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我司自09年7月1日启用新的业务印章以来,始终严格按照苏州市分公司业务印章管理制度要求,切实做好业务印章的使用和管理。并且对前一阶段业务印章使用管理情况进行自查,现将自查情况报告如下:
1、明确职责,分级负责
为了更好的加强管理和防范风险,结合太仓支公司的实际,制订了公司业务印章监督管理制定。支公司严格遵循统一归口,分级负责的原则,与车险部、财产险部以及各营业部、营销服务部经理签订业务印章管理责任书,明确业务印章管理责任人、保管使用人及其工作职责。
2、严格控权,精细管理
支公司对印章领用单位统一填写《印章使用管理登记表》以及《业务印章保管使用登记表》,平时各相关部门都能认真填写《业务印章使用台账》,内容详细、完备。印章授权使用期限每满一个月后,次月10日前都能报综合部保管人检查验收。在日常工作中,业务印章落实专人保管,做到不随意放置,不在空白纸张、空白单印上用印。行政印章没有在承保、理赔业务单证上使用。
到目前为止,支公司未发现业务印章遗失现象。
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印章管理制度
为规范公司印章的管理,维护企业形象和合法权益,实现印张管理的制度化和规范化,特制定本办法。
一、印章的分类
公司的印章根据用途和类别分为:公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章。
二、各类印章的使用范围
1、公司公章的使用范围:
1)公司对外签发的文件;
2)公司与相关单位联合签发的文件;
3)由公司出具的证明及有关资料;
4)公司对外提供的财务报告;
5)公司章程、协议;
6)员工的调动、任免及聘用。
2、合同专用章用於本公司与其它单位进行业务往来所签订的合同或协议。
3、财务专用章及法人章主要用于货币结算等相关业务。1
三、各类公章的保管和使用
1、公司公章的保管与使用:
1)公司公章由公司常务副总经理负责保管与使用。
2)使用公章须履行登记手续,由经办人至公司综合管理部填写《公章使用登记表》,写明用印事由,并经部门主管经理审核同意后,方可用印。
3)以公司名义上报、外送、下发的文件、资料等,经由总经理审阅批准,同意后方可加盖公章。
4)任何人不得以任何事由要求在空白书面上加盖公章。
2、合同专用章的保管与使用:
1)合同专用章由公司综合管理部主任负责保管与使用。
2)任何部门以公司名义与他人签订的合同、协议、均需交综合管理部审核、把关,公司法人或公司法人代表签字后方可用印。
3、公司财务专用章、法人章的保管与使用:
1)公司财务专用章由财务部主任负责保管;法人章由财务部出纳负责保管。
2)公司财务专用章与法人章不得交与银行出纳员自行保管和使用。
3)除正常的财务需要用到专用章与法人章外,其他事项必须经过财务部主任报请公司总经理批准后方可使用。法人章用印须履行登记手续,由经办人至财务部填写《法人章
使用登记表》写明用印事由,并经部门主管经理、总经理审核同意后,方可用印。
4)任何人不得以任何事由在空白书面上加盖财务专用章和法人章。
四、印张管理规定
1、各类印章的使用须严格登记程序,完成审批手续后方可用印;不符合规定和不经主管领导签发的文件、资料、合同等,公章保管人有权拒印。
2、任何情况不得携出各类公章或外借。若因工作需要,确须将印章带出,需提交申请,经总经理批准,方可带出。公章带出期间,只可将公章用于申请事由,并对公章的使用承担一切责任。
3、各类公章的保管人严格执行公司印章管理制度,不得私自使用公章,不得外借,不因任何人指示、要求而违规用章。
4、任何人不得以任何事由在空白书面上加盖公司公章、合同专用章、财务专用章和法人章。
5、保管人员不在时有总经理指定人代管,双方做好印章的交接手续。
五、失职责任
由于审批人的过错决定或者印张保管人的过错行为履
行盖章手续而导致公司遭受经济损失的,责任人应当负责赔偿或者由公司酌情处以相应的经济处罚。
六、本管理制度自发布之日起实施
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二OO七年十月二十三日
为保证印章使用、管理的正确性、安全性,我部根据联社有关文件的要求,对本部门印章使用管理情况进行自查,现将自查结果报告如下:
一、自查的主要内容:
我部对联社配置给本部门保管使用的印章。自查重点包括:印章保管、印章使用、印章交接/移交、印章收缴等。
二、自查的情况
经核查,我部目前管理的印章有××××××××印章的制作、领用、保管、使用情况如下:
(一)印章刻制方面。我部无存在私刻公章、伪造印章的情况,所有现存的印章由联社办公室根据联社统筹安排,负责统一制作的。
(二)印章启用方面。我部的印章都是从联社办公室移交接管过来的,并在联社办公室存有印章领用登记记录,不存在未经批准而擅自提前启用新印章的情况。
(三)印章的保管方面。我部对印章管理有实行审批人与保管人分离原则,指定专人保管印章,存放在具有防盗功能的保险柜(箱)内进行保管,能认真做好印章的日常清洁与保养工作,没有发生过丢失印章的情况。
(四)印章使用方面。我部使用印章时,坚持执行审批手续,由本部门有权审批人审批同意后,才签发印章,没有存在越权审批、滥用、盗用印章和使用伪造印章的情况,并就实际用印情况填写《使用印章登记簿》。
(五)印章交接、移交方面。非保密员之间交接印章,能执行印章日常交接审批手续,并就交接情况填写《日常印章交接登记簿》。
为进一步规范印章管理,切实防范印章操作风险,我行按照总行印章管理办法和省行体系文件的要求,并根据市行下发第xxx号工作通知单,仔细对照检查标准,认真开展了公章和业务专用章管理操作情况的全面自查。现将自查情况汇报如下:
首先,我行综合部作为支行印章的管理部门,对现有在用印章进行了一次彻底清理登记,完善了在用印章明细清册,并对已经停用的废旧印章进行了认真清理,本次共登记在用印章100枚,清理销毁废旧印章20枚。分别是璞苑储蓄所9枚、迎春园储蓄所11枚;其次,新增登记在用印章28枚。分别是中润大道储蓄所15枚(机构名称变更)、联通路分理处10枚,营业室3枚。由综合部负责了公章用印管理的自查,营业网点和客户服务部负责了业务专用章的自查。行章管理方面,严格按照上级行要求,做到指定专人保管、双人管理。由综合部经理专门保管(A角),另一保管人为印章专管人的B角。实行双人上锁保管制,行章存放于市行统一配发的保险柜内,主钥匙由A角保管、副钥匙由B角保管,用印时双人开锁。收印时双人上锁,切实做到了人离章收。严格实行用印审批登记制度,做好用印登记,印章保管人如有急事需要交接时必须登记交接登记簿,交接时间按要求准确到分钟,避免了印章保管出现的“盲区”。在08年我行及时更换了新的印章保管交接登记簿、用印登记簿、用印审批单、印章行外使用审批单,使用印管理更加合理规范。
目前,印章管理方面存在的问题及整改措施:
1、存在旧章在用现象。
机构名称更换后,现党支部章1枚未更换新章。以上印章待市行明确制发单位后统一刻制。
2、用印登记簿登记不及时。
个别部门内部存在用印完毕不及时登记,而是将存在积攒多日的用印审审批单作为登记依据,易造成登记簿漏登之现象。通过这次自查,明确以后必须坚持以下两点:
1.用印前,由印章管理人首先在用印审批单中的管理人栏项双人签字确认。
2.用印后,立即登记用印登记簿。
3、由于人员受限,监印制度有待进一步加强。
根据《关于对印章管理使用情况进行检查的通知》(x农信联发[20xx]347号)要求,为有效防范因印章管理不善引发案件风险,xxxxx信用社对全辖印章管理使用情况进行了一次全面自查,现将自查情况报告如下:
一、加强组织领导,确保自查工作顺利开展
成立了以xxx任组长、xxx、xxx、xxx、xxx任副组长、办公室、会计业务部、稽核审计部负责人为成员的自查领导小组,负责对本社及各基层营业网点的印章管理情况进行检查。对照银监会风险提示、会计出纳基本制度和《xx市农村信用社会计专用印章管理办法》(成信联会[20xx]326号),及时制定下发了xxx信用社《关于对印章管理使用情况检查的通知》,对检查工作的时间、检查对象、范围及检查的具体内容进行了安排部署,确保了自查工作的顺利开展。
二、印章管理制度健全,为防范风险提供了有力保障
xxx信用社印章管理健全,先后制定了《xxx行政公章管理办法》(xxx〔20xx〕xx号)、《xxxx业务印章管理办法》(xx[20xx]x号)及xxxx《机关日常事务管理规定》(xxx[20xx]xx号),对印章的刻制、管理和使用等提出了明确要求,对盖印的操作程序、管理责任、监督检查与违规处理等进行了全面、系统的规范。
三、印章管理使用规范,杜绝了风险隐患的发生
一是严格执行印章使用审批、登记制度。印章使用前由用印人在《印章登记簿》上真实、详细、准确地进行了登记,由有权签字人签字同意后用印。未出现过未经审批使用印章的情况,且加盖印章份数与审批、登记数相符。特殊合同文本等,加盖印章时使用合规。印章的刻制严格按照规定执行,启用和废止印章时正式行文进行了公告,并进行了登记。
二是保管严密,认真落实专人保管,入保险柜存放制度。单位行政公章、党委印章由办公室xxx负责保管和使用,工会印章由工会办xxx负责保管和使用。印章不随意乱放、不随意外借使用,未发生未经批准将单位行政公章携带出单位使用的情况。
三是认真落实“谁掌管、谁负责”的规定,严格执行随用随盖,领导不预签,人在章在,人离章收的操作要求。印章专管员调离、外出,均按规定办理了交接手续。印章的领用、收回、更换均严格履行了交接登记手续,并由移交人、接收人、监交人在印章保管登记簿上签字
四、会计专用印章管理使用合规,夯实了业务发展基础
(一)自查的会计专用印章包括:业务公章、储蓄业务公章、现金收讫章、现金付讫章、转讫章、结算专用章、汇票专用章、本票专用章、受理凭证专用章、财务专用章、交换专用章、假币专用章、假币收缴专用章、个人名章等。各分支机构会计专用印章齐全,管理规范,并且建立有《会计专用印章启用保管登记薄》,对会计印章的领用、启用、更换、停用,保管印章人员岗位调换、离岗或离职等,均按规定进行了如实登记。
(二)在使用各种会计专用印章过程中严格坚持“专人使用、专人保管、专人负责”的原则,做到了印、押(机)、证分管分用。
(三)会计印章严格按规定范围使用,无私自授受及会计业务人员的个人名章交由他人使用的情况。对于超过会计印章经管人员权限的用印以及特殊业务使用的印章,均经分社负责人审批同意后加盖印章,并对有关内容进行了登记备案。
(四)在营业过程中会计人员临时离柜,会计印章均入柜加锁保管。下午营业终了,会计印章、个人名章随钞箱入库、加锁保管。
(五)对需要更换的印章,均按规定程序申请刻制,作废印章按规定上缴,作废印模列入会计档案按规定保存。
(六)对于需将作废、停用印章上缴至公司相关部门的,严格执行了两名专管人员编表连同印章上缴。
(七)xxx改革过渡期间,分支机构旧的行政公章按规定上交到xxx信用社办公室统一管理。对需要加盖旧行政公章的,由分支机构负责人在《印章使用登记簿》上签字同意后,由办公室负责印章管理人员用章。
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