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1、确认会务组成员,明确分工:与酒店及各公司的对接、物品准备(详见《会务组工作流程》)
2、各公司推广目标的确认。
3、制作会务预算,大区课程预算须报集团审批,审批后批款。
4、会务物品的准备。相关表格《物品清单》
5、公布本期课程《温馨提示》,与课程研习证。
6、与各公司对接,汇总推广进度,并结合各公司申报的推广目标,公布推广进度,同时根据客户需求向酒店协调客户房间。相关表格《推广进度表》《房间信息表》
7、根据推广客户数,制定各公司参会同仁比例及标准。汇总参会同仁信息。相关表格《参会同仁名单》
8、公布同仁集合时间、地点、着装标准、迟到惩罚。
9、安排运送会务物品到会场。运送物品时应责任到人,出发和到达后,都需要点一下运送物品的件数,以防运送途中丢失或遗漏。易碎易坏的物品,应提醒搬运人员注意,并加以保护。
10、同仁集合及惩罚兑现、安排工作、布置会场、公布第二天点到时间。
1、代表酒店迎送VIP客人,处理主要事件及记录特别贵宾、值得注意之客人的有关事项;
2、处理关于客人结帐时之问题及其他询问;
3、迎接及带领VIP到他们的房间,产介绍房间设施;
4、检查房间是否够水准;
5、做VIP客人离店记录;
6、处理客人投诉,用个人对酒店之认识及针对客人心理,解决问题;
7、负责协调处理宾客的疾病和死亡事故,替客人安排医护或送院事宜;
8、紧急事件时,必需(但没有上司可请示时)作主动、决断之指示;
9、与保安部及接待处联系,取得资料作出“意外”、“病客”报告及残疾客报告;
10、有时间时应尽量参与接待工作,了解当天及以后之房间走势;
11、确保大堂清洁卫生、秩序良好,无卧睡者及衣冠不整、行为不端者。
12、巡查酒店内外部以保证各项功能运行下正常及即时排除可防范之弊端;
13、与客人谈话时可适当推广酒店设施;
14、服从管理人员如总经理、房务总监及直属上司指派之工作;
15、与保安人员及工程人员一同检视发出警报之房间、区域;
16、与前厅部人员配合,追收仍在住宿之客人欠帐;
17、必需时可指挥其他部门人员工作;
18、遇危险事故时而没有高层管理人员可以请示时,应作出适当决定,是否需要疏散客人(如火警、炸弹恐吓);
19、对管理层反映有关员工表现、客人意见;
20、协助贵重物品遗失被寻获之处理;
21、留意酒店内部工程之进行,特别是外间承办商工人之走动;
22、夜间与安保部一同巡查酒店各安全岗点,排查安全隐患。
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