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物业管理权交接方案
更换正在实施管理的物业管理公司是一件艰巨的事务,除需要院方各部门的支持,原物业管理公司的有效支持配合,更需要接管单位有策略有步骤的实施运作。我公司在"更换"问题上,有着深入的研究,并有多次案例和实践,从2007年至今,亲历的更换事件,便有七起,并全部参与了更换方案的制订。
根据我司以往经验,在更换前首先将必须考虑如下几个重点:
一、交接程序主体
医院院务处是代表物业产权人、使用人利益,负责监督检查物业管理工作的主管部门,是解决物业管理问题的关键。所以所有交接工作必须在院务处的领导和支持下进行。另一个是有关更换事宜,要经院务处知会护理部、院感科以及各科室护士长、科室主任等相关部门,使更换物业公司的行动在各相关部门支持和配合下有序开展。
二、具体交接工作安排
1.院务处负责书面通知,现在管物业公司解除合同日期,确认后与新入驻物业公司签署物业管理合同。
2.双方物业公司确认交接步骤及内容。
3.以书面形式发给各个科室及相关部门更换物业通知。
4.在最大限度减低对客户服务影响的情况下,按步骤进行物业交接工作,并由院务处进行监督。
5.院务处与原物业公司的合同缮后事宜。
四、交接内容
交接中涉及的内容繁多:物资准备,具体大块如下:
(一)工程交接
1.成立接收小组,由交、接双方专业人员组成,指定工程验收负责人及各专业交验人员,一般由以下专业人员组成:电气、暖通、给排水、土建、电梯(如有)、锅炉(如有)。
2.召开工作会议,布置各专业组接收要求及具体事项。
3.接收工作要求
参照国家及行业标准,规范及设计要求,对接收工作内容中各条款逐项核对,确保文件资料手续齐备,工程质量及各项技术指标符合标准。
4.物业交接工作程序
(1)接双方签定物业接收委托书,确定接收程序接收人员及接收时间。
(2)交方应提供的资料、文件。
1)图纸资料、文件、交接清单。
2)设备清单。
3)能源消耗情况(列表、双方共同确认电表水表、燃气表、热水表、热力表等计量仪表交接时的表计数字)。
4)住户交纳能源费情况统计表。
5)备品备件、材料物品库存登记表。
6)设备运行记录。
7)交接班记录。
8)值班记录。
9)工具、仪表,维修设备登记表。
10)人员花名册。
11)设备维保合同(有效期内)。
12)维修费使用情况及盈亏。
(3)交接工作开始时,双主应签定物业交接协议书。
明确双方交接人员名单、交接内容、交接时间和日程安排等。
(4)交接工作中,双方交接人员应就交接物品的位置、数量、性能进行清点检查,并认真填写物业交接清单和运行试验记录。
(5)交接工作结束,双方共同签署交接报告。对交接中发现的问题,双方应认真记录,协商解决办法,对交接中遇到的工程遗留问题,若不能马上解决,双方应签署备忘录,说明存在的问题,产生的原因、责任、解决的方法和时间等。
(6)钥匙移交
(7)设备交接顺序
1)变配电设备(变配电室)。
2)热力设备(热力站、锅炉房、热交换站)。
3)燃气设备(调压站或调压装置、燃气表房)。
4)消防报警设备。
5)保安监控设备(含摄像、可视对讲等)。
6)泵房(生活水泵、消防泵、污水泵)。
7)运输设备(电梯)。
8)维修设备(工程维修用如,电焊机、钻床、砂轮机、套丝机等)。
9)其它设备(电脑、办公设备、电开水器等)。
(各类交接清单见附件。)
(二)财务交接
确定财务交接的日期,在正式交接之前,交接双方均应做好充分的准备。交付方应对帐、物、资金进行清理造册;接受方应对原物业管理的财务会计工作有定性的了解。在交接日始业务人员对口进行交接。
交接内容主要包括核实资产与负债;清理债权、债务;重新认定未执行的合同;银行、税务等业务口的结束和新建、会计档案的必要说明和交付;原管理工作中遗留的财务问题的说明和拟定解决方式等。
交接方式上,应做到交付方对交接内容真实、明确;接收方对交接内容查证、清楚。同时,接收方要同交接内容涉及的第三方见面,落实交接内容,并履行必要的法律手续。
(三)文档交接
鉴于各家管理公司所实施物业管理体系不同,文档编制也有较大区别,建议物业管理文档交接清单由原执行机构提供。如已通过ISO-9002的企业,文档依据为三级文件中作业指导书目录索引。如未通过,则文档依据为办公室文档管理文件目录索引。
双方交接按目录内容进行签收即可。
文档中重点文件为各项法律文本和承诺性文本,主要包括:维修管理公约、客户手册、物业管理费核定标准、政府批准文件、与相关服务管理部门的合同文本。
(四)人事安排
1.岗位交接
根据我公司的交接方案及原物业管理公司所提交的交接内容目录,我公司派人对原物业管理公司的保安部、工程部、客户关系部、保洁部等逐一进行岗位交接,并以文字说明交接完毕,经双方确认签字。 2.人事安排
在原有人员人事安排上,本着"双向选择,择优安排,加强培训"的原则,充分考虑原有员工的各人意向与职业特长,合理安排,调动其工作积极性与主动性,发挥潜能,实现企业与个人利益双赢。对于工作热情高但管理水平或岗位技能尚未过到岗位要求的员工,要组织培训、考核,使其达到上岗要求,确保服务质量,维护物业管理公司的声誉。对于员工的合理流动,积极做好人事的各环节工作,手续齐备、快捷。做到"留者安心,离者舒心"。
3.劳动关系
对考核及经培训考核通过达到上岗要求的人员,应办理相关的人事手续,即终止与原物业管理公司的劳动关系,与均豪物业管理公司签定劳动合同,并根据我公司的整体工作布置,安排在原项目部或我公司其它项目部的相应工作岗位。
关于接管工作的其它说明
1.接管工作需提前一个月进行安排,其中
二周时间进行接管机构、干部的组建抽调员工招聘等筹备工作。 二周时间的全员培训。
2.岗位移交在二个工作日以内完成,移交保驾需3-5个工作日。
3.物资文档等其它交接约需5个工作日完成。
4.财务交接按划线制进行交接,我司承诺可进行全程顾问,所需时间暂无法确定。
5.我司同意接收开办费所购置的固定资产及递延资产。
风险防范
更换物管企业的过程中,经常出现的"风险"有5种情况:
(1)原物管企业拒不退出,导致新物管企业难以进入。
(2)原物管企业提出高额补偿。
(3)交接不配合,导致物业管理工作无法延续。
(4)因管理真空导致部分业主对更换持不同意见甚或引发对业主委员会的诘难。
(5)引发法律讼诉。引发法律讼诉不是坏事,但在客观上给交接工作造成波折。
所以要做好风险防范工作,避免业主和使用人工作、生活受到影响。
建设单位(甲方):____________
接收单位(乙方):____________
__________小区位于____、占地面积为____,总建筑面积____平方米,户均建筑面积____平方米,砖混结构,层高2.8米。总投资为____万元,其中国家投资____万元,自筹____万元;房屋土建____万元,室外配套____万元。____
甲、乙双方根据依据国务院《物业管理条例》等相关规定,结合实际,本着平等协商的原则,达成如下物业管理职责移交协议:
一、甲方将位于______小区于20____年____月____日移交给乙方,并办理相关移交手续。
二、移交手续办理后,乙方对______小区物业享有永久产权。
三、在办理物业承接、验收手续时,甲方需向乙方移交的资料包括:竣工总平面图,配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料;设施设备的安装、使用和维修保养等技术资料;物业管理所必需的行业说明文件及其他相关资料等。
四、甲方应当按照国家规定的保修期限和保修范围,承担移交给乙方的物业的保修责任。____
五、甲方应保证如期向乙方交付上述物业,因甲方原因未能在协议约定日期前移交物业的,由甲方赔偿乙方因此而受到的损失。
六、本协议书一式陆份,甲、乙双方各执一份,各存档一份,抄送电力、供热单位各一份。自双方签字盖章之日起生效。
七、本协议未尽事宜,由甲、乙双方另行签订补充协议,补充协议与本协议具有同等法律效力。
监接单位:________
建设单位:____________接收单位:________
____年____月____日________年____月____日
甲方:________________ (以下简称甲方)
乙方:_________________(以下简称乙方)
根据____市人民政府____年第____次和第____次市长办公会议精神,为了加强我市小区楼房的物业管理工作,经市政府研究决定成立____市房产物业管理公司,对我市小区物业实行规范化统一管理。为了给住宅楼房的居民创造整洁、文明、安全、便利的居住环境,经甲、乙双方协商决定,将位于____路____街的____小区的物业管理工作移交乙方进行管理,有关事宜达成如下协议:
一、从____年____月____日起甲方正式将建设小区的物业管理工作移交乙方进行全面管理。
二、从____年____月____日起乙方按着《物业管理手册》中指定的服务内容进行服务和管理。
三、为了加强小区物业管理工作,甲方在市物业办公室指导下,组建小区业主管理委员会,使物业工作依法进行。
四、物业管理用房和供水等设施、设备产权不变,但归乙方无偿使用、维修,维修费用由乙方负责。
五、甲方应将____年____月____日以前的物业管理工作中所发生的费用(雇用人员工资、电费、维修费等)结清,没有结清的.由甲方负责。
六、甲方应向乙方提供以下有关物业管理资料:
1、住宅小区规划平面图。
2、工程竣工总平面图。
3、单体建筑、结构、设备竣工图。
4、公用配套设施、地下管网工程竣工图。
5、工程质量验收合格证。
6、有关设施、设备安装竣工图及使用和维修技术资料。
七、关于大、中型专项维修资金使用问题:用户专项维修资金按有关规定应由市物业办公室收取,由于该小区的专项维修资金已由甲方收缴,并存入专用账户,待今后发生大、中型维修工程,由乙方提出施工方案及工程预算,甲方进行审核,经业主同意后,由甲方负责出资,资金从维修基金中扣除,因资金不到位影响维修由甲方负责。
八、甲方不向乙方提供物业管理费用,乙方管理费用依靠收取住户的服务费解决,物业服务收费由乙方收缴,服务标准与收费情况无关,收费标准由乙方确定,但不得超出有关规定。
九、乙方可以根据业主的委托提供物业服务合同约定以外的服务项目,服务报酬由双方约定。
十、乙方的服务应按指定性服务内容和服务标准执行(具体内容见附页)。乙方如违约或不按承诺实现,甲方有权通过法律渠道向乙方进行索赔,同时,业主无理拒交服务费,物业公司有权通过法律渠道解决。
十一、在物业公司管理该小区之前,甲方应向业主通知乙方进入管理及服务情况,经得业主的同意。
十二、未尽事宜,双方协商解决。(见附页)
十三、此协议一式二份,甲、乙双方各执一份,待签字盖章生效后具有法律效力,如单方违约负法律责任。
十四、此合同期限暂定为一年,期满后视情况可以续签。
甲方:____________
甲方代表:________
乙方:____________
乙方代表:________
二O____年____月____日
甲方:________________ (以下简称甲方)
乙方:_________________(以下简称乙方)
根据____市人民政府____年第____次和第____次市长办公会议精神,为了加强我市小区楼房的物业管理工作,经市政府研究决定成立____市房产物业管理公司,对我市小区物业实行规范化统一管理。为了给住宅楼房的居民创造整洁、文明、安全、便利的居住环境,经甲、乙双方协商决定,将位于____路____街的____小区的物业管理工作移交乙方进行管理,有关事宜达成如下协议:
一、从____年____月____日起甲方正式将建设小区的物业管理工作移交乙方进行全面管理。
二、从____年____月____日起乙方按着《物业管理手册》中指定的服务内容进行服务和管理。
三、为了加强小区物业管理工作,甲方在市物业办公室指导下,组建小区业主管理委员会,使物业工作依法进行。
四、物业管理用房和供水等设施、设备产权不变,但归乙方无偿使用、维修,维修费用由乙方负责。
五、甲方应将____年____月____日以前的物业管理工作中所发生的费用(雇用人员工资、电费、维修费等)结清,没有结清的由甲方负责。
六、甲方应向乙方提供以下有关物业管理资料:
1、住宅小区规划平面图。
2、工程竣工总平面图。
3、单体建筑、结构、设备竣工图。
4、公用配套设施、地下管网工程竣工图。
5、工程质量验收合格证。
6、有关设施、设备安装竣工图及使用和维修技术资料。
七、关于大、中型专项维修资金使用问题:用户专项维修资金按有关规定应由市物业办公室收取,由于该小区的专项维修资金已由甲方收缴,并存入专用账户,待今后发生大、中型维修工程,由乙方提出施工方案及工程预算,甲方进行审核,经业主同意后,由甲方负责出资,资金从维修基金中扣除,因资金不到位影响维修由甲方负责。
八、甲方不向乙方提供物业管理费用,乙方管理费用依靠收取住户的服务费解决,物业服务收费由乙方收缴,服务标准与收费情况无关,收费标准由乙方确定,但不得超出有关规定。
九、乙方可以根据业主的委托提供物业服务合同约定以外的服务项目,服务报酬由双方约定。
十、乙方的服务应按指定性服务内容和服务标准执行(具体内容见附页)。乙方如违约或不按承诺实现,甲方有权通过法律渠道向乙方进行索赔,同时,业主无理拒交服务费,物业公司有权通过法律渠道解决。
十一、在物业公司管理该小区之前,甲方应向业主通知乙方进入管理及服务情况,经得业主的同意。
十二、未尽事宜,双方协商解决。(见附页)
十三、此协议一式二份,甲、乙双方各执一份,待签字盖章生效后具有法律效力,如单方违约负法律责任。
十四、此合同期限暂定为一年,期满后视情况可以续签。
甲方:____________
甲方代表:________
乙方:____________
乙方代表:________
二O____年____月____日
建设单位(甲方):____________
接收单位(乙方):____________
__________小区位于____、占地面积为____,总建筑面积____平方米,户均建筑面积____平方米,砖混结构,层高2.8米。总投资为____万元,其中国家投资____万元,自筹____万元;房屋土建____万元,室外配套____万元。____
甲、乙双方根据依据国务院《物业管理条例》等相关规定,结合实际,本着平等协商的原则,达成如下物业管理职责移交协议:
一、甲方将位于______小区于20____年____月____日移交给乙方,并办理相关移交手续。
二、移交手续办理后,乙方对______小区物业享有永久产权。
三、在办理物业承接、验收手续时,甲方需向乙方移交的资料包括:竣工总平面图,配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料;设施设备的安装、使用和维修保养等技术资料;物业管理所必需的行业说明文件及其他相关资料等。
四、甲方应当按照国家规定的保修期限和保修范围,承担移交给乙方的物业的保修责任。____
五、甲方应保证如期向乙方交付上述物业,因甲方原因未能在协议约定日期前移交物业的,由甲方赔偿乙方因此而受到的损失。
六、本协议书一式陆份,甲、乙双方各执一份,各存档一份,抄送电力、供热单位各一份。自双方签字盖章之日起生效。
七、本协议未尽事宜,由甲、乙双方另行签订补充协议,补充协议与本协议具有同等法律效力。
监接单位:________
建设单位:____________接收单位:________
____年____月____日________年____月____日