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根据深圳市某某物业管理有限公司(以下简称“贵司”)与广东卓建律师事务所(以下简称“本所”)签订的《管理律师服务合同》,本所接收贵司的委托,就贵司的经营管理系统进行调整和提升。按照项目进度计划,本所在完成了必要的前期沟通和准备工作后,指派律师于 20xx年5月6日开始进行第二阶段的尽职调查工作,并于20xx年5月20日完成。
在此期间本所律师对贵司现有的规章制度、员工手册、部门手册、公司章程、董事会议事规则、监事会议事规则以及ISO9000文件进行了全面的了解,并与公司高层、中层、基层管理人员及员工进行了访谈,合计共27人次,其中高层2人次,中层5人次,基层管理人员及员工20人次。同时对物业部、工程部、保安部进行了实地考察,并与保安部员工一起对公司管理的某某商业大厦楼宇进行了实地巡查。
在此基础上,本所律师按照管理律师的业务标准、道德规范,本着勤勉尽责的精神,在对贵司提供的有关材料和事实进行了核查和验证后,现向贵司出具如下尽职调查报告(以下简称“本报告”)。
在出具本报告之前,本所特作如下声明:
1. 本报告仅对《管理律师服务合同》中约定的服务事项负责,并以贵司提供的材料以及本所尽职调查中所了解到的情况为依据,发表意见。
2. 本报告为阶段性工作报告,其中所涉及的情况和意见均不是本次管理律师项目的最终结论,在经过贵司进一步认可或修改后方可作为下一阶段工作的依据。
3. 本报告仅供贵司为本次管理律师项目使用,未经本所事先书面同意,不得作为其他任何用途使用,包括但不限于复印、传抄和外传。
一、组织结构设置
(一)基本情况
贵司在经营管理层设有总经理和副总经理,下设人力资源部、财务部、物业部、工程部、保安部和品质部,其中总经理分管人力资源部、财务部和工程部,副总经理分管物业部、保安部和品质部,而原有的组织结构框架图中所提及的拓展部,在事实上并没有运转。
(二)分析
1. 贵司的组织结构设置总体上采取了职能型组织结构的方式。其中,人力资源部(实为综合部)、财务部和品质部是以独立的职能部门来设置的,但行政和综合职能并未在组织结构上体现出来。
2. 按普通中小型物业公司的组织结构设置规则来看,通常做法为物业部下面分设工程、保安和环境三个职能机构,而贵司则是把物业(不是一般意义的物业部,主要功能是客户服务中心)、工程、保安三个职能机构提升到了独立部门的位置,使这三个原本相互关联的职能机构变成了三个独立的部门,加之贵司人事关系复杂,导致了现在物业部、工程部、保安部三足鼎立的局面,给管理工作带来了诸多的不便,也容易产生职能冲突和丢失现象。
3. 目前贵司的物业部、工程部、保安部由总经理和副总经理各自分管一部分,无形中加大了三个职能部门之间的隔阂。三个职能机构如果不能统一管理,必然会给经营管理和服务带来断层和混乱。
4. 从贵司现在的管理结构来看,无论是人力资源部、财务部,还是品质部都无法介入物业部、工程部和保安部这三个职能机构的日常经营和管理活动,导致职能机构之间不能很好的配合与对接,公司也不能有效地行使管理和监督职能。
(三)管理律师建议
由于贵司目前尚不能对部门机构的设置进行大的调整,因此在不改变现有的组织结构设置的情况下,增加综合部或品质部对物业部、工程部和保安部三大职能机构的管理和监督的职能,且上述三大职能机构统一由一个高层领导分管,在便于贵司统一协调和管理的同时,打破其三足鼎立的格局。
二、部门设置
(一)人力资源部
1. 基本情况
(1)人力资源部承担的职能除人力资源管理外,还承担着采购、行政、后勤等综合部门或办公室的职能。
(2)目前人力资源部虽然承担了一些综合职能,但从贵司整体来看,综合职能丢失的现象十分严重。如考勤管理、工作服管理、卫生管理、文书管理、档案管理、会议管理、计算机网络管理等职能。同时人员配备不够,行政、后勤等岗位缺失。
2. 分析
(1)虽然物业管理企业的通常做法为单独设立人力资源部,但对于中小企业来说,如果单独设立人力资源管理部必然要有独立的行政部或综合部,否则就可能导致综合管理职能的丢失或散落。
(2)对中小企业来说,行政部或综合部除了履行行政、人事、后勤等职能外,还承担着对职能机构的制约和监督、法务和合同审查、财务前置审查等职能,但现在的人力资源部远远无法达到上述的职能要求。
(3)对中小企业来说,行政部或综合部还要承担对其它部门进行考勤和考核的职能,综合部门的综合职能弱,则对其他部门的监督监管就会弱,必然导致公司监督管理职能的弱化。
(4)普遍反映的问题:工作繁琐,人员配备不够;设计的工资结构不合理,工资缺乏透明度,名义工资与实际工资不符;有部分制度不符合劳动合同法的规定;相关专业人员招聘难度较大;对老员工的工龄清零等严重伤害了老员工的感情和积极性。
3. 管理律师建议
(1)将人力资源部更名为综合部或行政人力资源部,以增强其综合职能。
(2)把其它部门中与行政、人事、后勤职能相关且不能由其他部门独立行使的职能划归综合部,如合同管理、考勤管理、工作服管理、卫生管理、文书管理、档案管理、会议管理、计算机网络管理、财产保险管理等职能。
(3)加强人力资源的管理,规范劳动合同、工资制度、绩效考核和奖惩制度等。
(4)强化考勤考核的职能,提高奖罚力度。
(5)老员工是公司最宝贵的财富,因为眼前的利益伤害老员工的感情是得不偿失的事。对于司龄满三年、五年、十年的员工给予特别奖励,并且保证工资和福利待遇随司龄的增长而不断增加。
(6)考虑到贵司的历史情况,考勤考核职能也可由品质部行使。
(二)财务部
1. 基本情况
(1)财务部承担的职能主要是财务核算、财务管理和财务监督,同时还负责费用支出和报销的审核以及仓库管理。
(2)财务部工作人员分三个工作场地办公,其中出纳在负一楼的客户服务中心办公,仓管在负二楼的仓库办公。
2. 分析
(1)财务部的工作性质决定了其职能职责的清晰,部门按照国家法律法规及工作惯例进行运转和管理。
(2)出纳实际上承担了一般收银员的职责,在现金管理和收银工作经常有冲突。
(3)应强化财务部的财务监督作用,减少与其它职能部门的交叉性职能,减少对非财务活动的直接管理。
(4)财务部的工作专业性强,规范性高,需要时间和空间的保障,让专业的人员做专业的事。
3. 管理律师建议
(1)在条件成熟时,将财务部的费用支出和报销的前置审核权交由综合部行使,以保障财务部工作人员的时间和空间,同时增强综合部门的综合职能。
(2)仓库管理交由综合部或物业部管理,以减少环节,提高效率,财务部给予财务审计和监督。
(三)品质部
1. 基本情况
品质部是专门为实行ISO9000而设立的部门,负责ISO9000系统的改进和完善。但长期以来,品质部受其人员数量的限制,而无法更多的展开工作。
2. 分析
(1)作为ISO9000系统中必须设立的部门,有其存在的必要性。
(2)强化品质部的职能,可以根据需要让其承担更多的监督管理职能。
3. 管理律师建议
(1)在综合部承担对部门进行绩效考核的职能有难度的情况下,可以让品质部承担此职能。
(2)以品质部为中心,建立联合巡查制度,并通过联合巡查制度启动对公司日常经营管理活动的全面考核。
(3)联合巡查制度分为两个层面,一是由职能机构派员与品质部、综合部工作人员组成联合巡查小组,每天对各部门及大楼进行联合巡查;二是由公司高层牵头,与各部门负责人组成巡查团,每周进行一次联合巡查。联合巡查结果将纳入绩效考核体系。
(四)物业部
1. 基本情况
(1)物业部承担的职能主要是客户服务,包括业主接待工作及迁入迁出、装修等相关服务手续;处理业主日常报修投诉;物业管理相关费用的收缴;业主档案、装修档案、客户档案等物业文书档案的整理、保管;清洁绿化和消杀。
(2)目前物业部采取的是一班制,周末轮值的工作方式,夜间无人值班。
2. 分析
(1)一般意义上的物业部是一个大概念,包括了客户服务、工程维护、保安、环境等职能,但从贵司物业部的实际运行情况来看,其所承担的并不是一个一般意义上的物业部的职能,而仅仅只履行了客户服务中心的职能。
(2)由于管理人员对物业部机构认识上和设计上的偏差与误解,把客户服务中心与当物业部等同了,因此也产生了许多不必要的误解和矛盾。
(3)普遍反映的问题:工作很繁杂,人手不够;与工程部配合不到位,不同部门、班组之间相互不理解。
3. 管理律师建议
(1)将物业部更名为客户服务中心或业主服务部。
(2)把工程部的维修班划入物业部管理,以便于客户服务的职能合并,更好更便捷地为客户服务。
(3)物业部和维修班的工作实行两班轮班值班制,以确保对客户的服务质量。
(五)工程部
1. 基本情况
(1)工程部承担的职能主要是工程保障及维修,包括大楼建筑物、高低压配电系统、柴油发电机组、空调供冷系统、给排水系统、消防系统、电梯系统、机械停车系统、通讯及信息系统、闭路电视监控系统和有线电视系统等大楼基础设施、设备的正常运行的管理、维修、保养以及外委工作。
(2)目前工程部分为运行班和维修班,其中运行班主要负责大楼基础设施、设备的维护保养以及外委检修,维修班负责日常维修,其中空调工既负责运行同时也要负责维修。
(3)工程部维修班采取的也是一班制的工作方式,夜间无人值班。
2. 分析
(1)从现行的情况来看,运行班维护的是大楼的基础设施、设备,基本不直接面对客户;而维修班主要是面对客户进行设施、设备的维修,承担客户服务的职能。
(2)由于部门内、外的地位和利益分配的不平稳,工程部工作人员的意见和情绪都较大。
(3)普遍反映的问题:工资平均且偏低,不公平;库存配件和物料品种不齐,采购速度慢,影响维修班工作效率。
3. 管理律师建议
(1)鉴于工程工作的特殊性与大楼基础设施和设备的重要性,建议将运行班独立管理,把维修班划归物业部管理,同时将工程部更名为工程保障部或设备部,以便于统一协调和管理。
(2)加大对工程部的投入,储备必要的技术人才,合理设置技术人员的薪酬。
(六)保安部
1. 基本情况
(1)保安部承担的职能主要是治安、内保和消防,包括大楼所辖范围的安全保卫,停车场的车辆管理,物业出租房屋人员的登记与管理,消防管理和设备监控,火灾事故的应急疏散和灭火等工作。
(2)目前保安部采用全天候三班制的工作方式,保证每时每刻都有保安员在岗。
2. 分析
(1)保安部的管理相对比较规范,采取半军事化管理,较好地履行了保安部的职能职责,对大厦的管理功不可没。
(2)保安部股东人数较少,内部关系比较单纯,内讧和内耗对部门和职能管理及员工的管理影响较少。
(3)保安部的工作比较辛苦,工作人员文化素质低,人员流动性较大且需自行解决三餐问题,导致不能形成一支十分稳定而有战斗力的保安队伍。
(4)普遍反映的问题:工资不透明,补工资不及时;人员编制不足,维修班和物业部门配合不到位,维修员和物业员都是一班制,没有值班制度,导致对业主的服务有空缺。
3. 管理律师建议
(1)加强管理的同时,要加强对保安部工作人员在生活和工作上的关心,及时解决生活上的困难并给予充分的尊重。
(2)对于司龄满三年、五年、十年的员工给予特别奖励,并且保证工资和福利待遇随司龄的增长而不断增加(同样适用于其它部门的员工)。
(3)对于在治安管理中见义勇为,协助公安机关破案,工作长期无差错等有突出贡献者,应给予特别奖励。因公负伤者,除由公司承担全部医药费外,还应根据情况给予特别奖励。
三、总体评价
(一)基本情况
1. 贵司曾制定过很多的规章制度,但皆因执行力不足,在实际工作中没有得到很好的施行。
2. 贵司从管理层到普通员工,都认同公司进行规范化管理和制度建设的`必要性,但普遍担心执行的力度问题,认为如果公司高层和大股东没决心,规范化管理和制度建设就会成为一句空话;如果股东不带头执行,任何规章制度都不会有生命力。
(二)分析
贵司改制以来,结构性矛盾比较突出,集中表现在:
1. 作为一个市场竞争中的公司,应该本着公司利益第一的原则进行经营管理活动,而贵司目前的状况却是股东利益至上,而且是小股东的眼前利益至上。如此,必然严重伤害所有股东和普通员工的长远利益和工作积极性。
2. 作为一个股份制的有限责任公司,股东的权利应该由其所持有的股份决定,而目前贵司却存在着一种病态发展趋势,即股东对股东的权利产生错误认识,将股东身份视为一种在公司拥有特权的象征。如此,贵司就很难形成一个坚强有力的领导核心,也很难做出可持续性发展的决策。这种权力分配机制的错位、畸形,对贵司的长远发展是致命的。
3. 作为一个现代企业,其发展的动力在于所有权与经营管理权的相分离,有钱的人出钱,有力的人出力,让一流的人才来负责公司的经营管理活动。而贵司的现状却是,股东成为了一种身份、地位、权力的象征,重要的部门和岗位都成为股东之间利益和权力争夺的焦点,其最终的结果就会导致如武大郎开店一般远离甚至拒绝优秀的人才和员工。
4. 作为一个服务型企业,必须确立以客户为中心的服务模式和经营管理模式。而贵司的现状却是由部门或个人偏好、兴趣甚至心情来决定为客户提供服务的时间、速度、效率和质量。长此以往,无异于自毁前程。
5. 贵司改制五年来,所有的股东都处于一个适应做股东、学习做股东、学习做管理的过程,为此贵司和股东都付出了沉重的代价。但市场不等人,竞争不等人,公司不可能等所有的人都学会了做股东和做管理后再来谈发展。
(三)管理律师建议
1. 从战略发展层面上制定中长期发展规划,立足于公司未来的发展和股东的长远利益,在未来三到五年的时间消化因改制过程中和改制后形成的矛盾,让公司逐步进入一个民营企业正常的可持续发展的轨道。
2. 建立股东员工的退出机制,在充分保护股东利益的基础上,鼓励个人股东不再直接参与公司日常经营和管理活动,真正实行所有权与经营权相分离,并加以制度化。
3. 吸收优秀的员工和技术人才进入管理层,并聘请职业的经理人负责公司的经营管理。
4. 从明确部门和岗位的职能、职责开始,全面规范公司经营管理活动,强化制度的执行和考核,让制度管人、让制度管事。
5. 以联合巡查制度的推行为制度为起点按钮,全面带动公司的规范化管理。
一、主要内容
(一)业务调查
业务调查主要包括分析公司所处细分行业的情况和风险,调查公司商业模式、经营目标和计划。
1.行业研究:通过搜集与公司所处行业有关的行业研究或报道,与公司管理层交谈,比较市场公开数据,搜集行业主管部门制定的发展规划、行业管理方面的法律法规及规范性文件,以及主办券商内部行业分析师的分析研究等方法,审慎、客观分析公司所处细分行业的基本情况和特有风险(如行业风险、市场风险、政策风险等)
2.公司产品考察:通过与公司经营管理层交谈,实地考察公司产品或服务,访谈公司客户等方法,调查公司产品或服务及其用途,了解产品种类、功能或服务种类及其满足的客户需求。
3.关键资源调查:通过实地考察、与管理层交谈、查阅公司主要知识产权文件等方法,结合公司行业特点,调查公司业务所依赖的关键资源。
4.公司业务流程调查:通过查阅公司业务制度、实地考察企业经营过程涉及的业务环节、对主要供应商和客户访谈等方法,结合公司行业特点,了解公司关键业务流程。
5.公司收益情况调查:通过查阅商业合同,走访客户和供应商等方法,结合对公司产品或服务、关键资源和关键业务流程的调查,了解公司如何获得收益。
6.公司趋势调查:通过与公司管理层交谈,查阅董事会会议记录、重大业务合同等方法,结合公司所处行业的'发展趋势及公司目前所处的发展阶段,了解公司整体发展规划和各个业务板块的中长期发展目标,分析公司经营目标和计划是否与现有商业模式一致,提示公司业务发展过程跌主要风险及风险管理机制。
(二)公司治理调查
1.了解三会:通过查阅公司章程,了解公司组织结构,查阅股东大会、董事会、监事会有关文件,调查公司三会的建立健全及运行情况,说明上述机构和人员履行职责的情况,关注公司章程和三会议事规则是否合法合规,是否建立健全投资者关系管理制度,是否在公司章程中约定纠纷解决机制。
2.董事会对治理机制的评估:公司董事会对公司治理机制进行诉讼评估,内容包括现有公司治理机制在给股东提供合适的保护以及保证股东充分行使知情权、参与权、质询权和表决权等权利方面所发挥的作用、所存在的不足及解决方法等。
3.公司董事监事调查:调查公司董事、监事的简要情况,主要包括:姓名、国籍及境外居留权、性别、年龄、学历、职称;职业经历(参加工作以来的职业及职务情况);曾经担任的重要职务及任期;现任职务及任期;本人及其近亲属持有公司股份的情况;是否存在对外投资与公司存在利益冲突的情况。
另外,还包括独立性调查、同业竞争调查、政策制定执行情况调查、管理层诚信调查。(三)公司财务调查
1.内部控制五要素调查:通过考察控制环境、风险识别与评估、控制活动与措施、信息沟通与反馈、监督与评价等基本要素,评价公司内容控制制度是否充分、合理、有效。
2.财务风险调查:根据经审计的财务报告,分析公司最近两年及一期的主要财务指标,并对其进行逐年比较。
另外,还包括应收账款调查、存货调查、公司投资调查、固定资产与折旧调查、无形资产调查、资产减值准备情况调查、历次评估情况调查、应付账款调查、收入调查、成本调查、费用调查、非经常性损益调查、鼓励政策调查、合并财务报表调查、关联方及关联关系调查、审计意见及事务所变更调查。
(四)公司合法合规调查
主要包括:公司设立及存续情况调查、重大违法违规调查、股权情况调查、财产合法性调查、重大债务调查、纳税情况调查、环境保护产品质量、技术标准调查等等。
1、主体资格方面:上市首发管理办法要求发行人应当是依法设立且合法存续的股份有限公司,且自股份有限公司成立后,持续经营时间应当在3年以上(有限公司整体变更的业绩可连续计算),注册资本已足额缴纳,生产经营符合法律、行政法规和公司章程的规定,符合国家产业政策,主要资产不存在重大权属纠纷,3年内(报告期内)主营业务、董监高未发生重大变化等。对照上述标准,我们可以从公司成立及变更文件(包括不限于行政审批,工商登记、公司章程、验资报告等)、国家产业政策、历年财务报告等入手对业务分布的主体进行挨个摸底和排查,检查可能存在的重大瑕疵并对资产重组方向和上市主体进行初步选择和论证。
2、独立性方面:即俗称的五独立,包括财务独立、业务独立、资产独立、人员独立及机构独立等五方面,企业需要从管理控制线、业务运作线、资产使用线、产权线出发对拟上市分布业务进行检查,检查可能存在的独立性缺陷,独立性缺陷主要存在于共享业务或资源领域,内部独立性问题可以通过内部重新分配和调整安排,而业务外部独立性问题需要企业在外部关系方面进行改进。
3、规范运行方面:主要包括公司治理、内部控制和违法违规等方面,规范运营考核的软因素很多,通常都可以突击弥补,因此,在调查中主要对一些硬伤,如:董监高任职资格、担保、重大资金占用、现金收支、违法违规等事项进行重点检查。
4、财务会计方面:上市标准中最明确也是最硬的指标就是财务指标,对于运作规范、核算规范、业务简单的企业来说,这方面的调查是很好做的,只要把合并报表与同行、与上市标准比较,基本上可以得出结论。但对业务复杂、核算基础差、运作不规范的企业来讲,这是一个非常繁杂的工具,有时候需要借助外力完成,这是因为会计核算的专业性太强,对于核算基础差、运作不规范的企业来说,自身报表本身就存在很大的水分(如税的问题,资产合法有效的问题,表外资产负债的问题,对会计政策的理解和使用问题等),很多公司甚至不能提供合并报表。即便是核算水平高、运作规范的企业,如果业务复杂的话,想要提供完整准确的报表也不是一件容易的事,特别是拟上市企业需要进行业务剥离重组的时候。
5、持续盈利能力方面:在实务中最难把握的问题之一就是持续盈利能力问题了,包括发审委都很难告诉你一个确切的标准,原因在于标准本身,其中发行人的经营模式、产品或服务的品种结构是否发生重大变化、发行人的行业地位或发行人所处行业的经营环境是否发生重大不利变化、存在客户重大依赖、重要资产或技术的取得或者使用存在重大不利变化还算可理解,但其他可能对发行人持续盈利能力构成重大不利影响的情形就太不好说了。这方面存在太多主观性,但企业可以选取一些行业标杆企业进行对照和把握。据说郭主席上台后有意淡化了对持续盈利能力的'审核力度,但不管怎样,在IPO制度非市场化之前这个标准还是必须的,因为,审核制本身就有发审委背书的义务。
6、募投项目方面:随着对新股“三高”(“高发行价”、“高发行市盈率”、“超高的募集资金”)控制力度加大,对募投项目的审核会趋严,需要企业认真对待此方面的检查。这方面主要涉及到公司未来规划,需要在资金需求时点、量、投向等方面,在项目可行性、合法合规性、政策导向性、业务独立性方面进行细致的审视。
当然企业所做的只能是初步尽职调查,目的是对企业上市的可能性和重大方面进行大致判断,碰到专业问题还是得交给专业人士去办,但企业自行先做的好处是可以胸中有数,不至于在重大问题上被专业人士忽悠。
第一部分 财务方面
一、基本资料
1、截止目前公司及其子公司设立、变更等历史沿革文件、证照、公司章程;
2、公司近3年来会议记录(董事会、股东会、监事会会议纪要、决议等);
3、公司及其子公司最近的组织机构图;
4、公司主要管理人员名单及其职务;
5、 财务信息
(1) 公司最近3年经审计的合并财务报表及其附注;
(2) 公司最近内部财务报表;
(3) 公司的中期、年度报告;
(4) 最近3年与公司合并或被公司收购的所有经济实体的经审计的财务报表;
(5) 公司目前内部预算、财务计划与预测及所有长期预算、资本扩张、重组程序或战略性计划有关的书面报告或文件;
(6) 纳税申报表和纳税年度申报表;
(7) 税务处罚资料;
6、公司历来股东变动情况及股权转让协议;
7、公司资本金变动及验资报告;
8、公司各项基本制度;
9、公司所有是银行账户;
10、公司享受的政策和税收优惠政策文件;
二、 经营信息
1、 公司的经营计划;
2、 公司产品的市场研究/报告;
3、 公司主要客户清单;
4、公司主要原材料供应商;
5、买卖合同;
6、租赁合同;
7、代理合同;
8、技术转让合同等
9、运输合同;
三、重要的协议
1、 重大供应和销售合同;
2、 资金贷款合同;
3、 资产抵押合同;
4、对外担保合同;
5、 资产租赁合同;
6、 工程建设合同;
7、 经销协议、分销协议、许可协议、特许经营协议等;
8、委托管理层协议;
9、 管理层年薪支付协议;
10、其他合同;
四、资产清单
1、 固定资产清单;
2、 无形资产清单,包括:专利、许可和批准,特许经营等;
第二部分 法律方面
一、基本资料
1、公司章程;
2、公司制度;
3、营业执照等;
一、历史沿革(收集资料辅以当地查询)
1、调查目的:
(1)了解企业股东、注册资本、经营业务、主要管理人员的变革历史,了解变动原因,掌握企业发展过程,判断管理层从业经验与诚信情况。
(2)分析变动是否符合法律法规规定,有无办理相关手续,并做相应帐务处理,实际股东控制人与帐面或章程记录一致;
(3)了解出资人的投资能力,判断企业注册资本来源与真实性,结合关联交易判断资本到位情况。
(4)了解公司原有股东、高管人员动向,分析对公司经营业务潜在或可能的影响。
(5)分析本次注册资本或股东变动是否涉及业绩完整会计年度的计算,对原股东权益的影响。
2、主要问题清单
公司设立及历次股本变动情况
公司章程历次修改情况
公司的管理层,股东结构,经营范围和主营业务历次变更情况;
公司成立后至今历次重大资产重组情况;
3、主要收集资料
(1) 公司设立及历次股本变动情况相关法律文件,包括但不限于:发起人协议、董事会和股东会决议、增资合同、审计报告、验资报告、资产评估报告、营业执照、工商变更登记等;
(2) 公司章程;
(4) 公司成立后至今历次重大资产重组情况相关资料,包括但不限于:政府部门批文、法院裁决书、工商管理变更登记材料、重大资产重组合同、协议、验资、评估报告等;
(5) 具有国有成份的还需了解企业历史清产核资情况,国有资产管理部门关于国有股权界定批复或产权登记证书;
二、股东会及董事会的法律文件
1、股东会、董事会会议记录;
2、股东会、董事会会议决议等);
三、对外的各类书面文件
1、买卖合同;
2、租赁合同;
3、代理合同;
4、技术转让合同等;
四、各类债权债务文件
1、融资文件;
2、借贷文件;
3、担保文件;
4、银行、往来单位对账单、催款函等;
五、公司负债与权益项目情况
1、调查目的
(1)了解公司主要负债与权益项目内容及分布情况,分析帐面数据与实际数相符程度,判断有无未入帐债务。
(2)了解公司有息负债数额,主要债权人,资产项目权利完整性,分析判断负债率合理性,计算利息与入帐财务费用是否相符。
(3)了解公司债务清偿情况,支付结算内部控制是否存在重大风险;
(4)了解公司长期挂帐负债项目,谨慎估计公司应付债务增值。
(5)了解公司工资发放与税收缴纳情况,是否有欠缴拖发情况。
2、主要收集资料
(1)主要负债项目明细科目帐面余额,负债项目与债权人帐目核对记录;
(2)公司银行借款种类、数额、利率及抵押或担保情况;
(3)银行贷款证记录清单及贷款合同;
(4)公司应收应付票据备查薄记录情况;
(5)公司当期月末暂估数额及依据;
(6)公司欠缴政府税金及费用情况;
(7)公司各项权益数额及增减变动情况与会计依据。
五、公司劳动关系方面的文件
1、劳动合同;
2、劳动制度、工资福利政策等;
六、各类所有权、使用权的凭证
1、股权、出资证明;
2、房屋、土地等所有权及使用权证明等;
四、主要资产项目及权属情况(收集资料为主,对部分资产进行实地调查)
1、调查目的
(1)了解公司主要资产项目内容与分布情况,分析帐面数据与实际数相符程度,判断公司资产有无虚增可能。
(2)了解公司资产项目权利完整性,分析判断是否存在重大应收款项坏帐、存货偏离实际价值、固定资产成新度与折旧计提不符、土地房屋对价不清权利不明、对外投资减值等情况。
(3)了解公司资产抵押等权利受限情况,谨慎分析公司资产存在的增值因素。
2、主要收集资料
(1)公司主要流动资产项目明细科目帐面余额及主要债权清单;
(2)主要固定资产项目清单及相关权证,包括:
土地:出让合同及土地使用权证;
房屋:房屋所有权证或租赁协议;
车辆:行驶证;
无形资产:相应的权利证书(包括专利证书等)
设备:主要设备的购买合同、进口设备的报关单、项目购进设备的项目批文;
(3)主要资产的.账面形成记录(主要资产的付款凭证,房屋建筑物的建造合同或买卖合同、进口设备的发票);
(4)是否受限制的依据(相应的抵押物登记证及抵押合同);
(5)公司对外被投资单位经营情况与近两年财务报表资料;
(6) 保险合同、保险证明和保险单.
险种主要是一般责任保险、产品责任保险、火险或其他灾害险、董事或经营管理者的责任险,以及雇员的养老、失业、工伤保险等。
3、主要问题清单
(1) 固定资产购建日期、原值、折旧方法、已提取折旧、净值;
(2)公司主要资产项目投保情况。
4、实地调研
(1) 主要资产项目近期对帐记录(银行对帐、往来对帐、存货盘点记录)
(2)主要固定资产项目清单及盘点记录
(3) 房屋是否存在租赁合同
在调查将要履行、正在履行以及虽已履行完毕但可能存在潜在纠纷的重大合同的合法性、有效性。
并购主体 必须调查交易主体设立的程序、资格、条件、方式等是否符合当时法律、法规和规范性文件的规定,包括交易主体设立过程中有关资产评估、验资等是否履行了必要程序,是否符合当时法律、法规和规范性文件的规定,涉及国有资产时是否取得有关批准。此外,还要调查交易主体现时是否合法存续,是否存在持续经营的法律障碍,其经营范围和经营方式是否符合有关法律、法规和规范性文件的规定,其未来的存续是否存在限制性因素等等。
组织结构 主要调查企业的组织机构图、规章制度、历次董事会、股东会、监事会的决议、会议记录等。对在有关部门备案的文件,应当到有关部门去核查验证。
关联方 主要调查与并购主体存在法律上的关联关系的各方以及其他利益相关者。具体包括但不限于控股股东、控股子公司、实际控制人、债权人、债务人、消费者、监管部门等。同时视乎客户的委托要求,有可能对其核心成员的道德信用也纳入调查范围,因为道德风险可能会引发其他诸如经营、法律、财务等风险。当然,鉴于中国目前的信用体系并不完善,这方面的有效调查手段很少,因此在实际调查当中这方面的调查多数流于形式。
主要财产 调查体现为以下几个方面:首先,权属查证。有形财产如土地使用权、房产、设备等,无形财产如商标、专利、著作权或特许经营权等,主要审查财产以及已经取得完备的权属证书,若未取得,还需调查取得这些权属证书是否存在法律障碍;其次,权利限制。调查财产是否存在权利被限制例如抵押、质押等情况,调查财产是否存在产权纠纷或潜在纠纷;第三,现场核实。调查财产是否存在租赁情况以及租赁的合法有效性等问题。
经营状况 主要包括行业发展的来龙去脉、产业政策的演变、对外签订的合作协议、管理咨询协议、研究和开发协议;供货商的情况;主要购货合同和供货合同以及价格确定、相关条件及特许权规定;市场开拓、销售、特许经营、委托代理、以及独立销售商的名单;消费者的清单;有关存货管理程序的情况;主要竞争者的名单;产品销售模式及其配套文件等;作出的有关产品质量保证文件;有关广告、公共关系的书面协议等等。
债权债务 企业的债权债务对未来的权益会产生重大影响,但又难以仅从表面文件发现,所以往往是陷阱所在。因此,对于企业的应收应付款项应当重点调查其合法性和有效性;在调查将要履行、正在履行以及虽已履行完毕但可能存在潜在纠纷的重大合同的合法性、有效性和诉讼时效的`同时,核查其是否存在潜在的风险;在调查企业对外或有负债情况时,应着重对抵押、质押、保证以及其他保证和承诺的风险进行核查。此外,对于企业经营过程当中常见的因环境保护、知识产权、产品质量、劳动安全等原因产生的侵权之债也应当纳入债权债务的调查范围之内逐一予以核实,环境保护 应当调查企业的生产经营活动和已经投资和拟投资项目是否符合有关环境保护的要求,是否具有相关的环境评测报告和证书。
产品质量 企业产品是否符合有关产品质量和技术监督标准,是否具有相关的产品质量证书。
财务调查 财务状况是企业经营状况和资产质量的重要标志之一。但是,基于避税或其他原因,企业的财务状况和数据往往有不同的处理方式,有时候并不真实反映企业的真实状况。因此,有必要对财务数据作必要的调查,这类调查一般是委托会计师事务所进行的,主要包括以下内容:销售收入;产品销售成本;市场开拓情况;研发的投入与收益情况;原始财务报表;经过审计的财务报表;采用新的会计准则与原有会计准则的不同之处所产生的影响;会计政策可选择条件的不同选择所产生的影响,等等。
人力资源 在这方面应调查的信息资料需包括以下内容:主要人才的个人档案;聘用合同资料;劳动行政管理部门有关员工福利规定的文件;保密协议;知识产权协议;竞业禁止协议;经营管理者和关键人员的年薪和待遇历史情况与现状;员工利益的未来安排,如退休金、股票期权、奖金、利益分享、保险、丧失劳动能力补助、储蓄、离职、节假日、度假和因病离职的待遇等;人才流动的具体情况;员工纠纷的具体情况,等等。
保险 调查的范围主要是保险合同、保险证明和保险单,险种主要是一般责任保险、产品责任保险、火险或其他灾害险、董事或经营管理者的责任险,以及雇员的养老、失业、工伤保险等。
诉讼或处罚 针对企业可能存在尚未了结的或可预见的重大诉讼、仲裁及行政处罚案件,以走访相关部门的形式予以调查核实。另外,还应当调查企业高级管理层如董事长、总经理等核心管理层人员是否存在尚未了结的或可预见的重大诉讼、仲裁及行政处罚案件。
优惠政策 由于我国存在名目繁多且行政级别不同的税收优惠、财政补贴,如果并购主体存在享受税收优惠、财政补贴的情形,则要对相应的政策是否合法、合规、真实、有效予以特别关注,在某些情形下,这些政策是企业生存和赢利的关键。
地方政策 鉴于我国地域情况差别很大,我国法律的规定仅仅是原则性的,各地区的行政规章在理解和执行上往往有很大差异,例如报批时间上的不同和报批文件制作要求的差异等,这些差异将对交易双方的成本核算构成直接影响,有时甚至直接影响交易结构。因此,在尽职调查报告当中加入此部分调查非常有必要。主要包括两类内容,一是地方政府、部门针对本行政区域内所有企业的普遍规定,如行业投资政策、税收优惠政策、财政补贴政策、反不正当竞争、环境保护、安全卫生等;一类是针特定行业或范围企业的特殊政策,如:审批程序、审批条件和各类许可证等。
上述尽职调查内容和结论将会对并购当事人未来的利益、风险产生一定的影响,这些影响就是“去脉”,而依据则是已经发生的事实一一“来龙”。调查就是要理清其中的来龙去脉,进而对从政策、产业、行业、财务、法律、人员等等诸多方面的风险、收益进行整体评估。整体评估的结果将构成并购的基础。