会务安排流程_1号文库

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第一篇：会务管理流程

会务管理流程

会务管理是指有关会议议程安排事务的计划、组织、控制等工作。以下是jy135小编为您带来的会务管理流程，欢迎大家点击阅读!

1、清楚地述会议的'目标。

2、准备与分配会议议程与主题。

3、确定与会者名单(尤其是团队以外的成员)。

4、通知并再次提醒与会者，使其明晓会议的目的、时间、地点。

5、准备会议使用的场所以及必备的器材与文具。

6、建立或确认开会时共识或守则。例如：会议准时开始，不准任何人迟到，别人在说话时不能打忿以及与会前需作准备等。

7、确实使议题都被处理，处理的方式是作成决议，延到下次再议或取消该议题。

8、记录重要的观点或决定，成员所被分派的任务。

9、记录非议程中所列项目以便下次讨论。

10、记录会议使用的时间、讨论的主题、完成的项目、作成的决定、与会者的姓名。

第二篇：会务安排流程

会务安排流程

会务一般分为三个阶段，会前准备、会间服务、会后处理 (一) 会前准备阶段。（例会和小型会议不安排食宿，适当简化）

1、制定会议方案。

对会议的名称、主旨、形式、规模、会期、议题、日程安排、经费预算、组织领导等拿出意见，提交领导讨论审定后，即作为组织筹办会议的依据。如作变动，需及时请示报告，不可自作主张，随意改变方案。

2、拿出会务工作实施计划。

主要筹办人员对本次会议所需的各项准备工作，按内容或承办部门归类，按时间顺序排队，列出共有多少项工作，每项工作拟由哪个部门或个人负责，以及各项工作的基本要求、完成的时限等。这样做可以使分管会务的领导和具体办事人员心中有数，避免忙乱和大的疏漏。

3、组织召开协调会议。

较大型会议会务任务重，服务保障的部门多，要根据需要，组成会务工作组，召开会议筹办工作协调会。召开会议筹办工作协调会的主要内容是：传达或印发会议方案，明确各组或各人的任务，研究和补充《会务工作实施计划》，协调一些交叉和难度较大的工作，有针对性地提出要求，明确分工，责任到组到人。

3、印发会议通知。

召开会议的基本问题确定以后，要尽快发出会议通知，给参加会议的人员留出准备时间。会议通知一般包括“八要素”：即会名、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。注意事项主要讲需要携带什么材料或物品，要不要提前报告与会人员名单，要不要报告报到时需接站的人数及所乘坐车次，以及有问题如何联系等。

4、印制会议票证。（大中型会议）

对正式出席会议的人员要发给出席证，列席会议的人员要发给列席证，会议工作人员要发给工作证，进行选举等其他重要会议，还可印制使用印有座号的座次证，密级较高、进出住所需严格控制的会议，还要印制车辆通行证。各种票证颜色要鲜艳，且互相区别，以便于辨认。会议各种票证应于会议报到前印制好，出席证、列席证、工作证一般在报到时核发，座次证一般在举行全体会议之前临时分发。如会场有条件摆座签，最好用摆设座签的方法取代座次证。

5、准备会议用品。

本着勤俭节约的原则，按照会议方案中的预算，为与会人员购置文具、茶歇等会议用品。文具一般包括文件包(袋)、笔、本等。茶歇可根据给出的预算按照个人分配。表彰会议还要购买奖品等。如果会议有选举任务，要提前准备选票、票箱、监票和计票人胸签及计票所需物品。

6、会议用品申请流程

根据方案中的预算提出需求，要求要写明总费用标准以及与会人员的每人标准，递交联络函，先交由部门负责人签字，部门负责人同意之后交由行政负责人统一采购。

7、印制与会人员和工作人员名册。

8、印制《会议须知》。

《会议须知》一般包括6个方面的内容：即日程安排、会议编组、作息时间、会务组等会议工作人员的电话号码、注意事项。会议编组主要根据会议的任务确定，可以按部门划分，每组要确定一至二名召集人。

9、安排好生活保障。

主要包括食宿、医疗、交通和通信4个方面。会议方案确定后，要把会议人员、伙食标准及其他服务保障要求及时通知接会的酒店。

10、设置会场。

设置会场主要包括悬挂会标、摆放背景、排定座次、架设并试用话筒，座次要按照“中为主、左为上”的惯例排定，拿不准的要及时请示。另外，对会场的供电、供暖(冷)、音响等设备要全面了解，如无把握，应有应急方案。

11、做好接站准备。

依据与会人员报到时所乘车次，列清什么时间、接哪个车次的哪些人、什么车去接、由谁负责等，发给有关人员按表抓落实。

(二)会间服务阶段。会议从报到之日起。会议召开期间要根据实际需要，做好以下8项工作。

1、组织好会议报到。

提前安排接站人员和车辆，及时去机场、车站迎候，把参加会议的人员接往会议住处。确定专人，在开会通知指定的报到地点和报到时间内坚守岗位，保证自行到会的人员及时得到安排。对一些临时情况，如与会人员所带司机或亲属朋友等需安排食宿的，报到处要及时掌握，并向上级汇报，得到指示之后妥善安排。

2、会场组织工作。

每次举行全体或分组会议时，会务工作人员都要提前进入会场，首先检查会场设置和设备，然后协助会议主持人做好下列工作：组织与会人员入场、就座；清点并报告到会人数，掌握和随时通知有关人员调控会场音响、温度、照明等；督促服务人员及时送水、倒水；组织会间休息和散会退场；做好其他特殊情况的应急处理，保证大会有条不紊地顺利进行。如会议临时动议需要调整议程，增减议题，扩大或缩小与会人员范围等，也需要随时进行调度，作出适当安排。

3、会议主持词的撰写。

主持词有时由材料组负责，有时由会务组负责。即使由材料组负责，会务工作人员也要及时了解掌握。会议安排的变动、学习讨论的重点、传达贯彻的意见等，一般是通过首长的会议主持词来公布和明确的。尤其是会议进行选举或表决等事项，会议主持词实际等于会议的“脚本”，会务工作人员必须熟悉主持词，才能协助主持人顺利完成会议预定议程。

4、做好会议记录。

要确定专人做好会议记录，包括全体会议记录和分组讨论情况汇报会记录。全体会议记录的要求是：没有印发材料的要分别依据重要程度做详细记录或摘记大意与要点；已印发材料的，要着重记录讲话人作出发挥、增补或解释的地方，作为已印发材料的补充留存。重要报告、讲话要录音、录像。领导人的即席讲话，重要的也要录音，以便事后按录音整理出讲话稿。会议记录要使用专用的会议记录本，力求真实、准确、完整，不遗漏主要观点，不改变讲话原意，有争议之处也要照实记录，客观地反映会议的内容和进程，为日后查考提供依据。

5、现场参观组织工作。

事先要派员察看现场，与被参观单位商定现场会开法和参观路线，提前做好各项准备。现场距离较远、需乘坐车辆时，要按组定车、编排车号、做好乘车组织工作和行车安全保卫工作。参观时，会务工作人员要分工把口，加强联络协调，统一指挥调度，维持好参观秩序。

6、会议简报编印工作。

有的会议为使领导成员与参加会议的人员之间和各组之间能互通情报，交流情况，给领导主持和指导会议提供依据和参考，要编印会议简报，由材料组或会务组编印分发。编印简报的一般要求是：标题要醒目，内容要精炼，篇幅要简短，印发要及时。

7、会议材料回收工作。

会议印发的属于保密范围的文件材料，在会议结束前应予以回收，以防发生失泄密事故。对因特殊情况而缺交、漏交的，会后仍要跟踪回收，不留死角。尤其对新闻单位或其他临时赴会借阅文件的人员，发文时一定要登记和交代清楚，他们离会时及时回收。

8、做好与会人员的返程服务工作。

会务组应在会议结束前知悉返程需要住宿安排的人数，早作安排。需乘火车的，要提前2至3天征询车次，是否需要预购车票，并分别按乘车时间编组，做好送站安排等。在这项工作中，最关键的是抓好安全，应在会议结束时，通过主持会议的领导强调返程安全问题，严格不开夜车、不开快车等规定。

(三)会议善后阶段。会议结束，会务工作不能同时结束，还要继续做好会议的善后工作。会议善后工作主要有以下4项：

1、做好财务结算。

会议结束后，会务组要及时与酒店有关人员一起，核算住房、伙食等费用，并尽快结算外围账目。对凡属已列入会议预算或预算外开支应纳入会议报销的经费，都要作出处置，不要有遗留的问题。

2、做好会务工作总结。

会务工作基本完成后，大会秘书处应及时召集全体会务工作人员进行总结，肯定成绩，指出问题，找出经验教训，并对表现好的人员进行表扬。

3、会议文件材料的合订留存。

会议形成的一切文件材料，包括主持词和发言记录等，在会间都要注意收集，会后要系统排列，装订成册，留作资料，一般应装2至3套，一套留存，其他可作为借阅资料。

4、会务用品的归还和整理。

每次会议结束后，对一些常用的会议用品，借来的应立即归还，自置的应加以整理，以便下次再借或再用。

第三篇：会务座次安排

会务座次安排

会议或接待时排座次、摆名签，一是体现主次之分；二是便于领导对号入座，避免上台之后互相谦让。会议座次排列主要分以下几种情形：

（1）一般大型会议主席台的座次排序

根据中国人的传统习惯，遵循“左为上，中为上，前为上，远门为上”原则。

单排排列方法是：当领导同志人数为奇数时，1号领导居中，2号领导排在1号的左边，3号领导排在右边，其他按一左一右依次排列。

当领导同志人数为偶数时，1号、2号领导同时居中，1号领导排在居中座位的左边，2号领导排右边，其他仍按一左一右依次排列。

如果主席台设两排以上，一般遵循“前为上、后为下”的原则。（2）接待来宾时的座次排序

接待领导和来宾时，一般在小型会议室，会议桌是长条形或椭圆形，主方和客方相向而坐。如会谈桌一侧朝向正门，则主方坐背门一侧，客方坐面向门一侧。即远离门口一方为上。

注：A为上级领导或来宾席，B为主方席；当A为外宾时，A3与B3分别为客方与主方译员。

如会谈桌一端朝向正门，即纵向摆放，则以面向门方向为准，左侧为客方，右侧为主方。

（3）座谈会的座次排序

召开座谈会一方是参加会议的领导，一方为参加会议的人员。会议场所与接待来宾相似，排列也与其相仿。如会议桌一侧朝向正门，则参加会议人员坐背门一侧，领导坐面向门一侧。

如会议桌一端朝向正门，即纵向摆放，则以面向门方向为准，左侧为参会领导，右侧为参会人员。

（4）沙发室座次的排序

沙发室坐席的排列，主方与客方分坐左右两侧，客方坐在左侧，主方坐在右侧。

注：A为上级领导或来宾席，B为主方席。

如果是接待外宾，则客方坐在右侧，主方坐在左侧。如需译员、记录，则分别安排在主宾和主人的身后。 A为主方席，B为客方席。 5）集体合影时的座次排序

□综合管理部

（荐）注：（集体合影的人员排序与主席台的排序相同。

会议接待的座次排列

张鲲

第四篇：会务组织工作流程

会务组织工作流程

一、拟写会议电报

包括会议主题、会议时间、会议召开地点、参加人员、日程安排、报到地点、呈办公室领导审阅、呈主管领导签发

二、会务准备

（一）编制会序册 1. 会议须知 2.会议议程安排

3.会议代表食宿安排，住宿房间、就餐位置、会场座位

4.核对与会人员名单 (二)会场布置 1.悬挂会标

2.根据需要，摆放鲜花 3.检查音响、照明等设备

4.按排名确定领导主席台入座位置，并摆放姓名牌 5.按会序册确定的位置摆放与会人员的姓名牌 (三)就餐安排

1.提前督促后勤中心提供就餐菜单交领导审查 2. 根据会议代表、工作人员、民族习惯合理划分就餐座位安排

(四)召开会议工作人员协调会，明确分工 1.安排与会人员报到 2.提前到会场组织与会代表就座，维护会场秩序 3.安排与会人员就餐，并随时掌握会议进度，做好与会代表用餐准备

4.做好文艺晚会等各种娱乐活动组织

5.根据会议需要，安排有关领导同志看望与会代表 6.提前征询与会代表意见，预订返程车票或作好返程安排。

7.按照会议要求，安排与会人员留影记念

8.做好与会代表返程，安排有关领导或工作人员送行

三、后勤保障

1.与后勤中心联系，提前对房间管道、线路进行检查与维护,做好会议期间水、电的供应

2.根据会议要求，做好车型、车种、数量的准备，并确保车辆状态良好

3.根据代表的身份和抵达（返程）的日期、地点，安排有关领导或工作人员到车站接（送）车

第五篇：会务组织工作流程