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1、在工程部经理的领导下,负责接收,发放及保管工程部的书函文件、合同、招投标文件、设计图纸与设计变更,以及书籍等资料的收集、借阅和管理;签发、分发的工作要做到及时、到位,注明收发时间;
2、管理施工现场的各种文件、资料、设计图纸等,负责与总包公司、监理方及公司有关部门的资料收发、借阅,并办理签收手续;
3、负责工程部工程预算、决算、结算、工程量计算清单等资料,以及招标投标档案、技术、经济方面签证资料的.保管;
4、按建筑主管部门和城建档案馆的有关规定,收集、检查、核对建设工程竣工资料;与同公司其他部门合作,对项目立项依据性批文、批复、合同、竣工验收文件、现场声像等档案资料进行汇总整理。
一、岗位职责
1、负责工程项目的所有图纸的接收、清点、登记、发放、归档、管理工作:在收到工程图纸并进行登记以后,按规定向有关单位和人员签发,由收件方签字确认。负责收存全部工程项目图纸,且每一项目应收存不少于两套正式图纸,其中至少一套图纸有设计单位图纸专用章(竣工结算用)。
2、收集整理施工过程中所有技术变更、洽商记录、会议纪要等资料并归档:负责对每日收到的管理文件、技术文件进行分类、登录、归档。(技术变更、洽商记录、会议纪要都是施工过程中的多方经过协商同意或不同意施工的依据,一定要保存好,否则施工后各方不承认那后果不堪设想,可能会要求反工、重做,如果没有这些依据所产生的费用却只有施工单位承担)
3、负责项目文件资料的登记、分办、催办、签收、签章、传递、立卷、归档和销毁等工作。负责做好各类资料积累、整理、处理、保管和归档立卷等工作,注意保密的原则。(此项也是每个资料员必须要做的工作也是很重要的,对所有资料必须及时找各方签字盖章,避免过后大家怕承担责任而不认可,施工单位做工了而没有依据要工程款)
4、来往文件资料收发应及时登记台帐,视文件资料的内容和性质准确及时递交项目经理批阅,并及时送有关部门办理。(所有文件交到你手上你必须作好记录,包括时间、大概内容、哪个单位发的文件等,你发给其他单位的文件也是如此。一定要做好记录,以免过后大家推脱责任)
5、确保设计变更、洽商的完整性,要求各方严格执行接收手续,所接收到的设计变更、洽商,须经各方签字确认,并加盖公章。设计变更(包括图纸会审纪要)原件存档。所收存的技术资料须为原件,无法取得原件的,详细备书(注明原件存放处),并加盖公章。作好信息收集、汇编工作,确保管理目标的全面实现。(设计变更是施工过程中最重要的资料之一,它是施工过程中因不能按施工图施工而变更的,也是以后竣工结算的重要依据,设计变更一般包含设计图纸变更和工程联系单,这些资料一定要及时地找建设单位代表、监理单位代表和设计单位代表签字盖章后才能施工)
6、施工资料的编制、管理,做到完整、及时,与工程进度同步:对形成的资料、技术资料、物资资料及验收资料,按施工顺序进行全程督查。(施工资料包含开工资料、施工过程资料及竣工验收资料三大部分,其中过程资料又包括技术资料、物资材料报验资料及施工工序检验记录资料等)
二、资料员工作方式
1、施工组织设计(方案)的报审(必须经建设方、监理方、施工方三方签字盖章,以下简称三方)
2、工程开工报审、开工报告,包括工程名称、开工日期等内容(三方签字盖章)
3、及时从施工员那收集好技术交底记录和施工日志(这两项工作一般是施工员做的,资料收集好即可)。
4、现场施工过程中的各种测量记录,包括原地面测量记录、过程测量记录及竣工测量记录,测量后一般都要算土方量,按设计要求算土方是回填还是挖方,测量完后有数据即可算出(算土方量一般用方格网计算和剖面法计算,但很多时候是要求用方格网的,根据面积不同可用5×5m、10×10m等不同网格计算,如地形特殊也可用2×2之类的网格计算,在计算过程中可能有回填和挖方同时存在,这样就会碰到零点,这种情况下要把填方和挖方分开计算)
5、工程签证单,签证单编号一定要连续。签证单主要是签证合同以外的工程量。(三方签字盖章、作为结算依据,必须要及时、准确,别的资料可以过后补但签证单不行,因为它牵涉到钱!所以一定要及时,否则可能你做了工程到后来拿不到钱!)
6、工程联系单,主要是在施工过程中不能按施工图施工而要变更或增加的。(必须经建设方、设计方、监理方及施工方四方签字盖章、作为结算依据,必须及时要各方都认可签字盖章后方能实施)
7、施工工序报验,因专业不同要求有所不同。土建包含检验10批、分项、分部(子分部)、单位工程(子单位工程)。
8、材料报告,所有进场的材料都一定要报验,土建材料要附有出厂合格证、批量等(需经施工方及监理方双方签字盖章)
9、竣工报告,整个工程全部完工后,经过四方签字盖章。
10、填写工程质量竣工验收意见书,经过各方签字盖章。
11、工程服务及保养保修期承诺(土建一般为两年、绿化养护为一年)
12、移交,保养保修期满后移交给建设方。(填写移交证书,经各方签字盖章后各方拿一份)
1、项目的规范化管理,完善项目工作程序及流程;
2、各种工程信息(的收集、传递、反馈,必要时及时向领导汇报等;
3、建立健全文件和资料有效控制和各种记录,防止文件和资料损坏、丢失;
4、确保收集项目工作资料的完整性和有效性;
5、协助配合项目流程及审核等相关事务性工作的开展;
6、做好项目后勤服务工作。
1、在上级的领导和监督下定期完成相关产品的询价与采购,并能独立处理和解决所负责的任务;
2、按照公司规定的采购流程进行采购操作;
3、监控物料的市场变化,采取必要的措施降低采购成本;
4、及时解决生产使用、客户服务过程中所产生的供货及质量问题;
5、定期进行市场调研,开拓渠道,进行供应商评估。
1、认真做好工程技术档案的编制管理工作,保证工程技术档案完整、准确,为工程进行使用、维护、管理、改扩建提供准确的资料依据。
2、负责收集工程项目所有归档图纸和各种技术文件、资料,并整理、分类、编目后存档。
3、负责将设计图纸、设计变更单、技术核定单等资料及时下发给施工单位和有关部门。
4、负责合作单位工作联系单、联系函的收发登记和保存工作,以备查阅。
5、负责管理工程部与公司其他部门之间文件收发登记存档工作。
6、负责工程签证单、扣款单、工程形象进度等文件的登记、送达及催办工作;
7、负责各种款项的登记、送达及催办工作;
8、负责工程付款统计工作,每月统计一次,送达有关部门及领导;
9、负责复印、打字相关文件、图纸、资料并登记下发给有关专业部门。
10、严格遵守公司各项规章制度,自觉约束本人在办公区域、宿舍、食堂等区域内的个人行为,不发生违反公司制度及有损公司形象的行为。
11、负责工程部的日常事物工作。
12、及时完成领导交办的其它工作。
1、负责工程部档案文件的归档、移交、借阅管理;
2、负责工程资料、图纸的管理,工程文件的处理;
3、负责周工作计划、月度工作简报等公文处理;
4、编制、收集、整理施工资料;
5、材料送样、工程报监、现场试验;
6、完成上级交办的其他任务。
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