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xxx公司按照上级公司制定的《xxx公司业务印章管理实施细则(暂行)》的文件要求,仔细对照检查标准,认真开展了业务专用章管理操作情况的全面自查。
一、高度认识。
此次自查工作,是对印章管理工作的一次全面的自我检阅。xxx公司统一思想、高度认识、积极响应,认真细致地做好自查,对存在的问题决不回避、及时纠正,按公司有关规定进行处理。
二、深入领导。
xxx公司高度重视,审时度势,迅速成立了由总经理任组长的自查工作领导小组,由办公室相关职能人员组成的.工作小组,全面负责具体落实和协调推进相关工作,确保自查工作全面、认真、仔细、真实。
现就工作开展以来自查情况说明如下:
一、我司办公司作为印章的管理部门,对现有在用印章进行了一次彻底清理登记,完善了在用印章明细清册。
二、印章管理方面:
一是逐步健全相关制度体系,保障管理工作落实到位;二是公司与印章保管使用人全部签订印章管理责任书;三是
严格按照上级要求,做到指定专人保管、双人管理,即由承保、理赔部门负责人指定专人保管,且保管使用人不与单证管理人员同为一人。
经过严格的自查,找准问题、分析问题、明确措施等多个环节,xxx公司充分意识到了印章管理工作的重要性,明确认识到了自身的不足之处,例如制度建设仍不够健全,为此无法达到细化业务章管理环节的目的。在日后的工作中,我们将不断完善制度,加强管控,切实做到有效管理,规避风险。
为进一步规范印章管理,切实防范印章操作风险,我行按照总行印章管理办法和省行体系文件的要求,并根据市行下发第xxx号工作通知单,仔细对照检查标准,认真开展了公章和业务专用章管理操作情况的全面自查。现将自查情况汇报如下:
印章管理自查情况
首先,我行综合部作为支行印章的管理部门,对现有在用印章进行了一次彻底清理登记,完善了在用印章明细清册,并对已经停用的废旧印章进行了认真清理,本次共登记在用印章100枚,清理销毁废旧印章20枚。分别是璞苑储蓄所9枚、迎春园储蓄所11枚;其次,新增登记在用印章28枚。分别是中润大道储蓄所15枚(机构名称变更)、联通路分理处10枚,营业室3枚。由综合部负责了公章用印管理的自查,营业网点和客户服务部负责了业务专用章的自查。行章管理方面,严格按照上级行要求,做到指定专人保管、双人管理。由综合部经理专门保管(a角),另一保管人为印章专管人的b角。实行双人上锁保管制,行章存放于市行统一配发的保险柜内,主钥匙由a角保管、副钥匙由b角保管,用印时双人开锁。收印时双人上锁,切实做到了人离章收。严格实行用印审批登记制度,做好用印登记,印章保管人如有急事需要交接时必须登记交接登记簿,交接时间按要求准确到分钟,避免了印章保管出现的“盲区”。在XX年我行及时更换了新的印章保管交接登记簿、用印登记簿、用印审批单、印章行外使用审批单,使用印管理更加合理规范。
目前,印章管理方面存在的问题及整改措施:
1、存在旧章在用现象。
机构名称更换后,现党支部章1枚未更换新章。以上印章待市行明确制发单位后统一刻制。
2、用印登记簿登记不及时。
个别部门内部存在用印完毕不及时登记,而是将存在积攒多日的用印审审批单作为登记依据,易造成登记簿漏登之现象。通过这次自查,明确以后必须坚持以下两点:1:用印前,由印章管理人首先在用印审批单中的管理人栏项双人签字确认2:用印后,立即登记用印登记簿。
3、由于人员受限,监印制度有待进一步加强。
根据省公司及省分行决定在全省范围内开展民间借贷专项排查整治“回头看”活动的要求。我行领导高度重视,及时组织相关人员认真开展了印章专项自查工作,现将我行印章自查情况汇报如下:
一、印章管理:
我行明晰业务印章的管理,严格执行中国邮政储蓄银行业务印章管理规定。印章能够做到严密管理,严格把好使用关。
二、排查情况:
1、经排查我行不存在在空白纸张上预盖印章等违规用章行为;
2、经排查我行机构公章由于路途远未上收到地区分行,但能够做到严格管理、严格使用,每月按时向地区分行上报行政公章使用说明;
3、经排查不存在业务印章套数多于台席数;
4、经排查不存在机构负责人自管自用印章的现象;
5、新林行全部行政印章保存在保险柜内,排查我行公章放置在有实时监控和安防设施的金库点钞室内。
6、经排查我行公章实行双人保管、密码钥匙分管 在下步工作中新林区支行将持续做好印章管理工作,将印章使用及支行检查内容之一,定期开展检查工作,提高风险防范意思,确保印章使用的合规性。
根据《关于对印章管理使用情况进行检查的通知》(x农信联发[20XX]347号)要求,为有效防范因印章管理不善引发案件风险,xxxxx信用社对全辖印章管理使用情况进行了一次全面自查,现将自查情况报告如下:
一、加强组织领导,确保自查工作顺利开展
成立了以xx任组长、xxx、xxx、xxx、xxx任副组长、办公室、会计业务部、稽核审计部负责人为成员的自查领导小组,负责对本社及各基层营业网点的'印章管理情况进行检查。对照x监会风险提示、会计出纳基本制度和《xx市农村信用社会计专用印章管理办法》(成信联会[20xx]326号),及时制定下发了xxx信用社《关于对印章管理使用情况检查的通知》,对检查工作的时间、检查对象、范围及检查的具体内容进行了安排部署,确保了自查工作的顺利开展。
二、印章管理制度健全,为防范风险提供了有力保障
xxx信用社印章管理健全,先后制定了《xxx行政公章管理办法》(xxx〔20xx〕xx号)、《xxxx业务印章管理办法》(xx[20xx]x号)及xxxx《机关日常事务管理规定》(xxx[20XX]xx号),对印章的刻制、管理和使用等提出了明确要求,对盖印的操作程序、管理责任、监督检查与违规处理等进行了全面、系统的规范。
三、印章管理使用规范,杜绝了风险隐患的发生
一是严格执行印章使用审批、登记制度。印章使用前由用印人在《印章登记簿》上真实、详细、准确地进行了登记,由有权签字人签字同意后用印。未出现过未经审批使用印章的情况,且加盖印章份数与审批、登记数相符。特殊合同文本等,加盖印章时使用合规。印章的刻制严格按照规定执行,启用和废止印章时正式行文进行了公告,并进行了登记。
二是保管严密,认真落实专人保管,入保险柜存放制度。单位行政公章、党委印章由办公室xxx负责保管和使用,工会印章由工会办xx负责保管和使用。印章不随意乱放、不随意外借使用,未发生未经批准将单位行政公章携带出单位使用的情况。
三是认真落实“谁掌管、谁负责”的规定,严格执行随用随盖,领导不预签,人在章在,人离章收的操作要求。印章专管员调离、外出,均按规定办理了交接手续。印章的领用、收回、更换均严格履行了交接登记手续,并由移交人、接收人、监交人在印章保管登记簿上签字
四、会计专用印章管理使用合规,夯实了业务发展基础
(一)自查的会计专用印章包括:业务公章、储蓄业务公章、现金收讫章、现金付讫章、转讫章、结算专用章、汇票专用章、本票专用章、受理凭证专用章、财务专用章、交换专用章、假币专用章、假币收缴专用章、个人名章等。各分支机构会计专用印章齐全,管理规范,并且建立有《会计专用印章启用保管登记薄》,对会计印章的领用、启用、更换、停用,保管印章人员岗位调换、离岗或离职等,均按规定进行了如实登记。
(二)在使用各种会计专用印章过程中严格坚持“专人使用、专人保管、专人负责”的原则,做到了印、押(机)、证分管分用。
(三)会计印章严格按规定范围使用,无私自授受及会计业务人员的个人名章交由他人使用的情况。对于超过会计印章经管人员权限的用印以及特殊业务使用的印章,均经分社负责人审批同意后加盖印章,并对有关内容进行了登记备案。
(四)在营业过程中会计人员临时离柜,会计印章均入柜加锁保管。下午营业终了,会计印章、个人名章随钞箱入库、加锁保管。
(五)对需要更换的印章,均按规定程序申请刻制,作废印章按规定上缴,作废印模列入会计档案按规定保存。
(六)对于需将作废、停用印章上缴至公司相关部门的,严格执行了两名专管人员编表连同印章上缴。
(七)xxx改革过渡期间,分支机构旧的行政公章按规定上交到xxx信用社办公室统一管理。对需要加盖旧行政公章的,由分支机构负责人在《印章使用登记簿》上签字同意后,由办公室负责印章管理人员用章。
奇瑞汽车股份有限公司规章制度
级别:Ⅱ签发: 张屏
公司印章管理规定
目录
一.目的 二.定义
三.适用范围 四.职责 五.内容 六.其他
出自总经理办公室编号AM-Ⅱ-4-4 生效日期2010年5月27日版次第三版
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1、目的为加强公司印章的统一管理,明确印章在业务工作中的作用,明确管理、使用印
章的责任和权限,规范印章刻制及使用流程,制订本规定。
2、定义
2.1 行政公章
公司行政公章是指“奇瑞汽车股份有限公司”公章,用作以公司名义发出的函件、证明、介绍信、向上级机关报送的有关计划、决算、对外签订的协议、合同和有
约束力的文件等。2.2 合同专用章
公司合同专用章是指“奇瑞汽车股份有限公司合同专用章”公章,用作以公司对
外签订的协议、合同等。2.3 业务专用章
2.3.1 对外业务专用章是指对外联系频繁或工作性质决定需有印章的部门,可以
申请刻制业务专用章,业务专用章只能用于所规定专项业务,但不包括签订的合同、协议等有法律效力的业务,如人事专用章、人事专用章(1)、财务专用章等。
2.3.2 内部业务用章是指公司内部开展业务工作需要使用,不能对外使用,如专
业部门检验员章、检验章等。2.4 党工团印章
党工团印章是指只限于党工团组织开展活动及出具有关证明使用,具体范围参照
国家有关规定执行。2.5 法人印
法人印是指公司法定代表人印章,如奇瑞汽车股份有限公司法人印为“尹同跃印”
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等。
3、适用范围
公司、全资子公司、控股子公司及各非法人单位的部门各种印章的管理。
4、职责
4.1 总经理办公室
4.1.1 负责公司行政公章、法人印的统一刻制、保管及使用;
4.1.2 负责按要求刻制公司非独立法人部门各类印章,以及印章启用或废止时的通知下发工作,并做好备案;
4.1.3 负责公司全资及控股子公司印章管理的监督和审查; 4.1.4 负责作废印章的销毁。4.2 法律与知识产权部
4.2.1 负责对公司印章的刻制及使用提供法律支持; 4.2.2 对各部门领取非业务类用章时会签审核意见;
4.2.3 在办理全资及控股子公司设立程序时,负责按本制度规定申请刻制其公章 及法人章;
4.2.4 负责“奇瑞汽车股份有限公司合同专用章”的保管与使用。4.3 国际公司:负责报关专用章及报关法定代表人私章的保管与使用。4.4 财务总部:因工作需要,财务总部各放置一枚奇瑞汽车股份有限公司法人私
章“尹同跃印”和一枚公司分管财务副总经理私章“方德才印”,由财务部负责
其2 枚私章的保管与使用;同时负责奇瑞汽车股份有限公司财务专用章及发票专
用章的保管与使用。
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4.5 各非法人单位的部门:
4.5.1 负责相关业务专用章的保管及使用,明确单位保管人和责任人;各单位有
印章刻制需求时,须按流程向总经理办公室提出申请,各单位一律不得私自刻制 印章;4.5.3 各单位有用印需求时,须持有效的签字单到总经理办公室用印。4.6 全资及控股子公司:负责自行保管本子公司的印章,制定相应的印章管理、使用规定,并接受奇瑞公司总经理办公室对印章管理、使用及其制度执行情况的监督审查。
5、内容
5.1 印章刻制
5.1.1 公司行政公章由总经理提出、公司经营管理委员会批准后交总经理办公室
按规定刻制。
5.1.2 负责对外业务专用章由各所需业务单位申请,经单位第一责任人审核,由
公司分管领导批准,交总经理办公室按规定刻制。5.1.3 党工团印章由党工团组织提出申请,由分管领导审核,公司党委书记批准,交总经理办公室按规定刻制,原则上二级党工团组织不再刻制印章。申请和刻制的有关情况参照国家相关规定执行。
5.1.4 公司其它类业务章,由使用单位提出,报公司分管领导批准,交总经理办
公室按规定刻制。
5.1.5 合同专用章的刻制,必须由法律和知识产权部提出,经相关部门会签、经
管会审核批准后,交总经理办公室按规定刻制。
5.1.6 原则上,非法人单位的部门不得刻制部门印章,在制度生效前已刻制的部
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门印章仅限于对部门内部奖励证书等内部文件使用,不具有对外法律效力。5.1.7 全资及控股子公司的公章及法人印章,一律由奇瑞公司法律与知识产权部
在办理此类子公司设立程序时,按流程通过奇瑞公司总经理办公室刻制;其它印
章,原则上也需由奇瑞公司总经理办公室统一按规定定点刻制,如因特殊原因确
需自行刻制的需经奇瑞公司总经理办公室同意,并在印章刻制完毕后将印章样式
报奇瑞公司总经理办公室备案。5.1.8 各单位申请刻制各类印章,必须填写《印章刻制申请表》(附件一),经权
限领导批准后,由总经理办公室专人负责按《印章刻制申请表》要求到公司定点
刻字社刻制;其中对于非业务类印章的刻制,总经理办公室需进行确认是否合规,无对外法律效力印章的刻制样式原则上不允许使用圆型或椭圆型。
5.1.9 印章刻制完成后,由总经理办公室专人负责领取印章并在印章备案表上登
记备案,由总经理办公室下发到单位并明确保管人和责任人后方可使用。5.1.10 如因印章破损、组织机构变更等原因,需重新刻制印章的(含全资及控 股子公司印章),在按规定(5.4 条)进行印章销毁的同时,填写《印章刻制申
请表》,部门第一负责人(子公司法人代表)或其授权人批准,经总经理办公室
确认印章名称未发生实质性变化的,无需公司分管领导批准即可进行刻制。5.1.11 印章刻制产生的相关费用由提出刻制印章的部门承担。5.2 印章保管
5.2.1 公司行政印章、法人印章统一由总经理办公室指定专人保管。5.2.2 各类对外业务专用章由各部门领导明确部门保管人和责任人,并指定专人 保管。
5.2.3 党工团组织印章由党工团部领导明确单位保管人和责任人,并指定专人保 管。
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5.2.4 如印章保管人和责任人变更,需填写《印章保管人变更申请表》(附件二),交到总经理办公室备案。
5.2.5 对于由总经理办公室保管的非业务类印章,各部门如因工作需要,需自行 保管,需拟相关印章管理制度并填写《非业务类印章(部门)领取申请表》(附
件三),交公司分管领导批准后送至法务部会签、总经理办公室审核,最后报公
司总经理批准。
5.2.6 全资及控股子公司公章及法人章原则上均由奇瑞公司总经理办公室统一 保管,如确因工作需要可由子公司部门申请,拟定印章管理制度并填写《非业务
类印章(子公司)领取申请表》,经子公司法人审核后送至法务部会签、总经理
办公室审核,最后报分管该子公司的奇瑞公司副总经理批准。
5.2.7 印章须妥善保管,如不慎丢失要及时向总经理办公室报告说明,并采取适
当方式声明作废。对乱用或严重失职加盖印章、丢失印章的部门和个人要追究相 应责任。5.3 印章使用
5.3.1 公司行政公章使用
5.3.1.1 公司行政公章“奇瑞汽车股份有限公司”的使用须由用印人填写《印章
使用申请表》(附件四),由公司分管领导或所授权领导签字批准后方可用印;如
果有权限的领导直接在需用印文件上签字,可不需填写《印章使用申请表》直接 用印。
5.3.1.2 公司行政公章的使用可分为以下几类:对外文件类(红头文件、介绍信、外面单位要求的固定格式表格、保险单以及非红头文件汇报材料);内部文件(公
司内部奖励等)。
5.3.1.3 如有协议类必须使用公司行政公章,而不使用合同专用章,必须经过法
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律和知识产权部领导同意,并在《印章使用申请表》或需用印文件上签署“同意
使用公司行政公章”等字样后方可用印。
5.3.1.4 任何人不能在空白书面文件上加盖公章,公司印章不允许外带。5.3.2 原则上,非法人单位的部门不允许刻制部门印章;在制度生效前已刻制的部门印章仅限于对部门内部奖励证书等内部文件使用,不具有对外法律效力,使
用流程同公司行政公章的用印流程,也可参照本制度5.3.9 条由公司各分管领导
授权以简化印章使用流程。
5.3.3 公司合同专用章由法律与知识产权部按《合同管理规定》使用。5.3.4 党工团组织印章的使用,需经党工团组织负责人批准,使用范围由公司党
工团部负责参照国家有关规定管理。
5.3.5 在奇瑞公司总经理办公室保管的全资及控股子公司公章及法人章,经子公
司法人代表或其授权人签字批准后用印。5.3.6 由全资及控股子公司自行保管的印章,按照经奇瑞公司总经理办公室、法
律与知识产权部审核后的此类子公司印章管理制度管理。5.3.7 各类对外业务专用章,经本单位领导批准后方可用印。5.3.8 法人印原则上经法人代表本人签字批准后方可用印。5.3.9 印章的使用授权如非全部授权,相关部门必须详细注明授权的事项,不可
使用模糊的词语,否则视为无效。授权格式见《印章使用授权申请表》(附件五)。
5.3.10 所有印章禁盖空白文件(包括内容空白、不完整,日期空白等)。5.4 印章销毁
5.4.1 机构名称变更,或印章有破损、字迹不清时,要及时向总经理办公室申请
更换印章,同时将作废印章交总经理办公室在已经用印的文件法律时效范围内保
管,并定期销毁。
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5.4.2 印章销毁必须填写《印章销毁申请表》(附件六),经部门负责处理日常事
务的领导批准,持有效申请表和待销毁的印章交总经理办公室登记备案,由总经
理办公室声明作废并定期销毁。
6、其他 6.1 附件
附件一《印章刻制申请表》
附件二《印章保管人变更申请表》 附件三《非业务类印章领取申请表》 附件四《印章使用申请表》 附件五《印章使用授权申请表》 附件六《印章销毁申请表》 附件七印章管理流程图
6.2 本规定自发布之日起生效,原《公司印章管理规定》(AM-Ⅱ-4-4,第二版)废止。
6.3 本规定解释权归总经理办公室。
制定:王莉莉奚家志 单位审核:曹筱荣 管理服务部审核:方琳 公司领导批准:张屏
为有效防范印章管理中存在问题,根据云农信联[2009]128号文《省联社转发中国银监会办公厅关于对农村合作金融机构印章管理的风险提示》的有关要求,我社于日前对印章的审批、使用、保管情况进行了一次自查,现将有关情况报告如下:
一、县联社制定了印章管理办法,印章制发由联社统一刻制,停用及时上交联社有关部室,在自查过程中未发现已停用印章未上交的现象。
二、印章使用情况:信用社印章由信用社指定专人保管,对印章使用过程中严格执行用章制度;各类业务用章、个人名章坚持“谁使用,谁保管,谁负责”的原则,严格落实管理使用责任。业务用章和日常办理业务的个人名章只能在营业场所使用,并用于规定的.业务种类,相关人员按照规定范围使用。随用随盖,没有预盖印章和借与他人使用的情况。
三、严格登记制度:建立使用印章管理登记簿,保证印章在刻制、更换、保管、使用和交接等各个环节都能够严格登记。要求移交人、接交人和监交人在印章保管使用上严格执行登记手续,主办会计有每月对各类会计印章进行检查。业务印章有出纳专人保管使用,每天营业终了入库保管。
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