办理不一样类别入库的操作
1、外购原、辅材料、工具、配件入库类
(1)必须贴合采购计划要求(超计划物资由分管生产副总签发补充计划方能认可);
(2)原、辅材料必须经质检部门检验合格;对检验不合格的材料严禁入库保管、发给车间使用;
(3)检验合格后保管员应当依据供应商的送货清单、发货清单、其他来自供应商的原始凭证进行入库物资的验收,并检验入库物资的品牌、规格、型号是否与其一致;如入库物资外观上存在问题,应进取与质检部门联系处理;如数量出现差异,应当以实际入库数量为依据,填制入库凭证,并与供应部门联系处理。
(4)需过磅确定重量的物资,必须有公司过磅单,实收数量以公司磅房过磅单为准;在过磅时,仓库报告人员应当在现场予以监督、确认。对于沃得精机或者镀铝厂的物资需要过磅的,仓库保管员必须随车押运货物,以避免在过磅后的回到途中出现作弊行为。复式计量单位必须严格做好双重计量,定期更新结算重量(如产品更新由技术工艺部核准,由子公司总经理或授权分管副总签发),复核收货重量发现变轻时按实际重量结算(及时向主管领导汇报)。尤其铜件、铸件、锻件、气体类。
(5)开具收货清单时,对于需要填写的项目如送货单位、材料的名称、规格、数量、计量单位、送货人、收货人等应当DD填写,不得省略,并且需要保证书写规范、清楚,以便其他财务人员或者审计人员确认。对于未填写的收货清单空白栏,应划竖线加以核销。对于开票时失误作废的`收货清单,应当注销,并且列明注销人的姓名,该票据的全部联次不得撕下;对于已撕下后发现有误的,应将该票据的全部联次粘贴在票本上,同时按照上述要求注销。不得拆本使用收货清单,收货清单的填写要严格使用复写纸套写,不得涂改。保证发票本上的所有票据连号使用。
(6)保管员应当妥善保管开具的收货清单,妥善分类保管需要传递给其他岗位会计的相关单据;对于已经结帐的上个月份入库单的记账联,应当装订成册。保管票据丢失、或被非指定人员代开、虚开由此造成的损失由保管员全额承担。收货清单复印件原则上一律不得参与财务结算,发现一笔处理一笔。特殊情景子公司供应部申请,子公司总经理或授权副总核准的能够酌情结算。
2、外协加工件入库类
(1)必须贴合生产计划(或生产副总签发的补充计划);
(2)必须经质检部门检验合格;
(3)铸件、铜件、锻件重量按定额成本规定计算(技术工艺核定结算重量);
(4)签收外协件检验入库单;
(5)集团内部加工视同外协处理;
(6)对于入库物资的验收、入库单的开具和保管、对于需要过磅的物资入库管理、对于证、物不符时的情景处理参照外购物资的入库管理。
3、生产自制件入库类
(1)必须贴合生产计划(或工艺路线单)的要求;
(2)质检合格
(3)进行外观检查(规格、型号等);清点过数;
(4)根据实际验收数量开具产品(半成品)入库单;
(5)对于入库单的开具与保管要求参照上述外购物资入库管理。
・快递收发,接收物料。合理规划物资储存、摆放,对存放的物料、产品的.建立库存账卡,内容包括卡编号、产品名称、规格、数量及存放位置等信息;
・协同QC、物流、生产部门对物料、半成品、成品验收入库、出库。不合格进行物资标识,并进行退货处理;
・按照单据凭证备货、发货、清点货物、物资领发、调拨、出库。
・合理规划物资储存、摆放、防止减少损失。
・收集和处理好剩料和报废物料,做好回收工作。按公司规定及时处理呆废料。
・定期进行仓库盘点,协同其他部门进行盘点差异处理。
・建立完整的物料账目、物料卡,填写相关单证、定期做好各项仓库报表确保账实相符;
・仓库6S及主管安排的其他工作
1、负责面料仓库商品的分类、入库,出库入库存整理工作和对接工厂发放面料和面料异常对接采购退换;
2、负责管理面料验布、打码、检测、面料仓的7S管理(验布);
3、负责面料仓库的安全工作,以及所管商品的数据准确、账实相符;
4、负责面料仓库的'货区,货位调整工作;
5、定期盘点面料仓库,确保原料库数据精确无误,将盘点数据报公司,并确保原料准备工作的效率和质量;
6、上级安排的其他临时性工作。
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