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1、负责办公室后勤、固定资产、档案、宿舍、采购管理;
2、负责参观、来访的.贵宾接待,并要求场馆现场讲解;
3、负责企业文化活动的组织安排;
4、负责公司各项工商事务的办理;
5、负责行政费用支出与管控;
6、负责公司战略采购及各项招投评标,公司供应商的收集、分类汇总及考察评估工作;
7、执行公司采购计划,保证物资供应,把控采购风险。
一、岗位认识
综合行政部以后勤为主的部门,其它没有明确部门的事务暂时都属于综合行政部管理协调。
二、岗位要求
1.良好的个人素质和职业道德
2.较强的环境适应能力和心理承受能力
3.较好的沟通协调能力,能及时发现问题,解决问题
4.熟悉电脑自动化办公和相关软件操作
三、岗位具体职责
1.公司相关规章制度的制定和修改
(1)对目前正在实施的规章制度进行合理的修改
(2)根据销售和管理需求制订规章制度
2.组织相关培训或个人培训
(1)整理相关培训材料
(2)对相关人员进行指导和培训。如办公设备的使用、电脑办公、管理软件的使用。
3.会议组织
(1)会议前一天收集确定会议主题
(2)会议当天早上通知相关人员和会议内容
(3)会议之后将会议记录表公布并开始收集下期会议主题
4.办公设备的维护
(1)对公司办公电脑、打印机等进行日常维护
(2)常用办公用品的管理和采购
5.办公设备的维护
(3)对公司办公电脑、打印机等进行日常维护
(4)常用办公用品的管理和采购
6.员工招聘、培训、管理
(1)新员工的招聘、面试
(2)指定新员工培训计划和培训流程
(3)定期对新员工的生活、工作、学习、心理等方面进行跟踪
7.网络管理及网络学习支持
(1)网络连接和网络安全的维护管理
(2)公司电子文件的收发管理
(3)网上学习材料的收集整理
8.客服部的筹备及初运作
(1)为客户售后回访提供技术支持
(2)协助整理客户资料和管理
9.电子信息的整理、更新、应用、修改等
(1)公司重要数据表格的电脑化管理
(2)协助各部门主管进行单据的电脑录入和整理如:隔热膜
(3)公司重要数据的汇总和统计
(4)公司日常数据的更新修改
(5)公司相片资料的添加整理,洗印,展示
10.销售服务部的后台支持
(1)相关电器产品的.网络升级
(2)相关资料信息的下载
(3)相关表格的制定和修改
(4)服务接待客户,卫生清洁
11.公司广告的更新、增加及与广告公司的业务来往
(1)收集整理公司需要的广告素材并传送至广告公司
(2)日常小广告的制作
(3)公司员工名片的印制
(4)从广告公司领取广告资料
12.CD唱片进销存管理
(1)根据销售情况确定进货品种和数量
(2)制定进货表格并传至供货商
(3)唱片区的管理和卫生清洁,整理
(4)定时盘点,核对理论库存个实际库存
(5)做好进销存报表
13、协助新科导航器业务部
(1)导航器升级
(2)客户跟踪
(3)整理资料
13.主要产品的网络进货
(1)汽车魔术产品
(2)万佳喷晶产品
(3)恒利汽保产品
14.协助车场工作
(1)接待车辆,接待客户,登记车号
(2)帮忙擦拭车辆,完成车辆清洗
(3)协助完工车辆交车
15.接待好到访的同行朋友和供货商
16.协助总经理处理对外事务
主要职责:
1、全面领导行政人事部工作并具体主持行政、人事事务工作,制定本部门每年、每月和每周工作计划。
2、负责制订公司的行政规章,经总经理审核签发后督促各部门贯彻执行,并注意收集执行情况,从公司的实际出发,不断完善公司的规章制度。
3、负责联络公司各部门的工作进展情况,注意收集各方面的意见、建议、先进事例和存在问题,并向总经理报告。
4、负责协调公司各部门之间的关系,努力发挥公司的整体组织优势。
5、负责审批各部门办公、劳保用品的采购计划,组织安排人员按计划实施物资采购。
6、根据总经理指示,负责安排公司的各类会议,做好会议记录,安排并做好会务工作,
7、负责起草、修改以公司名义送发的各类公文函件、请示、报告等。
8、指导和督导办公室有关人员做好公司文件及重要档案资料的编号、打印、收发、整理、登记、归档和保管工作。
9、管理公司车辆,合理调度使用,安排人员进行年审,办理车辆保险事务。
10、组织与安排公司活动。办理经批准的公司员工的暂住证、保险福利。
11、管理公司环境卫生,负责公司防火、防盗及交通等安全管理工作。
12、安排外来宾客的住宿、餐饮接待工作。
13、负责制订和完善公司岗位编制,协助公司各部门有效地开发和利用人力,满足公司的经营管理需要。
14、根据现有编制及业务发展需求,协调、统计各部门的招聘需求,编制年度/月度人员招聘计划,经批准后实施。
15、做好各岗位的职位说明书,并根据公司职位调整需要进行相应的变更,保证职位说明书与实际相符;
16、负责办理入职手续,负责人事档案的管理、保管、用工合同的签订;
17、建立并及时更新员工档案,做好年度及月度人员异动统计(包括离职、入职、晋升、调动、降职等)。
18、制定公司及各个部门的培训计划和培训大纲,经总经理批准后实施;
19、对试用期员工进行培训及考核,并根据培训考核结果建议部门录用。
20、负责拟制公司薪酬制度和方案,建立行之有效的激励和约束机制;
21、负责审核并按职责报批员工定级、升职、加薪、奖励及纪律处分及内部调配、调入、调出、辞职、辞退等手续。
22、做好员工考勤统计工作,负责加班的审核和报批工作。
23、配合其他部门做好员工思想工作,受理并及时解决员工投诉和劳动争议事宜。
24、其它突发事件处理和领导交办的工作。
职权规定:
1、有权向公司各部门索取必要的资料和询问各部门工作情况。
2、有权检查督促对总经理指示的贯彻执行情况。
3、有权催促各部门按要求完成公司下达的工作任务。
4、有权催促各部门及时做好文件与资料的立卷、归档工作。
5、有权按总经理的指示,协调各部门之间的工作关系。
6、有权安排、调度公车的使用。
7、对各部门以总经理办公室名义起草的文件有审核和校正权。
8、对不符合规定,或质量不高、效果不大的文件、资料,有权拒绝打印发放。
9、对要求各部门主管参加的会议,有综合平衡或精简压缩的权力。
10、有权根据总经理的指示,对办公用品、用具标准化进行检查、督促。
职责规定:
1、 对得知公司出现重大异常情况后未及时向总经理反映,以致造成重大损失负责。
2、 对总经理办公室行文的差错,收集与整理资料失实而造成的后果负责。
3、 对机密文件和文书档案管理不严,发生失密、泄密或丢失、损失负责。
4、 对公文、函件、报刊传递不及时,或发生误传现象,影响工作负责。
5、 对印章、介绍信管理不严或使用不当而造成的不良后果负责。
6、 对下属工作质量造成的不良影响负责。
对未及时根据公司方针目标的有关要求,编制好本室方针目标或未及时检查和落实负责。
1、低值易耗品的管理及造册;
2、协助部门经理对公司办公楼及园区的日常行政工作开展和行政综合服务,确保后勤保障到位,办公环境舒适、安全;
3、负责公司各部门办公秩序巡查和纪律状况的检查监督,确保工作正常有序无违规现象;
4、配合公司内部办公设备及家电的'日常维修工作协调;
5、公司内饮用水的管理;
6、协调园区饭堂环境及人员的管理;
7、负责园区保安工作的管理;
8、协助部门经理对公司突发工作事件的处理。
1、日常接待来访人员;
2、办公用品采办;
3、熟练运用OFFICE等办公软件;
4、快递收发及登记与转交给负责律师;
5、策划组织员工活动;
6、独立完成企业公众号及官网运营;
7、协助办理律师、律所年审工作。
1、负责分公司人员的.日常招聘,招聘渠道的开发、人员招聘、人员储备工作;
2、负责公司员工劳动关系,员工入职及离职手续的办理;
3、负责公司员工考勤汇总,销售人员绩效核算及各类假期的汇总、统计;
4、办公用品、固定资产等管理,做好后勤保障工作;
5、完成上级领导临时安排的其他工作。
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