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第一篇：如何组织会议活动
会前准备
在领导确定了会议诸要素以后，顶尖秘书就应着手做准备工作了。会前准备很重要，不允许有丝毫的疏漏差错。会前准备充分是会议成功的保证。
会议计划和成本预算
开会需要动用人力、物力、财力，又往往占用一些工作、生产时间。为了使开会与日常工作、生产互相结合、促进，而不是互相冲突、抵耗，会议必须要有计划。开会也是一种投入与产出，尽管投人往往是有形的，产出往往是无形的，但总是以最少的投人争取最大的产出。因此，会议应该计算成本，作出预算，包括在会议计划之中。
(1)会议计划。
会议计划首先应明确会议的目的和任务，确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等，即会议六要素的具体化。
其次会议计划应明确会议应做哪些准备工作，如需用哪些文件，会场怎样布置，是否需要食宿、车辆，是否安排参观、文化娱乐等其他活动。’
再次决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。
会议计划由秘书制订、提出。经领导审核批准后-再由秘书或秘书处组织人员。分头按计划执行。
机关、单位内部的小型会议也应有计划，使组织成员做到心中有数，早作安排。部门的会议至少应提前一星期报至办公室，由办公室统筹安排，订出一周会议安排表，使各部门工作不致相互冲突，领导也可有选择、有计划地参加部门会议，有利于全局工作的顺利开展。
(2)会议成本预算。
有明显投入的大中型会议，特别是跨地区的、会期超过一天的会议，必须计算成本，作出预算。会议成本包括两部分：
①“显性成本”。
即会议明显的耗费，如会场租借费、文件材料费、与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等。这些费用是可以明显计算出来的，又是直接消费的。
②“隐性成本”。
即与会者因参加会议而损失的劳动价值，一般不大为人们所注意的成本。这部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算。它的含义是这样的：一个生产者的劳动价值至少是他工资的8倍，参加会议前必然要作些准备，会后又有用于思考、回忆的时间，所以还要乘以2。会议成本的计算公式是：会议成本=X+2J×N×T
其中，X表示显性成本的总和；J代表与会人员每小时平均工资的3倍；N表示人数；T代表时间(小时)。
所以，召开一个百人左右、跨地区的、会期3至5天的中型会议，其会议成本总数将达到几万元甚至几十万元。有些国家、有些大企业每次开会总把会议成本预算表贴在会议室的门口，让每个与会者一进门就知道这次会议要花费多少代价，从而共同努力提高会议的效率。因此，一些目标、效果不十分明显的会议应当少开或不开。顶尖秘书虽无决定权，但应有清醒的头脑、正确的态度。可以提出自己的意见。
文件准备较重要的会议顶尖秘书都需要事先准备文件
会议文件有两大类：
一类是供会上学习参考的文件资料。如上级的有关政策、方针、法规、计划。以及专业、技术性资料等。这类文件有些在会议结束后不能让与会人员带走，秘书应做好回收工作。
另一类就是会议本身所产生的文件。如：开幕词、工作报告、讲话稿、会议记录、会议简报、会议决定、会议纪要、闭幕词、会议总结等。其中，开幕词、工作报告、领导讲话稿是必须在会前准备妥当的，其他文件则在会议过程中或会议结束时形成。
这类文件可以让与会人员带走，作为进一步学习或传达、贯彻之用。
(1)开幕词。
开幕词是会议开始时会议主席所作的发言稿，一般带有预告及礼仪性质，比较简短。内容大体包括三方面：
①对来宾和与会人员表示欢迎。
②对会议的内容、任务、目的作简要介绍。
③预祝会议成功。
(2)工作报告。
工作报告是会议的主要文件，其中的主要内容往往是会议讨论的中心议题。工作报告必须有实质性的内容，既可以是对前阶段工作成果、经验、缺点的回顾与总结，也可以是对后阶段工作提出计划、预算、部署或展望。工作报告既要全面，又要重点突出。篇幅一般较长，几千字到几万字不等，视内容而定。
(3)发言稿。
这里指的是除工作报告之外的其他与会者的发言稿。发言稿也要有具体的内容，但不像工作报告那样面面俱到，而应是背景介绍，或是财政开支，或是人事管理，或是专业背景，或是会议(出处:中国会展教育网)关心的其他问题。等等。有些会议对发言时间有限定，发言稿一般不宜太长。发言稿有些是由发言人亲自撰写，也有些是由秘书代为起草，冉修订定稿。
(4)其他会议文书。
除此三文件之外，顶尖秘书还必须准备好会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表，等等。
(5)会议文件的准备程序。
一般先由领导根据会议内容、目标的要求确定要点，授意给秘书。顶尖秘书按照领导授意，收集资料，写成初稿，呈给领导审阅。领导审阅后提出意见，交回给秘书修改，或是自己修改。顶尖。秘书修改后再次呈给领导，由领导审定后签发。秘书或文员将签发的文稿打印、装订成正式文件。其程序如下：
会议准备
对会场的要求总体上是：整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、一应设备齐全、利于安全和保密。具休要求如下：
(1)会场布置
会场除了整洁、安静、明亮、通风、安全等要求之外，还应考虑形状、大小、桌椅安排等布置。小型会议可安排在一般会议室，会议室有方形、长方形、圆形、椭圆形等。会议室的中央放置长方形或长圆形会议桌，桌上正中可以放置一两盆鲜花，四边供与传教放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周围放置靠背椅，数量视人数而定。主席的位置一般在会议桌的两端，视门的方向而定，通常在门的左侧。多边会议采用正圆形会议(出处:中国会展教育网)桌，或多边形桌位，因为正圆形或多边形会议桌的席位无主次之分。大中型会议则安排在会议厅，扇形会议厅比长方形的效果要好。会议厅的前方安排主席台与讲台。主席台应用长方形桌，上铺白色、天蓝色或其他颜色桌面。台上方或后方悬挂会标。会标一般用红底白字，企业也可用红底金字。讲台不宜过大过高，应与讲话人的身材比例协调。台前可放置花草盆景，使主席台整体上显得色彩和谐，舒心悦目。面对主席台的是与会者席位，应有桌有席。便于放置文件和做记录，席位之间不应太挤，便于进出活动。研讨会、座谈会可将桌椅排成半圆形或小方块形，席前除文件、资料外，可放置饮料、水果，还应多备话筒，便于与会者原桌发言和多向交流。会场大小应与人数相适应，与其过大，不如偏小。会场过大则显得松散，容易产生迟到、早退现象，不利于产生好的会议效果；偏小反而显得紧凑，容易使人思想集中。情绪饱满。
工作会议或同一系统会议，与会者的席位依职务高低为序，职务越高者离主席席位越近，两边入席，左高右低，前高后低。研讨会、座谈会之类的会议，与会者可随到随坐，不指定席位。重要的大中型会议，则应按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，与会者由秘书或服务人员引领入席。
(2)主席台席位。
重大会议的主席台席位应讲究排列。主席台席位视人数设一排或数排，第一排席位应为单数。席位的次序应以主席团成员职务高低，对会议的重要程度而定。邀请的贵宾或来宾如安排在主席台就坐的也按照同样原则。
第一排的正中为首席．其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低．前排为主。后排为次，其他的依次类推。在席位前放置姓名牌，便于按位入座。
(3)会场设施。
会场一应设施都必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片，录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具，等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试(如扩音器 的音量大小)，以免临时发生故障或出现差错。
(4）其他准备。
会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。会场外应有医护人员值班。远道而来的应准备接送车辆。会议(出处:中国会展教育网)要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。重要会议应有安全保卫人员和保密措施。会议计划中如安排参观、考察、游览等活动，或赠送图片、资料、纪念品等，都应在会前做好准备。
会议议程、程序的拟定
(1)议程。
会议通常有一个或几个相关的议题。若有多个议题，顶尖秘书应根据这些议题的内在联系、主次、先后排列次序，编排议程，印成文字，就是议程表，会前发给与会人员。
(2)程序。
会议内容除了议题之外，还有一些礼仪性、结构性或将议程具体化的内容与项目，如宣布会议开始、奏乐、致开幕词、小组讨论、发言、致闭幕词、宣布会议结束等。把第一次会议的这些项目和内容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文书，就是程序表。程序表最好能列上时间安排，具体到几点几分。
(3)日程表与作息时间表。
会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时间表。
①日程表。
即将会议的全部内容(包括参观和文娱活动)分解安排在会期几天的各单元(如分上午、下午、晚上)或时数(几点至几点)内，以简短的文字表达，制成表格。
②作息时间表。
即将每天的起居、用餐、参加会议或其他活动、休息等时间安排制成表格。安排作息时间应考虑到劳逸结合、冬夏时令特征等因素。
会议议程、程序、日程表、作息时间表的拟定，体现出会议准备的充分和计划的严密，可以使与会人员和服务人员做到心中有数，使会议有条不紊地进行，这是会议(出处:中国会展教育网)成功的必要保证。
会议通知的发送
会前一切准备就绪之后，就应及时发送会议通知。本单位的小型会议，可采用口头、电话、书面通知等方式通知。外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请
信。
会议通知上应写明下列内容：
①会议召开的时间、需用时间或会期，地点(会址)。
②会议名称和主要议题。
③参加对象。
④须作什么准备。
⑤报到日期、地点、接站办法等。
⑥召集单位署名、通知发出日期，加盖公章。
邀请性会议为准确统计与会人数，做好相应准备，通知时应提前7天以上并附加回执。
回执中需有下列内容：
①受邀请者娃名、性别、年龄、工作单位及地址、职务或职称。
②是否参加会议。
③预订住房标准。
④提交论文题目或资料名称。
⑤回程车船机票登记等。
会议通知可采用邮寄(包括电子邮件)、传真、专人送达等方式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或请柬，再加电话征询、确定的双重方式。
附回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者考虑和准备时间，相应提前发送，但又不可提前过多，以免对方遗忘
第二篇：会议流程活动策划方案
一、会议名称：20--年---影视集团年终表彰大会
二、会议时间：20--年11月18日8:30-11:3014:00-18:00
三、会议分组安排：
组别
负责人
负责内容
总指挥是整个会议流程、安排及各小组总领导。
策划组
会议内容、会场布置、会议、会议方式等策划。
组织组
根据各组需求，安排人员及分配工作。
后勤组
车辆、安保、饮食、休息服务及领导接站到站服务工作等。
宣传组
通过各种传播渠道宣传会议及会议参加人员通知工作。
秘书组
会议前材料的派发和领导讲话记录、语言文字翻译、会议总结。
四、具体时间安排
上午
6:00
各工作组就位、车辆出发、工作人员就位开始布置。
8:30-10:00
各考勤组开始对相关人员、签到考勤工作。
10:00-11:30
省委领导讲话、机关单位相关人员讲话。
11:30-12:30
全体人员用餐。
下午
13:45-14:00
各考勤组开始对相关人员、签到考勤工作。
14:00-16:00
集团领导讲话，各分公司负责人讲话及相关报告与总结。
16:00-18:00
年终表彰、先进代表讲话、各部门领导进行相关总结。
18:10
各工作组就位、车辆出发、工作人员就位开始整理会场。
五、会议内容
第一项：省委领导讲话(省委领导、相关机关单位通过ppt、数据及相关材料讲述---影视集团近几年的发展以及在政府的帮助下所取得的成绩及以后相关扶持政策。)
第二项：集团领导讲话，各分公司20--年报告与总结(集团领导通过ppt、数据、短片及材料讲述20--年在某背景下所取得的成果和所遇到的问题及不足和今后解决问题方法。各分公司20--年的报告与总结。)
第三项：对先进集体、个人等进行颁奖、先进代表讲话、此次会议各组部门负责人对此次会议进行相关总结。
经费预算
1.水费1-3=3元
2.材料费2-30=60元
3.气球0.5-30=15元
4.条幅3-25=752车辆、伙食、服务人员加班、宣传等支出。
第三篇：会议组织流程
会议组织流程图相关负责人 综合部 参会人员确定会议主题安排议事日程确定参会人选安排会议场所发布会议信息 确定参加主持会议 准备参会材料形成决议 整理会议记录审批 下发会议纪要 执行信息存档
一、公司级会议的组织工作 会议分为：大、中、小 大型会议一般较少，以年终总结会议为代表 中型会议以竞岗、办公会议等为主 小型会议最多，以领导班子会议为代表 如何组织大型的会议呢？ 绝大多数是在会前的工作：会议的前期，参加会议的人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等，所以，会议前要做很多的工作。
1、前期的筹备：、前期的筹备：1.1 会前通知： 有 2 大工作：一是通知，二是反馈 1.1.2 先说通知，方式有： 书面：一般是大的、时间长、参加人员多的会议； 口头：小型的、小范围的会议。内容：时间、地点、参加人员、会议内容、要求（笔记等）•••注意：通知时要：通知、再落实（跟踪到底）如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部门没有通知到呀！））所以，下通知一定要下到人！这要切记！另外，下通知必须设立记录本，及时记 录、查阅。“好脑子不如个烂笔头！” 1.1.3 准备会议需要的资料： 设立接待处，一般在进场入门处，讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份）会议日程安排表 铅笔和纸（或是其他本笔，这些可以和礼物等一同给与会代表）签到表，一般小型的技术性会议，如果是社会性大会议，可以不用。横幅（会议的题目，大约提前 3-5 天制作）1.2 会议的日程：中型以上会议：
1、主持人
2、讲话人
3、发言人是谁？
4、发奖人是谁？ 一定要书面的第一、第二、三、四…… 时间……某某作什么…某某做什么…… 如对主持人有特别的要求（如公司领导的特殊要求），也可以委托 讲话人：总经理或其他分管领导主持。另外，要对演讲稿进行审核，特别是各类代表的。讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后的确认，必须我们什么，特别是大会、年会等。如有发言人必须要挑选、是门店的必须与店长或其上级主管沟通、推荐后，我们 再排查！排查内容：
1、发言稿件
2、仪容要求
3、声音
4、是否能行 选好后再安排召集所有发言人开会，提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间稿子上报审核——稿件必须要审核！1.3 会场的布置 1.3.1 会（徽）标：（必须要体现出本次会议的内容）、1.3.2 主席台的安排：谁？、几个人？、怎样安排？是否需要铭牌？位置如何安排、会场的 卫生、椅子
一、公司级会议的组织工作
会议分为：大、中、小
大型会议一般较少，以年终总结会议为代表
中型会议以竞岗、办公会议等为主
小型会议最多，以领导班子会议为代表
如何组织大型的会议呢？
绝大多数是在会前的工作：会议的前期，参加会议的人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等，所以，会议前要做很多的工作。
1、前期的筹备：
1.1 会前通知：
有2大工作：一是通知，二是反馈
1.1.2 先说通知，方式有：
书面：一般是大的、时间长、参加人员多的会议；
口头：小型的、小范围的会议。
内容：时间、地点、参加人员、会议内容、要求（笔记等）
•••注意：通知时要：通知、再落实（跟踪到底）
如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部门没有通知到呀！））所以，下通知一定要下到人！这要切记！另外，下通知必须设立记录本，及时记录、查阅。“好脑子不如个烂笔头！”
1.1.3准备会议需要的资料：
设立接待处，一般在进场入门处，讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份）
会议日程安排表
铅笔和纸（或是其他本笔，这些可以和礼物等一同给与会代表）
签到表，一般小型的技术性会议，如果是社会性大会议，可以不用。
横幅（会议的题目，大约提前3-5天制作）
1.2 会议的日程：中型以上会议：
1、主持人
2、讲话人
3、发言人是谁？
4、发奖人是谁？
一定要书面的第一、第二、三、四……
时间……某某作什么…某某做什么……
如对主持人有特别的要求（如公司领导的特殊要求），也可以委托
讲话人：总经理或其他分管领导主持。
另外，要对演讲稿进行审核，特别是各类代表的。讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后的确认，必须我们什么，特别是大会、年会等。
如有发言人必须要挑选、是门店的必须与店长或其上级主管沟通、推荐后，我们再排查！
排查内容：
1、发言稿件
2、仪容要求
3、声音
4、是否能行
选好后再安排召集所有发言人开会，提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间稿子上报审核——稿件必须要审核！
1.3会场的布置
1.3.1会（徽）标：（必须要体现出本次会议的内容）、1.3.2主席台的安排：谁？、几个人？、怎样安排？是否需要铭牌？位置如何安排、会场的卫生、椅子、凳子、是否购用？怎样安排？是多个分店（部门）的来的，除主管和中层外，其他要分区坐（座），一个团队一个区域。
1.3.3给与会代表的资料提前摆放的桌子的相应位置。
1.3.4悬挂横幅
1.3.5非常重要的会议，请速记员。
1.3.6国际性会议，准备同音翻译。
1.4现场的安排：要求参会者提前10分钟入场，1、在入口处安排服务人员，明确、清楚的告诉每位进场的人员如何坐？坐到什么地方？例如：竞岗的人坐在那里？旁听的人坐那里？
2、安排谁服务？应该注意什么？
3、灯光、音响、话筒、空调、现场调试的人员，会场都要作好安排！（设备最好准备2套以上）
4、如果发放奖品：要提前准备好，先发的放在上面，后发的放在下面（但要注意不要混淆、怕压的物品要注意单放）。准备的礼仪人员是否设置好上台的时间、路线、方式？穿戴是否整齐、符合要求？会前是否进行过演练？
二、会议中：
问题往往出现在会议中！
如：空调的温度问题（作为主导会议方必须全程关注，温度是否过高、过低），会场的空调在冬天合适，是否在夏季可以？（如果在高楼层，因为温度会往上走，导致原空调失效），这些必须在会议前进行安排，可以提前进行降温或升温！
出入口的门窗注意关闭，安排人员全程负责！
因为成年人最容易受到外界的干扰！所以，温度非常重要！
案例：02年在青岛某宾馆夏天，讲师着西装领带，听课的人都着夏装，结果，未结束，人员就走掉一般！效果非常差！
——如果人在特冷或特热的环境下一段时间，人就不能聚精会神！切记！
服务人员：
1、着装（因为除讲话人之外，服务人员是唯一走动的人，唯一关注的人，所以一定要注意着装）如：女性的皮鞋，走动时注意不能发出声响。
2、动作要轻、慢、柔、避免快、重！
冲水不能冲着对方，针对冲水的动作，要进行分解：要拿起杯子，不要对着领导冲水，不要挡住领导形象，不能直接在桌面上冲等。
给主席台上公司级领导倒水的顺序按进入的顺序就可以了（特别安排除外），但如有重要领导在场（如市长或更高级的领导）就要先给领导冲。
冲水的服务人员最好只安排1人，可以避免太多的吸引会场参与者的目光主持人也要避免少走动，如有特急的事情，可以通过写纸条的形式来传递。
上面是会议的组织及注意事项，有些部分内容培训中也适用。
下面说一下培训：
一、讲师的行李包（或笔记本包）注意要放在椅子或其他上面，应避免直接放置在地上，这能反映出企业服务细节的水平！
二、前期的工作：
1、调研
2、确定培训公司
3、与培训公司沟通 沟通是一个详细的过程：1）老师是谁？几位？几点到？怎样到？2）课程的安排：6小时还是7小时？还是7.5个小时(一般在6—7个小时)，课程从几点开始？上午几个小时？下午几个？中间怎样安排休息？休息多长时间？休息几次？3）讲师来时：怎样安排？巡店？交流？还是需要休息？（此小环节要向上级主管汇报）
第二天讲课的内容是那些？有什么疑惑？误区是什么？
座谈：如果安排座谈（交流）有谁来参加？怎样座谈组织？
服务意识：讲师的饮食习惯？茶水？矿泉水还是咖啡？——要注意花了钱还做不好的误区！（把所有人作为一个人来对待是错误的！）
讲师必须要尊重！
有的讲师习惯在授课时喝水，有的不喝，喝与不喝我们都要准备好，如果和咖啡，我们要根据其身份来选择不同档次的咖啡
主持人：从始至终要注重：一旦出现问题，第一个快速反应的是主持人，必须快速处理，全局控制！主持人非常重要！！在一节课程结束时，要先示意大家鼓掌。还应注意在中间休息快到时间的时候要主持：“请外面（室外）的人员回到位子上来，课程（会议马上开始）”。
在中间结束时主持人要先带动鼓掌，再主持感谢词！
主持人：在介绍时，应先抛出几个现在存在的问题，我们为什么要培训，培训的目的是什么？然后再重点介绍老师。
中午或晚上的就餐：选择对应的主管交流、座谈，要注意事先安排：那些人去？吃什么？不吃什么？在那里？
组织会议的时候不可能是一个部门全部完成，是需要其他部门来协调的，但必须有一个部门主导，其他不么配合，这需要部门之间要沟通、交流、协调、互助，主导的部门主管必须作到细致、周到。
事先要考虑问题，如果出现怎么办？
其他的一些问题：
1、在会议（培训）课见休息的时候，参会人不能按时返回怎么办？
答：这需要我们在平时的会议中留意这些问题，要注意会议中的这些问题，那些是好的，那些不好，下一次怎样解决？
方法：
1、制定会议管理制度
2、下一次会议时提前强调
例如：手机铃声的问题和中间休息不能按时返回是一样的，在主持时提前强调要记录好，对于到晚的如何处理？对手机铃声如何处理？对于一而再出现的问题，也可以强调，如果不按规定，我们对部门的负责人进行批评或在下课时让其上台表演节目。如果还不行那就直接纳入个人的考核
不要强调了的事情还犯，就是要改正！
注意：会议前最好进行点名，我们可以了解到人数、实际人数、未到人数、未到的原因
2、中间休息的时间可否放音乐？
答：当然可以，但要注意几个问题
1、播放时要注意选择歌曲，要选择轻音乐，脍炙人口的歌曲，避免流行歌曲、摇滚等不适合场景的歌曲
2、声音一定不能太吵，因为开会大脑都容易类，在下一节会议时会产生疲劳感
3、在快开始前1-2分钟关掉音乐，一般这是大家入座的通知，这时主持人要上台组织大家入座。
3、如何作好与老师之间的礼仪或者说尺度？
答：在讲师来之前要先了解讲师的资历、职务，然后有对应的领导或部门进行接待或陪同，我们要一般不需要送到酒店，但酒店的需要我们安排的必须提前预定，是否有早餐？如果没有，怎样安排并告知客人？
另外，在课间、在路上，我们都要进行沟通，把需要办理的事情提前了解清楚，有时候，我们只需要一个电话、一句话就可以解决的要马上办理
4、对于会场中有电话铃声、接打电话的问题如何解决？
答：在会议中、授课中，参会者有人直接接打电话，能反映出一个企业的管理水平和个人的素质，我们要求大家在会议中把手机调整到静音状态，而不强行说必须关机（极特殊情况除外），因为我们是企业，以经营为主，不是党政部门，如果是公司领导、上级主管或者非常重要的事情（人物）打来电话，可以选择到会场外面接打。
在前面我们也谈到，如何会议中的手机铃声或其他违纪的一直是某几个人，那么我们可以在会议结束时说：“在前几次的会议时我们一再强调……但还是出现了……（几种现象），那么各店、各部门的负责人看一下是谁的手机响了？这样，我们请他们到前台来表演个节目或者……”
或者：“……圆满结束，但还有问题……那些部门……希望下一次不要出现类似的问题”
5、对会议中的温度如何进行控制和把握？
答：对于温度的控制，我们一般把握好“适中”就可以了，但如何作好适中是一个大学问。老师来之前我们要作好交流，我们当地的温度有多少？老师的服饰是否与参会人员的服饰及温度相符？会议中是否温度过高（低）？如何控制？是否需要辅助材料？（如增加电风扇、电暖气）
6、倒（冲）水的过程中还要注意什么问题？
答：
1、整个会议的过程中要保证有饮用水。
2、要保证每一个人都有水喝，但不要试图在冲水时每一个都去冲。
3、对领导、主席台、主持人、特殊人物一定要保证有水，参会者不一定照顾到。
7、关于课间与老师交流时要注意什么？
答：课间要主动与老师交流，应针对工作中的问题、老师讲课不理解的问题进行，但要注意几点：
1、看老师的劳累程度
2、整个会议中是否留有单独交流的时间
另外，我们公司培训制度中也有规定，在外参加公开课程时，要将我们的同时尽量分开住宿，与咨询公司（或高校）要求安排国内的大公司或和同性质的大公司的高管安排在一起，因为每一次参加外训就必须带着问题，在吃饭的时候，我们也提倡分开来座，大家在一起，有很多交流的机会。
案例：04年我和公司的某某到“北京超市人”参加一个课程，因为老师对我们企业的培训比较熟，就举例提了一下我们的做法，结果在中间休息的时候，我还没有站起来就有很多企业的老总过来交流、咨询、换名片，当时我就很受启发。
第四篇：会议流程活动策划方案
为展现公司日新月异、蓬勃发展的良好风貌，增进友谊、增强凝聚力，特此在公司成立十周年召开大型会议。回顾公司十年来的风雨路程，展望美好明天。
一、与会人员与单位
本公司领导，行业协会领导，政府有关部门，媒体，供应商及客户代表，本公司会务人员。
要求：详细的落去实名单，确定人数，不能有丝毫差错。
二、时间<日程>、地点
时间为于公司创建同日十月八号。地点为福隆商务会馆1号商务会议展演厅和大堂餐饮部。
三、会议主题与内容
主题：公司成立十周年庆典，回顾过往十年的公司发展历程，总结发展中各方面的经验。并且提出未来五年的发展思路和工作措施，将本公司的工作做好，让我们的事业再上一个新的台阶。
希望公司的每一位员工都要树立为公司奉献的事业观和发展观，努力提高自身素质和服务本质，忘我工作，无私奉献，在未来中建功立业。
内容：
议会内容
资料的发放要在宾客落座后，会议准备开幕之间进行。要求要准确迅速不可遗漏。
公司的业绩宣传要做到位，这样可以进一步扩展公司的形象，让有关部门通过这次十周年庆典会议了解公司的经济实力，让政府部门了解到公司为社会为国家作出的贡献。让供应商和客户代表更加全面的了解我们公司的经营状况。员工方面则更多的是鼓励其信心。业绩宣传是重头戏。
产品推介。我们的会议与会人员众多，涉及方方面面的人群。现场岁产品的推介则能够达到比平时推广更好的效果。印制宣传册，在做宣传讲解环节发放。宣传册上要有图片和简单讲解，使人在带回去观看仍有良好的印象。
人员表彰。优秀人员表彰是必不可少的一个环节。这个环节可以大大加强员工的积极性，促进企业的核心力量的凝固。从整体方面加强企业的竞争力。表彰方面要物质奖励和精神奖励相结合，让员工更加的体会到公司的关怀和体贴。
会议安排流程
交通。因为是周年大型会议，务必会有分公司和外地经销部门的到来。那么就要考虑航班和火车的到点情况。在这之前要派专人捷星接待，不可错过。具体要精确到分钟。本地的政府部门和相关部门要提早去接。还要考虑宾客会场与住宿地方的交通。后勤部门要有详细的安排路线和时间。欢送宾客的车辆要安排好，外地的要提前订好机票和车票。车辆的等级要根据宾客的身份做出相应配备。
会议厅的布置。会议厅布置要提前布置还要审核到位。音响系统、桌椅、主席台、演讲台等一些设备要做会前检查。要对照好，摆放对位置，不可出差错。宾客的引导和就座都要路径明确。消防逃生措施要到位。
住宿问题。外地宾客的住宿问题要考虑酒店标准，房型，还要考虑客房内的长途通讯，洗换，酒水，互联网等等服务是否到位。
餐饮。餐饮可采取自助餐形式。要根据人数定好食物数目，中西搭配，冷热搭配要均衡。酒水方面档次要分清楚，有高有低，切记不可浪费。自助餐方便了大多数人的用餐水准，且不会因为人数问题而造成少数民族的禁忌问题。
演出活动。提前联系好演出团队，共同协商演出节目。其中要有关于公司的品牌宣传和人文效应。演出团队要具备一定的素质和技术。现场要进行录制。正式演出前要有2—3次彩排。演出节目：有歌曲演唱。可出资请有名气的歌星来演出。舞蹈演出方面要大气和清醒，各种效果都要涉及到。语言类小品也要多准备。语言类节目一直是人们所喜爱的，这样的节目可以提起人们的兴趣。对企业的演出活动印象更加的深刻。
会议现场气氛控制。由于是高科技产品公司，我们要正规中带有活泼，体现出年轻化，信息化，科技化。如果遇到冷场切记不要慌乱，要运用发放礼品的形式调动现场人员的积极性。
四、拟定会议日程。
到会人签到，发会议资料
主持人介绍到会嘉宾、会议主题、表示欢迎、公司领导讲话。
领导讲话：
1、公司董事长讲话。
2、部门经理代表讲话。
供应商客户代表发言。
受表彰者发言。
政府领导讲话。
公司领导宣布会议结束。
五、经费预算
场地、伙食、车辆、纪念品、服务人员加班、宣传等支出项目分列。
具体总金融由行政部门总结的出。
六、组织机构。
成立会议专案小组，明确人员和分工。有后勤部门，策划部门，文案工作组，公关部门，宣传部门。
后勤部门负责会场的布置整理工作，的印制，车辆的配备和酒店的预订等一切物质实体工作。后勤部门是重中之重，要和各部门合作好，随时应对各部门做出的调整而工作。
策划部门负责整个会议的思路流程和创意。如何让会议凸现企业文化而新颖。策划部门要做出最快的决策，及时把信息反映给领导好让其他部门有准备时间。
文案工作组要做会议的记录工作和公司近十年历程的总结。任务重大，演讲稿新闻稿和宣传册都要面面俱到。
公关部门要做搞接待和宴请工作。公司的形象和文化品位很大一部分在于公关部门的宣传。做到门面是一个公司所必不可少的工作。要求公关部门要以企业形象为第一。
宣传部门配合后勤部门和公关部门作出随时调整，为整个会议的宣传做出成绩。会议的发放纪念品等活动由宣传部门负责。以及媒体的联系和新闻的发布。
七、发生突发状况的紧急处理。
大型会议的活动要抓好重点，日期不改，主体不变，人员大部到位，日程安步骤进行都算成功。
会场消防设施一定要检查到位。领导事项需要有备份处理。拟讲话领导未到场可及时进行下一步骤。
祝会议顺利召开。
第五篇：组织会议活动的流程
组织会议活动的流程
一、事先与主办单位沟通确定会议活动方案后拟好会议通知，报市府办。
协调会议活动举行的时间、地点、参加对象、活动议程。其他事项
1.是否需石狮日报社、电视台派记者采访报道； 2.若需泉州市相关媒体采访报道，由宣传部负责邀请； 3.若需要安排午（晚）餐、住宿及派车接送参会人员用餐，要联系接待处（88711611）。
二、根据协调情况做好各项准备工作： 会议活动前准备工作
（一）拟好领导讲话稿，并印制出来以备发放给相关人员。
（二）会场布置。
1.联系预定场厅的负责人员协助做好会场管理（灯光、投影仪、音效、麦克风等设备调试）
2.根据会议活动实际情况指导、协助主办单位进行布置（横幅、引导牌、背景海报、展板、桌牌、桌椅、茶水、签到处、会场卫生）
（三）人员邀请
1.由专人负责邀请参会人员，并了解是否需要住宿以及其他必要需求；
2.统计确定参会人数。
（四）印制会议内容梗概和装订会议资料。
（四）指定专人记录会议过程，包括拍照、摄像、录音等，并由专人做会议纪要。会议活动中
（一）协助主办单位引导参会人员签到及入场就坐。
（二）协助主办单位引导记者媒体进行录像、拍摄。
（三）协助主办单位维持会议秩序。
（四）组织人员隔20分钟为参会领导提供茶水服务。会议活动后
（一）引导参会人员散场，并协助主办单位收拾会场东西，做好清洁工作。
（二）协助主办单位和场厅负责人仔细检查会场是否有参会人员遗忘的东西或文件，将设备整理好并归位、关闭电源、锁好会议室大门。
（三）若有安排午（晚）餐及住宿，需告知参会人员到指定地方用餐及住宿，派专车接送。
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