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欢迎词
欢迎词是在接待迎送宾客开始时对其光临表示欢迎的致词。
格式:1.称谓。
2.向出席者表示欢迎、感谢和问候。
3.概括已往取得的成就以及变化和发展。
4.放眼全局,展望未来。
5.结尾再一次表示感谢。
范例:
欢迎董事长亲临指导
尊敬的XXX董事长先生,尊敬的贵宾们:
XXX董事长先生与我们合资建厂已经两年,今天亲临我厂对生产技术、经营管理进行指导,我们表示热烈的欢迎。
两年来我们感到高兴的是,我们双方合资建厂、生产、经营管理中的友好关系一直稳步向前发展。我应当满意地指出,我们友好关系能顺利发展,是与我们双方严格遵守合同和协议、相互尊重和平等协商分不开的,是我们双方共同努力的结果。
我相信,通过这次XXX董事长亲临我厂进行指导,能进一步加深我们双方相互了解和信任,更能进一步增进我们双方友好合作关系的发展,使我厂更加兴旺发达。
最后,让我们以热烈的掌声,向董事长表示欢迎!
建立商务关系函
先生:
在《化学》杂志上看到贵公司的名称及地址,我们非常希望与您建立商务关系。本公司为化学产品数一数二的出口商之一,在50年的商务经验中具有良好的信誉。我们确信,您对我们的服务及货物的完美品质甚为满意。如果贵公司对我们的信用需进一步了解,请直接洽询第一银行。
盼尽快回复。
您真实的朋友
涉外信函的格式、称呼、敬语
各构成要素在信中的排列如下:
Letterhead信头
Reference Number案号
Date发信日期
Inside Addre 封内名称及地址
Particular Addre 特定收信人名称住址
Salutaion称呼
Letter Subject信件事由
Body信文
Complimentary Close 结尾敬语
Signature署名
Reference Notation经办人
Enclosure附件
Postscript附言
函件中的称呼:
英文函件中的称呼(Salutation )相当于我国书信中的"先生"这一礼貌称呼,公司等商业书信的尊称以Sirs,DearSirs,Gentlemen最为常见。Sirs是较为正式的礼貌称呼,通常用于公文中。
Dear Sirs──用于称呼公司。英国人习惯上比较喜欢用Dear Sirs,而且Dear Sirs后用逗号。
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范例:
市长先生,女士们,先生们:
我们很高兴来到你们可爱的城市──武汉。现在我们又来到东湖高新技术开发区。这是我们两市之间关系日益密切的又一个象征。
可以肯定地说,在我们短暂的逗留期间我们已经取得了丰硕的成果。
我们已经签订了8个协议,两倍于我们双方过去签订的协议数字的总和。更重要的是,我们又一次看到了你们的人民,并和他们进行了广泛的接触交谈。我们和你们在同一张桌子上进餐、饮酒,在同一张桌上谈判,一起分享忧虑和欢乐。这一切使我们之间的相互尊重得到增强,使我们之间的友谊得到了巩固。对此,我表示衷心的祝贺。
现在我提议:为我们的主人及中国人民的健康,为我们个人间的关系以及科技商务往来的增强,为我们下次访问你们美丽的都市及你们的回访干杯!
介绍业务范围函
先生:
英国伦敦Freeman公司把贵公司介绍给了我们,认为你们会成为中国棉制品的买主。由于我公司经营范围内有这类产品,因此希望尽早与贵公司建立起业务关系。为使你方了解我们目前可供出口的棉布品种的大概情况,随函附上产品说明书及剪样小册子。一俟得到你方具体询盘,我们将立即报价。
早复为盼。
您的忠实朋友
介绍商品函
先生:
我们从我驻巴基斯坦使馆商务参赞处得悉贵公司的名称及地址,现借此机会与你们通信,意与你方建立业务关系。我们是一家专门出口台布的国营企业,可根据顾客对产品的花样图案、规格尺寸以及包装装潢的不同需求接受来样定货。我们也愿意受顾客指定商标或牌号的定单。为是你们大致上了解我公司台布的品种,我们将另航邮寄一份最新目录供参考。若其中有哪些产品你们感兴趣,请尽快告知我方。一俟收到你方具体询盘,我们将寄送报价单与样品。
盼早复。
您忠诚的朋友
提供资料函
先生:
本公司出口电子计算机已有40年以上的历史,希望能与贵国可信赖的公司建立商务关系。若贵方为我们介绍对电子计算机感兴趣的公司,我们将不胜感激。本公司的信誉及商务活动情形,贵公司可向第一商业银行查询。欢迎贵公司给本公司提供任何资料,我们诚挚地期待您的回音。
您忠诚的朋友
提供服务函
先生:
日前我们有机会参观了广交会上贵公司的产品展览,对贵公司产品的高品质及低价格留下了深刻的印象。作为一家贸易公司,我们极愿提供我们的服务。在贸易方面,本公司有着良好的关系,对产品进口业务也有丰富的经验。除此之外,本公司拥有自己的广告公司,能够极为有效地运用最新的市场销售方式。如果您愿意让我们在本国代售您的产品,贵公司的 营业额必可大幅度增加。
我们期盼着您的回音。
您真诚的朋友
商务质询函
范例:
质询货物发错
先生:
我们及时收到了有关以上订单货的单据,装运货物的"谢南多"号轮船已于1990年12月11日抵达。我方代理人已在巴塞罗纳港接到了订单货。货物基本完好无缺,唯13号箱例外,其所装的公文柜型号与TW37型完全不同。这一箱只装了两个公文柜,而其他各箱均装4个。我们已按照提单和发票所印的细节核对了这一点。我方认为这是你方包装或运输商的过失。也许13号箱的货物是另一不同的订单货吧?随函附13号箱货物清单1份。希望你方立即安排更换货物的发送。我方代理人将13号箱保存在仓库中。请通知我们你方希望如何处理这箱货物。也许你方可以通知你方运输行来办理装船和海关手续。
您忠诚的朋友
范例:
复 函
先生:
感谢贵方12月21日来函。得悉寄去了两个错误型号的文件柜,我们深为抱歉。正如贵方提示,我方包装代理人在目嫌参考数字上犯了个错误。其它各箱每箱装了4个文件柜,由于这一箱装了订单货中的最后两个,在垫入特加垫料时延误了一会。这延误导致了错误的发生。我们已安排好了布卢戴尔号机轮发运正确的公文柜,并将于12月29日从伦敦港东印度码头起航。我们想迅速将订单上的大宗货物发货,你们将不至于实施合同中的罚款条款。有关单据正在寄出,应在几天内到达贵处。如果在我方运输代理商来领取第13号箱子前,你方代理人愿意将此箱保存在他们仓库内,我们将十分高兴。我们将尽一切可能保证类似的错误不再发生。对于由我方的错误带给贵方的任何不便,请接受我们诚挚的歉意。我们相信TW37型公文柜会令您满意。
您忠诚的朋友
范例:
质询发货数量不足
先生:
在此我们谈及有关不锈钢型餐具的169号/SPL订单。我方代理人现已 收到发货,货物符合你方发货通知中的说明。遗憾的是,你方只发送了1873 把餐叉,少于我方订量。按我方指示另行包装的2000把餐刀完好无损。但由 于短缺127把餐叉,这些餐刀对我们也就无多大用处了。到埠装箱单和你方发票明显不符。不是中途被窃,就是劳合社代理人过失,他们目前正在调查此事。由于我方必须按期发货给我方顾客,因此我们必须请求你方立即安排失踪餐叉的裣货物的发送。
您忠诚的朋友
范例:
复 函
先生:
贵方5月12日有关上述订单的来函收悉。我方运输代理人已通知我们,第27至29号板条箱已到达伦敦港的码头上,他们在安排贝希亚轮发运上次未装船的3箱货,预定1990年6月2日到达马赛。这批货将免费运至贵处,关税已付。因非我方所能控制的情况造成短货使贵方不便,我们深表歉意。我们将和我方代理人与港务当局联系,杜绝以后再发生此类延误。
您忠诚的朋友
范例:
质询包装不良
先生:
我们十分遗憾地通知贵方,你方托运的20箱闹钟有4箱包装不充分。我们就这次托运给你方寄去了具体的包装指示,无疑你方已将这些指示转达给了你方运输行。第13、14、18和20箱内没有我方所坚持要求的防水类保护层。因此,这几箱闹钟几乎被损坏,而且肯定是无法销售的。我们必要坚持要求立即更换这4箱货,并必须要求你方今后更加认真地执行我方指示。
您忠诚的朋友
范例:
复 函
先生:
贵方8月3日来函于昨日收悉。对于4只柳条箱受损,我们深感遗憾。得知贵方的包装指示没有执行,我们甚为关注。我们已和我方包装商取得联系,并已要求他们寄出一份详细报告。我们还不能给予任何解释,但会尽快给出一份详尽的报告。同时,我们已安排了4箱替代货的发货,并已要求我方包装商中心执行包装指示。对错误造成贵方的任何不便,我们深表歉意。我们确保今后将不再发生类似错误。
您忠诚的朋友
范例:
质询质量低劣
先生:
有关我方70件淡蓝色尼龙衬衫的订单(1276/FRS号),你方已于1990年8月16日发货,
我方已于1990年8月23日收到。我们十分遗憾地通知你方以上提及的衬衫质量低劣,不可接受,特别是花样和颜色。实际上它们已经变色。其型号并非我们见到样品时所预计到的。我方客户不会按市价购买这些衬衫,他们希望得到折扣。既然这批衬衫既不符合你方小册子的说明,也不符合样品,我们不能按协议的价格接受这批货。只有在你方大幅度削价的条件下,我们才能接受这批衬衫。我们希望削减30%。请回函告知我们,是换货还是削价,你方打算怎么办,我方代理人可以从托运货物中带去一件样品给你方过目。
您忠诚的朋友
范例:
复 函
先生:
感谢贵方4月27日来函。得知贵主对我们托运的尼龙衬衫不满意,我们十分遗憾。我们正在安排我方在贵区的销售代理人拜访贵处。我们认为在收到他的报告前不采取行动是明智的,因此在收到报告之前,我们将推迟换货和减价的决定,贵方代理人尚未来访调查。我们已为欧洲其它市场提供了同样货物,并无任何异议。基于这些原因,我们还不能在回信中告知贵方我们打算怎么办。我相信我方的销售代理人将帮助消除误解和疑虑。
您忠诚的朋友