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在制定20xx年度工作计划时,办公室的工作目标做了如下描述:办公室作为我会的文秘、财务管理和行政后勤部门,是保障我会业务工作正常运转的中枢系统,因此,其工作目标是:强化服务保障功能,注重管理科学规范。
对办公室工作人员的要求是:注重自身修养,强化服务意识,提高服务水平,树立管理理念,为商会业务的顺利开展提供一切便利条件。
对工作质量的要求是:在文秘工作方面,要把握文件规范,保证文件流转畅通,及时办理、催办相关事项,做好保密工作,及时规范整理档案。在行政后勤工作方面,要保证办公设备完好,做好有关会议的筹备工作,及时采购发放办公用品,加强安全保卫工作,保证商会财产安全。在财务管理方面,按照国家的相关法律法规规范财务管理,加强财务核算,注重资金的合理利用,发挥财务监督的作用,及时发现问题、解决问题。对商会的党务、纪检、监察、工会的日常工作和其他没有明确归属的工作办公室会主动承担,为领导和其他业务部门减轻工作负担。
由于半年设立了独立的财务部,因此,财务工作不再是办公室的职责。
对照年初制定的工作目标和具体工作计划,在办公室全体工作人员的共同努力下,不仅很好的完成了列明的工作,同时也很好的完成了领导交办的年初计划以外的工作。只有发展会员的单项任务没有完成。
办公室工作有年复一年、日复一日大量的重复的特点,流水账式的工作总结没有意义也没有必要,因此,我们的总结应侧重经验总结、查找问题以及寻求解决方法,以利于今后更顺畅的开展工作。
一、管理是办公室的重要职责
我会根据自身的实际情况,制定了大量的管理规章,规章制度是我会职工必须遵守的规范,但在实际工作过程中,不是所有的员工都能够模范执行,有的是学习不够,不了解规定,有的是对规定理解有偏差,因此,需要办公室实施监督职责,这就是发挥办公室的管理功能。
1、文件管理
从形式上看,文件管理无非是对外发文核稿、登记编号、发送,对内请示报告就是核稿、登记编号、送会领导审批、返回部门办理审批事项等;从各种渠道收到的文件办理登记、传阅、催办即可,都是重复性工作。但内容并不重复,发文、请示都是针对不同的工作事项,与人沟通,解决问题。因此,需要规范管理,以保证公文质量。公文格式是否规范,标点符号、语气、文字表述是否准确,结构层次是否合理清晰,都是办公室在报送会领导签发之前应解决的问题,有一时拿不准的还需要积极与有关领导、部门主任和经办人进行沟通,控制和防止不合格公文的印发。
我们归纳,收文有三个渠道,一是交换、二是传真、三是邮寄信件,无论哪个渠道来的,办公室都全面登记、及时送有关领导和部门传阅、办理,特别是有时限要求的办理事项都进行了及时跟踪,确保不误事。对经办人员不能按时回复的,办公室都能及时提醒,有的也给予批评,通过有效的管理使大家提高责任意识。
2、行政管理
行政管理包括设备、物业、印刷、办公用品、安全保卫、节能减排、办公车辆等,头绪繁多,错综复杂。办公室需要做到:设备完好,与物业及时沟通、结算清缴费用,印刷既要保证质量,又要节约成本,还要及时交付使用,安全常抓不懈,节能减排要经常提醒并及时统计上报,办公车辆合理安排。
3、费用审核
我会的费用支出分为两大类,一类是有明确支出标准的,只要审核是否符合标准规定就可以了,如:人员费用、差旅费用。另一类则是明确可以支出的项目,但需要逐项审定的,如:礼品、宴请、印刷、广告、出国团组等。我会虽然不是多么大的单位,但每年的收支金额不算小,必须做好事项控制,才能减少浪费,控制开支,节约成本。无论财务是否成为独立部门,办公室对控制开支仍负有责任,特别是对外购买服务方面,有较大的弹性空间,控制不好,会造成极大的浪费。从到目前的情况看,经办业务部门有的对市场行情不够了解,不按照规定进行比价;有的责任心不强,不认真去了解行情;有的故意隐藏一些不合理支出,造成价格不合理。办公室按照规定和给予对市场行情的熟悉,一年中审核出多比不合理预算和报价,为单位挽回了大量损失。
在这方面,办公室希望各部门负责人要切实负起责任,把好第一关,在业务开展过程中控制费用。
二、服务意识是做好办公室工作的重要保证
我会的职工队伍不断壮大,在服务内容不变的前提下,服务面和工作量也有所增加,办公室目前每个岗位只有一个人,而服务必须到位,这就要求每个工作人员要用良好的服务意识、不讲条件、不计较个人得失、甘于奉献。为了保证部门业务工作的开展,部门需要下班以后用章,办公室工作人员要等,业务部门需休息日开会,办公室就要提前安排会议室,部门需调整办公室,我们就提前安排粉刷房间、安排办公家具、接入办公所需的通讯设备等。为了节省开支,小批量的资料印刷,办公室工作人员自己印刷、装订。遇到我会工作人员职务变动,办公室工作人员主动调整住房补贴和物业费发放标准,使提职职工及时享受相应待遇。总之,在人数少,头绪多的情况下,办公室工作人员能够做到服务到位,为我会业务开展提供保障。为此,除了非常必要,办公室工作人员基本不安排出差,多数同志还放弃了年休假。
三、承担专项工作、为领导和业务部门减轻工作负荷
1、商会除了业务工作外,每年要按照商务部的部署开展一些专项工作,如:共产党员的创先争优活动、创建精神文明单位、创建学习型商会、创建学习型党支部、平安单位申报等。 这些活动的开展,都是由办公室任素霞同志承担组织、学习进度安排和上报材料的起草工作,妇女组织、工会日常工作也有办公室承担。
2、办公室每年承担中国中部博览会动漫展区的组织工作,每年在该展览会上组织一个展区和一个论坛,现在我们基本上借助机电贸易网的力量,委托其全面负责组织工作,虽然每年变换主办地,需要与不同的地方商务部门配合,到目前为止,都取得了较好的效果,商务部牵头的投促局和地方商务部门均具有较高的评价。
另外办公室每年承担高交会商务部馆的组织工作,一个馆7500平方米的面积独立完成招展,统一设计搭建,得到组委会和部产业司的高度认可,同时每届至少组织两场配套活动,得到各方面的积极响应,与会人员非常踊跃,超过了预期效果。一个特点是办公室组织高交会,完全是独立策划、实施,只是让综合部给予部分专项工作配合,没有占用商会更多的人力资源。
办公室工作思路和对我会总体工作的建议
20xx年办公室重点要加强以下几个方面的工作:
一、在文件管理方面,一是要着重把好出文的质量关,主要是文种、格式、字号、字体、结构逻辑、内容及文字表达。二是加强收发文件的管理,分轻重缓急分别处理,清晰记录,及时催办,特别要注重保密文件的规范管理。三是加强文件资料的立案归档工作,催促各业务经办人对自己经办的业务按立卷归档的要求分卷保管,以减轻组卷时的工作量。
二、行政后勤方面,继续加强日常设备管理与维修、办公用品采购与发放、物业管理与费用结算、安全保卫、办公车辆管理等工作,抓紧办理职工住房补贴事宜。同时强化服务意识,规范服务标准,将繁杂的工作事项条理化。特别是要加强安全防范意识,不仅要作好全体职工的安全教育工作,经常提醒,勤检查,消除安全隐患,创造一个良好的办公环境。
三、对商会工作的基本思考
服务是立会之本,服务能力是商会生存和发展的基础,目前,全国的商协会遍地都是,竞争是不可避免的,对我们商会来说,我们并不具备更多的优势,会员需要什么服务,我们能够提供什么服务,是摆在我们面前继续解决的问题,就是说,我们是否具备政府管理部门和会员所需要的服务能力,因此,我想我们要扎扎实实地做一些基础工作。
要具体有针对性地为企业提供有效的服务,必须对有关类别的机电产品有全面的了解,包括国内外产业布局、生产规模、技术水平、贸易情况、发展空间等。不仅要相对完整,而且要掌握动态,这样才能为企业选择投资方向、开拓国际市场提供准确的参考依据,同时也能够为政府制定有关的产业政策提供素材。
总之,办公室工作的主要内容没有多大改变,正向我们机电商会主要工作目标是服务于会员企业和有关政府部门一样,办公室的工作目标是服务好各部门及会领导,保证工作正常运转。办公室日常工作应该是按照国家有关规定和商会的规章制度做好管理和服务工作,在没有出现新的情况下,不宜过多地改变现有的工作规范,发现问题及时调整规章制度和工作规范,作为内部管理服务部门,少说空话,多办实事是我们的宗旨,根据我们的工作性质,我们应该了解和掌握国家相关的政策,特别涉及到商会和职工利益问题更应该准确把握,为领导决策提供依据。从管理上来说,我们应该富日子当穷日子过,我会目前的财务状况没有多少让人担忧的,短期内或今后一段时期内也不会发生经济危机,但我们需要培养我们员工的节约意识,应该说,我们职工的工作压力不大,收入水平不低,而且每年都有不同幅度的增长,因此,我们倡导厉行节约,在设备管理、办公用品管理,如价值较高可长期使用的用品要控制等。
一、基本情况
xx镇商会成立于20xx年9月,20xx年和20xx年历经2次换届,会员企业从原来的30家发展到现在的79家,覆盖我镇的各个行业。商会现有名誉会长1名,会长1名,副会长12名,理事18名,秘书长和副秘书长各1名。商会以“团结、服务、发展、共赢”为宗旨,维护会员合法权益,促进企业家与社会各界之间的联系,助推xx镇的经济发展。
按照《市委、市政府关于加强和改进新形势下工商联工作的实施意见》的要求,我们xx镇在继续发挥商会传统优势的基础上,审时度势,顺应潮流,进一步创新工作方法,开拓工作思路,秉承服务社会、服务经济、服务会员的宗旨,充分发挥商会在政府及各部门与会员之间的桥梁与纽带作用,致力于倡导诚信服务,促进企业间沟通合作,反映会员企业呼声,积极回馈社会,展现了新形势下xx镇商会的风貌。
二、具体工作
xx镇党委、政府高度重视商会工作,以“积极引导、规范管理、强力保障、共赢互助”为原则,支持商会独立自主地开展工作,努力改善商会发展的外部条件,建立起完善的监督管理机制,我们在促进商会不断发展的过程中主要做好以下工作:
一是夯实基础,率先实现组织全覆盖。在商会筹备组建之初,镇党委、政府成立由主要领导负责的工作小组,牵头组织、认真指导商会成立工作,对商会初选的会长、副会长人选做了严格的考核,镇党委、政府认真指导商会每一次换届工作,对会长、副会长人选进行严格把关,确保商会工作运行顺畅。我们积极推进会员企业党建工作,我镇建立了工业党工委,由分管工业的副镇长任党工委书记,指导全镇工贸企业的党建工作,鼓励企业加快党组织建设,目前规模以上企业都建立了党组织,单建企业支部39个,其余的也进行了全覆盖。同时鼓励力求上进的个人入党,壮大党员队伍,全镇共有企业党员526名。注重商会触角的延伸,将商会向村级组织发展,目前已率先在全镇十个村建立了村级商会。
二是创造条件,打造参政议政大舞台。镇党委政府鼓励非公有制经济人士参与政治生活和社会事务,目前在会员企业负责人中,有镇人大代表24人,xx市人大代表7人,xx市人大代表1人,镇党代会代表8人,市党代会代表2人。近五年,商会向镇级人大累计提交建议提案69件,向市级人大
提交建议提案18件,内容涉及企业经营环境、环境保护、能源利用等诸多方面,为政府决策提供了宝贵的意见。在每年年初的镇社会经济发展会议、年底全镇经济工作会议、镇人代会、镇党代会等重要会议中,邀请商会理事作为列席代表参加,认真听取商会对我镇经济发展的建议,在制定政策措施前充分考虑商会的意见,充分发挥了非公有制经济人士在经济社会发展中的参谋作用;镇人大经常组织代表中的非公经济人士开展视察活动,对有关政策的贯彻落实和经济发展环境进行监督,为他们履行参政议政创造条件。
三是注重学习,开辟集中轮训新课堂。镇党委、政府注重企业家及员工的素质提升,为企业老总、中层管理人员、一线职工的培训再教育创造条件。在镇党委的倡议下,商会把今年定为学习提升年,力争打造一个学习型商会。据统计,会员企业近年来参加政府组织的各类培训达到1500人次,理事以上企业老总参加高级管理培训230人次,王华军等6名老总参加了浙江大学MBA教育。全镇会员企业中有硕士文凭的2人,有中高级职称的26人,外聘高级工程师18名,享受上级人才引进补助款20余万。20xx年5月份,镇商会组织了近百名企业负责人和副总以上高级管理人才赴杭州进行了为期三天的培训,邀请了三位浙大教授就宏观经济局势和产业投资机遇做了精彩的讲座。6月份,组织企业安管员进行了培训,使他们对企业的消防及安全生产有了一个更高的认识,同时对相关知识有了更深的了解。今年4月份,组织商会全体理事赴某军营体验军营生活,感受军队气氛,学习军人作风。
四是积极引导,涌现慈善公益好榜样。镇政府坚持做好宣传教育工作,坚持做好公开表彰工作,增强会员企业社会责任感、使命感、荣誉感。商会对公益事业的热情也日益高涨,近五年已累计向社会捐助超过4000万元,2008年为汶川地震灾区捐赠200多万元,20xx年筹资20万元购买了救护车捐赠卫生院,20xx年为xx镇中心学校自发捐款1700万元,捐款在100-300万元的企业有9家。目前,全镇已建立50万元企业冠名基金28个,特别是格莱特公司建立全市最大的500万元冠名基金,累计基金总额1830万元。
五是提升服务,携手会员企业促发展。镇政府不断完善工业基础配套设施,积极争取土地指标,分配协调电力供应,改进供热和排污系统,为会员企业提供优良的经营生产环境。近几年来,镇财政共出资500多万元,用于奖励企业的发展,为企业争取上级补助资金2000多万元。利用政府平台,为商会提供对接服务,帮助商会下面的消防行业协会申请“舜消”牌集体商标,出台消防行业联盟标准,搭建消防产品检测平台。
20xx年,国际国内的经济形势发生了剧烈变化,劳动力成本上涨、原料成本上涨、融资成本上涨,企业面临一系列困难。镇商会加大了为企业提供信息、法律、融资、人才等方面的服务:年初邀请了有关部门领导和中国人寿的经理为大家讲解工业经济及企业年金的相关政策,还和镇社保中心合作,在xx市人才市场专门开设了一场人才招聘会,累计为企业牵线求职者300余名,大大缓解了企业的用工难题;商会工作人员多次深入企业调研情况,帮助企业同国资公司联系,推荐14家小微企业申请4000万贷款,上报到市工业国资公司,争取国家开发银行的资金贷款,帮助企业缓解融资难题。
三、下步工作计划
今年是“十二五”规划开局之年,在当前复杂的经济形势面前,我们将继续全面贯彻落实科学发展观,围绕全市经济社会发展大局,解放思想,开拓创新,务实进取,促进商会健康稳定发展,将主要做好以下四方面工作:
着力在组织管理上下功夫。继续在思想上提高重视,在组织上加强领导,保证商会思想统一、方向正确、内部团结、运作高效。继续加强商会党员队伍建设,积极引导未建党组织的会员企业成立党支部,把优秀职工充实到党员队伍中来。组织会员企业家下一代加入市总商会筹建的“创二代”协会,通过培训、引导、联谊,逐步完善商会人才的梯队建设。